Descuento por Pronto Pago
El descuento por pronto pago es una rebaja que el vendedor ofrece al cliente que paga su factura antes del plazo de vencimiento acordado. Se expresa con una notación del tipo 2/10 neto 30, que significa 2% de descuento si el pago se realiza dentro de los 10 días, o pago del total a los 30 días. Es una herramienta financiera para acelerar la cobranza y mejorar la liquidez del vendedor.
Gateway de facturación APG
Un gateway de facturación es un conector técnico especializado, que estandariza y asegura la comunicación con los entes fiscales. De forma análoga a los gateways de pagos (como Fiserv o Stripe) que simplifican y robustecen el procesamiento de tarjetas, un gateway de facturación unifica normativas y protocolos de distintos países bajo una misma interfaz.
Suscripción a Informe o Panel
Las Suscripciones a Informes y Paneles permiten a los usuarios recibir automáticamente, vía correo electrónico, datos actualizados sin ingresar a la plataforma. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones oportunas, evitando revisiones manuales y asegurando que la información relevante llegue directamente a quien la necesita.
Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Configuración de la plataforma
La Configuración de la Plataforma es la consola central desde donde se definen los aspectos clave de la empresa que condicionan el funcionamiento de todo el sistema de gestión. El factor principal es el país en el que opera la empresa, porque de él dependen las normas fiscales y contables que la Plataforma aplica en compras, ventas e impuestos. Desde ahí también se define a qué cuentas contables se vinculan los movimientos que la Plataforma genera de forma automática. Es distinta de la Configuración de usuario, que solo afecta a la experiencia de cada persona. Los cambios en esta configuración se coordinan con el Ejecutivo de cuenta de EGA Futura.
Educación (Empleado)
Es un lugar dentro de la base de datos, en donde es posible registrar la educación primaria, secundaria, terciaria, universitaria, posgrados y toda aquella educación formal e informal que el empleado haya recibido.
Entrenamiento del Empleado
Un entrenamiento es una colección de conocimiento organizada y ordenada dentro del EGA Futura. Este entrenamiento puede estar compuesto por artículos de conocimiento, contenido externo y archivos alojados dentro del sistema. Un entrenamiento de empleado, es una capacitación puntual impartida a cada recurso humano, con el registro de su avance y progreso a través del tiempo.
Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)
Esta funcionalidad de la plataforma, envía de manera automática una copia oculta o BCC, de cada mensaje de correo electrónico saliente, a la dirección de email que se especifique en la configuración de EGA Futura. La activación de esta característica, le impide que los usuarios que modifiquen el campo CCO de cualquier mensaje de correo, y al mismo tiempo desactiva la opción CCO automática en Mi configuración de email.
ERP Nube
ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales: el software que reúne en un solo sistema los procesos de toda la empresa.
Precio de venta
El Precio de venta es el único de los tres precios que decide el margen: es el importe realmente pactado, el que queda escrito en la línea del comprobante después de aplicar descuentos, bonificaciones o recargos sobre el precio de lista. Cuando no hubo ningún ajuste coincide con el Precio de lista, y esa coincidencia es la excepción y no la regla. Medir la distancia entre uno y otro es lo que revela cuánto se está cediendo en cada negociación. Por eso los descuentos suelen quedar sujetos a aprobación a partir de cierto umbral, y por eso el margen se calcula siempre contra este precio y nunca contra el de la lista.
Lista de Precios
Una lista de precios es un conjunto de productos, reunidos todos ellos, para ser ofrecidos a la venta de acuerdo a ciertas condiciones de comercialización y bajo esas condiciones cada producto figura con su precio. Las listas de precios son una forma de agrupar productos con sus precios para que estén disponibles para ser incorporadas a las diferentes transacciones de ventas. Un mismo producto puede tener varios precios, un precio distinto según esté dirigido a un segmento del mercado, a un tipo de cliente, al volumen de compra o a una fecha o motivo especial. Se le llama Lista de precios porque habitualmente se las consulta en forma de planillas o listados donde cada fila es para un producto con su precio correspondiente.
Stock de almacén
El stock de almacén es la cantidad de un producto guardada en un depósito concreto, y casi nunca coincide con la cantidad que se puede vender. La diferencia la explican tres números distintos: el stock físico, que es lo que está en la estantería; el stock reservado, que está en el depósito pero ya tiene dueño porque un pedido lo comprometió; y el stock disponible, que es la resta de los dos anteriores y el único que sirve para comprometer una fecha de entrega. Confundir esos tres números es la causa más frecuente de vender algo que en realidad ya estaba vendido.
Texto rápido (Quick Text)
Texto rápido es una herramienta de productividad que nos va a hacer ahorrar mucho tiempo a la hora de registrar todo tipo de actividades. Cuando hay frases que debemos escribir una y otra vez al procesar acciones de servicio al cliente se puede utilizar un Texto Rápido que es un mensaje predefinido, creado por el usuario, para automatizar su uso cuando lo necesitamos reutilizar varias veces. Sustituye la tarea de tener que copiar y pegar un fragmento de texto desde un documento adicional. Cada usuario puede crear sus Textos rápidos, se organizan en carpetas y se puede compartir.
Macro
Una macro convierte una secuencia de pasos repetidos en un solo clic: se define una vez qué acciones hay que hacer y en qué orden, y desde entonces el sistema las ejecuta siempre igual. La palabra tiene dos usos habituales que conviene no mezclar. En una planilla de cálculo, una macro es un programa grabado o escrito que automatiza operaciones sobre celdas. En un sistema de gestión empresarial es una lista ordenada de instrucciones que se aplican sobre un registro, sin escribir código. Esta entrada explica las dos acepciones y describe cómo funcionan las macros en el ERP de EGA Futura, donde se aplican sobre facturas, ventas, tickets, activos y el resto de los objetos.
Almacén
Un almacén es el lugar físico donde la empresa guarda los materiales, insumos y productos que necesita para operar, y también la unidad con la que se responde la pregunta de cuánto hay de cada cosa y dónde está. También se lo llama depósito o bodega, y en inglés warehouse. Separar las existencias en varios almacenes permite agrupar lo que rota junto, lo que exige cuidados especiales o lo que se consume en un mismo proceso. Dentro del ERP de EGA Futura el almacén es un objeto propio: se le asigna una ubicación física, acumula automáticamente el stock de cada producto guardado en él y registra las transferencias, los envíos y las recepciones de compra que lo mueven.
Correo electrónico de lista
El Correo electrónico de lista envía un correo electrónico individual a cada destinatario, en lugar de un solo correo electrónico dirigido a todo el grupo. Los mensajes salen personalizados con los datos de cada destinatario, tomados de listas de contactos y clientes potenciales.
Empleado de ventas
El Empleado de ventas es el rol comercial dentro de una empresa: quien ofrece y vende los productos, cuida la cartera de clientes y queda registrado como responsable de cada operación. La distinción que más confusión evita es que persona, rol y acceso al sistema son tres cosas separadas: alguien puede figurar en el legajo de empleados sin vender, y alguien puede vender sin necesitar los permisos de un administrador. Separar el rol permite atarle lo que solo le corresponde a él, como el código de vendedor y el porcentaje de comisión. También se lo conoce como vendedor, representante de ventas, agente comercial o ejecutivo de cuentas.
Tipo de registro
Un Tipo de registro es una variante de un registro en la base de datos. Los Tipos de registro determinan los procesos de la empresa, los formatos de página y los valores de lista de selección a los que acceden los usuarios de la organización.
Calendario
El Calendario es la pantalla que permite registrar eventos y hacer un seguimiento visual de la agenda y de la ocupación de los recursos compartidos.
Calendario público
Son los calendarios que agrupan los eventos de interés para un área o departamento completo de la compañía. Los eventos que tienen que ver con un área específica y deben ser de conocimiento común se agendan en el calendario correspondiente. Ese calendario queda disponible para toda la organización, y cada usuario elige cuáles agrega a su Vista de calendario para verlos.
SaaS (Software como servicio)
SaaS es un método flexible de distribución de software que elimina la necesidad de la compra de una licencia. En este modelo, el software se entrega como un servicio. Software como servicio es un modelo de distribución de software en donde EGA Futura provee el servicio de licenciamiento y soporte técnico del software usado por el cliente. Este tiene derecho a utilizar el software mediante el pago de una suscripción.
Producto
Un producto es cada artículo o servicio que la empresa ofrece a sus clientes y registra en la base de datos del ERP de EGA Futura. La Plataforma reconoce dos tipos: Item de inventario, para lo que se almacena y se cuenta en stock, y Servicio, para lo que se presta sin existencias. Cada registro guarda el nombre, la clasificación, la marca, hasta seis códigos de identificación, las dimensiones y el punto de pedido que dispara la reposición. Desde ahí el producto se conecta con las listas de precios, el stock de cada almacén, los proveedores que lo venden y los pedidos donde aparece.
Reunión
Una Reunión es el registro donde queda documentado un encuentro de trabajo: cuándo fue, quiénes participaron, qué se iba a tratar, qué se decidió y qué salió de ahí. Sirve para que las conversaciones de la empresa dejen rastro en el mismo lugar donde vive el resto de la información, en vez de perderse en la memoria de quienes estuvieron presentes. Cada Reunión guarda su agenda, sus objetivos y sus resultados en campos separados, admite el enlace de la videoconferencia y puede almacenar la transcripción completa del encuentro.
Acciones de productividad (Tarea, Evento, Llamada, Email)
Las Acciones de productividad son las cuatro formas de registrar trabajo sin salir del registro que se está mirando: crear una Tarea, agendar un Evento, dejar constancia de una llamada o enviar un correo electrónico. Aparecen agrupadas en solapas dentro del componente de Actividad de la Página de registro, y todo lo que se carga ahí queda vinculado a ese registro. Ese vínculo es lo que arma después la Cronología de actividad y lo que alimenta el Calendario y la lista de tareas.
Cronología de actividad
La Cronología de actividad refleja el historial de actividades que se han efectuado y las actividades pendientes para un registro de la plataforma. Funciona como un centro de control que mantiene la información necesaria para hacer seguimiento a las actividades relacionadas con un registro. La cronología de actividad se ubica dentro del registro y en ella se ordenan cronológicamente los eventos o reuniones, las tareas, las llamadas y los mensajes de correo electrónico.
Filtro
Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.
Anuncio (Chatter)
Un anuncio es un tipo de publicación que sirve para destacar un mensaje en la página de un grupo de Chatter. Solamente pueden publicar anuncios los administradores del grupo. Un anuncio tiene una ubicación de importancia y un icono con forma de altavoz para resaltar el contenido. También cuenta con una duración determinada por el creador para permanecer en ese lugar destacado por sobre todas las otras publicaciones del grupo.
Recibo de pago
Un recibo prueba que se pagó; una factura prueba que se debe. Esa es toda la diferencia, y confundirlas es lo que termina descuadrando una cuenta corriente. El recibo de pago es el documento con el que quien cobra deja constancia de haber recibido un importe, y queda en manos de quien pagó como su comprobante. Lo puede emitir tanto una empresa como una persona, y cubre desde el alquiler de un inmueble hasta la cancelación parcial de una factura. Cuando el pago no cubre el total, el recibo deja escrito el importe entregado y el saldo pendiente. Su valor frente al fisco no es igual en todos los países.
ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales
ERP del inglés: Enterprise Resource Planning. Es una solución de software para la gestión de procesos. Se compone de uno o más programas de software empresarial que han sido creados para gestionar y automatizar procesos en las organizaciones. Lo que también se denomina en español Sistema de planificación de recursos de negocios es una plataforma de software creada para registrar y automatizar los procesos e informaciones de interés gerencial en la empresa. Su finalidad es brindarles eficiencia y efectividad a los negocios desarrollados al facilitar el control de las operaciones productivas y comerciales. De manera que toma en cuenta cualquier registro financiero, inventarios y órdenes de compra, entre muchos más.
Principio de caja
Es el criterio que establece que los ingresos y gastos se registran en el mismo momento en el que son cobrados o pagados. Sin importar la fecha en que se entregó el bien o se prestó el servicio, el registro contable se efectúa cuando ingresa el dinero o se produce la salida. Las NIIF no lo admiten para los estados financieros de propósito general, que se preparan por devengo, de modo que su uso queda reservado a los regímenes fiscales simplificados de cada país y al estado de flujo de efectivo.
Principio de no compensación
Es la norma contable que establece que las cuentas del activo no se deben compensar con las cuentas del pasivo. Ello implica la imposibilidad de compensar las cuentas de gastos con las de ingresos, sin importar que tengan el mismo origen. Por esa razón, las diferentes partidas deben permanecer independientes entre sí. Las NIIF recogen la misma regla: una entidad no compensa activos con pasivos ni ingresos con gastos, salvo que una norma lo exija o lo permita.
Principio de prudencia
Es un principio contable clásico, recogido entre los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y presente también en las NIIF, donde sostiene la neutralidad de la información. Establece que los gastos y las pérdidas se registran desde el momento en que se conocen o se vuelven probables, mientras que las ganancias se registran solo cuando quedan efectivamente realizadas. Esta norma hace que la compañía se sitúe en el escenario más conservador, y eso ayuda a tener una idea fiable de su situación. Permite manejar la contabilidad con cautela y anticiparse a las pérdidas.
Partida doble
Es el método que sirve para registrar las operaciones contables. Consiste en que en cada asiento intervienen por lo menos dos cuentas diferentes (debe y haber). Por esa razón, tiene que existir un crédito por cada débito, lo cual le da equilibrio a la contabilidad. Esa es la manera en que opera el sistema contable en la actualidad para registrar sus operaciones. Este método tiene por fundamento la idea de que todo deudor tiene un acreedor. De forma que cuando se compra un producto se refleja una salida de dinero en el haber, mientras que se registra la entrada del producto en el debe.
Imagen fiel
Es un principio contable referido a la necesidad de reflejar los datos lo más fielmente posible en los instrumentos contables. Tales datos deben ser lo más precisos y sin errores para generar confianza y retratar el estado financiero de la empresa de manera razonable. Por tal motivo, este principio debe considerarse para la presentación de los estados financieros, dando información fiable sobre el patrimonio y los resultados. En las NIIF el mismo requisito se enuncia como presentación razonable.
Facturación móvil
Es el proceso que consiste en emitir facturas comerciales empleando dispositivos móviles. Gracias a una aplicación móvil que se instala en el dispositivo electrónico es posible emitir facturas desde cualquier lugar. Los dispositivos que admiten programas para facturación móvil pueden ser teléfonos inteligentes o tabletas. La facturación se realiza por medio de aplicaciones que, además de generar las facturas, muchas veces también administran la contabilidad de un autónomo o de un comercio. Es una buena forma de acceder a un sistema contable online con la comodidad de registrar las ventas en el momento y entregar la factura de compra enviándola directamente a otro dispositivo electrónico.
Flujo de facturación
Dentro del amplio conjunto de procesos que integran la actividad comercial de venta, donde se incluyen: aceptación de la orden de compra o solicitud de servicio y su procesamiento, entrega de la mercadería o prestación del servicio y finalmente el pago, encontramos el proceso de facturación. El proceso que se denomina flujo de facturación se inicia en una transacción comercial tradicional luego de finalizado el proceso de contratación y de venta. Surgiendo la factura como resultado de la operación, como el comprobante de venta que acredita la transferencia de los bienes o la prestación de servicios.
Línea de facturación
Una línea de facturación es cada secuencia de comprobantes que una empresa lleva por separado, con su propia serie y su propia numeración correlativa, para agrupar la facturación de una actividad económica determinada. Cuando un mismo contribuyente desarrolla varios rubros, separar las series permite identificar de inmediato a qué actividad corresponde cada comprobante y llevar las cuentas de cada una sin mezclarlas. No hay que confundirla con la línea de factura, que es otra cosa: la línea de factura es el renglón donde se describe un producto o un servicio dentro de un comprobante, mientras que la línea de facturación agrupa comprobantes enteros. Qué separaciones son obligatorias y cuáles quedan a criterio de la empresa lo define la normativa de cada país.
Línea de factura
Una línea de factura es el sector del comprobante donde se escribe la descripción del item que se está facturando, ya sea un producto, una mercadería o un servicio. A la derecha de esa línea aparecen el precio unitario del item, la cantidad facturada y el importe de esa cantidad, que es un subtotal. También se la llama renglón, item o detalle de la factura según el país. Junto con el número de comprobante, la fecha y los datos del emisor y del destinatario, forma parte de los sectores que deben figurar de manera obligatoria.
Serie numérica de una factura
La serie numérica es lo que convierte a una factura en un documento rastreable: una identificación única, correlativa y sin saltos, que permite demostrar que entre la factura 100 y la 102 existió la 101. Suele combinar una parte fija, la serie, con una parte que crece de a uno, el número. Para qué sirve esa serie cambia según el caso: separar puntos de venta, separar tipos de comprobante o separar líneas de actividad. El formato exacto y quién lo autoriza son normativa de cada país, y ahí las diferencias son grandes. Esta entrada explica la lógica común y cómo la resuelve el ERP de EGA Futura con su objeto Secuencia numérica.
Facturación por comisión
La duda que trae a casi todos hasta acá es quién le factura a quién: en la Facturación por comisión el comprobante lo emite el intermediario y lo recibe la empresa que le encargó la operación, nunca al revés. Ese documento no factura la venta que se cerró, sino el servicio de haberla conseguido, y por eso su importe es solo la comisión y jamás el total de la operación. El momento de emitirlo depende de lo pactado: al cerrar la venta, o recién cuando el cliente final paga. Qué impuestos lo alcanzan y qué retenciones se le aplican depende del país y del régimen en el que esté inscripto el comisionista.
Campo de combinación
Un Campo de combinación es una etiqueta que, al enviarse el correo electrónico, se reemplaza por el valor de un campo de la base de datos y personaliza el mensaje.
Plantilla de correo electrónico
También llamada plantilla de email o email template. Es un texto predefinido que se aplica a un correo electrónico para evitar tener que escribir el mismo mensaje de email varias veces. Utilizar plantillas de email sirve para estandarizar el envío de mensajes de correo electrónico. Es un texto que se redacta con anticipación, puede contener el membrete de la empresa, un saludo predefinido con la firma del remitente y formato de texto enriquecido.
Correo electrónico
Es el servicio de mensajería que usa internet como medio de transmisión y un protocolo particular de transferencia de datos que permite que un mensaje sea emitido desde una dirección (postal) electrónica y enviado hacia otra. Se denomina Email al mensaje que se transmite y Dirección de correo electrónico tanto al punto de emisión como al de recepción que está compuesta por el nombre de usuario al principio y el nombre de servidor al final unidos por el símbolo @ arroba. El servidor o proveedor del servicio, brinda a cada usuario un nombre y un espacio para que administre el correo que recibe y el que emite.
Sujeto pasivo
Es la persona que tiene la obligación de pagar un tributo o impuesto. Puede ser una persona física o una persona jurídica, es decir una empresa, y en ambos casos debe responder ante la autoridad fiscal. Esa obligación se ejerce como contribuyente o como responsable directo del impuesto. En algunos casos las dos figuras coinciden, pero según el impuesto del que se trate los obligados a pagar el tributo son personas diferentes.
Negocio
En español la palabra Negocio nombra tres cosas distintas, y confundirlas enreda más de una conversación: la actividad económica que una organización sostiene en el tiempo, la operación concreta que se cierra con alguien, y el local donde se atiende al público. En su sentido más amplio, un Negocio es una actividad que entrega algo de valor y obtiene un ingreso a cambio, con ánimo de lucro. Lo que lo vuelve sostenible no es la venta suelta, sino que el ingreso supere de forma repetida a lo que cuesta producirlo. Por eso un Negocio se mide y no se intuye.
Firma electrónica
Es cualquier dato en formato electrónico que se incorpora a un documento o mensaje y que el firmante utiliza para manifestar su voluntad de firmarlo. Agrupa métodos muy distintos entre sí, desde la firma manuscrita capturada con un escáner hasta la firma digital basada en certificados y claves criptográficas.
Billetera electrónica
Es una billetera o cartera digital disponible a través de Internet en donde se pueden conservar divisas. No es una cuenta bancaria, es sólo una herramienta que facilita pagos electrónicos en comercios afiliados y a nivel internacional de manera muy rápida. El dinero conservado en ellas no es físico, pero se puede transferir a cuentas bancarias.
Pago online
Es un intercambio de valor que se realiza por medios electrónicos. Una persona, en lugar de pagar por un bien o servicio con dinero físico, paga mediante elementos tecnológicos a distancia. Así, se pueden pagar facturas de servicios o realizar compras por Internet sin necesidad de acudir en persona a una tienda u oficina comercial.
Proceso de venta
Es la secuencia de pasos que debe seguir una empresa para concretar una venta. El proceso inicia desde la publicidad del producto, hasta el momento en el que se vende. Para realizarlo, se debe conocer, ante todo, lo que el mercado necesita y captar el interés de los consumidores. Las estrategias dependen de cada empresa, de acuerdo a los productos o servicios que ofrece y los beneficios que espera obtener.
Ganancia neta
Es el resultado de la diferencia entre los ingresos obtenidos y todos los gastos e impuestos pagados por la empresa. Es una consecuencia de la actividad empresarial, en términos de rentabilidad. También se le conoce como beneficio neto o real, una vez que se han restado todos los gastos generados por la operación de la compañía.
Prospecto (Cliente potencial)
También conocido como cliente potencial, es toda persona o empresa que puede comprar un producto o servicio ofrecido por la empresa. De esa forma, pasa de ser Prospecto a cliente. Y para ello debe poseer algunas cualidades que lo hacen la persona idónea para adquirir lo que se le vende, ser atraído. Esto requiere de estudios previos que permitan identificar a los mejores clientes potenciales.
Sectores de un registro
Son espacios de trabajo que se encuentran dentro de la página de un registro que reúnen los campos que están relacionados entre sí. Son secciones que agrupan campos dentro de un registro para organizarlos de forma que permitan al usuario realizar un trabajo más eficiente. A los sectores del registro también se los denomina secciones, regiones, espacios y a veces: elementos, fichas pestañas o componentes, ya que algunos sectores del registro están reservados para poder trabajar con funcionalidad asociada al registro, comunicarse con los colegas a través de la red social empresarial o interactuar directamente con otros objetos de la plataforma sin tener que salir del registro.
Tarea de proyecto
Una Tarea de proyecto es cada unidad de trabajo concreta dentro de un Proyecto de la Plataforma EGA Futura. Siempre pertenece a un Proyecto, tiene una Prioridad y un Estado, y puede asignarse a una persona con un Supervisor que la controle. La Plataforma calcula sola su avance, los días que quedan hasta el Deadline y el desvío entre las horas estimadas y las reales.
Punto de equilibrio
Es el punto o nivel en el que los costos totales para producir/comercializar un bien o prestar un servicio, y los ingresos totales debidos a su venta se hacen iguales. También se conoce como umbral de rentabilidad, y en este punto ni se gana ni se pierde. Esto resulta de gran utilidad para conocer el momento a partir del cual la actividad comercial comienza a generar ganancias.
Plan General de Contabilidad (Plan de cuentas)
El Plan General de Contabilidad (PGC) es la norma contable de España, y su pieza central es el plan de cuentas: la lista ordenada y codificada de todas las cuentas con las que una empresa registra sus operaciones. El marco más extendido en América Latina y en la propia España son las NIIF, y sobre ellas cada país fija su plan propio, como el PCGE en Perú o los US GAAP en Estados Unidos. Cambia el nombre y la codificación, no el propósito: es el índice del que salen después el estado de situación financiera y el estado de resultados.
PyME
Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.
Fidelización de clientes
Es el proceso que consiste en hacer que un cliente vuelva a comprar un artículo o servicio ofrecido por la empresa, es decir, hacerlo leal a una marca. De manera que, si se cubren las necesidades y deseos del cliente, éste logrará repetir la compra. Así, consumirá con frecuencia dicho producto o servicio, generando ingresos seguros en el futuro y mejorando la competencia.
Cotización (Presupuesto comercial)
La Cotización, también llamada Presupuesto comercial, es el documento con el que una empresa le pone precio por escrito a lo que un cliente pidió, antes de que exista venta alguna. Detalla los productos o servicios, las cantidades, los importes, los impuestos y las condiciones de pago, y lleva una fecha de validez porque el precio se sostiene solo durante ese plazo. No es un comprobante fiscal ni reemplaza a la factura, pero tampoco es un papel meramente informativo: es una oferta en firme, y si el cliente la acepta dentro del plazo, el acuerdo queda cerrado. De ahí que la Cotización sea el paso previo natural a la Orden de venta.
Presupuesto
Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.
Moneda
Una Moneda vale lo que vale porque la ley lo dice y porque quienes la usan lo aceptan, no por el material del que está hecha: el metal de una moneda de un dólar no llega a valer un dólar, y un billete todavía menos. Es el dinero de curso legal dentro de un territorio y cumple tres funciones a la vez, porque sirve para pagar, para ponerle precio a las cosas y para guardar valor en el tiempo. Hoy solo una fracción circula como billetes y monedas, ya que la mayor parte del dinero existe como saldos anotados en cuentas. Una misma Moneda puede además ser compartida por varios países.
Kanban
Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
Packing List (Lista de contenido)
Es un documento emitido por la persona que envía un paquete y que señala el contenido del mismo. Debe ubicarse a la vista, en el exterior del paquete, lejos de las esquinas y cierres, y ha de estar acompañado por la factura. Se utiliza al exportar productos (mercancías) y debe indicar, adicionalmente, las medidas del paquete y su peso.
Nota de crédito
Una factura emitida no se borra: se corrige con otro documento que va en sentido contrario, y ese documento es la nota de crédito. Sirve para anular una venta completa, para devolver un importe cobrado de más, para aplicar un descuento que quedó fuera de la factura original o para registrar la devolución de una mercadería. El resultado es un saldo a favor del cliente, que se usa en una compra siguiente o se reembolsa según la política de cada empresa. Su opuesto es la nota de débito, que aumenta lo adeudado en lugar de reducirlo. Esta entrada explica cuándo se emite, qué datos lleva y cómo el ERP de EGA Futura registra devoluciones y ajustes a favor del cliente.
Código Universal de Producto (UPC)
Es el código de barras de 12 dígitos que se imprime en el empaque de los productos comerciales para identificarlos de manera individual. Su finalidad es hacer más fluido y rápido el proceso durante la revisión de cada producto en los establecimientos comerciales, y mantener un mejor control del inventario en almacenes y tiendas. Es el estándar propio de Estados Unidos y Canadá: en América Latina y en España el código equivalente es el EAN-13, de 13 dígitos, administrado por la misma organización internacional.
Margen de contribución
Es la diferencia entre el precio de venta de un producto y su costo variable. Lo que queda de esa resta es el dinero disponible para cubrir los costos fijos de la empresa, y recién cuando esos costos quedan cubiertos empieza a haber utilidad. No mide el ingreso que genera la compañía, sino cuánto aporta cada unidad vendida al pago de la estructura fija. Por eso el margen total tiene que superar a los costos fijos para que el negocio deje ganancia.
Unidad de mantenimiento en almacén (SKU)
SKU son las iniciales de stock-keeping unit, y es la identificación o código que se asigna a un artículo o producto para ubicarlo en el inventario o almacén. Este código es único para cada artículo, con lo que puede ser rastreado y ubicado con facilidad. Está compuesto por caracteres alfanuméricos (letras y números) que caracterizan al producto.
Terminal de punto de venta (TPV)
Es un dispositivo o equipo que permite concretar una venta en un establecimiento comercial. En América Latina se lo suele llamar POS, por point of sale, mientras que TPV es la sigla habitual en España. El dispositivo realiza todo lo necesario para el proceso, como cobrar mediante tarjeta de débito o crédito e imprimir el ticket de venta. En los casos más especializados puede llevar el control de las existencias en el inventario. Por ello es importante que las mercaderías o productos cuenten con un código de producto.
Recordatorio a cliente
Es un mecanismo que sirve para avisarle a un cliente que su factura se encuentra vencida y que debe pagarla. Por esta razón, se realiza como medida preventiva en caso de olvido involuntario u omisión voluntaria del cliente. La razón más común puede ser la falta de pago a tiempo, pero también se le puede solicitar que continúe pagando.
IVA
El Impuesto al Valor Agregado (o Añadido) conocido como IVA, es aquél que se paga al Estado debido al consumo. Cada vez que el consumidor adquiere un bien o servicio está en la obligación de cancelar el IVA, en base al valor de lo adquirido. Es un impuesto indirecto porque no es pagado directamente por la persona al fisco. Y, además, es obligatorio porque cada quien está sujeto a su pago.
Nombre comercial
El nombre comercial es el nombre con el que el público conoce a un negocio: el del cartel, el de la publicidad y el de la puerta. No es la razón social, que es la denominación legal inscripta con la que la empresa firma y factura, ni es la marca, que identifica productos y servicios en lugar de identificar al negocio. Una misma empresa puede tener varios nombres comerciales a la vez, uno por cada local o por cada línea de actividad. Y al revés de lo que suele creerse, sí es protegible: en la mayoría de los países se registra ante la oficina de propiedad industrial, que es un organismo distinto del registro donde se inscribe la sociedad.
Flujo de efectivo (Cashflow)
Es un estado de cuenta que mide la variación que se produce entre el dinero que entra y el que sale de la empresa en un tiempo determinado. Se le conoce también como Cashflow (en inglés) y es muy útil para apreciar la liquidez financiera de la compañía. Permite conocer cuánto dinero en efectivo se tiene una vez que se contabilizan los gastos, pagos patrimoniales y demás salidas.
Gestión de inventarios
Es el proceso orientado a administrar de manera eficiente todos los productos y materiales que requiere la empresa para sus actividades comerciales. Involucra las formas de manejar el registro y el control de las compras. También se ocupa de las rotaciones y todo lo que tiene que ver con el material de trabajo de la compañía, así como lo que produce.
Gestión de proyectos
Es la forma de administrar racional y organizadamente todos los procesos que conducen a alcanzar unos objetivos. Tales procesos incluyen la formulación y planificación, la ejecución, y el control o evaluación. Su desarrollo es gradual y sistemático, hasta llegar a su fin una vez alcanzados los objetivos. Esto resulta útil para dar solución a problemas planteados de antemano, o iniciar emprendimientos.
Impuesto
Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.
Condiciones de pago
Las Condiciones de pago son el acuerdo de pago que se realiza entre el vendedor y el comprador, al momento de adquirir un determinado bien o servicio. La condición de pago deberá figurar siempre, en la factura emitida.
Caja
Es la cuenta del activo corriente que representa el dinero en efectivo del que dispone la empresa de forma inmediata. Agrupa los billetes y monedas que están físicamente en poder del negocio, junto con los valores que pueden convertirse en efectivo sin demora. Es la partida más líquida del balance y por eso encabeza el activo corriente. No se confunde con Bancos, que es la cuenta donde se registra el dinero depositado en entidades financieras, ni con el libro de caja, que es el registro diario de esos movimientos.
Facturación
Es un proceso mediante el cual se emite una factura. Dicho proceso se debe regir según las normas contables y fiscales, cumpliendo con todos los requisitos de ley. Es llevado a cabo por cualquier empresa o comerciante independiente, toda vez que quiere concretar una operación comercial. Puede realizarse de manera manual o de forma automatizada gracias a software especializado.
Factura recurrente
Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.
Factura proforma
Es un documento que se emite a modo de factura no definitiva o borrador. En ella se recogen todos los datos que contendrá la factura definitiva. En este sentido, tiene sólo finalidad informativa y no produce efectos contables ni fiscales. Se puede utilizar como medio de acuerdo por parte del vendedor de suministrar aquello que el cliente requiere a un precio determinado.
Factura multidivisa
Es un documento contable referido a una transacción comercial entre dos partes, pero en una moneda extranjera (divisa). Se genera debido a las operaciones mercantiles con personas o empresas en el exterior, fuera del país de origen. Tiene la misma validez que una factura en moneda de curso legal. Además, debe contener ciertos detalles que aseguren el proceso contable y la debida declaración de impuestos.
Factura electrónica
Igual que su equivalente en papel, es un documento en versión digital que comprueba la realización de una transacción comercial. Representa un gran avance respecto del papel, porque permite ahorrar insumos y transmitir los datos con rapidez. Solo requiere un medio de comunicación digital para su envío, y su validez legal se apoya en la firma digital del emisor. El formato exacto y las obligaciones de reporte los define la normativa de cada país.
Factura
La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.
Empresa
Una empresa es una organización que combina capital y trabajo para producir bienes o servicios y obtener un beneficio con ellos. Esa definición corta esconde el dato que en realidad se busca: qué hace que una empresa sea micro, pequeña, mediana o grande. La respuesta incómoda es que no hay un criterio único, porque cada país fija sus propios límites y varios los miden por facturación en lugar de por cantidad de empleados. Lo que sí es común a todas es la estructura: cada empresa tiene una forma jurídica, un domicilio fiscal, una actividad declarada y un ejercicio contable con el que rinde cuentas.
Efectivo
En términos contables, el Efectivo es un activo corriente. Es el activo más líquido, lo cual significa que se puede convertir en el corto plazo. Sirve para resolver las obligaciones de la empresa, pues representa el dinero del que puede disponer en un corto periodo de tiempo. De forma que siempre es importante contar con flujo de efectivo.
Ingreso
Es el aumento en los recursos económicos como consecuencia de una actividad comercial o mercantil. Estas entradas de dinero hacen crecer el patrimonio neto de la empresa, ya que aumentan los activos y reducen los pasivos y compromisos de pago. Mientras los ingresos sean mayores las deudas y pérdidas tienen menos efecto negativo.
Cliente
Es aquella persona, física o jurídica, que recibe un bien o servicio a cambio de una compensación. Para esto, busca en el mercado aquello que puede satisfacer su necesidad, pudiendo escoger entre diferentes ofertas. Una vez que elige un producto o servicio, entrega una suma de dinero u otro artículo de valor al vendedor.
Comisión por venta
La Comisión por venta es la parte de la remuneración de un vendedor que se calcula como un porcentaje de lo que vende, en lugar de pagarse como un importe fijo. Es el mecanismo que alinea el ingreso de quien vende con el de la empresa: si la venta crece, la comisión crece con ella. Lo que distingue a un esquema de otro son tres decisiones: la tasa que se aplica, la base sobre la que se calcula y el momento en que la comisión se considera ganada, que puede ser al facturar o recién al cobrar.
Comisión
Una comisión es la parte de una operación que se lleva quien la consiguió, calculada como un porcentaje del importe y no como un monto fijo. El mecanismo es siempre el mismo: una base de cálculo, un porcentaje pactado y un momento en el que nace el derecho a cobrarla. Lo que cambia es quién paga y sobre qué base se calcula. Conviven tres figuras que conviene no mezclar: la comisión de ventas que cobra un vendedor, la comisión mercantil que cobra un intermediario por operar a nombre de otro, y la comisión bancaria que cobra una entidad financiera por un servicio. El tratamiento laboral y fiscal de cada una depende del país donde se pacte.
Costo de venta
El costo de venta es la cantidad de dinero que la empresa invirtió para obtener o producir los bienes y servicios que efectivamente vendió en un periodo determinado. Es muy importante que las empresas tengan en claro el costo de venta de sus bienes o servicios.
Conciliación Bancaria
Es un proceso de revisión y comparación que realiza una empresa entre los valores registrados en sus libros contables y los valores de los extractos, o estados de cuentas que recibe mensualmente de su entidad bancaria. La finalidad de este proceso, es la de identificar las diferencias de los saldos cuando éstas existan y que todas las operaciones bancarias estén correctamente contabilizadas.
Inteligencia artificial (IA)
Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.
Inteligencia de negocios
Es un proceso de análisis de datos y presentación de información para la toma de decisiones comerciales y empresariales. Para ello, se utilizan metodologías y tecnologías apropiadas con las cuales elaborar y presentar informes a los decisores y personal de alto nivel de la empresa.
Ciencia de datos
Es la disciplina que combina estadística, programación y aprendizaje automático para extraer conocimiento útil de grandes volúmenes de datos. Trabaja tanto sobre datos estructurados, como las tablas de una base de datos, como sobre datos no estructurados, como el texto libre, las imágenes o el video. Su método consiste en extraer los datos, limpiarlos, analizarlos con modelos matemáticos y presentar los resultados de forma comprensible. El objetivo no es solo describir lo que ya pasó, sino detectar patrones y anticipar comportamientos futuros.
Big data
Es un conjunto muy grande y variado de datos que pueden ser procesados a alta velocidad, generando valiosos indicadores para la toma de decisiones en la organización. Estos datos pueden consistir de imágenes, textos, números, sonidos, vídeos y cualquier otro en formato digital.
Despapelización
La despapelización es la capacidad de digitalizar de manera efectiva, todos aquellos archivos que aún se conservan en formato papel. La despapelización permite almacenar los documentos de manera electrónica, evitando así, el uso excesivo de papel. Además, aporta una mayor organización y control sobre las tareas diarias.
Razón social
La razón social es el nombre legal con el que una empresa se inscribe, firma y factura. Casi nunca coincide con el nombre del cartel, que es el comercial.
Salesforce.com, Inc
Salesforce es la empresa estadounidense que provee su tecnología de inteligencia artificial, almacenamiento e infraestructura a EGA Futura, para su software de gestión empresarial en la nube. Salesforce además ha desarrollado una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés). Dicha plataforma (Salesforce.com) emplea inteligencia artificial, y está lista para trabajar en la nube. Permite la gestión centralizada e integral de los clientes de una empresa en un solo sistema.
Precio estándar
Es el precio base que se le asigna a un producto y que queda registrado en la Lista de precios estándar, también llamada Standard Price Book. Es el precio predeterminado del producto, que se va a tomar como referencia para crear los precios del producto en las listas de precios personalizadas. Es el primer precio que se establece para un producto. Hay un solo Precio estándar por producto para cada moneda o divisa.
