¿Qué es un programa empresarial y para qué sirve? *-

En el mundo empresarial de hoy, donde la cantidad de cosas para hacer dentro de una empresa es demasiado grande, un programa empresarial es uno de los factores claves que mantiene las funciones operativas de tu negocio en marcha.

El término se refiere a los programas informáticos con enfoques multidisciplinarios, desde la contabilidad, facturación y el procesamiento de pedidos hasta el sistema de seguridad de la empresa, los cuales dirigen todo el negocio con base en la nube.

A diferencia de los requerimientos de los negocios individuales o pequeños, aquí los parámetros tratados son tan grandes en número que la gerencia recurre a los distintos programas empresariales para la integración de las actividades dentro de la empresa, y también para coordinar con otros grupos empresariales, así como con la red de clientes valiosos.

Los programas empresariales, también conocidos como programas de aplicaciones empresariales, han evolucionado a pasos agigantados desde su creación en torno a la década de 1990, y hoy en día grandes establecimientos comerciales con la ayuda de estos sistemas ERP dirigen todo el mundo de los procesos de negocios.

La necesidad del Software para Empresas

Mediante el desarrollo de sistemas orientados a un uso específico, las empresas pueden beneficiarse a través de un aumento en la funcionalidad de la lógica del negocio, así como de la productividad. Ya se trate de grandes empresas industriales, escuelas, hospitales de múltiples especialidades, agencias gubernamentales, minoristas u otros grupos empresariales, el funcionamiento, en general, se basará en módulos o sistemas específicos que esencialmente deben abordarse.

Un programa empresarial ofrece herramientas empresariales como CRM (Gestión de las relaciones con clientes), BI (Inteligencia de Negocios), ERP (Planificación de Recursos Empresariales), Gestión de Recursos Humanos, el procesamiento de pagos en línea, sistemas de facturación automatizados, gestión de contenidos empresariales, gestión de servicios IT, sistema de mercadeo por correo electrónico, sistema Centro de Llamadas de apoyo, etc.

Estas herramientas abarcan los servicios esenciales de una empresa, tales como contratación, manejo y programación de la producción, gestión energética, la base de datos de clientes, retroalimentación y también la contabilidad.

El programa cargado en una única red informática, proporciona información y servicio simultáneamente a un número de usuarios individuales, lo que aumenta la eficiencia de la mano de obra, así como la productividad de la empresa.

Una compañía de seguros, que tenía una gran base de clientes, encontró en una encuesta interna que se gasta mucho tiempo en la recolección de datos, lo cual acorta el tiempo para un apropiado análisis de datos. 

Quienes toman las decisiones no tardaron en decidir hacer una transición a un sistema que pueda de manera automatizada hacer la recolección de datos y generar informes. Así ellos podían lograr que sus empleadores hicieran un mejor análisis con suficiente tiempo y finalmente la empresa fue capaz de entregar los productos a tiempo con una mejor gestión de la mano de obra.

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Gestión de Negocios mejorada

Dependiendo de las funciones principales del negocio, el programa empresarial es diseñado como un paquete para adaptarse a programas personalizables. 

Durante la introducción de un programa empresarial, es muy posible que las funciones de uno se superpongan con las de otro. Esto es debido a la interdependencia de los distintos departamentos operados bajo un mismo establecimiento comercial.

Mediante la introducción de un programa empresarial, la gerencia es capaz de controlar mejor las actividades ya que todos los datos necesarios son generados y puestos a disposición para un análisis y  toma de decisiones más rápida. Se ha visto que esto aumenta el volumen de negocios, así como la previsibilidad de las actividades operacionales. Este tipo de software aplicado a diversas disciplinas, ayuda para un fácil monitoreo, medición y presentación de informes pueden ser hechos de manera oportuna para que la gerencia pueda intervenir con acciones correctivas.

El desarrollo de un programa adecuado

Las aplicaciones empresariales se emplean en una empresa a varios niveles y de acuerdo a la necesidad de cada una de ellas:

• Cloud Computing: Otro método que se conoce con el término "computación en nube'', donde la nube se refiere a un grupo de computadoras conectadas por Internet. Algunas empresas comerciales optarán por mover una parte de su infraestructura a un proveedor de servicios que desarrollará el programa de aplicación empresarial. Estos servicios de programas se entregarán a la empresa a través de Internet como un servicio a la medida. Algunas empresas optarán por una combinación de los sistemas, donde las aplicaciones en nube sean integradas  a los sistemas en sus instalaciones.
• Programas propietarios: Algunas compañías diseñarán y aplicarán las aplicaciones propietarias, desarrolladas dentro de la empresa por un equipo de expertos en IT dentro de su organización.
• Externalización: Algunas otras empresas optarán por externalizar una parte o la totalidad del diseño y desarrollo del programa necesario y luego lo aplicarán en sus procesos de negocio.
• ASP: La tendencia reciente y más frecuente es conseguir el servicio ASP, que son proveedores de servicios de aplicaciones empresariales. El programa de toda la empresa está diseñado y desarrollado de acuerdo a las necesidades del negocio y luego es cedidos a ellos, ya sea como un servicio alojado o en sus instalaciones.

Tipos de programas empresariales

Algunos de los tipos de programas empresariales ampliamente utilizados y aceptados son:

1. Manejo de las Relaciones con los Clientes (CRM): El manejo de las relaciones con los clientes es un objetivo importante de cada empresa y el CRM utiliza la tecnología de base de datos para realizar un seguimiento de relaciones con los clientes a fin de ofrecerle una impresionante experiencia al cliente. Aunque todas las funciones se orientan en torno al factor de la satisfacción del cliente, los departamentos de marketing hacen uso de CRM con más frecuencia.
2. Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Los programas de ERP tienen que ver con la integración de los distintos departamentos de una empresa para compartir los recursos disponibles y ayudar en la máxima utilización de la energía. Se trata de un programa de gestión empresarial perfecto que integra varias disciplinas de negocio, como la planificación, el desarrollo, los procesos de producción o de fabricación, las ventas, el mercadeo, la contabilidad y los recursos humanos. El programa viene como un paquete que comprende los módulos de programas empresariales que se especializan en una sola zona de operaciones. Este tipo de aplicaciones ayuda a unificar los recursos y ponerlos en la utilización máxima, reduciendo el desperdicio.
3. Inteligencia de Negocio (BI): Estas herramientas ayudan a los administradores y jefes de empresas a estar más informados, de manera que una toma de decisiones perfecta es realizada en el momento apropiado. Aplicaciones de BI están destinadas a recoger, almacenar, analizar y proporcionar acceso a los datos utilizados a través de la organización empresarial. Programas de BI están dirigidos al análisis de datos a través de la automatización, de modo que la gerencia puede planificar de manera estratégica el uso de los recursos y la entrega de productos. En resumen, es el programa de inteligencia de la organización que facilita mirar sus fortalezas y debilidades.
4. Manejo de la Cadena de Suministro (SCM): El programa SCM está diseñado para un exitoso trabajo en equipo de los distintos eslabones de la cadena de suministro, desde el fabricante hasta el usuario final. Los programas ayudan a la automatización de la gestión del inventario, manteniendo el transporte y la logística como factores claves. Esta es una herramienta ideal para mejorar la colaboración entre productores, mayoristas y minoristas.

Estos sistemas empresariales tienen como objetivo la recolección, la presentación, y la manipulación, así como el almacenamiento de datos amplios y complejos, que a su vez se utilizan para la automatización de las actividades del negocio.

Para lograr este fin, varios enfoques han sido introducidos y aún más están evolucionando con los cambios de las tendencias en el mundo de los negocios.