Empleado de ventas
El Empleado de ventas es el rol comercial dentro de una empresa: quien ofrece y vende los productos, cuida la cartera de clientes y queda registrado como responsable de cada operación. La distinción que más confusión evita es que persona, rol y acceso al sistema son tres cosas separadas: alguien puede figurar en el legajo de empleados sin vender, y alguien puede vender sin necesitar los permisos de un administrador. Separar el rol permite atarle lo que solo le corresponde a él, como el código de vendedor y el porcentaje de comisión. También se lo conoce como vendedor, representante de ventas, agente comercial o ejecutivo de cuentas.
Stock de almacén
El stock de almacén es la cantidad de un producto guardada en un depósito concreto, y casi nunca coincide con la cantidad que se puede vender. La diferencia la explican tres números distintos: el stock físico, que es lo que está en la estantería; el stock reservado, que está en el depósito pero ya tiene dueño porque un pedido lo comprometió; y el stock disponible, que es la resta de los dos anteriores y el único que sirve para comprometer una fecha de entrega. Confundir esos tres números es la causa más frecuente de vender algo que en realidad ya estaba vendido.
Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Presupuesto
Es el documento en el que se calculan los ingresos y egresos que se obtendrán en un tiempo futuro. De manera que es una predicción basada en elementos objetivos sobre los resultados que se espera obtener en un periodo de tiempo específico. Para ello, la empresa u organismo se fija una meta previa planificación y cálculo de los resultados.
Clasificación de producto
La clasificación de producto, también llamada familia de productos, es la categoría que agrupa los artículos del catálogo que comparten alguna característica, como lácteos, audio o repuestos. Lo que la distingue de una etiqueta escrita a mano es que es un registro propio de la base de datos: la categoría se crea una sola vez y después se asigna a cada producto desde un campo de relación, de modo que todos los artículos de una misma familia quedan unidos por el mismo dato y no por un texto que cada persona escribe distinto. Sirve para ordenar el inventario, acotar las búsquedas de stock y agrupar las ventas por familia en los Informes.
Cotización (Presupuesto comercial)
La Cotización, también llamada Presupuesto comercial, es el documento con el que una empresa le pone precio por escrito a lo que un cliente pidió, antes de que exista venta alguna. Detalla los productos o servicios, las cantidades, los importes, los impuestos y las condiciones de pago, y lleva una fecha de validez porque el precio se sostiene solo durante ese plazo. No es un comprobante fiscal ni reemplaza a la factura, pero tampoco es un papel meramente informativo: es una oferta en firme, y si el cliente la acepta dentro del plazo, el acuerdo queda cerrado. De ahí que la Cotización sea el paso previo natural a la Orden de venta.
Factura
La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.
Marca
La marca es el nombre bajo el que un fabricante agrupa una línea de productos y los distingue de los similares de la competencia. No es el nombre del producto ni el nombre del fabricante: es, por así decirlo, el apellido del producto. Un mismo laboratorio puede sostener varias marcas, y una misma marca puede llegar a la empresa a través de varios proveedores. Para un negocio que compra y revende, la marca es sobre todo un criterio de clasificación: agrupa el inventario, permite comparar ventas entre fabricantes y ordena las compras. Conviene no confundirla con la marca registrada, que es la protección legal del nombre y pertenece al terreno de la propiedad intelectual.
Orden de compra
La Orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga formalmente a un proveedor qué productos quiere, en qué cantidad, a qué precio y para cuándo. Es lo que convierte una intención de compra en un compromiso rastreable: antes hay una conversación, después hay una obligación con número, fecha y monto. La emite el comprador, no el vendedor, y funciona como una oferta en firme que queda cerrada cuando el proveedor la confirma. No reemplaza a la factura: la Orden dice qué se pidió y la factura documenta lo que el proveedor cobra. Esa distinción es la que permite comparar después lo pedido, lo recibido y lo facturado.
Ubicación
Las Ubicaciones representan los lugares físicos donde opera la empresa dentro de la Plataforma EGA Futura: sucursales, depósitos, plantas, oficinas o puntos de venta. Cada una se clasifica con un Tipo de ubicación entre 21 opciones y guarda su dirección completa. Su valor real está en que muchos otros objetos la referencian, lo que permite filtrar y agrupar informes, Paneles de información y Vistas de lista por lugar.
Cuenta
Una Cuenta es un registro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura que agrupa los datos de una organización, empresa o persona con la que se mantiene una relación comercial. Registrando cada Cuenta se puede hacer el seguimiento de clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Existen Cuentas comerciales, que guardan los datos de una empresa y agrupan varios Contactos, y Cuentas personales, que guardan la información de una persona individual y se asocian a un solo Contacto.
Nota de crédito
Una factura emitida no se borra: se corrige con otro documento que va en sentido contrario, y ese documento es la nota de crédito. Sirve para anular una venta completa, para devolver un importe cobrado de más, para aplicar un descuento que quedó fuera de la factura original o para registrar la devolución de una mercadería. El resultado es un saldo a favor del cliente, que se usa en una compra siguiente o se reembolsa según la política de cada empresa. Su opuesto es la nota de débito, que aumenta lo adeudado en lugar de reducirlo. Esta entrada explica cuándo se emite, qué datos lleva y cómo el ERP de EGA Futura registra devoluciones y ajustes a favor del cliente.
Lista de Precios
Una lista de precios es el conjunto de productos con el precio que corresponde a una condición comercial determinada. Lo que la distingue de un precio suelto es que agrupa: el mismo producto puede figurar en varias listas con importes distintos según el segmento de mercado, el tipo de cliente, el volumen de compra o la moneda. Al emitir un documento comercial se elige primero la lista y la divisa, y a partir de ahí solo aparecen los productos habilitados en ella, con su precio ya definido. Eso convierte la política de precios en un dato del sistema, en lugar de una decisión que se improvisa en cada operación.
Almacén
Un almacén es el lugar físico donde la empresa guarda los materiales, insumos y productos que necesita para operar, y también la unidad con la que se responde la pregunta de cuánto hay de cada cosa y dónde está. También se lo llama depósito o bodega, y en inglés warehouse. Separar las existencias en varios almacenes permite agrupar lo que rota junto, lo que exige cuidados especiales o lo que se consume en un mismo proceso. Dentro del ERP de EGA Futura el almacén es un objeto propio: se le asigna una ubicación física, acumula automáticamente el stock de cada producto guardado en él y registra las transferencias, los envíos y las recepciones de compra que lo mueven.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
EGA Futura Tag
Un EGA Futura Tag es una etiqueta interna que sirve para agrupar, organizar y clasificar registros de la base de datos según un criterio propio de cada empresa. A diferencia de un campo, la misma etiqueta se aplica a registros de tipos distintos, de modo que un producto, un pedido y un ticket pueden compartir la misma marca. Cada etiqueta tiene su nombre, su código único, su categoría y su estado, y desde ahí alimenta Filtros, Informes y Paneles de información.
Gasto
Un gasto es el consumo de un recurso a cambio de algo, y se registra en el momento en que ese consumo ocurre, no en el momento en que se paga. Esa distinción es la que confunde a casi todo el mundo: el gasto es un hecho económico y el pago es un movimiento de dinero, y pueden ocurrir con meses de diferencia. La factura de electricidad de marzo es gasto de marzo aunque se abone en abril. Tampoco es una pérdida, porque en todo gasto hay una contraprestación: siempre se recibe algo a cambio. Dentro de la Plataforma EGA Futura, además, Gasto es un objeto de la base de datos con su propio circuito de aprobación y reembolso.
Pedido
Un pedido es el acuerdo por el cual un cliente solicita productos o servicios con una cantidad, un precio y una fecha ya definidos. En el ERP de EGA Futura el pedido es un registro propio que se apoya en una cuenta de cliente, puede colgar de un contrato y se asocia a una sola lista de precios. Ese registro guarda la fecha de inicio, el estado, el importe y los datos de facturación y de envío, y de él cuelgan los productos pedidos. Es el punto donde el proceso comercial se convierte en algo que el inventario y la facturación pueden leer.
Producto
Un producto es cada artículo o servicio que la empresa ofrece a sus clientes y registra en la base de datos del ERP de EGA Futura. La Plataforma reconoce dos tipos: Item de inventario, para lo que se almacena y se cuenta en stock, y Servicio, para lo que se presta sin existencias. Cada registro guarda el nombre, la clasificación, la marca, hasta seis códigos de identificación, las dimensiones y el punto de pedido que dispara la reposición. Desde ahí el producto se conecta con las listas de precios, el stock de cada almacén, los proveedores que lo venden y los pedidos donde aparece.
