Es súper fácil!
El sistema está pensado para personas de todas las edades, y poder ser utilizado de manera simple.
En este video aprenderás de una manera muy sencilla a trabajar con la información de tu empresa utilizando los Exploradores de Registros:
Toda la información manejada por el sistema de gestión de EGA Futura se almacena en formato de registros.
Cada uno de los grupos de datos (Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores, etc.) se controlan y administran desde una ventana general, llamada Explorador de Registros.
También hay botones para crear registros, o para acceder a ellos y modificarlos o eliminarlos, campos de búsqueda y mucha más funciones.
Es la unidad organizacional principal en la base de datos de nuestro sistema.
Es el nombre que recibe toda la información de forma organizada que se guarda en la base de datos.
Cada producto, cada cliente, cada factura de compra y cada factura de venta, es un Registro, también: cada vendedor, proveedor, cajero y así sucesivamente.
A su vez, dentro de cada registro, guardamos diferentes datos.
Si tienes diez productos guardados en tu base de datos, entonces dirás que tienes diez Registros de Productos en la base de datos y los ves en el Explorador de Productos.
Si ingresas a cada uno de esos Registros y presionas el botón Modificar, encontrarás todos los datos que componen la información de cada producto.
Dichos datos pueden ser tales como descripción, precios, cantidad en stock, código del producto y mucha otra información que puedes almacenar sobre el mismo:
Como puedes apreciar en la imagen anterior, los registros se presentan uno en cada fila.
Similar a como los ves habitualmente en cualquier hoja de cálculo, como las de Excel.
Es un área de trabajo donde se organizan todos los registros de una misma categoría.
Por ejemplo: Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores, Caja, Comprobantes emitidos, Rubros o Familias de productos, etc.
Hay botones para crear registros, para modificarlos, para ordenarlos y demás.
También hay campos de búsqueda.
Encontrarás muchos exploradores en el programa, por ejemplo:
En la anterior imagen podemos ver que cada explorador de registros tiene el borde superior como si fueran cintas, uno encima del otro, éstos también pueden acomodarse como pestañas de una carpeta.
Para modificar esta característica puedes aprender a personalizar los exploradores en el capítulo correspondiente de este manual.
Todo en la misma ventana :)
Para aprender a modificar colores y aspecto de los bordes de los exploradores debes acceder a la sección Configuración de la Interfaz.
Si bien puedes acceder a los Exploradores de Registros desde las distintas opciones de la barra de menú, también puedes abrirlos mediante las siguientes instrucciones:
A medida que vayas creando registros los tendrás a la vista, ordenados en los exploradores.
Y para administrar esos registros tienes todas las funciones disponible en los exploradores de registros.
En el Explorador de Productos cuentas con iconos que te facilitarán mucho la identificación de registros, encontrar con mayor facilidad la información que buscas y tener acceso rápido a algunos datos, sobrevolando los iconos o dando clic en ellos.
En la nube: Explorar productos, clientes y vendedores es más simple en la nube, donde EGA Futura ERP reúne toda tu información y la abres desde cualquier lugar. Conoce EGA Futura.
Son pequeños símbolos que indican si el producto está en promoción, el tipo de producto que es y si el producto tienen una imagen asociada.
En ese caso puedes ver la imagen principal, o si tienen observaciones podrás leerlas sobrevolando el ícono con el puntero del mouse:
A continuación podrás ver un cuadro con algunos de los iconos que verás en los exploradores y a la derecha, lo que indica cada uno.
Veamos estos ejemplos puntuales:
¿Realmente cómodo no?
De manera predeterminada, los registros de los Exploradores vienen ordenados por código o número.
En todos los exploradores de registros encontramos los botones Ordenar por, que como su nombre lo indica, nos permiten ordenar los registros según a los datos contenidos en una columna determinada:
Presionando el botón Ordenar por Descripción veremos que la primera columna de la izquierda en el explorador, en vez de Código, pasa a ser Descripción y además, los registros se ordenaron alfabéticamente según su descripción:
¡Listo!
Nuestros registros se han ordenado alfabéticamente de acuerdo a la descripción de los productos.
Si ahora quisiéramos ordenar los productos por código, sólo necesitaremos dar clic en el botón Ordenar por Código.
Una vez que hayamos ordenado nuestros registros de acuerdo a nuestras necesidades, podremos usar la siguiente herramienta.
Todos los exploradores de registros tienen un motor de búsqueda que nos permitirá ir directamente al registro que estamos buscando.
Veamos como con los productos ordenados por Descripción, comienzas a escribir el nombre del producto en el cuadro de búsqueda.
Al hacerlo verás resaltado el producto cuya descripción comience con esas letras que ingresaste en el explorador:
Asimismo, podrás ordenar los registros según Código y comenzar a escribir el código de producto.
Verás resaltado el producto cuyo código inicie con los caracteres que fuimos escribiendo en el cuadro de búsqueda.
Una búsqueda avanzada nos permite realizar búsquedas completas, incluyendo información contenida dentro de diferentes campos.
Para poder acceder a esta herramienta sólo será necesario dar clic en el botón con la lupa:
Una vez que hayamos dado clic en el botón de la lupa, se abrirá una nueva ventana:
En esta ventana nos encontramos con una lista desplegable bajo la leyenda Campos de búsqueda, desde la cual podremos seleccionar el tipo de campo por el cual necesitamos buscar un producto
Recordemos que estamos trabajando en el Explorador de Productos.
Después haremos clic en el botón Buscar que se encuentra a la derecha del campo Campos de búsqueda.
Inmediatamente aparecerán abajo listados los registros que coincidan con los criterios de búsqueda que solicitamos:
Sin embargo, no siempre sabremos el dato exacto que contiene el registro que estamos buscando.
¿Necesitaremos leer cada uno de los registros para encontrarlo?
Por supuesto que no.
Supongamos que recordamos que uno de nuestros productos lleva en su descripción la leyenda “modelo”, pero no recordamos si escribimos “Mod.”, “model”, “Modelo” o alguna otra abreviatura, o si usamos mayúsculas o minúsculas.
¡Muy sencillo!
Solo necesitamos teclear unas cuantas letras que estemos seguros que coincidirán y nuestro sistema hará el resto.
Una vez que encontremos el producto que necesitamos, sólo necesitaremos dar clic en él y luego clic en el botón Seleccionar que aparece abajo y en color verde (ver imagen de arriba).
La ventana de búsqueda avanzada se cerrará y regresaremos al Explorador de Productos donde podremos ver que ha quedado seleccionado el producto que encontramos gracias a nuestra herramienta de búsqueda avanzada.
Podremos hacer todas las búsquedas que necesitemos o simplemente cerrar la ventana dando clic en el botón Cancelar que se encuentra abajo y en color gris.
También puede hacerse dando clic en el botón en la X del ángulo superior derecho, como lo haríamos con cualquier ventana de Windows.
Ahora bien, ya hemos aprendido como podemos trabajar con la información mediante el uso de los registros y cómo podemos entrar la información que necesitamos mediante los botones de Ordenar por Búsqueda Rápida y Búsqueda Avanzada.
¿Necesitas modificar información velozmente?
¡Podrás hacerlo!
Ahora aprenderemos sobre otra interesante herramienta con la que cuenta el soft de gestión de EGA Futura; nos referimos al botón de Modificación Rápida tal y como podemos ver en la imagen siguiente:
Gracias a la rejilla podemos ver todos los registros dentro del explorador en el que nos encontremos en ese momento.
Dicho de manera sencilla, a simple vista podemos ver todos los productos guardados en nuestro sistema, pero...
Qué sucede si, de pronto, nos damos cuenta que necesitamos hacer una modificación?
Para hacer esto tenemos dos opciones, la forma completa y la forma rápida. Por el momento nos centraremos en la segunda opción:
¡La Rápida!
Y ¿Por qué no? Más Fácil.
Supongamos que necesitamos hacer una modificación al registro que vemos en la ilustración siguiente:
Tal vez nos hemos dado cuenta que el nombre no era el correcto y necesita cambiar únicamente ese campo del registro.
¿Qué hacemos?
Primero el botón Modificación Rápida cambia a color naranja, lo que nos indica que la herramienta ha quedado activada.
Por favor, ahora, compara el color de las columnas Descripción, Precio 1, Precio 2, Precio 3 y Precio 4 de la siguiente imagen con la que habíamos visto anteriormente:
Efectivamente han cambiado de color blanco a azul, y si damos clic en la barra de desplazamiento horizontal podremos ver otros campos que también cambiaron de color:
Bueno, ¿Qué tiene esto de especial?
Vamos a dar doble clic sobre uno de esos campos que han cambiado de color:
Ahora podremos cambiar su contenido sin necesidad de entrar a la sección Modificar de nuestro Explorador de Registros:
Aquí solo necesitamos teclear el nuevo contenido y desactivamos nuevamente el botón Modificación Rápida; todo ha quedado guardado.
Pero tomemos en cuenta un detalle importante.
Cuando activamos el botón Modificación Rápida no todas las columnas cambiaron de color; esto significa que no todas las columnas pueden ser modificadas por medio de esta útil herramienta.
Esto se debe a que (dependiendo del Explorador de Registros en que nos encontremos), algunos de los campos simplemente no pueden ser modificados desde este lugar, como será por ejemplo el campo Rubro en el Explorador de Productos:
Veamos otra poderosa herramienta que tenemos a nuestro alcance en nuestro software de gestión: Filtro.
Lo podemos encontrar únicamente en algunos Exploradores de registros, como por ejemplo: en el Explorador de Productos o el Explorador de Clientes:
¿Para qué nos sirve?
Y... ¿Por qué algunos de los exploradores de registros no cuentan con esta herramienta?
El botón Filtro nos permite esconder algunos de los registros que no necesitamos visualizar en ese momento.
O dicho al revés, nos permite ver solo los registros que necesitamos sin que nos estorben los demás
Para este ejemplo utilizaremos el Explorador de Productos. Vamos a dar clic sobre el botón Filtro:
En la imagen anterior puedes ver la nueva ventana que acaba de abrir y que nos pide que seleccionemos el tipo de tipo. ¿Qué quiere decir esto?
Para entender mejor su funcionamiento vamos a recordar un poco el proceso de alta de un registro
Una vez que estamos dentro del Explorador de Productos hacemos clic en el botón Nuevo:
Inmediatamente comienza el proceso de alta, y lo primero que nos pregunta es qué tipo de producto quieres agregar, tal y como puedes ver en la siguiente imagen:
En estos momentos no profundizaremos en explicar qué quiere decir cada uno de los tipos de productos, eso lo puedes ver en la sección Explorador de Productos de este manual.
Volviendo a la ventana de selección de filtro daremos clic sobre el botón Filtrar por Tipo de Artículo y se abrirá la ventana que vez a continuación:
Aquí puedes seleccionar alguno de los tipos de productos que has dado de alta con anterioridad en tu sistema.
Esto te da la seguridad que el poderoso motor de búsqueda del nuevo programa de gestión de EGA Futura separará inmediatamente los productos que necesitas, y te mostrará en pantalla únicamente los que cumplan con ese criterio.
Se cerrará la ventana automáticamente y volverás al explorador de registros donde solamente aparecerán los registros que estabas buscando.
De la misma forma como usaste la herramienta Filtro para los Tipos de productos, la podrás usar para filtrar según los diferentes Rubros de los productos en los que has organizado tu stock, tal y como puedes ver en esta imagen:
Si recuerdas, este dato también lo diste de alta al momento de crear un producto nuevo en tu soft de facturación de EGA Futura.
De igual manera, cuando selecciones el tipo de rubro, se cerrará automáticamente esta ventana y quedará abierto el explorador de registros mostrándote únicamente aquellos productos que que cumplan con ese criterio.
Si llegaras a seleccionar un Tipo de Producto o un Rubro que no cuenta con ningún registro, tu sistema te avisará con un mensaje similar al que ves a continuación, indicándote que no hay registros de ese tipo o rubro.
Basta con que des clic sobre “Ok” para cerrar esta ventana de advertencia y regresar al Explorador de Registros.
Una vez que hayas terminado de trabajar con esta herramienta, podrás volver a seleccionar el botón Filtro.
Luego, inmediatamente, volverán a aparecer todos los registros que tienes guardados en tu base de datos, el botón volverá a su color anterior y todo habrá vuelto a la normalidad.
Toda la información que necesitas para aprender a usar el programa de facturación y tomar el control de tu empresa, está en las siguientes secciones:
Trabajar con miles de registros en pantalla deja dudas puntuales que aparecen recién cuando el explorador no responde como esperabas.
Cuando activas esa herramienta solo cambian de color las columnas que sí admiten edición directa. Las demás no pueden modificarse desde el explorador, como ocurre con el campo Rubro en el Explorador de Productos, y para esos datos tienes que entrar al registro.
El sistema te avisa con un mensaje indicando que no hay registros de ese tipo o rubro. Haces clic en Ok para cerrar el aviso y vuelves al Explorador de Registros, donde puedes elegir otro criterio.
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