Actualizado en
2017

Preguntas frecuentes sobre Facturación (FAQ)

Entérate de todos los aspectos clave del proceso de ventas y emisión de facturas
Sistema para Empresas
Tutorial facturacion de EGA Futura y FAQs

Preguntas frecuentes sobre Facturación y Emisión de Comprobantes de Venta

Para comenzar a facturar, es una buena idea evaluar qué grado de detalle quieres incluir en el control de la facturación y los parámetros que necesitas establecer desde el principio.

Muy Importante: Si lo que realmente necesitas es aprender a emitir una factura de manera rápida, visita el procedimiento paso a paso que te explicamos aquí.
El sistema es muy flexible, y se adapta al funcionamiento y las necesidades particulares de cada empresa
‍El sistema es muy flexible, y se adapta al funcionamiento y las necesidades particulares de cada empresa

Antes de continuar, lee esto

Aquí haremos un repaso por todas las opciones de configuración del programa que te permitirán adaptar el funcionamiento del sistema a lo que tu PyME requiera.

La cantidad de información que hay en esta página es mucha, por lo que necesitaras una buena cantidad de tiempo para leerla toda.

Te recomendamos que la visites frecuentemente, hasta que tengas todo el sistema configurado acorde a lo que tu empresa necesita.

¡Sí, vamos a configurar el sistema para adaptarlo a los procesos de nuestro negocio!
‍¡Sí, vamos a configurar el sistema para adaptarlo a los procesos de nuestro negocio!

¿Como agregar los datos de mi empresa en los comprobantes de venta?

Para que figuren los datos de tu empresa en todos los comprobantes de venta, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación:

Menú de configuración de la aplicación
‍Menú de configuración de la aplicación

Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña General:

‍Pestaña general del menú de configuración
‍Pestaña general del menú de configuración‍

En el sector superior de la ventana encuentras los campos donde completar el nombre de tu empresa y datos del domicilio:

‍Completa los datos de tu empresa que aparecerán impresos en los comprobantes de venta
‍‍Completa los datos de tu empresa que aparecerán impresos en los comprobantes de venta

Una vez que estés conforme con las modificaciones realizadas y hayas terminado de completar todos los datos que necesitabas en la ventana de Configuración de la aplicación, no olvides presionar el botón Aceptar para que los cambios sean guardados en la base de datos:

Presiona el Botón Aceptar para que los cambios se graben en la base de datos
‍Presiona el Botón Aceptar para que los cambios se graben en la base de datos
EGA Futura te permite emitir facturas de manera fácil y acelerar tu proceso de ventas
‍EGA Futura te permite emitir facturas de manera fácil y acelerar tu proceso de ventas

¿Cómo evitar que aparezcan los datos de mi empresa en los comprobantes impresos?

Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación:

‍Menú de configuración de la aplicación

Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña General:

‍Pestaña general del menú de configuración
‍‍Pestaña general del menú de configuración

En el sector superior de la ventana, encuentras los campos donde completar el nombre de tu empresa y datos del domicilio.

Simplemente debes dejar esos campos en blanco.

Si es necesario, deberás borrar la información contenida en dichos campos que viene predeterminada por el sistema, para que no aparezcan impresos:

Deja los campos en blanco para que no figuren datos de tu empresa en los comprobantes impresos
‍Deja los campos en blanco para que no figuren datos de tu empresa en los comprobantes impresos
Los primeros campos de la Pestaña General son los que se imprimen en el encabezado de los comprobantes de venta
Los primeros campos de la Pestaña General son los que se imprimen en el encabezado de los comprobantes de venta

¿Donde ingresar los datos fiscales en los comprobantes de venta?

Para poder ingresar los datos de identificación fiscal de tu empresa, de manera que figuren impresos en los comprobantes de venta, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña General:

‍Pestaña general del menú de configuración
‍‍Pestaña general del menú de configuración

En el sector inferior de la ventana encuentras el campo donde completar el número o código de identificación fiscal de tu empresa.

En ese lugar también verás el nombre del campo con la denominación del ID tributario acorde al país que hayas seleccionado para configurar tu sistema de facturación:

Completa el campo con el código de identificación tributaria correspondiente a tu país
‍Completa el campo con el código de identificación tributaria correspondiente a tu país
Si estás utilizando el programa dentro de Argentina, deberás completar el campo CUIT y además seleccionar la responsabilidad frente al IVA de tu negocio en un menú desplegable, disponible en el campo ubicado a la derecha.

Verás lo siguiente:

‍En modalidad Argentina debes completar el campo CUIT y responsabilidad frente al IVA
‍‍En modalidad Argentina debes completar el campo CUIT y responsabilidad frente al IVA
Es posible adaptar el proceso de facturación para adecuarlo a lo que tu PyME necesita
Es posible adaptar el proceso de facturación para adecuarlo a lo que tu PyME necesita

¿Cómo configurar el símbolo de moneda en los comprobantes de venta?

Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Allí debes ingresar a la pestaña General:

Pestaña general del menú de configuración
‍Pestaña general del menú de configuración

En el sector inferior de la ventana, encontrarás el campo del símbolo de moneda

Dicho símbolo figura de manera predeterminada correspondiente al país que hayas elegido en la configuración inicial de la aplicación.

Si necesitas modificar este dato, debes hacerlo escribiendo en ese campo:

En el campo: Símbolo de Moneda aparece el correspondiente al país seleccionado‍
‍En el campo: Símbolo de Moneda aparece el correspondiente al país seleccionado‍
Recuerda que todos los diseños de facturas pueden ser modificados y totalmente adaptados a lo que tu PyME necesita
Recuerda que todos los diseños de facturas pueden ser modificados y totalmente adaptados a lo que tu PyME necesita
Para más información sobre la configuración y personalización de comprobantes de venta, visita esta página.

¿Cómo habilitar una Clave de Seguridad en Ventas para ciertas operaciones?

Habilitando esta clave, lograrás que cada vez que se intente realizar una operación de seguridad desde el módulo de facturación, aparezca la solicitud de ingreso de contraseña para poder completar dicha operación.

Activando la Clave de Seguridad en Ventas requiere que participe un supervisor, que es quien conoce la contraseña que deberá ser ingresada para que la operación se lleve a cabo
Activando la Clave de Seguridad en Ventas requiere que participe un supervisor, que es quien conoce la contraseña que deberá ser ingresada para que la operación se lleve a cabo

De esta manera logras controlar las operaciones delicadas, como por ejemplo:

  1. Cambio del precio de productos que se están facturando, 
  2. Aplicación de descuentos no autorizados, 
  3. Eliminar artículos facturados, o 
  4. Anulación de comprobantes entre otras.
Seguridad preoceso facturacion
‍La Clave de Seguridad en Ventas me permite tomar el control de mi empresa cuando no puedo supervisar directamente a mis empleados

Para poder habilitar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Se abrirá la ventana de configuración de la aplicaciónallí debes ingresar a la pestaña Ventas.

Y en la sección Seguridad deberás seleccionar la casilla de verificación correspondiente a la opción Utilizar Clave de Seguridad en Ventas:

Al seleccionar la casilla deberás establecer una clave para aprobar operaciones
‍Al seleccionar la casilla deberás establecer una clave para aprobar operaciones

El botón de Cambiar Clave de Seguridad, se encuentra deshabilitado.

Una vez que la casilla esté seleccionada se abrirá una ventana para el ingreso de clave por primera vez.

‍Las claves no son definitivas, podrás volver a cambiarlas de manera segura en el futuro
‍Las claves no son definitivas, podrás volver a cambiarlas de manera segura en el futuro

La clave que ingreses deberás recordarla ya que no es posible ser recuperada en el caso de que la olvides:

Ingresa la Nueva clave para aprobar operaciones en ventas. Debes recordar esta clave
Ingresa la Nueva clave para aprobar operaciones en venta y debes recordar esta clave
‍Es importante que leas esta indicación para prevenir incidentes de pérdida de contraseñas.
‍‍Es importante que leas esta indicación para prevenir incidentes de pérdida de contraseñas

Reitera la Clave de Seguridad para confirmarla y luego presiona el botón Aceptar para que quede registrada:

Ingresa la nueva clave y repite la clave en el campo siguiente para confirmarla. Luego presiona el botón Aceptar
‍Ingresa la nueva clave y repite la clave en el campo siguiente para confirmarla. Luego presiona el botón Aceptar

Una vez que hayas ingresado la clave de seguridad, notarás que el botón de Cambiar Clave de Seguridad, ahora se encuentra habilitado:

Boton cambiar clave de seguridad habilitado
Boton cambiar clave de seguridad habilitado

Y al sobrevolar el botón con el puntero del mouse notarás que se activa cambiando de color.

Este es el botón que te permitirá cambiar la clave cuando necesites renovarla:

Y al sobrevolar el botón con el puntero del mouse notarás que se activa cambiando de color.
‍Y al sobrevolar el botón con el puntero del mouse notarás que se activa cambiando de color.
Para conocer mucho más sobre los niveles de seguridad del sistema, visita esta página.
‍Controla el nivel de acceso a tu información de manera unificada
‍Controla el nivel de acceso a tu información de manera unificada

¿Cómo bloquear el ingreso al módulo de ventas y facturación?

Para poder habilitar una clave de ingreso para el modulo de Ventas y también al de Facturación deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicacióningresa a la pestaña Claves:

Pestaña de configuración de claves
‍Pestaña de configuración de claves

En la sección claves de acceso a los módulos del sistema, debes seleccionar la casilla de verificación de la opción Activar claves de Acceso:

Selecciona la casilla de verificación para activar las claves modulares
‍Selecciona la casilla de verificación para activar las claves modulares

Cuando actives la casilla de verificación se habilitará el campo desde el cual podrás desplegar un menú donde elegir el módulo al cual establecerás clave de acceso.

De la lista desplegable elige el módulo de Ventas:

Selecciona el módulo de ventas para poder habilitarle clave de ingreso
Selecciona el módulo de ventas para poder habilitarle clave de ingreso‍
Recuerda: Verás que cuando la casilla de verificación queda seleccionada, se habilita el botón Cambiar Clave, presionando este botón podrás modificar la clave en el futuro cuando lo desees.

Ahora deberás presionar el botón Cambiar Clave para que se abra la ventana de Ingreso de clave por primera vez:

Una vez que hayas elegido el módulo de ventas debes presionar el botón Cambiar Clave
‍Una vez que hayas elegido el módulo de ventas debes presionar el botón Cambiar Clave

Ingresa una contraseña en el campo Nueva Clave y repite la contraseña en el campo Confirmar Clave.

Para que la clave quede guardada en el sistema debes presionar el botón Aceptar:

Ingresa la nueva clave y confirma esa misma clave. Para finalizar presiona el botón Aceptar
‍Ingresa la nueva clave y confirma esa misma clave. Para finalizar presiona el botón Aceptar

Ten muy en cuenta esta sugerencia

Es necesario que recuerdes tus claves:

‍Es importante que leas esta indicación para prevenir incidentes de pérdida de contraseñas.
‍‍Es importante que leas esta indicación para prevenir incidentes de pérdida de contraseñas
El módulo de facturación de EGA Futura contempla diferentes escenarios comerciales
‍El módulo de facturación de EGA Futura contempla diferentes escenarios comerciales

¿Cómo impedir que se facturen productos con precio cero?

Para poder impedir que se facturen productos o cualquier item con precio cero, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación y después debes ir a la pestaña Ventas.

Una vez allí deberás seleccionar la casilla de verificación correspondiente a la opción No permitir productos con precio igual a cero:

Selecciona esta casilla para que no saquen productos de tu stock sin ingreso de dinero
‍Selecciona esta casilla para que no saquen productos de tu stock sin ingreso de dinero

¿Cómo modificar la cantidad de decimales de los precios de los productos?

En el programa recién instalado, los precios de los productos se muestran con dos decimales.

Para poder modificar los decimales en los precios de los productos deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Posteriormente debes ingresar a la pestaña Decimales.

Pestaña DECIMALES
‍Pestaña DECIMALES

En la sección Lista de Precios, debes elegir la opción de decimales que mejor se adapte a tu necesidad:

Selecciona la cantidad de decimales para los precios. También puedes elegir la opción NINGUN decimal
‍Selecciona la cantidad de decimales para los precios. También puedes elegir la opción NINGUN decimal
Para aprender más sobre la posibilidad de configuración de decimales del sistema de facturación, visita esta página.
‍Configura fácilmente la cantidad de decimales de precios y cantidades de stock
‍ ‍Configura fácilmente la cantidad de decimales de precios y cantidades de stock

¿Cómo eliminar la cantidad de decimales de los precios al facturar?

Predeterminadamente, es decir en el programa recién instalado, los precios de los productos se muestran con dos decimales.

Para poder modificar esta característica y eliminar el uso de decimales en los precios de los productos, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Luego debes ingresar a la pestaña Decimales:

Pestaña DECIMALES
‍Pestaña DECIMALES

En la sección Lista de Precios, debes elegir la primera opción Ninguno.

Con esta opción seleccionada, todos los precios se mostrarán sin decimales:

Lista de precios, pestaña decimales
Lista de precios, pestaña decimales

 ¿Cómo utilizar decimales en las cantidades de los productos y al facturar?

De manera predeterminada en el programa recién instalado, las cantidades de los productos se expresan en números enteros, es decir sin decimales

Si necesitas facturar cantidades de tu producto (por peso o por longitud), puedes habilitar los decimales en las cantidades de los productos
‍Si necesitas facturar cantidades de tu producto (por peso o por longitud), puedes habilitar los decimales en las cantidades de los productos

Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. En ese lugar debes ingresar a la pestaña Decimales:

Pestaña DECIMALES
Pestaña de configuración de Decimales

En la sección Cantidades, debes elegir la opción de decimales que mejor se adapte a tu necesidad.

Puedes expresar las cantidades de productos que se venden fraccionados agregando decimales
‍Puedes expresar las cantidades de productos que se venden fraccionados agregando decimales

¿Cómo modificar la cantidad de decimales de los impuestos?

En el programa recién instalado, los impuestos se expresan en números enteros, es decir, sin decimales.

Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación

En ese lugar debes ingresar a la pestaña Decimales:

pestaña DECIMALES
Configuración de decimales

En la sección Impuestos, debes elegir la opción de decimales que mejor se adapte a tu necesidad:

Puedes agregar decimales a los porcentajes de tasas e impuestos
‍Puedes agregar decimales a los porcentajes de tasas e impuestos

¿Cómo establecer la tasa (%) del impuesto a la venta?

Para poder ingresar la tasa general del impuesto a la venta de tu país, deberás ingresar al menú Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Allí debes ir a la pestaña General:

Pestaña DECIMALES
Pestaña de configuración general

En el sector inferior de la ventana verás el campo correspondiente al impuesto al valor agregado (IVA) o impuesto a la venta.

Allí puedes modificar la tasa que se aplicará, de manera predeterminada, a todos los nuevos productos que ingreses al sistema.

En caso de que necesites que un producto tenga otro porcentaje de IVA, podrás especificarlo desde el registro del mismo.

Este impuesto es el que se aplicará en los comprobantes de venta:

Debes ingresar la Tasa general de Impuesto a la venta que se usa en tu país‍
Debes ingresar la tasa general de Impuesto a la venta que se usa en tu país
‍El porcentaje del impuesto a la venta que indiques en la pestaña General se utilizará en todo el sistema de forma predeterminada
‍ ‍El porcentaje del impuesto a la venta que indiques en la pestaña General se utilizará en todo el sistema de forma predeterminada

Control de Stock: Facturación de los productos del stock

Para administrar los productos de tu stock y controlar las cantidades que posees y las que se descuentan a medida que los productos son vendidos, debes completar el campo Existencia en el registro de cada producto.

Puedes hacerlo de dos maneras: 

  1. Ingresando al registro de cada uno de los productos, o 
  2. Puedes ingresar la existencia directamente desde el explorador de productos.

Si prefieres indicar la existencia ingresando al registro de cada producto deberás ir al menú Productos y seleccionar la opción Explorador de productos:

Se abrirá el Explorador de Productos.
‍Se abrirá el Explorador de Productos

 Se abrirá el Explorador de Productos.

Explorador de Productos
‍Explorador de Productos

¿Cómo modificar la existencia de un producto?

Al momento de dar de alta un nuevo producto, o si vas a agregarle la existencia a un producto que ya está dado de alta en tu base de datos habrás accedido al registro del producto.

Allí ubicándote en la pestaña General, encontrarás en el sector inferior de la ventana el campo Existencia:

Registro de un producto
Registro de un producto‍

En el campo Existencia debes indicar la cantidad actual de producto que posees en stock:

Escribir la cantidad actual de producto en el stock
‍Escribir la cantidad actual de producto en el stock

De este número se irán descontando las unidades a medida que vayas facturando o ingresando este producto a remitos.

Los tres tipos de comprobante que descuentan unidades del stock son: Facturas, Notas de Débito y Remitos.
‍Los tres tipos de comprobante que descuentan unidades del stock son: Facturas, Notas de Débito y Remitos

El comprobante llamado Remito también es denominado albarán, guía de transporte, nota de despacho o guía de despacho.

El mismo es el documento que acredita la salida del producto del stock, se usa habitualmente para el transporte de la mercadería, entre otros usos.

La otra forma de indicar las existencias del producto es directamente desde el Explorador de Productos.

Allí debes hacer doble clic sobre el campo correspondiente al producto en la columna Existencia y, de esta forma, se habilita la edición de dicho campo.

Es allí donde podrás escribir la cantidad actual de ese producto en el stock y el número queda guardado al hacer clic en otro sector cualquiera de la ventana:

Ícono de modificación rápida
Ícono de modificación rápida

¿Cómo habilitar la Advertencia de Existencia insuficiente al facturar?

Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación. Luego por favor debes ingresar a la pestaña Ventas.

En las opciones de seguridad debes eliminar la selección en la casilla de Verificación de la opción: No mostrar advertencia de existencia insuficiente:

Predeterminadamente el programa NO te avisará si estás facturando por debajo de tu Stock
‍Predeterminadamente el programa NO te avisará si estás facturando por debajo de tu Stock

Debes desactivar la casilla para Habilitar la notificación de existencia insuficiente para facturar:

Debes desactivar la casilla para Habilitar la notificación de existencia insuficiente para facturar
‍Debes desactivar la casilla para Habilitar la notificación de existencia insuficiente para facturar

¿Como activar la facturación de productos sustitutos?

Cuando estés ingresando a un comprobante de venta, un producto del cual no hay existencias disponibles en tu stock, el sistema te ofrecerá productos sustitutos que podrían reemplazarlo.

Deberás establecer cuáles serán productos sustitutos, con características similares al que tienes en falta, para que puedas ofrecérselo a tu cliente.
‍Deberás establecer cuáles serán productos sustitutos, con características similares al que tienes en falta, para que puedas ofrecérselo a tu cliente
Para disponer de productos sustitutos y beneficiarte con esta sugerencia al momento de necesitarlo, debes ingresar al registro de un producto.

Deberás ir al Explorador de Productos presionando <F3> o desde el menú Productos elegir la opción Explorador de Productos:

Abrir explorador de productos
Abrir explorador de productos

Se abrirá el Explorador de Productos. 

Puedes establecer productos sustitutos en un producto nuevo o en un producto existente en base de datos.

¿Cómo agregar un producto sustituto en el registro de un producto nuevo?

Al momento de dar de alta un nuevo producto, la creación de un nuevo producto la inicias presionando el botón Nuevo del Explorador de productos.

Un producto sustituto, es uno de similares características, pero de marca o fabricante diferente
‍Un producto sustituto, es uno de similares características, pero de marca o fabricante diferente

¿Cómo agregar un producto sustituto en el registro de un producto que ya existe en el stock?

Si vas a agregarle productos sustitutos a un producto que ya está dado de alta en tu base de datos,  debes seleccionar el producto en el Explorador de productos y luego presionar el botón Modificar.

En ambos casos:

Habrás accedido al Registro del Producto y debes ingresar en la pestaña Sustitutos:

Debes desactivar la casilla para Habilitar la notificación de existencia insuficiente para facturar
‍Debes desactivar la casilla para Habilitar la notificación de existencia insuficiente para facturar
Para conocer más sobre productos sustitutos, visita esta página.

¿Cómo facturar productos que no forman parte del stock?

A los productos que no figuran en el stock, que se describen en el momento de ser facturados y que no quedan creados en la base de datos, los denominamos Productos Varios.

Se puede facturar un producto o servicio (o lo que necesites), en el mismo momento de la facturación
‍Se puede facturar un producto o servicio (o lo que necesites), en el mismo momento de la facturación

Puedes ingresar al módulo de Facturación presionando la tecla <F7> de tu teclado o usando el icono de la moneda que figura en la barra de iconos, y también puedes hacerlo yendo al menú Ventas y eligiendo la opción Facturación:

Ventas facturación
Ventas facturación

Una vez que se abre el módulo de Facturación realiza los pasos para iniciar un nuevo comprobante:

Elige el Tipo de Comprobante, y Lista de Precios, selecciona un Vendedor y un cliente y presiona la tecla <Enter>:

Pasos para iniciar un comprobante de venta
‍Pasos para iniciar un comprobante de venta

Confirma los datos que has seleccionado para el nuevo comprobante que estás iniciando, esos datos aparecen en una ventana como la que ves en la siguiente ilustración.

Para confirmar presiona la tecla Aceptar.

Si detectas algún dato erróneo y quieres confeccionar otro comprobante, presiona Cancelar:

Los que figuran en esta ventana son los datos que componen al comprobante que vas a iniciar
‍Los que figuran en esta ventana son los datos que componen al comprobante que vas a iniciar

Presiona el icono del Producto Varios para poder ingresar al comprobante un item indiferenciado, al cual podrás completarle libremente la cantidad, descripción y el precio e impuestos:

icono para ingresar Productos Varios al comprobante
Icono para ingresar Productos Varios al comprobante

Encuentras el icono de Productos Varios en el sector superior del POS o módulo de facturación.

También puedes ingresar un Producto Varios presionando, a la vez, las teclas "Control" y "F8" en tu teclado: 

Puedes usar el icono y también puedes ingresar un producto varios mediante <Ctrl + F8>
‍Puedes usar el icono y también puedes ingresar un producto varios mediante <Ctrl + F8>

Se abrirá la ventana de Ingreso de un Producto tipo Varios.

Puedes completar los campos que necesites, los dos señalados con una marca roja son obligatorios.

Ventana Iconos Varios
Ventana Iconos Varios

Luego de completar todos los campos, debes presionar el botón Aceptar y el item estará agregado al comprobante de venta:

Completa todos los campos y presiona "Aceptar"
‍Completa todos los campos y presiona Aceptar

Verás que el ítem ha quedado agregado al comprobante.

Ahora puedes seguir agregando productos o presionar el icono de la impresora para finalizar el comprobante y pasar a la ventana de Cobro o Recepción del pago:

Una vez que hayas finalizado el comprobante presiona el icono de la impresora o la tecla F4 para emitir el comprobante
Una vez que hayas finalizado el comprobante presiona el icono de la impresora o la tecla F4 para emitir el comprobante‍

¿Cómo modificar cantidad de caracteres en la descripción de los Productos Varios?

Cuando facturas un producto o servicio ingresando los detalles en el mismo momento de la facturación, debes ingresar la descripción con una limitación de 30 caracteres por línea:

Cada renglón de la descripción admite 30 caracteres
‍Cada renglón de la descripción admite 30 caracteres

Los 30 caracteres responden a un estándar que permite que aparezcan las descripciones completas en el comprobante impreso.

Si necesitas modificar la cantidad de caracteres que se admiten por cada renglón en la descripción de un producto tipo Varios, sólo debes especificar la cantidad deseada en un campo reservado a tal efecto en la ventana de Configuración.

La sugerencia es que hagas alguna prueba de impresión para que se adapte correctamente a tus comprobantes en papel.

Para poder modificar la cantidad de caracteres permitidos por línea en la descripción de productos Varios deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña PC:

Pestaña PC en configuracion
Pestaña PC en configuracion

En la sección Productos Varios. Caracteres Máximos encontrarás un campo que está completo con el valor "30" de manera predeterminada. 

Ese es el número de caracteres que puedes modificar:

Escribe la cantidad de caracteres.
‍Escribe la cantidad de caracteres

¿Cómo eliminar mensaje de confirmación para anulación de comprobantes de venta?

De manera predeterminada con el sistema recién instalado, cuando se intenta anular un comprobante de venta desde el módulo de Facturación, el software de gestión de EGA Futura solicita la confirmación.

Dicha confirmación de la operación de eliminación se hará mediante la aceptación de un mensaje ¿Está seguro que desea anular este comprobante? para prevenir eliminaciones por accidente.

Puedes evitar que aparezca el mensaje de advertencia.
‍Puedes evitar que aparezca el mensaje de advertencia

Para poder deshabilitar el mensaje de confirmación deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la Aplicación y allí debes ingresar a la pestaña Ventas.

Y en la sección Seguridad deberás quitar la selección en la casilla de verificación correspondiente a la opción Solicitar confirmación al anular un comprobante:

Con la casilla seleccionada aparecerá un mensaje de advrtencia para que confirmes la anulación del comprobante
‍Con la casilla seleccionada aparecerá un mensaje de advrtencia para que confirmes la anulación del comprobante
Las diferentes alertas del sistema al momento de facturar, pueden ser activadas y desactivadas en todo momento
‍Las diferentes alertas del sistema al momento de facturar, pueden ser activadas y desactivadas en todo momento

¿Cómo efectuar una búsqueda de producto en el módulo de facturación usando el lector de códigos de barras?

Para poder realizar la búsqueda de un producto, primero debes ordenar los productos según su código de barras y para activar este orden de productos debes presionar el botón Orden por Código de Barras:

Ordenar por código de barras
Ordenar por código de barras

 Luego debes posicionar el cursor en el cuadro de búsqueda de productos y realizar una lectura.

Para aprender como el sistema de gestión comercial administra códigos de barras, visita este link.

¿Se puede ver el precio sin que se inicie el comprobante?

Claro que sí. 

Tanto desde el Explorador de productos como desde el Explorador de precios, debes posicionar el cursor en el cuadro de búsqueda.

Luego disparar el lector de códigos de barras (realizar una lectura) sobre la etiqueta del producto y se realizará la consulta de manera instantánea.

¿Cómo configurar y restringir derechos de los Cajeros?

Para poder facturar debes abrir el módulo de Facturación:

Ventas facturación
Venta de facturación

La primera preferencia que debes seleccionar es el Cajero que va a intervenir en la facturación:

Selección de cajero
Selección de cajero

¿Por qué debes establecer un cajero?

Porque cada cajero tiene derechos y restricciones diferentes para realizar determinadas operaciones en el módulo de Facturación.

Estas restricciones se configuran según tus preferencias y puedes asignarle a tus cajeros los derechos para realizar todas las operaciones o bien, para realizar solamente algunas.

¿Dónde se centraliza la administración de cajeros?

Los derechos para otorgar a los cajeros figuran en el registro de cada Cajero y accedes al registro de un cajero ingresando al Explorador de Cajeros desde el menú de Configuración:

Explorador de cajeros
Explorador de cajeros

El Explorador de Cajeros permite administrar la totalidad de cajeros de tu negocio, guardando en cada registro tanto los datos personales de cada uno como sus derechos y restricciones en el uso del software de facturación:

Explorador de Cajeros al cual se accede desde el menú "Configuración"‍
‍Explorador de Cajeros al cual se accede desde el menú Configuración

Si necesitas más información acerca del uso de los exploradores y todas sus funciones puedes consultar, en este mismo manual el apartado Exploradores de Registros.

En el programa recién instalado, se encuentra disponible el Cajero Principal, que cuenta con todos los derechos habilitados. 

El Cajero Principal no puede ser modificado.

Si necesitas preestablecer un cajero con derechos restringidos debes crear un nuevo cajero y restringirle los derechos.

Si quieres saber cómo determinar un único cajero con los derechos restringidos para tu módulo de Facturación, puedes ir al apartado de este manual llamado Administración de Cajeros.

¿Desde dónde modificar los derechos de los cajeros?

Para modificar los derechos de los cajeros debes ingresar al Explorador de cajeros desde el menú: Configuración, opción Explorador de Cajeros.

Selecciona uno de tus cajeros y presiona el botón Modificar.

Recuerda que el Cajero Principal no se puede modificar.

Una vez que se abre el Registro del Cajero, ingresa a la pestaña Derechos:

En el explorador de cajeros, al seleccionar la pestaña modificar ingresamos a los derechos de cajeros.
En el explorador de cajeros, al seleccionar la pestaña modificar ingresamos a los derechos de cajeros.

Allí podrás seleccionar algunos o todos los derechos.

Para que los derechos y restricciones tengan efecto debes activar la Clave de Seguridad en Ventas.

Derechos disponibles:

  1. Eliminar Productos sin solicitar Clave,
  2. Aplicar descuentos por producto sin solicitar clave,
  3. Cambiar precios por productos sin solicitar clave,
  4. Actualizar información de clientes,
  5. Actualizar información de productos,
  6. Anular un comprobante sin solicitar clave,
  7. Poner comprobantes en pausa,
  8. Ingresar notas al comprobante,
  9. Permitir ingresar comentarios en el comprobante,
  10. Emitir reportes X/Z,
  11. Aplicar descuentos/ Recargos globales sin solicitar clave,
  12. Emitir Remitos, 
  13. Presupuestos, 
  14. Notas de Crédito y Notas de débito, y
  15. Facturar Productos Varios.

Cuando la casilla de verificación esté seleccionada, le estás otorgando ese derecho a tu cajero para que pueda realizar la acción que describe la opción seleccionada:

Seleccionar derechos de cajero
Seleccionar derechos de cajero
Hay un apartado en este manual donde podrás aprender todos los detalles sobre Administración de Cajeros.

¿Como vincular un Vendedor con la operación de venta?

Para poder modificar esta característica deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Se abrirá la ventana de Configuración de la aplicación y allí debes ingresar a la pestaña Vendedores:

Habilita el módulo de vendedores seleccionando la casilla de verificación que figura en la opción "Utilizar Módulo de Vendedores"
Habilita el módulo de vendedores seleccionando la casilla de verificación que figura en la opción "Utilizar Módulo de Vendedores"‍

 De manera predeterminada, en el programa recién instalado esta opción viene habilitada.

Para utilizar el módulo de vendedores debes verificar que la casilla esté seleccionada y guardar los cambios.
‍Para utilizar el módulo de vendedores debes verificar que la casilla esté seleccionada y guardar los cambios

Habilitar el módulo de vendedores te permitirá crear registros de vendedores, vincularlos con las operaciones de ventas y asignarle comisiones.

Recuerda: En la edición gratuita del programa, desde el módulo de vendedores podrás dar de alta hasta tres vendedores. En la edición Power, podrás dar de alta ilimitada cantidad de vendedores.

¿Cómo habilitar la Cuenta Corriente de un Cliente?

Para poder cobrarle a un cliente mediante esta forma de pago primero deberás habilitarle la Cuenta Corriente del Cliente.

Puedes aprender a usar esta función, visitando el capítulo de Cuentas Corrientes de Clientes.

¿Cómo activar el total expresado en letras en las facturas?

Para que luego de emitir un comprobante de venta, aparezca el total de la factura expresado en letras o palabras, debes activar la siguiente opción:

Activar total de venta expresado en letras
Activar total de venta expresado en letras
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Primeros pasos de uso programa

Primeros Pasos

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Productos

Importar stock desde Excel

Productos y Excel

Gestión de clientes y contactos

Clientes

Administración de vendedores y comisiones

Vendedores

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Ingresa tu pregunta, y accederás de manera instantánea a miles de preguntas y respuestas sobre nuestro Software de Gestión

Todo lo que necesites saber, lo encontrarás aquí. 

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Estamos en el Puesto 1 en Softonic desde hace media década ininterrumpida
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¿Este software incluye soporte técnico gratuito?

Claro que sí. 

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas. Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en el mismo día, usualmente en horas.

¿Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema ERP en la nube.

¿Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

¿Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

Ya he descargado el programa... ¿Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

No me llega la licencia por correo de la Edición Gratis... ¿Qué hago?

Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

¿Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

¿Qué incluye la Licencia Perpetua de la Edición Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:

1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
3. Tiene actualizaciones del sistema gratis de por vida.

Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.

Necesitas hacer una pregunta?
Si luego de navegar por toda nuestra documentación técnica y tutoriales necesitas hacer una consulta concreta sobre el sistema, estamos aquí para responderte.

Desde nuestra plataforma de soporte técnico 24/7, nuestros expertos responderán a tus preguntas puntuales.
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