Actualizado en
2017

Alta y Modificación de un Producto en el Stock

Administra todos los productos de tu empresa de manera simple y centralizada en un solo lugar
Sistema para Empresas
Gestion de inventario y stock

¿Cuál es el mejor camino para resolver todos los problemas de administración de inventarios y stock de mi negocio?

¡El mejor camino, es empezar por el principio! :)

En este video te mostramos el proceso completo de creación de un producto.

Si estas aprendiendo a usar el programa, te recomendamos mucho verlo en su totalidad, y recién luego de verlo, recorrer el contenido presente en esta pagina:

 

Creacion de un producto tipo Estándar en la base de datos

Alta de un producto tipo Estándar

Recuerda que puedes administrar cuatro tipos de productos con el sistema de gestión de EGA Futura: 

  1. Estándar
  2. Servicio (no se administra stock), 
  3. Kit (Que es un conjunto de productos tipo estándar), y 
  4. Matriz (Productos con variedad como talle o color)

Para dar de alta un producto tipo estándar, desde el Explorador de Productos dale clic al botón Nuevo y en la siguiente ventana de selección de Tipo de Producto, debes dar clic en el botón Estándar

Se abrirá la ventana de registro de Nuevo producto como se ve a continuación:

‍Registro de Nuevo producto pestaña General
‍‍Registro de Nuevo producto pestaña General
Desde de esta ventana ingresarás la información referente al producto Nuevo que entrará en el stock de tu negocio.

El registro de Nuevo producto cuenta con varias pestañas:

Pestañas del registro de producto tipo estándar
‍Pestañas del registro de producto tipo estándar

Toda la información se organiza en pestañas con campos, casillas de verificación y botones para activar la funcionalidad del soft de gestión de EGA Futura, tu sistema de gestión comercial.

Importante: Todo lo que necesites saber sobre Alta de un Nuevo Producto, es decir cómo crear un Producto Nuevo o cómo cargar tus productos al stock, eso lo vemos en detalle en otro capítulo de este manual llamado Introducción a la gestión de productos.
Aquí conocerás que información de tus productos podrás almacenar en la base de datos del sistema
Aquí conocerás que información de tus productos podrás almacenar en la base de datos del sistema

Pestaña General

Empezaremos trabajando con la pestaña General.

Campo Código del Producto

La primera información que ingresarás es el Código del Producto.

Es un campo obligatorio. 

Lo reconoces porque tiene una marca color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío.

Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vacíos
‍Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vacíos

Debe contener alguna información para que se pueda guardar el registro en la base de datos:

Pestañas del registro de producto tipo estándar
‍Pestañas del registro de producto tipo estándar

Para dar de alta el registro de un producto, el código de producto tiene dos opciones de codificación:

  1. Automática, o
  2. Manual
El código de un producto puede ser ingresado manualmente, o generado de forma automática por el programa
‍El código de un producto puede ser ingresado manualmente, o generado de forma automática por el programa

Para que el código se genere de forma automática necesitas predeterminarlo desde configuración de la aplicación, desde el menú de configuración previamente al alta de productos:

Pestaña Codificación Automática de la ventana Configuración de la aplicación
‍Pestaña Codificación Automática de la ventana Configuración de la aplicación
Nota: El método preferido de codificación de registros es uno de los parámetros que debes establecer inicialmente, antes de comenzar a usar el software y la explicación de cómo hacerlo la encuentras en la sección de Codificación de Productos en Configuración de la Aplicación en este manual.

Si activas la función de generación automática del código de tus productos, el campo Código del Producto aparecerá bloqueado y en color gris.

La Codificación Automática te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un código a cada registro de tu base de datos
‍La Codificación Automática te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un código a cada registro de tu base de datos
Cada vez que comiences el alta de un nuevo producto, no podrás escribir ni modificar nada en él, ya que el sistema lo hará por ti, completando ese campo con el número consecutivo al código del último producto que hayas creado.

En caso de que no hayas predeterminado la codificación automática, al momento de dar de alta un nuevo producto, el campo aparecerá libre y podrás escribir un código en forma manual:

Código del producto
‍Código del producto
Códigos de Barras

Códigos de Barras

Puedes escribir en este campo el código de barras de tu producto. 

Este producto se agregará a tu comprobante cuando estés en el módulo de facturación y el lector de código de barras lea la etiqueta correspondiente.

Si deseas agregar más de una unidad del producto, debes ingresar la cantidad, luego el símbolo de asterisco y pasar el lector sobre la etiqueta
‍Si deseas agregar más de una unidad del producto, debes ingresar la cantidad, luego el símbolo de asterisco y pasar el lector sobre la etiqueta
Compatibilidad del soft con lectores de codigos de barra

Es importante decidir, previamente al alta de productos mediante codificación manual la elección de un esquema de códigos o nomenclatura que resulte útil para tu negocio.

Por ejemplo, un formato de código que te permita distinguir a qué categoría pertenece un producto con la simple lectura del código. 

Esto puede ser muy práctico cuando lo veas impreso en alguna etiqueta, listado, reporte o comprobante en el que no figure la descripción del producto.

Muy Importante: Los códigos manuales admiten números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos.

Ejemplo práctico

Para ilustrar con un ejemplo, supongamos que tu empresa vende ropa para damas y caballeros; ahora necesitas crear un nuevo producto.

Si lo que deseas es identificar rápidamente si la prenda es de dama o de caballero, a la hora de crear una codificación, una opción simple es usar una nomenclatura como CAB-00001 para codificar una prenda de hombre.

Esto te permitirá verificar con solo leer el código, que el producto es el número 1 de la sección de caballeros.

En cambio, si es un producto de dama, puedes usar, tal vez, un esquema como éste DAM-00001, refiriéndote por supuesto, a que es un producto de dama y que tiene el número 1. 

Puedes idear nomenclaturas más elaboradas, como CABCAL-00001 que podría significar: 

  • Producto de Caballero
  • Sección de Calzado
  • Artículo número 1.

Estas son solo unas ideas que te pueden facilitar el manejo de los productos de tu negocio. 

Es el momento de aprovechar tu ingenio para organizarse mejor, si elijes codificación manual :)

Es aconsejable mantener la misma cantidad de caracteres en los códigos creados, así el sistema podrá ordenar adecuadamente los registros
‍Es aconsejable mantener la misma cantidad de caracteres en los códigos creados, así el sistema podrá ordenar adecuadamente los registros

Si decidiste usar por ejemplo “CAB-00001”, siempre utiliza la misma cantidad de ceros ya que, si no usas el mismo formato, tu listado no se acomodará adecuadamente.

Es posible que al ordenar los productos según código, encuentres ubicado primero, al producto codificado “CAB-2” que al codificado “CAB-00001” y confusiones de esa naturaleza que podrían desorganizar tu stock.

Existe una tercera manera como lo puedes agregar, siempre y cuando la opción de generación automática no está activada. Puedes agregarlo por medio de un lector de código de barras.

Alta de código de barras usando lector

Compatibilidad del soft con lectores de codigos de barra

Para ingresar los códigos de barras al campo Código en el alta de un nuevo producto, lo que deberás hacer es, verificar que el cursor esté titilando sobre el campo Código y aproximar la etiqueta a tu lector de código de barras para que éste lo lea.

Códigos de barras en una etiqueta

¿Cómo asociar Productos con un código de barras? 

¿Quieres crear códigos de barras para tus productos? ¿O deseas ingresar el código de barras que viene del fabricante para poder darle lectura con un lector de código de barras para consultar el producto o para ingresarlo a un comprobante de venta?

¿Necesitas ingresar los productos al comprobante de venta mediante la lectura del código de barras? Encontrarás esta información en este manual, en el apartado Uso del Lector de Códigos de Barras.

¡Ahora es posible organizar los códigos de barras de mis productos!
¡Ahora es posible organizar los códigos de barras de mis productos!

Campo Comercio Electrónico

Esta función te permite publicar este producto en una tienda de comercio electrónico.

Solamente debes seleccionar la tienda que prefieras, de la lista desplegable y cada vez que actualices los datos de este registro, los datos se propagarán a la publicación de tu producto en la tienda de comercio electrónico.

Campo Comercio Electrónico
‍Campo Comercio Electrónico

Puedes elegir Ninguno si prefieres que este producto no sea publicado o necesitas retirarlo momentáneamente de la publicación.

La función que acabamos de describir, actualmente se encuentra en modalidad Beta, es decir solamente disponible a modo de prueba.

La misma será desarrollada en su versión completa, próximamente para que puedas aumentar tus ventas con esta beneficiosa herramienta:

Selección de Tienda
‍Selección de Tienda

Esta función te permitirá sincronizar tus existencias en el sistema, con lo que publicas en internet y así conseguir mayor cantidad de clientes y aumentar tus ventas. ¡Estará disponible muy pronto! 

Campo Descripción del Producto

Campo Descripción del Producto

La descripción del producto es la forma en la que quieras denominar a tu producto, para poder identificarlo.

Esta descripción la puedes desarrollar en tres campos con una cantidad limitada de caracteres cada uno (30 caracteres para que sea compatible con reportes y comprobantes impresos).

Cada campo representa una de las 3 líneas que será impresa, para ese producto, en cada comprobante de facturación.

Nota: En el caso de los reportes, listados e informes, solamente será impresa la primera línea de la descripción. Se recomienda identificar al producto solamente con la lectura de la primera línea y el resto sean detalles.

El primero, de los tres de la descripción, es un campo obligatorio

Lo reconoces porque tiene una marca color rojo en su extremo derecho.

Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío ya que debe contener alguna información para que se pueda guardar el registro en la base de datos:

Campo descripción producto
Campo descripción producto

Tienes dos opciones: 

  1. Descripción Fija, y 
  2. Descripción Variable.

Para cambiar entre ambos tipos de descripciones solo necesitas hacer clic sobre el botón Descripción Fija:

Botón descrión fija/ Variable
Botón descrión fija/ Variable

Una vez que hayas hecho clic sobre él podrás ver cómo cambia el nombre a Descripción Variable.

La diferencia entre ambos tipos de descripción es la que se detalla a continuación.

Descripción fija

Si dejas activo este botón como Descripción fija, tu sistema de gestión de EGA Futura siempre mostrará esa descripción para cualquier proceso en el que uses este producto.

Esta descripción no podrá ser modificada, excepto desde el registro del producto, modificando los datos del campo.

Descripción variable

En cambio, si dejas activado el botón como Descripción variable, el sistema te permitirá editar la descripción del producto al momento de generar una factura o un comprobante de venta. 

En algunos casos esto te podrá resultar muy práctico.

Administracion de contactos con proveedores de stock

Campo Proveedor

Ahora seleccionarás el Proveedor

Es un campo no obligatorio, por lo tanto el llenado es optativo.

Nota sobre la Habilitación del Campo

Este campo viene deshabilitado de forma predeterminada, en el programa recién instalado.

Para habilitarlo, lo harás desde el menú Configuración> Configuración de la aplicación, pestaña Productos.

Este parámetro es conveniente establecerlo inicialmente antes de comenzar a usar el software.

Aquí escribirás o seleccionarás el código del proveedor de este producto:

Campo Proveedor habitual del Producto
‍Campo Proveedor habitual del Producto

Aclaremos un detalle: un producto puede ser proveído por diferentes proveedores.

En esta opción ingresarás el código del proveedor que habitualmente te proporciona el stock de este producto, tu principal proveedor.

Para ingresar este dato en el sistema, puedes tipear el código de tu Proveedor.

El código debe ser el correcto, de lo contrario, cuando intentes guardar el producto, tu sistema te mostrará un mensaje para informarte que el código del proveedor no es válido:

‍Mensaje Código de Proveedor inválido

Solo necesitarás dar clic en el botón OK, escribir el correcto o elegirlo desde la ventana de selección de proveedores, presionando el botón con el signo (+) y entonces Guardar nuevamente.

¿No recuerdas el código de proveedor? 

¿Cómo se abre la ventana para elegir entre mis proveedores? 

¡Fácil! Siempre podrás hacer clic sobre el botón con el símbolo (+) que está junto al campo:

Botón abrir ventana de Selección de Proveedor
‍Botón abrir ventana de Selección de Proveedor

Y entonces aparecerá la ventana de Selección de Proveedores:

‍Ventana Selección de Proveedor
‍‍Ventana Selección de Proveedor

Desde aquí podrás seleccionar el proveedor que necesitas dando doble clic sobre el proveedor, o bien, clic sobre el proveedor y luego clic en el botón Seleccionar.

De esa forma quedó relacionado el Producto que estás dando de alta con su proveedor habitual.

Campo Rubro (Familias de Productos)

Los Rubros o Familias de productos son las categorías en las que vas a clasificar tu stock.

Nota: Es conveniente que los rubros ya estén creados antes del alta del primer producto, para acelerar la posterior carga de productos.

Desde el menú Productos > Explorador de Rubros, presionando el botón Nuevo ya estarás creando un nuevo rubro o familia de producto.

‍Al agrupar los productos en familias, la administración es más simple
‍Al agrupar los productos en familias, la administración es más simple

El siguiente paso será seleccionar la Familia o Rubro del producto:

Es un campo no obligatorio porque ya viene completo, de forma predeterminada con un rubro general, llamado Rubro Único:

Campo Rubro o Familia del Producto
‍Campo Rubro o Familia del Producto

Esta información permite organizar tu stock de la manera más conveniente según categorías que tú mismo puedes crear.

De manera similar al campo anterior referente al proveedor, puedes tipear el nombre del Rubro

Si no lo recuerdas, solo necesitas dar clic en el botón con el signo (+) ubicado a la derecha del campo. Y se abrirá el Explorador de Rubros:

Explorador de Rubros - Selección de Rubro
‍Explorador de Rubros - Selección de Rubro

Para agregar el Rubro al registro de tu producto, dale doble clic al rubro que elijas, de los que ves en el explorador, o lo seleccionas dando clic.

Luego debes hacer clic en el botón Seleccionar haciendo clic sobre él y después otro clic sobre el botón Seleccionar.

Adm de existencias de productos

Campo Existencia

La existencia es la cantidad de este producto, que posees actualmente disponible para la venta en tu stock o inventario.

De esta cantidad se irán descontando unidades, a medida que se vaya agregando el producto a los comprobantes de venta tipo Factura o Remito (albarán), que son los dos comprobantes que descuentan unidades del stock.

El dato de la existencia actual debes escribirlo en el campo Existencia:

Campo Existencia de Producto
‍Campo Existencia de Producto

A la derecha del campo Existencia verás dos campos llamados Mínimo y Máximo:

Campos para Establecer Máximo y Mínimo de Existencia
En estos campos establecerás parámetros que serán muy útiles para tus previsiones de compra
Algunas filas del explorador de productos aparecen coloreadas diferente a las demás.

Cuando veas algunas filas del explorador de productos señaladas en un color diferente al de las demás es un alerta de Existencia:

Fila Amarilla: Stock por debajo del mínimo. Fila Roja: existencia cero para ese producto
‍Fila Amarilla: Stock por debajo del mínimo. Fila Roja: existencia cero para ese producto

Si ves la fila coloreada de rojo es porque la existencia de ese producto es cero. Es decir, no hay producto en stock.

Si ves la fila coloreada de amarillo es porque la existencia en stock de ese producto está por debajo del mínimo que estableciste en el registro del producto. 

Es decir, la existencia actual de ese producto es inferior a la cantidad mínima de producto que querías tener en stock, este valor lo determinaste cuando completaste el campo mínimo en el registro del producto.

Stock minimo del producto

Campo Mínimo

Este campo es de llenado no obligatorio, por lo cual, puedes dejarlo vacío.

Es el campo donde debes establecer la cantidad mínima de producto, la cual apenas sea alcanzada por la disminución del stock vendido, deberá originar una nueva solicitud de compra a tu proveedor.

Sirve para que puedas hacer el pedido a tu proveedor con suficiente anticipación, de manera de no quedarte nunca sin unidades de este producto, disponibles para la venta.

Recuerda: A este campo se le puede habilitar un mensaje de Alerta de Stock Mínimo

Cuando factures una cantidad que te disminuya hasta el mínimo el stock de este producto, recibirás un mensaje del sistema anunciándote que has alcanzado el mínimo establecido. Así podrás generar el nuevo pedido al proveedor.

Predeterminadamente, el alerta de Stock mínimo alcanzado viene habilitado. 

Puedes desactivarlo desde el menú Configuración > Configuración de la aplicación > pestaña Ventas, deseleccionar la opción No mostrar advertencia de existencia insuficiente.

No mostrar advertencia de existencia insuficiente
‍No mostrar advertencia de existencia insuficiente
A través de los campos Máximo y Mínimo es posible hacer un control de stock más inteligente
‍A través de los campos Máximo y Mínimo es posible hacer un control de stock más inteligente

Campo Máximo

Este campo es de llenado no obligatorio, por lo cual puedes dejarlo vacío.

Es el campo donde debes escribir la cantidad máxima de producto que quieres conservar en stock.

Es útil para que puedas consultar esta información antes de realizar un pedido y demorar compras programadas, de este producto, a tu proveedor, cuando todavía hay suficiente cantidad en tu stock.

De esta manera, evitas un gasto de dinero que podrás hacer después, cuando sea necesario, y derivar ese dinero hacia una inversión más estratégica.

Además, es posible que, de determinados productos, te convenga no tener más de cierta cantidad, por cuestión de caducidades, cambio de temporada, pérdida de garantías o por cualquier otra razón dependiendo el rubro o giro de tu compañía.

Verificando Existencia de un producto desde el Explorador de Productos

Sobrevolando el icono de Existencia  del producto aparecerá un mensaje que informa Existencia actual, máxima y mínima:

Explorador de productos -  Icono Existencia del producto
Explorador de productos -  Icono Existencia del producto‍
Número de Serie del Producto

Número de Serie del Producto

Para los productos que llevan número de serie, puedes activar una opción que permitirá al momento de vender ese producto, registrar su número de serie.

El sistema de gestión de EGA Futura te habilitará un campo para ingresar al número de serie del artículo que estás por entregarle a tu cliente.

Con EGA Futura es posible controlar números de serie y fechas de vencimiento fácilmente
‍Con EGA Futura es posible controlar números de serie y fechas de vencimiento fácilmente

Entonces, realizas la lectura del número de serie de la unidad que estás vendiendo, de forma que no habrá posibilidad de equivocarse de producto.

Dicho ese número aparecerá impreso en el comprobante de venta que estés confeccionando.

El número de serie da origen a la extensión de garantías, por eso es importante que sea ingresado con precisión.

Nota: Se cometen más errores eligiendo un número de serie seleccionándolo desde una lista que tipeándolo. Por eso, la forma inequívoca de identificar el producto es escribiendo el número de serie de la unidad que estás teniendo a la vista.

Para habilitar la pregunta del número de serie deberás activar la opción Preguntar Número de Serie al facturar haciendo clic en la casilla de verificación (checkbox) de la izquierda:

Preguntar Número de Serie del Producto al Facturar
‍Preguntar Número de Serie del Producto al Facturar
Nota: Recuerda que el momento de ingresar el número de serie es en el momento de la facturación del producto, cuando lo estás agregando a un comprobante de venta. Recién entonces el sistema te pedirá que escribas el número de serie.

No hay base de datos para guardar los números de serie con anticipación. Sí hay base de datos para almacenar los números de serie de los productos vendidos.

Puedes consultarla mediante el reporte de productos vendidos según número de serie.

Fecha de Vencimiento del Producto

La última opción de la pestaña General del registro de un Producto es Preguntar Fecha de Vencimiento al facturar:

Preguntar Fecha de Vencimiento al Facturar
‍Preguntar Fecha de Vencimiento al Facturar
Fecha de vencimiento producto

Para activarla tendrás que hacer clic en la casilla de verificación correspondiente.

Cuando esta opción ha quedado activada al momento de facturar este producto, tu sistema de gestión de EGA Futura te preguntará cual es la fecha de vencimiento de cada unidad de los productos de este tipo que estás incluyendo en el comprobante. 

La información se imprimirá en la factura.

Pestaña Precios

Gestion de precios en la app

En esta pestaña podrás registrar el costo de compra, porcentajes de ganancia o utilidad y precios de venta del producto.

También ingresas aquí, la moneda en la que se expresan los precios, descuentos automáticos y los impuestos para este producto.

Todos los campos son de llenado no obligatorio, es decir, puedes crear un registro sin precio, este dato podrá ser completado posteriormente cuando lo consideres conveniente. 

Nota: Los campos Precio pueden ser completados o modificados directamente desde el explorador de productos activando el botón Edición avanzada y dando doble clic directamente sobre la celda del precio que se desea modificar.

Campo Costo

Costo o coste: Es el precio que pagaste al comprar este producto a tu proveedor.

Podrás ingresar el costo de compra del producto en el campo Costo señalado en la siguiente imagen.

Es un campo no obligatorio:

‍Campo Costo del Producto
‍‍Campo Costo del Producto
Porcentaje de Utilidad y Precio

Campos Porcentaje de Utilidad y Precio

Podrás ingresar hasta cinco diferentes porcentajes de utilidad, que tú podrás establecer para que se genere el precio de venta.

A los porcentajes, los escribirás en los campos ubicados inmediatamente a la derecha del campo costo.

Cada uno formará parte de una lista de precios diferente, son los que se muestran en la siguiente imagen:

‍Campos Porcentaje de Utilidad o de Ganancia sobre el Costo
‍‍Campos Porcentaje de Utilidad o de Ganancia sobre el Costo

El porcentaje de utilidad se aplicará sobre el costo, es el margen de ganancia que quieras obtener por sobre el precio de costo, dándote como resultado el precio de venta del producto. 

Ejemplo práctico

Si tu producto tiene un costo de 100 y le aplicas un porcentaje de utilidad de 20%, el precio de venta se calculará automáticamente y será de 120. 

A este precio de venta, luego se le adicionarán los impuestos de venta, cuando el producto sea vendido.

Nota: Una vez que escribas el porcentaje de utilidad, el campo Precio de venta se completará de forma automática y dicho campo quedará habilitado.
Completando el Porcentaje de Utilidad se habilita el Campo Precio de Venta del Producto
‍Completando el Porcentaje de Utilidad se habilita el Campo Precio de Venta del Producto
Recuerda: Si modificas el Costo del producto, el porcentaje de utilidad que hayas establecido se aplicará sobre el costo modificado y mostrará un nuevo precio de venta.

El Precio del producto es el precio de venta que te pagará tu cliente por comprar tu producto. Es el precio que aparecerá en los comprobantes de venta y listados de precio.

Si realizas una modificación en el campo Precio, producirá un ajuste del porcentaje de utilidad de acuerdo al costo del producto. El costo no se modificará, porque es un dato que tú estableces.

Es decir, puedes establecer el porcentaje de utilidad, si lo deseas, pero también puedes modificar libremente el Precio de Venta sin que el costo sea modificado y el porcentaje de utilidad se recalculará automáticamente.

La función Porcentaje de Utilidad viene activada de forma predeterminada cuando instalas el software por primera vez.

Puedes desactivarla desde el menú Configuración > Configuración de la aplicación, pestaña Productos. 

Podrás definir el esquema de cálculo de precios que más se adapte a tu negocio
‍Podrás definir el esquema de cálculo de precios que más se adapte a tu negocio

En este caso solamente  quedarán habilitados los campos Costo y Precio del Producto y no habrá relación entre ellos, podrán contener los valores que tú indiques libremente.

Campo Código de Descuentos Automáticos

Campo Código de Descuentos Automáticos

Otra opción interesante con la que cuenta tu sistema StockBase POS es el uso de descuentos automáticos.

Sirve entre otras posibilidades, para administrar de forma automática los descuentos por ventas mayoristas (al por mayor).

Consiste en la asignación de un esquema de distintos descuentos que se van aplicando sobre el precio de venta de producto a medida que se van alcanzando determinadas cantidades de producto vendido en una misma operación.

Ejemplo de como aplicar un descuento

Ejemplo practico

Supongamos, hasta las 11 unidades vendidas se usa el precio de venta de la lista normal, y a partir de que se vende la unidad número 12, en una misma venta se aplica el primer descuento a todas las unidades de ese producto:

  • Si se facturan 11 unidades es el precio normal, 
  • Si se venden 12, se aplica un 5% de descuento (o el porcentaje que esté determinado para aplicarse al alcanzarse la primera cantidad)

Así pueden establecerse 5 niveles o cantidades de Unidades de Producto Vendido que, al ser alcanzadas, dispararán el descuento establecido sobre el precio del producto:

‍Ventana Alta de Nuevo esquema de Descuentos Automáticos del Explorador de Descuentos Automáticos (menú Productos).
‍Ventana Alta de Nuevo esquema de Descuentos Automáticos del Explorador de Descuentos Automáticos (menú Productos).

Estos distintos esquemas de descuentos por cantidades deben haber sido creados con anticipación desde el Explorador de descuentos automáticos.

Se accede desde el menú Productos > Explorador de descuentos automáticos, presionando el botón Nuevo, se abre la ventana para la creación de un nuevo esquema que luego podrá ser aplicado a cada producto que quieras.

Desde la pestaña Precios en el registro del producto, lo que se hace es la asignación de uno de los esquemas de Descuentos automáticos.

Para poder elegirlo deberás ingresar el código de dicho descuento o dar clic en el botón con signo (+) junto al campo, tal como puedes ver en la siguiente imagen:

Campo para asignar esquema de Descuentos Automático
‍Campo para asignar esquema de Descuentos Automático

Se abrirá la ventana desde donde haremos la selección y asignación del esquema de Descuentos Automáticos que vemos a continuación:

‍Ventana de Selección de Descuentos Automáticos
‍Ventana de Selección de Descuentos Automáticos‍

Campo Moneda

En este campo debes seleccionar, del menú desplegable, la moneda en la que están expresados los precios de este producto:

Campo Moneda
Campo Moneda

No todos los productos se compran y venden en la misma moneda. 

En rubros como los aparatos electrónicos, normalmente se importan y se compran en otro tipo de cambio.

El sistema de facturación de EGA Futura es Multi-Monetario
El sistema de facturación de EGA Futura es Multi-Monetario

Si si necesitas registrar los precios del producto en una moneda distinta a la predeterminada, debes seleccionar esta moneda desde la lista desplegable, como has visto en la imagen anterior.

Cuando llegue el momento de ingresar este producto a un comprobante, al realizar la venta, el sistema calculará el precio de venta para poder expresarlo en la moneda de facturación.

También si deseas asignar una condición de venta distinta, según la forma de pago preferida para este producto, debes seleccionarla de esta lista. 

Así, cuando este producto ingrese a la factura, su precio será calculado con los parámetros establecidos para esa forma de pago.

Para realizar este cálculo se usarán los datos de tipo de cambio que estén almacenados en el módulo de Condiciones de venta.

Allí se establecen las diferentes monedas que utilizas en el programa y el tipo de cambio vigente:

Alta de moneda o Condición de venta y Tipo de cambio abriendo el Explorador de Condiciones de Venta
Alta de moneda o Condición de venta y Tipo de cambio abriendo el Explorador de Condiciones de Venta

Campo Impuesto a la Venta

Campo Impuesto a la Venta

En este caso, según el país para el que hayas predeterminado el programa, al inicio de la configuración, verás el nombre del impuesto a la venta correspondiente.

El campo toma el nombre según el país ejemplos: 

  • IVA, en los siguientes países: Argentina, Bolivia, Colombia, Chile, Ecuador, El Salvador, España, Guatemala, México, Nicaragua, Paraguay, Uruguay, Venezuela; 
  • IV en Costa Rica; 
  • IGV en Perú; 
  • ISV en Honduras; 
  • ITBMS en Panamá; 
  • IVU en Puerto Rico; 
  • ITBIS en República Dominicana; 
  • IPI, ICMS, ISS en Brasil.
Nota: Este impuesto se aplica sobre el precio de venta del bien o del servicio, en el momento en que se vende un bien o presta un servicio. El porcentaje a aplicar varía según el país y el tipo de producto o servicio.
El sistema te permite trabajar con impuestos propios para cada producto
‍El sistema te permite trabajar con impuestos propios para cada producto

El organismo de recaudación tributaria de cada país establece un porcentaje general, tasas reducidas y tasas particulares para categorías o productos particulares.

En el software de gestión de EGA Futura, la tasa general del impuesto se predetermina desde Configuración de la aplicación y ese porcentaje se aplica a todos los productos del Stock. 

Puede ser modificado ingresando al menú configuración > configuración de la aplicación, pestaña general:

Configuración de la aplicación, pestaña general
Configuración de la aplicación, pestaña general

Para establecer porcentajes diferentes, en los productos en los que aplican tasas distintas a la general, se usa el Campo de impuesto a la venta de la pestaña Precios del registro del producto que se señala en la próxima imagen.

El campo llevará el nombre propio del impuesto según el país y mostrará la tasa predeterminada.

La misma podrá ser cambiada simplemente escribiendo el porcentaje que le corresponde a ese producto en concepto de Impuesto a la venta.

Este impuesto se aplicará al precio de venta en el momento que el producto sea vendido:

‍Campo Impuesto a la Venta
‍Campo Impuesto a la Venta‍
Comision por venta

Pestaña Comisiones

En este sector deberás decidir qué clase de comisiones por venta otorgará este producto a tus vendedores.

Para aprender a administrar las comisiones de un producto en particular, sigue las instrucciones detalladas aquí.

Administración de comisiones de un producto
‍Administración de comisiones de un producto

Pestaña Campos Genio

Los campos genio te dan la posibilidad de adaptar el diseño de la base de datos a tu empresa. Visita esta página para comenzar a usar campos personalizados ahora.

Campos Genio de un producto
Campos Genio de un producto

Imagen del producto de stock

Pestaña Imagen

Desde esta pestaña puedes adjuntar una o varias imágenes a un mismo producto.

Es posible también verlas al momento de facturar, y aquí aprenderás detalladamente como funciona esta parte del sistema.

Puedes seleccionar la casilla de verificación para mostrar imagen al facturar
Puedes seleccionar la casilla de verificación para mostrar imagen al facturar

Pestaña Observaciones

La pestaña observaciones ofrece una amplia área de texto para escribir todas las anotaciones relacionadas con el producto.

Conoce aquí las diferentes prestaciones que te puede dar esta característica.

Pestaña Observaciones del Registro de un Producto
Pestaña Observaciones del Registro de un Producto

Pestaña Sustitutos

Cuando estés facturando un producto del cual no hay existencias disponibles, el sistema te ofrecerá sustitutos que podrían reemplazarlo.

Esto te da la posibilidad de no perder ventas, y aquí encontrarás más detalles para poder implementar esto en tu negocio.

Pestaña de productos Sustitutos
‍Pestaña de productos Sustitutos

Pestaña Código de Barras

Desde esta pestaña puedes dar de alta códigos de barras adicionales para tus productos:

Campos Códigos de Barras del producto
‍Campos Códigos de Barras del producto

Habrá ocasiones en las tengas un producto que cuenta con varias etiquetas con códigos de barras distintos.

Compatibilidad del soft con lectores de codigos de barra

Por ejemplo, si el producto que vas a ingresar a tu base de datos ha sido importado, es posible que el fabricante le haya puesto una etiqueta, el importador otra etiqueta y además es posible que tú también le pongas una etiqueta más.

Pensando en esto, tu sistema de gestión de EGA Futura te ofrece la posibilidad de registrar varios códigos de barra para un mismo producto.

De esta forma, al momento de la facturación, podrás hacer referencia a ese producto, accionando el lector de código de barras sobre cualquiera de las etiquetas que tenga el paquete. 

Esto te facilitará mucho el manejo de ese producto y evitará confusiones.

Es posible asociar varios códigos de barra a un mismo artículo del stock
‍Es posible asociar varios códigos de barra a un mismo artículo del stock
¿Cómo puedes ingresar estos códigos adicionales al registro del producto?

¿Cómo puedes ingresar estos códigos adicionales al registro del producto?

¡Muy sencillo! 

Deberás hacer clic sobre el primer campo vacío, después solo necesitas accionar el gatillo del lector y automáticamente se ingresará el código de la etiqueta. 

Bastará con que repitas la operación posicionando el cursor en cada uno de campos para cada código adicional.

Es muy importante que selecciones el tipo de codificación que corresponda a la etiqueta. Lo haces desplegando la lista que aparece junto al campo donde ingresarás los códigos, como verás en la siguiente imagen:

Selección del tipo de código de barras
‍Selección del tipo de código de barras

Una vez que hayas proporcionado la información del código y el tipo de codificación, podrás hacer clic sobre el botón Imprimir Etiquetas que aparece a la derecha de cada campo donde se guardan los códigos de barras.

Botón imprimir etiqueta de código de barras
‍Botón imprimir etiqueta de código de barras

Se abre la ventana para editar la impresión de la etiqueta:

Ventana impresión de etiquetas
‍Ventana impresión de etiquetas

Desde esta ventana podrás teclear la Cantidad de etiquetas que se imprimirán. 

Además podrás desplegar la lista Formato y seleccionar el formato que presentará la etiqueta al momento de imprimirse:

Lista de selección de formatos de etiquetas.
‍Lista de selección de formatos de etiquetas.

Una vez que hayas elegido los parámetros podrás hacer clic sobre el botón Imprimir para generar la etiqueta.

Aparecerá entonces la ventana de impresión:

Ventana impresión
‍Ventana impresión
Ventana impresión

Ventana impresión

Desde esta ventana podrás elegir entre guardar la etiqueta en formato de Word, Excel, TXT, HTML, PDF, imprimir directamente el documento o generar una vista previa de la etiqueta desde donde también te permite imprimir. 

Para más información sobre esta ventana, por favor ve a la sección Reportes de este mismo manual.

Pestaña Promoción

Es posible establecer precios diferentes para fechas puntuales, y aquí te explicamos como hacerlo:

Pestaña Promoción del Registro de un Producto.
Pestaña Promoción del Registro de un Producto

Botones del registro de un nuevo Producto

Los Registros de los Productos cuentan con tres botones, pero cuando estamos dando de alta un Nuevo Producto encontrarás cinco botones disponibles.

Todos con una funcionalidad importante. 

Verás cada botón y su función. En la siguiente imagen vemos el registro de un Nuevo Producto, los dos botones adicionales están señalados con flechas, el botón Tipo y el botón Autocopiar:

El Registro de un Nuevo producto tiene cinco Botones disponibles.
El Registro de un Nuevo producto tiene cinco Botones disponibles.‍
El botón Autocopiar te permite ahorrar una inmensa cantidad de tiempo en el ingreso de información a tu Base de Datos
‍El botón Autocopiar te permite ahorrar una inmensa cantidad de tiempo en el ingreso de información a tu Base de Datos
Opcion para guardar info en la base de datos del programa

Botón Guardar

El botón Guardar se habilita cuando se han completado la totalidad de campos obligatorios en un registro nuevo.

En el caso del registro de un Nuevo Producto, los campos obligatorios son dos: Código y Descripción del producto.

Al presionar este botón, el Producto queda grabado en la base de datos del software. Incluyendo todos los datos que se fueron completando en cada campo de todas las pestañas del Registro del producto.

No es necesario presionar el botón cada vez que se ingresa un dato. Lo más práctico es completar los datos de todas las pestañas, en los campos que sean necesarios y luego, al finalizar, presionar en botón Guardar.

Botón Guardar en el Registro de un Nuevo Producto graba todos los datos en la base de datos
‍Botón Guardar en el Registro de un Nuevo Producto graba todos los datos en la base de datos

Botón Cancelar

Si, por algún motivo, deseamos descartar el registro que estamos dando de alta e interrumpir el proceso de carga de este producto, presionando el botón Cancelar se cierra el registro de nuevo producto y ningún dato de este producto será guardado en base de datos.

Botón Cancelar en el Registro de un Producto descarta el registro sin guardar ningún dato que se haya escrito
‍Botón Cancelar en el Registro de un Producto descarta el registro sin guardar ningún dato que se haya escrito

Botón Ayuda

Presionando el botón Ayuda se accede al Manual de usuario online.

Botón Ayuda en el Registro de un Producto brinda un acceso directo al Manual del Usuario
‍Botón Ayuda en el Registro de un Producto brinda un acceso directo al Manual del Usuario

Botón Tipo de Producto

Permite que elijas el tipo de producto al iniciar la carga de un nuevo registro.

Recuerda que hay cuatro Tipos de productos disponibles: 

  1. Estándar, 
  2. Servicio, 
  3. Kit, y 
  4. Matriz.

Todos los tipos de producto se dan de alta mediante el Registro de nuevo producto, pero cada Tipo diferente tiene algunas pestañas con campos exclusivos que almacenan datos relevantes para ese tipo en particular.

Botón Tipo en el Registro de un Nuevo Producto permite cambiar el Tipo de producto
‍Botón Tipo en el Registro de un Nuevo Producto permite cambiar el Tipo de producto

Al presionar el botón Tipo, se abrirá la ventana de Selección de Tipo de producto, desde donde presionarás el botón correspondiente al que deseas dar de alta, y se abrirá un Registro de nuevo producto con los campos y pestañas exclusivos.

Ventana de Selección de Tipo de Producto
Ventana de Selección de Tipo de Producto‍
Botón Autocopiar

Botón Autocopiar

Cuando estés dando de alta gran cantidad productos que contienen datos similares en sus campos, salvo pequeñas variaciones, podrás evitar que la tarea sea pesada y repetitiva.

Una vez que presionas el botón Autocopiar éste queda activado. 

De este modo podrás dar de alta todos los registros similares, y al finalizar, puedes desactivarlo.

Botón Autocopiar del registro de Nuevo Producto
‍Botón Autocopiar del registro de Nuevo Producto

Cómo se usa

Presiona el botón Autocopiar y, una vez que hayas cargado los datos completos de un producto, al presionar el botón Guardar, ese registro quedará almacenado en base de datos.

La ventana para el Alta de otro Nuevo producto seguirá abierta con todos los datos idénticos al último registro que hayas cargado.

La función Autocopiar te permite crear varios registros similares, ahorrando tiempo en el ingreso de datos
‍La función Autocopiar te permite crear varios registros similares, ahorrando tiempo en el ingreso de datos

Solamente debes:

  1. Asignarle un código al nuevo producto.
  2.  Si cuentas con la función Codificación automática activada, este paso no es necesario, ya que el sistema asignará automáticamente, al producto, el siguiente código consecutivo.
  3. Modificar los campos que contengan un dato distinto a lo que vino autocopiado del registro anterior.
  4. Presionar el botón Guardar para grabar el registro y comenzar con el siguiente.
Nota: esta función es de gran utilidad en la carga inicial de productos al sistema, cuando la tarea de Alta de Productos es intensa, podrás optimizar tu tiempo al máximo. 
Registro de Nuevo Producto - Botón Autocopiar Desactivado
‍Registro de Nuevo Producto - Botón Autocopiar Desactivado
Registro de Nuevo producto – Botón Autocopiar Activado
Registro de Nuevo producto – Botón Autocopiar Activado
Modificación de los datos en la app

Modificación de los datos de un Producto del stock

La forma de visualizar la totalidad de los datos guardados en el registro de un producto, con la posibilidad de modificar cualquiera de esos datos, es:

  • Seleccionar el producto deseado en el Explorador de productos, y
  • Presionar el botón Modificar.
Modificación de un producto
Modificación de un producto
Nota: es importante recordar que el sistema de gestión de EGA Futura te da la posibilidad de modificar tus productos directamente desde el explorador de productos, dando doble clic sobre la celda del dato que deseas modificar, si tienes habilitado el modo de Modificación Rápida (Activado el icono del Mago).

Si el botón de Modificación Rápida está desactivado, cuando le demos doble clic sobre el producto que figura en el explorador, se abrirá el Registro del Producto, desde donde también se podrán realizar modificaciones.

Encontrarás una explicación detallada sobre el tema en este manual, en el apartado de Modificación Rápida en Exploradores.

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¿Este software incluye soporte técnico gratuito?

Claro que sí. 

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas. Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad :)

¿Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema ERP en la nube.

¿Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

¿Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

Ya he descargado el programa... ¿Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

No me llega la licencia por correo de la Edición Gratis... ¿Qué hago?

Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

¿Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

¿Qué incluye la Licencia Perpetua de la Edición Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:

1. Esta licencia no vence nunca,
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3. Tiene actualizaciones del sistema gratis de por vida.

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