Actualizado en
2024

Codificación Automática de registros en la Base de Datos

Automatiza la generación de códigos de diferentes registros en la base de datos para tener una administración más ordenada
Sistema para Empresas

¿Cómo lograr que los códigos de los registros del sistema se generen de manera automática?

Todos los registros de tu base de datos (productos, clientes, proveedores, cajeros, proveedores, etc.) serán identificados un código único.

Tienes la posibilidad de asignar este código de forma manual  y alfanumérica, escribiéndolo cada vez que crees un nuevo registro, o puedes elegir la codificación automática y que tu sistema se encargue de la codificación numérica y correlativa de cada nuevo registro.

Establece el formato de codificación de registros más cómodo para tu negocio
‍Establece el formato de codificación de registros más cómodo para tu negocio

Eso puede hacerlo desde la pestaña Cod. Automática de la ventana Configuración de la aplicación:

Pestaña Codificación Automática de la ventana Configuración de la aplicación
Pestaña Codificación Automática de la ventana Configuración de la aplicación

Desde la pestaña “Cod. Automática” vas a configurar las características que desees que tenga el código que asignará la aplicación.

En la siguiente imagen verás que la pestaña “Codificación automática” cuenta con tres columnas:

  1. En la columna izquierda puedes seleccionar el tipo de registro  a codificar automáticamente, mediante una casilla de verificación (“Clientes”, “Proveedores, “Vendedores”, etc.).
  2. En la columna del centro seleccionarás la “Longitud del Código (en dígitos)” es decir, la cantidad de caracteres que tendrá el código.
  3. Y en la columna de la derecha “Próximo Código” vas a tipear el primer número que se asignará al próximo registro que será creado y a partir de ese, cada registro nuevo tendrá su código numérico correlativo al último creado.

Nota: Cada tipo de registro guarda su propia correlatividad numérica de codificación automática.

Pestaña Codificación Automática en la ventana de Configuración de la aplicación
‍Pestaña Codificación Automática en la ventana de Configuración de la aplicación

Vamos a ilustrar con un ejemplo: Supongamos que deseas que el sistema únicamente genere automáticamente los códigos de tus “Clientes”, “Proveedores” y “Productos”.

Y quieres manejar la siguiente cantidad de caracteres en los códigos automáticos:

  • 6 dígitos para Clientes: Vamos a tener un máximo de 999999 clientes,
  • 3 dígitos para Proveedores: máximo 999 proveedores
  • 8 dígitos para Productos: podrás administrar 99999999 productos. Pero supongamos también que, en el caso de los productos estamos migrando desde otro sistema en el que ya tenemos una codificación iniciada y vamos por el código 853 y para evitar confusiones queremos continuar a partir de ese número. Veamos cómo se hace.

Para definir la codificación que establecimos para Clientes debes:

  1. Dar clic en la casilla de verificación de Clientes;
  2. En el campo Longitud de Código (en dígitos), elegir el número 6 de la lista desplegable (longitud: 6 caracteres)
  3. Tipear el número 1 en el campo Próximo Código, indicando, de esta forma, que el próximo código de Cliente que será asignado es el 000001.

En la siguiente imagen podrás ver cómo quedó establecida la codificación automática de clientes:

Establece la codificación automática de cliente
‍Establece la codificación automática de cliente

Para configurar el código automático de tus proveedores vas a hacer algo similar:

  1. Activarás la casilla de verificación Proveedores”; luego
  2. Seleccionarás una Longitud del Código (en cantidad de dígitos), en este caso esperamos tener hasta 999 proveedores, así que seleccionaremos como longitud máxima 3; finalmente,
  3. Tipearás el número “1” en el campo Próximo Código, indicando, de esta manera, que el próximo  proveedor que des de alta llevará el código automático: 001.

En la siguiente imagen podrás ver cómo quedó establecida la codificación automática de proveedores:

Establece la codificación automática de proveedores
‍Establece la codificación automática de proveedores

Nos falta configurar el código de los “Productos”. Mencionamos que se desea que el sistema genere codificaciones de hasta 99999999 productos empezando desde el número 854.

Los pasos son:

  1. Darás clic en la casilla de verificación Productos,
  2. Seleccionarás Longitud del Código (en dígitos) de 8
  3. En el campo Próximo Código tipearás el número 854. El próximo nuevo producto llevará el código 00000854.

En la siguiente imagen podrás ver cómo quedó establecida la codificación automática de Productos:

Establece la codificación automática de productos
‍Establece la codificación automática de productos

Con esta configuración lograrás que que el primero de los “Productos” que des de alta en el sistema, tenga el código 00000854.

Los siguientes productos tendrán una codificación correlativa, la numeración del código de cada nuevo producto se incrementará en uno.

La Codificación Automática te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un código a cada registro de tu base de datos
‍La Codificación Automática te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un código a cada registro de tu base de datos

Campo Formato de códigos de barras

Desde la pestaña “Codificación Automática” también vas a fijar el Formato predeterminado de los “Códigos de Barras” que ingresarás en tu sistema.

Para poder definir ese parámetro darás clic en “Códigos de Barra” y seleccionarás el formato que requieras en la lista desplegable “Formato predeterminado”.

Formato de Códigos de barras
‍Formato de Códigos de barras

Alta de un Nuevo registro con codificación automática

Cuando des de alta algún registro (Clientes, proveedores, vendedores, cajeros o productos), al que previamente hayas predeterminado para codificarse automáticamente, en la pestaña “General” del Registro Nuevo, encontrarás bloqueado  al campo “Código” bloqueado, y notarás que el sistema ya habrá puesto el código por ti.

Puedes verlo, a modo de ejemplo, en la siguiente imagen de la ventana Nuevo Cliente:

Registro de Nuevo Cliente con codificación automática - Campo código bloqueado por asignación automática de código
‍Registro de Nuevo Cliente con codificación automática - Campo código bloqueado por asignación automática de código

A continuación, se muestra una imagen del “Explorador de Productos” en la que verás 4 productos con una codificación automática de 10 dígitos iniciando en el código 0000000001:

Explorador de Productos: Columna Código de Producto con códigos generados de manera automática por la aplicación ERP
Explorador de Productos: Columna Código de Producto con códigos generados de manera automática por la aplicación

Las características que llevarán los códigos automáticos o manuales de tus registros dependerá de la estrategia de tu negocio o si estás migrando de algún otro sistema de gestión empresarial. 

En cualquier siempre podrás adaptar los códigos de tus registros a tus necesidades

Botón Aceptar

Cuando hayas finalizado Toda la Configuración, es decir, una vez que hayas elegido todas tus preferencias en cada una de  las pestañas de la ventana de Configuración de la Aplicación, no olvides presionar el botón aceptar, que ves al pie de la ventana,  para que los cambios se graben. 

El programa se cerrará  para que se guarden tus preferencias. Cuando lo vuelvas a abrir estará configurado con las opciones que indicaste.

El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)
‍El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)
Configura y personaliza el sistema para adaptarlo a la forma de trabajo de tu empresa
‍Configura y personaliza el sistema para adaptarlo a la forma de trabajo de tu empresa
El Software de Gestión Comercial para Windows de EGA Futura se distribuye en dos Ediciones: Gratis y Power.
La funcionalidad
Codificación Automática de registros en la Base de Datos
se encuentra en la Edición Power, y aquí encontrarás un cuadro comparativo.

¿Sabías que EGA Futura tiene para ofrecerte dos productos de software diferentes para Potenciar tu Empresa?

Por un lado, contamos con un sistema de gestión comercial para Windows, con Ediciones Power y Gratis.

😍 Y por otro lado tenemos un software de gestión empresarial en la Nube, con tecnología mucho más potente.

Todo lo que has visto aquí en este documento, son instrucciones relacionadas a nuestro sistema Windows
A continuación, te compartimos algunos tutoriales sobre nuestra plataforma en la Nube, para que la puedas conocer ☁️

Cómo se organiza la Base de datos en EGA Futura? Qué son los Objetos, Registros y Campos?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2024
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Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial vas a aprender cómo se organiza, se almacena y se organiza la información dentro de la Plataforma EGA Futura, y cuáles son sus principales componentes (Organización, Aplicación, Objeto, Campo y Registro).
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Cómo usar las Vistas de listas para trabajar con información de la base de datos?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
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Interfaz de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial aprenderás el funcionamiento básico de las listas para poder trabajar con la información en la base de datos de la Plataforma EGA Futura.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Qué es el Propietario de un registro en la Base de datos?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
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Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial vas a aprender que es el Propietario de un registro, y como este esquema de seguridad nos permite mantener la gobernabilidad de la información que generemos en nuestra empresa.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Cómo adjuntar o vincular un registro de la base de datos a una publicación de Chatter?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
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EGA Futura Habitat
En este tutorial aprenderás a agregar en tus publicaciones de Chatter vínculos para previsualizar y acceder a elementos que existen como registros en la base de datos, tales como cuentas, contactos, documentos, activos, reportes y más.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Cómo relacionar un Correo con una empresa, Contacto o cualquier otro registro de la Base de datos?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
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EGA Futura 365
En este tutorial vamos a aprender cómo asociar un registro de la base de datos (de cualquier tipo) a un correo electrónico.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial
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💎 Este software incluye soporte técnico gratuito?

Claro que sí. 

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad‍ 🎉

☕️ Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema de gestión empresarial en la nube.

📱 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un sistema ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

🔥 La Edición Power se integra con eCommerce y funciona en teléfonos?

La Edición Power de nuestro sistema de gestión comercial para Windows solo puede ejecutarse en PCs con Windows.

Si necesitas acceder al sistema de gestión desde teléfonos, tabletas, ordenadores de Apple (Mac), o cualquier otro dispositivo conectado a internet, debes usar nuestro software en la nube.

La integración con comercio electrónico es manual, siendo el camino recomendado para vender en Internet nuestro sistema en la nube. Todo está explicado aquí.

🔑 Ya he descargado el programa... Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

💌 No me llega la licencia por correo de la Edición Gratis... Qué hago?

Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

En este lugar te damos más alternativas para poder acceder a tu licencia.

Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

🔑 Qué incluye la Licencia Perpetua de la Edición Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:

1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
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Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.

¿Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

Por supuesto, esa información la vas a poder acceder desde este lugar.

Soporte Técnico de EGA Futura
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Si luego de navegar por toda nuestra documentación técnica y tutoriales necesitas hacer una consulta concreta sobre el sistema, estamos aquí para responderte.

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