Actualizado en
2019

Codificaci贸n Autom谩tica de registros en la Base de Datos

Automatiza la generaci贸n de c贸digos de diferentes registros en la base de datos鈥坧ara鈥坱ener鈥坲na鈥坅dministraci贸n鈥坢谩s鈥坥rdenada
Sistema para Empresas

驴C贸mo lograr que los c贸digos de los registros del sistema se generen de manera autom谩tica?

Todos los registros de tu base de datos (productos, clientes, proveedores, cajeros, proveedores, etc.) ser谩n identificados un c贸digo 煤nico.

Tienes la posibilidad de asignar este c贸digo de forma manual  y alfanum茅rica, escribi茅ndolo cada vez que crees un nuevo registro, o puedes elegir la codificaci贸n autom谩tica y que tu sistema se encargue de la codificaci贸n num茅rica y correlativa de cada nuevo registro.

Establece el formato de codificaci贸n de registros m谩s c贸modo para tu negocio
鈥岴stablece el formato de codificaci贸n de registros m谩s c贸modo para tu negocio

Eso puede hacerlo desde la pesta帽a Cod. Autom谩tica de la ventana Configuraci贸n de la aplicaci贸n:

Pesta帽a Codificaci贸n Autom谩tica de la ventana Configuraci贸n de la aplicaci贸n
Pesta帽a Codificaci贸n Autom谩tica de la ventana Configuraci贸n de la aplicaci贸n

Desde la pesta帽a 鈥淐od. Autom谩tica鈥 vas a configurar las caracter铆sticas que desees que tenga el c贸digo que asignar谩 la aplicaci贸n.

En la siguiente imagen ver谩s que la pesta帽a 鈥淐odificaci贸n autom谩tica鈥 cuenta con tres columnas:

  1. En la columna izquierda puedes seleccionar el tipo de registro  a codificar autom谩ticamente, mediante una casilla de verificaci贸n (鈥淐lientes鈥, 鈥淧roveedores, 鈥淰endedores鈥, etc.).
  2. En la columna del centro seleccionar谩s la 鈥淟ongitud del C贸digo (en d铆gitos)鈥 es decir, la cantidad de caracteres que tendr谩 el c贸digo.
  3. Y en la columna de la derecha 鈥淧r贸ximo C贸digo鈥 vas a tipear el primer n煤mero que se asignar谩 al pr贸ximo registro que ser谩 creado y a partir de ese, cada registro nuevo tendr谩 su c贸digo num茅rico correlativo al 煤ltimo creado.

Nota: Cada tipo de registro guarda su propia correlatividad num茅rica de codificaci贸n autom谩tica.

Pesta帽a Codificaci贸n Autom谩tica en la ventana de Configuraci贸n de la aplicaci贸n
鈥峆esta帽a Codificaci贸n Autom谩tica en la ventana de Configuraci贸n de la aplicaci贸n

Vamos a ilustrar con un ejemplo: Supongamos que deseas que el sistema 煤nicamente genere autom谩ticamente los c贸digos de tus 鈥淐lientes鈥, 鈥淧roveedores鈥 y 鈥淧roductos鈥.

Y quieres manejar la siguiente cantidad de caracteres en los c贸digos autom谩ticos:

  • 6 d铆gitos para Clientes: Vamos a tener un m谩ximo de 999999 clientes,
  • 3 d铆gitos para Proveedores: m谩ximo 999 proveedores
  • 8 d铆gitos para Productos: podr谩s administrar 99999999 productos. Pero supongamos tambi茅n que, en el caso de los productos estamos migrando desde otro sistema en el que ya tenemos una codificaci贸n iniciada y vamos por el c贸digo 853 y para evitar confusiones queremos continuar a partir de ese n煤mero. Veamos c贸mo se hace.

Para definir la codificaci贸n que establecimos para Clientes debes:

  1. Dar clic en la casilla de verificaci贸n de Clientes;
  2. En el campo Longitud de C贸digo (en d铆gitos), elegir el n煤mero 6 de la lista desplegable (longitud: 6 caracteres)
  3. Tipear el n煤mero 1 en el campo Pr贸ximo C贸digo, indicando, de esta forma, que el pr贸ximo c贸digo de Cliente que ser谩 asignado es el 000001.

En la siguiente imagen podr谩s ver c贸mo qued贸 establecida la codificaci贸n autom谩tica de clientes

Establece la codificaci贸n autom谩tica de cliente
鈥岴stablece la codificaci贸n autom谩tica de cliente

Para configurar el c贸digo autom谩tico de tus proveedores vas a hacer algo similar:

  1. Activar谩s la casilla de verificaci贸n Proveedores鈥; luego
  2. Seleccionar谩s una Longitud del C贸digo (en cantidad de d铆gitos), en este caso esperamos tener hasta 999 proveedores, as铆 que seleccionaremos como longitud m谩xima 3; finalmente,
  3. Tipear谩s el n煤mero 鈥1鈥 en el campo Pr贸ximo C贸digo, indicando, de esta manera, que el pr贸ximo  proveedor que des de alta llevar谩 el c贸digo autom谩tico: 001.

En la siguiente imagen podr谩s ver c贸mo qued贸 establecida la codificaci贸n autom谩tica de proveedores:

Establece la codificaci贸n autom谩tica de proveedores
鈥岴stablece la codificaci贸n autom谩tica de proveedores

Nos falta configurar el c贸digo de los 鈥淧roductos鈥. Mencionamos que se desea que el sistema genere codificaciones de hasta 99999999 productos empezando desde el n煤mero 854.

Los pasos son:

  1. Dar谩s clic en la casilla de verificaci贸n Productos,
  2. Seleccionar谩s Longitud del C贸digo (en d铆gitos) de 8
  3. En el campo Pr贸ximo C贸digo tipear谩s el n煤mero 854. El pr贸ximo nuevo producto llevar谩 el c贸digo 00000854.

En la siguiente imagen podr谩s ver c贸mo qued贸 establecida la codificaci贸n autom谩tica de Productos:

Establece la codificaci贸n autom谩tica de productos
鈥岴stablece la codificaci贸n autom谩tica de productos

Con esta configuraci贸n lograr谩s que que el primero de los 鈥淧roductos鈥 que des de alta en el sistema, tenga el c贸digo 00000854.

Los siguientes productos tendr谩n una codificaci贸n correlativa, la numeraci贸n del c贸digo de cada nuevo producto se incrementar谩 en uno.

La Codificaci贸n Autom谩tica te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un c贸digo a cada registro de tu base de datos
鈥峀a Codificaci贸n Autom谩tica te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un c贸digo a cada registro de tu base de datos

Campo Formato de c贸digos de barras

Desde la pesta帽a 鈥淐odificaci贸n Autom谩tica鈥 tambi茅n vas a fijar el Formato predeterminado de los 鈥淐贸digos de Barras鈥 que ingresar谩s en tu sistema.

Para poder definir ese par谩metro dar谩s clic en 鈥淐贸digos de Barra鈥 y seleccionar谩s el formato que requieras en la lista desplegable 鈥淔ormato predeterminado鈥.

Formato de C贸digos de barras
鈥岶ormato de C贸digos de barras

Alta de un Nuevo registro con codificaci贸n autom谩tica

Cuando des de alta alg煤n registro (Clientes, proveedores, vendedores, cajeros o productos), al que previamente hayas predeterminado para codificarse autom谩ticamente, en la pesta帽a 鈥淕eneral鈥 del Registro Nuevo, encontrar谩s bloqueado  al campo 鈥淐贸digo鈥 bloqueado, y notar谩s que el sistema ya habr谩 puesto el c贸digo por ti. Puedes verlo, a modo de ejemplo, en la siguiente imagen de la ventana Nuevo Cliente:

Registro de Nuevo Cliente con codificaci贸n autom谩tica - Campo c贸digo bloqueado por asignaci贸n autom谩tica de c贸digo
鈥峈egistro de Nuevo Cliente con codificaci贸n autom谩tica - Campo c贸digo bloqueado por asignaci贸n autom谩tica de c贸digo

A continuaci贸n, se muestra una imagen del 鈥淓xplorador de Productos鈥 en la que ver谩s 4 productos con una codificaci贸n autom谩tica de 10 d铆gitos iniciando en el c贸digo 0000000001:

Explorador de Productos: Columna C贸digo de Producto con c贸digos generados de manera autom谩tica por la aplicaci贸n ERP
Explorador de Productos: Columna C贸digo de Producto con c贸digos generados de manera autom谩tica por la aplicaci贸n

Las caracter铆sticas que llevar谩n los c贸digos autom谩ticos o manuales de tus registros depender谩 de la estrategia de tu negocio o si est谩s migrando de alg煤n otro sistema de gesti贸n empresarial. 

En cualquier siempre podr谩s adaptar los c贸digos de tus registros a tus necesidades. 

Bot贸n Aceptar

Cuando hayas finalizado Toda la Configuraci贸n, es decir, una vez que hayas elegido todas tus preferencias en cada una de  las pesta帽as de la ventana de Configuraci贸n de la Aplicaci贸n, no olvides presionar el bot贸n aceptar, que ves al pie de la ventana,  para que los cambios se graben. 

El programa se cerrar谩  para que se guarden tus preferencias. Cuando lo vuelvas a abrir estar谩 configurado con las opciones que indicaste.

El Bot贸n Aceptar guarda las preferencias de Configuraci贸n (luego debes cerrar la aplicaci贸n)
鈥岴l Bot贸n Aceptar guarda las preferencias de Configuraci贸n (luego debes cerrar la aplicaci贸n)
Configura y personaliza el sistema para adaptarlo a la forma de trabajo de tu empresa
鈥岰onfigura y personaliza el sistema para adaptarlo a la forma de trabajo de tu empresa
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馃拵 Este software incluye soporte t茅cnico gratuito?

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Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

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Todas las preguntas realizadas en聽nuestra plataforma de Soporte聽T茅cnico 24/7 se responden siempre en su totalidad鈥 馃帀

鈽曪笍 Para qu茅 pa铆ses funciona este software?

Este sistema de gesti贸n empresarial funciona seg煤n las reglamentaciones fiscales de聽Espa帽a,聽M茅xico,聽Colombia,聽Chile,聽Argentina聽y el resto de los pa铆ses de聽Am茅rica Latina.

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馃搥 Desde d贸nde puedo descargar la 煤ltima versi贸n?

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Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

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