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2017

Intro a la Administración de Proveedores

Controla todo el proceso de compras de manera unificada
Sistema para Empresas

Tutorial para comenzar a trabajar con Proveedores

Aquí aprenderás como funciona el explorador de proveedores, la búsqueda y modificación rápida.

 

 

 ¿Qué es y para qué sirve el Explorador de Proveedores?

Tus proveedores son aquellos negocios, comerciantes o empresas que te venden los productos que comercializas, las materias primas con la que elaboras tus productos, o los productos que necesitas para poder desempeñar tus actividades comerciales.

Para comenzar con la gestión de los proveedores de tu negocio abriremos el Explorador de Proveedores; para hacerlo puedes presionar <F5> en tu teclado o bien, utilizar uno de los dos siguientes métodos.

El primero es presionar el ícono de Proveedores que ves en la barra de íconos, como puedes ver a continuación:

Icono Proveedores en la barra de íconos
‍Icono Proveedores en la barra de íconos

También puedes acceder desde la barra de menú. Darás clic en el menú Proveedores > Explorador de  Proveedores como ves en la siguiente captura de pantalla:

Menú Proveedores abre el Explorador de Proveedores
‍Menú Proveedores abre el Explorador de Proveedores

De cualquiera de las formas que hayas elegido se abrirá el Explorador de Proveedores que verás a continuación:

Explorador de Proveedores
‍Explorador de Proveedores
El Explorador de Proveedores es similar a los demás exploradores de registros que tiene el sistema de facturación
‍El Explorador de Proveedores es similar a los demás exploradores de registros que tiene el sistema de facturación

Cada fila en el Explorador corresponde al registro de un proveedor. Y en las columnas se organizan los datos del proveedor, contenidos en ese registro de la base de datos:

En el Explorador de Proveedores cada fila muestra los datos de un registro organizada en columnas
‍En el Explorador de Proveedores cada fila muestra los datos de un registro organizada en columnas

Al igual que el Explorador de Clientes y el Explorador de Productos, el Explorador de Proveedores cuenta con un botón Modificación Rápida:

El Botón Modificación rápida permite editar los campos directamente desde el explorador
‍El Botón Modificación rápida permite editar los campos directamente desde el explorador

Cuando el botón Modificación Rápida esté seleccionado y aparezca en en color anaranjado, podrás modificar los campos de información de los proveedores que tienes actualmente dados de alta en el sistema y que aparecen en el Explorador de Proveedores.

Cuando tengas activo el botón Modificación Rápida, podrás editar a tus proveedores dando doble clic en el campo que deseas modificar y como verás en la siguiente imagen, se podrá modificar permitiéndote escribir la información que consideres importante:

En el modo Modificación Rápida activada puedes editar un campo con doble clic
‍En el modo Modificación Rápida activada puedes editar un campo con doble clic

Cuando termines de escribir la información que necesitas, solo deberás hacer clic en cualquier otro sector del explorador para que la edición quede terminada.

Si el botón Modificación Rápida se encuentra inactivo, el Explorador de Proveedores se verá de color blanco y cuando des doble clic sobre un proveedor, en vez de poder editar un campo, se abrirá el registro de ese proveedor y podrás editar la información directamente desde los campos del registro en cualquiera de sus pestañas:

Con Modificación Rápida desactivada, un doble clic abre el registro del Proveedor
‍Con Modificación Rápida desactivada, un doble clic abre el registro del Proveedor
Se abre el registro del proveedor para editarse desde sus pestañas y campos
‍Se abre el registro del proveedor para editarse desde sus pestañas y campos

Una vez que hayas modificado los datos directamente en el Registro del Proveedor, debes presionar el botón Guardar para que los cambios ingresados se graben en la base de datos.

Búsqueda Avanzada de Proveedores

Si tienes muchos registros en tu base de datos de proveedores, no recuerdas el código o denominación exactamente de alguno que necesitas consultar, puedes usar la búsqueda avanzada.

Cuando presiones el botón con la lupa accederás a la Búsqueda Avanzada de Proveedores se abrirá la ventana que te permitirá encontrar registros más fácilmente:

Presiona el botón para abrir la ventana de búsqueda avanzada de proveedores
‍Presiona el botón para abrir la ventana de búsqueda avanzada de proveedores

Para hacerlo funcionar solamente debes elegir un campo de la lista desplegable que ves a la izquierda.

En esa lista desplegable figuran todos los campos que existen en un registro de proveedor, y en el campo de la izquierda, debes escribir una palabra o fragmento de texto o número que recuerdes que está guardado en ese campo, en el registro, que te permita identificar al proveedor que buscas.

Debes completar el texto a buscar y el campo en el que lo deseas buscar
‍Debes completar el texto a buscar y el campo en el que lo deseas buscar

Cuando escribes la palabra o fragmento, el programa realiza una búsqueda en todos los registros de proveedores de tu base de datos, buscando coincidencia entre lo que escribiste en el campo texto y la información contenida en el campo Domicilio de toda la base de datos de proveedores.

Al encontrar el registro solicitado, que puede ser más de uno, según la cantidad de coincidencias halladas, te muestra los resultados en la ventana para que puedas señalar el registro deseado, junto con el código del proveedor y puedas acceder a él, presionando el botón Seleccionar.

Presionando el botón Seleccionar accedes al registro de ese proveedor
‍Presionando el botón Seleccionar accedes al registro de ese proveedor

El registro solicitado quedará seleccionado en el explorador de proveedores para que puedas consultar su información, editarla directamente desde el explorador o ingresar al registro del proveedor. 

Botones de orden de registros

Para organizar la forma en la que se muestran los registros en el explorador de proveedores dispones de dos botones para ordenar los registros.

En las siguientes imágenes podrás ver los botones Ordenar por Código y Ordenar por Nombre que sirven para establecer el orden de los registros según los valores contenidos en la columna Código o en la columna Nombre de proveedores.

Los registros del explorador se ordenan según la columna Código de Proveedor
‍Los registros del explorador se ordenan según la columna Código de Proveedor
Los registros del explorador se ordenan según la columna Nombre de Proveedor
‍Los registros del explorador se ordenan según la columna Nombre de Proveedor

Alta de un Nuevo Proveedor

Cada uno de los registros, dispuestos en filas, en el Explorador de Proveedores, representa un Proveedor dado de alta en la base de datos, mientras que, cada columna representa uno de los datos almacenados en el registro de cada Proveedor.

Registros en el Explorador de proveedores con la información de cada proveedor organizada en columnas
‍Registros en el Explorador de proveedores con la información de cada proveedor organizada en columnas

En el sector lateral izquierdo del Explorador de Proveedores vemos una serie de botones que nos permiten agregar, modificar o eliminar registros de la base de datos.

Botones del explorador de proveedores
Botones del explorador de proveedores

 

Para poder dar de alta un nuevo proveedor en la base de datos debes presionar el botón Nuevo:

Presiona el botón Nuevo para dar de alta un nuevo proveedor
‍Presiona el botón Nuevo para dar de alta un nuevo proveedor

Se abrirá el registro de un nuevo Proveedor. El Registro de Nuevo Proveedor está organizado en tres pestañas:

  • General
  • Campos Genio
  • Observaciones

De forma predeterminada, el Registro de Nuevo Proveedor se abrirá en la pestaña General.

En la pestaña General encontrarás varios campos disponibles para guardar la información del proveedor que estarás dando de alta en tu sistema de EGA Futura.

Notarás los campos Código del Proveedor y Nombre se encuentran marcados en color rojo. Esto quiere decir que son campos obligatorios para el alta de un nuevo proveedor.

Nota: Solamente una vez que hayas completado la información obligatoria se habilitará el botón Guardar en el sector inferior del registro para que puedas guardar el nuevo proveedor en la base de datos.
Registro de un Nuevo Proveedor pestaña General
‍Registro de un Nuevo Proveedor pestaña General

Cuando hayas completado todos los datos que necesites de tu proveedor, llenando los campos de las tres pestañas, deberás grabar los datos en la base de datos presionando el botón Guardar:

Presiona el botón Guardar para grabar los datos de un nuevo registro en la base de datos
‍Presiona el botón Guardar para grabar los datos de un nuevo registro en la base de datos

Puedes encontrar una explicación detallada de cada campo del Registro de un Proveedor en este manual, donde conocerás toda la información que puedes manejar en el programa.

Modificación de un Proveedor existente y eliminación de registros

 Para poder hacer una modificación de un Proveedor registrado en el sistema deberás abrir el Explorador de Proveedores.

Cada fila contiene los datos de un Proveedor que están almacenados en el Registro de ese Proveedor. 

Para poder hacer un cambio en los datos de alguno de los Proveedores existentes en el sistema, darás doble clic en el registro que necesitas modificar, o bien, dar un clic sobre el registro y después presionar el botón Modificar:

Botón Modificar abre el registro del Proveedor seleccionado para poder editar los datos
‍Botón Modificar abre el registro del Proveedor seleccionado para poder editar los datos

Luego de presionar el botón Modificar se abrirá el Registro del Proveedor donde podrás editar los datos que necesites.

Luego de haber modificado la información de tu Proveedor debes cerrar el registro presionando el botón Guardar para que los cambios se graben en la base de datos.

Presiona el botón Guardar para grabar los datos de un nuevo registro en la base de datos
‍Presiona el botón Guardar para grabar los datos de un nuevo registro en la base de datos
Nota: Los datos del Proveedor Principal, que es el predeterminado del sistema, no podrán ser modificados.

Eliminar un Proveedor

Para eliminar un proveedor de la base de datos debes seleccionar un Proveedor en el Explorador de Proveedores y luego presionar el botón Eliminar:

Elige el Proveedor que darás de baja de la base de datos y luego presiona el botón Eliminar
‍Elige el Proveedor que darás de baja de la base de datos y luego presiona el botón Eliminar

Aparecerá una ventana para que confirmes la eliminación del registro, ya que es una operación irreversible.

Botón Sí

Presionando el botón Sí, el proveedor será eliminado definitivamente de tu base de datos.

Botón No

Presionando el botón No, se cancela la operación y no se modificará el estado del proveedor.

Nota: El Proveedor Principal que es el registro que viene predeterminado por el sistema no podrá ser eliminado.
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