Tus proveedores son aquellos negocios, comerciantes o empresas que te venden los productos que comercializas, las materias primas con la que elaboras tus productos, o los productos que necesitas para poder desempeñar tus actividades comerciales.
Para comenzar con la gestión de los proveedores de tu negocio abriremos el Explorador de Proveedores.
Para hacerlo puedes presionar <F5> en tu teclado o utilizar uno de los dos siguientes métodos.
El primero es presionar el ícono de Proveedores que ves en la barra de íconos, como puedes ver a continuación:
También puedes acceder desde la barra de menú.
Darás clic en el menú Proveedores > Explorador de Proveedores como ves en la siguiente captura de pantalla:
De cualquiera de las formas que hayas elegido se abrirá el Explorador de Proveedores que verás a continuación:
Aquí aprenderás como funciona el Explorador de Proveedores, la búsqueda y la modificación rápida:
Cada fila en el Explorador corresponde al Registro de un Proveedor.
Y en las columnas se organizan los datos del proveedor, contenidos en ese registro de la base de datos:
Al igual que el Explorador de Clientes y el Explorador de Productos, el Explorador de Proveedores cuenta con un botón Modificación Rápida:
Cuando el botón Modificación Rápida esté seleccionado y aparezca en en color anaranjado, podrás modificar los campos de información de los Proveedores que tienes actualmente dados de alta en el sistema y que aparecen en el Explorador de Proveedores.
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Cuando tengas activo el botón Modificación Rápida, podrás editar a tus proveedores dando doble clic en el campo que deseas modificar.
Como verás en la siguiente imagen, se podrá modificar permitiéndote escribir la información que consideres importante:
Cuando termines de escribir la información que necesitas, solo deberás hacer clic en cualquier otro sector del explorador para que la edición quede terminada.
Si el botón Modificación Rápida se encuentra inactivo, el Explorador de Proveedores se verá de color blanco.
Cuando des doble clic sobre un Proveedor, en vez de poder editar un campo, se abrirá el Registro de ese Proveedor y podrás editar la información directamente desde los campos del registro en cualquiera de sus pestañas:
Una vez que hayas modificado los datos directamente en el Registro del Proveedor, debes presionar el botón Guardar para que los cambios ingresados se graben en la base de datos.
Si tienes muchos registros en tu base de datos de Proveedores, no recuerdas el código o denominación exactamente de alguno que necesitas consultar, puedes usar la búsqueda avanzada.
Cuando presiones el botón con la lupa accederás a la Búsqueda Avanzada de Proveedores se abrirá la ventana que te permitirá encontrar registros más fácilmente:
Para hacerlo funcionar solamente debes elegir un campo de la lista desplegable que ves a la izquierda.
En el campo de la izquierda, debes escribir una palabra o fragmento de texto o número que recuerdes que está guardado en ese campo en el registro, que te permita identificar al Proveedor que buscas:
Buscando coincidencia entre lo que escribiste en el campo texto y la información contenida en el campo Domicilio de toda la base de datos de proveedores.
Al encontrar el registro solicitado, que puede ser más de uno según la cantidad de coincidencias halladas, te muestra los resultados en la ventana.
De esta manera podrás señalar el registro deseado, junto con el código del Proveedor y acceder a él, presionando el botón Seleccionar:
El registro solicitado quedará seleccionado en el Explorador de Proveedores para que puedas consultar su información, editarla directamente desde el explorador o ingresar al registro del Proveedor.
Para organizar la forma en la que se muestran los registros en el Explorador de Proveedores dispones de dos botones para ordenar los registros.
En las siguientes imágenes podrás ver los botones Ordenar por Código y Ordenar por Nombre que sirven para establecer el orden de los registros según los valores contenidos en la columna Código o en la columna Nombre de Proveedores:
Cada uno de los registros, dispuestos en filas en el Explorador de Proveedores, representa un Proveedor creado en la base de datos.
Mientras que cada columna, representa uno de los datos almacenados en el registro de cada Proveedor:
En el sector lateral izquierdo del Explorador de Proveedores vemos una serie de botones que nos permiten agregar, modificar o eliminar registros de la base de datos:
Para poder dar de alta un Nuevo Proveedor en la base de datos debes presionar el botón Nuevo:
Se abrirá el registro de un Nuevo Proveedor.
El registro de Nuevo Proveedor está organizado en tres pestañas:
De forma predeterminada, el registro de nuevo Proveedor se abrirá en la pestaña General.
En la pestaña General encontrarás varios campos disponibles para guardar la información del proveedor que estarás dando de alta en tu sistema de EGA Futura.
Notarás los campos Código del Proveedor y Nombre se encuentran marcados en color rojo.
Esto quiere decir que son campos obligatorios para el alta de un nuevo proveedor.
Cuando hayas completado todos los datos que necesites de tu proveedor, llenando los campos de las tres pestañas, deberás grabar los datos en la base de datos presionando el botón Guardar:
Para poder hacer una modificación de un Proveedor registrado en el sistema deberás abrir el Explorador de Proveedores.
Para poder hacer un cambio en los datos de alguno de los Proveedores existentes en el sistema, darás doble clic en el registro que necesitas modificar, o bien dar un clic sobre el registro y después presionar el botón Modificar:
Luego de presionar el botón Modificar se abrirá el Registro del Proveedor donde podrás editar los datos que necesites.
Luego de haber modificado la información de tu proveedor debes cerrar el registro presionando el botón Guardar para que los cambios se graben en la base de datos:
Para eliminar un proveedor de la base de datos debes seleccionar un Proveedor en el Explorador de Proveedores y luego presionar el botón Eliminar:
Aparecerá una ventana para que confirmes la eliminación del registro, ya que es una operación irreversible.
Presionando el botón Sí, el Proveedor será eliminado definitivamente de tu base de datos.
Presionando el botón No, se cancela la operación y no se modificará el estado del Proveedor.
Tener ordenada la ficha de cada proveedor es lo que después te permite comprar sin frenar la operación. Van las consultas más habituales sobre ese explorador y sus registros.
Tienes tres caminos y usas el que te resulte más cómodo: la tecla F5, el ícono de Proveedores de la barra de íconos, o el menú Proveedores > Explorador de Proveedores. Cualquiera de los tres abre la misma ventana, donde cada fila es el registro de un proveedor y cada columna uno de sus datos.
Cuando está seleccionado y aparece en color anaranjado, puedes editar los datos de tus proveedores con doble clic directamente sobre el campo, sin abrir el registro completo. Para dar por terminada la edición basta con hacer clic en cualquier otro sector del explorador. Si el botón está inactivo, el explorador se ve de color blanco y el doble clic abre el registro del proveedor.
Código del Proveedor y Nombre aparecen marcados en color rojo, que es la forma en la que el programa señala los campos que no pueden quedar vacíos. Recién cuando esa información está completa se habilita el botón Guardar al pie del registro, que está organizado en las pestañas General, Campos Genio y Observaciones.
Seleccionas el registro en el explorador, presionas Eliminar y aparece una ventana de confirmación, porque la operación es irreversible. Con el botón Sí el proveedor se borra definitivamente y con el botón No se cancela sin modificar nada. Ten en cuenta que los datos del Proveedor Principal, que es el predeterminado, no pueden modificarse.
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