Actualizado en
2023

Intro a la Administración de Clientes

Toma el control de todos tus clientes cuidando cada aspecto de tus interacciones con ellos
Sistema para Empresas

ADM de clientes

¿Se puede fácilmente hacer la administración de la Base de Datos de Clientes dentro del sistema?

Por supuesto :)

Los clientes son uno de los capitales más valiosos de tu empresa.

Administrar la información de cada uno de tus clientes nunca tiene que parecer una tarea insignificante
Administrar la información de cada uno det us clientes nunca tiene que parecer una tarea insignificante

Es importante tener en cuenta, que cada dato que conserves sobre tus clientes, es un tesoro fuente de riqueza.

El utilizar dichos datos te permitirá generar innumerables oportunidades de negocio.

Gestión de clientes
Gestión de clientes dentro del sistema de EGA Futura
Info importante sobre la database de clientes

Importante para ganar más clientes

Si conoces a tu cliente puedes ofrecerle a tiempo, la satisfacción de sus consumos habituales. 

Además, puedes anticiparte y sorprenderlo previendo sus próximos consumos gracias a las estadísticas y reportes.

También podrás cubrir su necesidades de forma personalizada y generar una confianza incondicional, a medida que vayas colmando sus expectativas crecientes.
La clave para que tu empresa crezca y se mantenga en el tiempo, es que tus clientes te elijan una y otra vez
‍La clave para que tu empresa crezca y se mantenga en el tiempo, es que tus clientes te elijan una y otra vez

De esta manera, te preferirá por sobre la competencia gracias al manejo estratégico de la información que tienes de tu cliente.

El primer paso de la estrategia es almacenar los datos de forma flexible, unificada y organizada.

Estrecha el vínculo con tu Cliente ¡Demuéstrale que te interesa tenerlo en tu cartera de clientes! 

Nómbralo, recuérdalo y manténte en contacto.

El software de EGA Futura te ofrece el sistema de gestión de clientes más ágil y fácil de usar.

Es fácil tener toda tu base de datos de Clientes unificada y en un solo lugar
‍Es fácil tener toda tu base de datos de Clientes unificada y
en un solo lugar

Antes de comenzar a ver cada aspecto de la administración de clientes, te recomendamos ver rápidamente los principales puntos que te permitirán tomar el control de tu negocio hoy mismo:

Menú Clientes

Por medio de la barra de menús puedes entrar a los diferentes módulos y funciones que te ofrece el programa de facturación.

Para administrar a tus clientes, podrás encontrar en el menú Clientes las opciones con exploradores, funciones y herramientas que te permitirán organizar la gestión de clientes:

Menú clientes y todas sus opciones
‍Menú clientes y todas sus opciones
Vamos a dedicar este capítulo a conocer las opciones del menú Clientes y su utilidad para la administración de uno de tus activos más valiosos.

Explorador de Clientes

En este breve tutorial, verás cómo es el funcionamiento de este explorador:

 

Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegirás la forma de ingresar que te resulte más cómoda.

Presionando la tecla <F4> en el teclado o desde el menú Clientes > Explorador de Clientes:

Tecla <F4>
‍Tecla <F4>

También podrás acceder presionando el icono de Clientes en la barra de iconos:

‍ Apertura del Explorador de Clientes desde la Barra de iconos
‍ Apertura del Explorador de Clientes desde la Barra de iconos‍

Se abrirá el Explorador de Clientes, que es un panel desde el cual podrás administrar la información de tus clientes registrados en la base de datos de tu sistema:

‍Explorador de Clientes
‍‍Explorador de Clientes

Borde Superior del Explorador de Clientes

Observa que el borde superior del Explorador de Clientes tiene forma de cinta.

Dicha banda es de color y va desde el extremo derecho hasta el izquierdo del explorador:

El borde superior del explorador luce como una cinta continua de borde a borde
‍El borde superior del explorador luce como una cinta continua de borde a borde
Este borde en forma de cinta es solamente, un detalle estético de visualización del borde superior de los exploradores.

El mismo puede ser cambiado a formato pestaña, si prefieres que los exploradores se acomoden como si fueran fichas:

Borde superior de los exploradores de registros en forma de cinta se organizan en forma vertical
‍Borde superior de los exploradores de registros en forma de cinta se organizan en forma vertical

Con el borde superior en forma de pestaña, si se abren más exploradores (como veremos en la siguiente imagen) los exploradores se acomodarán uno al lado del otro.

Una vez que selecciones uno de ellos, podrás trabajar con la información contenida en esa ventana:

Cuando el borde superior de los exploradores tiene formato de cinta la organización es vertical en sectores Superior e inferior de la ventana
Se pueden tener varios exploradores abiertos

Si elegimos la visualización del borde superior en forma de pestaña, los exploradores lucirán como se muestra en la siguiente imagen:

Los exploradores se organizan horizontalmente cuando el borde superior tiene forma de pestaña
‍Los exploradores se organizan horizontalmente cuando el borde superior tiene forma de pestaña
El programa es customizable

¿Cómo seleccionar una visualización diferente para los bordes superiores de los exploradores de registros?

En el programa de facturación recién instalado viene predeterminado con el borde superior de cada ventana en forma de cinta.

Para cambiar a otro formato de visualización debes ir al menú Configuración > Configuración de la Interfaz:

Menú de la Interfaz para cambiar la visualización de los bordes superiores de los Exploradores de Registros
‍Menú de la Interfaz para cambiar la visualización de los bordes superiores de los Exploradores de Registros

Se abrirá la ventana de Configuración de la Interfaz en donde aparecerá seleccionado un botón que es el que le da el aspecto actual a los exploradores.

Puedes modificar esa visualización presionando otro de los botones. 

Cada uno de los botones representa un tema diferente para que puedas personalizar a tu gusto la visualización:

Interfaz UI ERP
‍Cada botón representa un tema o aspecto diferente para que puedas lucir en tus Exploradores de Registros

Contenido del explorador de clientes

El Explorador de Clientes luce como un panel de datos con filas y columnas.

Cada fila contiene los datos de un cliente.

En la misma línea verás la información de ese cliente ordenada en cada columna, donde cada columna representa un dato del registro:

Cómo se organiza la información en el Explorador de Clientes
‍Cómo se organiza la información en el Explorador de Clientes

Gracias a este tipo de vista verás la información de muchos clientes al mismo tiempo.

Orden de los Registros

Los registros en el explorador se ordenan según uno de los tres criterios posibles:

  • Código de Cliente
  • Nombre de Cliente, o 
  • Tipo de Cliente

Para ordenar los registros, según los datos de una de esas tres columnas, debes presionar uno de los tres botones señalados en la siguiente imagen:

Tres botones permiten ordenar los Clientes en el explorador según Código, Nombre o Tipo
‍Tres botones permiten ordenar los Clientes en el explorador según Código, Nombre o Tipo
Recuerda: Los registros vienen ordenados en forma predeterminada según Código de Cliente.

Botón Modificación Rápida

En el Explorador de Clientes encontrarás varias herramientas que te serán de mucha utilidad.

Modificación Rápida CRM
‍Modificación Rápida

Una de esas herramientas que tu sistema de EGA Futura te ofrece para facilitar la edición de los registros es Modificación Rápida

Nota: En el programa recién instalado, de forma predeterminada, la función Modificación Rápida viene activada.

Para activar y desactivar esta función debes presionar el botón de Modificación Rápida que tiene la imagen de un mago, en el sector superior del explorador.

Opción activada

La Modificación Rápida permite que, dando un doble clic sobre un campo, puedas editarlo modificando la información contenida en el mismo.

Para que la información ingresada quede guardada, simplemente debes hacer clic en otro sector del explorador:

‍Con la Modificación Rápida Activada puedes editar un dato dando doble clic sobre el campo
‍‍Con la Modificación Rápida Activada puedes editar un dato dando doble clic sobre el campo

Por ejemplo, si necesitas cambiar el número de teléfono de un cliente, debes hacer doble clic en el campo Teléfono de la fila que te muestra la información de ese cliente.

De esta manera, podrás editar e ingresar la información que necesites en el mismo.

Super Importante: El programa recién instalado trae un cliente predeterminado, el Cliente de Mostrador, cuyos datos no se pueden modificar.

Opción desactivada

Con el botón de Modificación Rápida desactivado, al darle doble clic a cualquier sector en la fila del cliente, se abrirá el registro del Cliente

De esta manera, puedas efectuar las modificaciones de los datos de dicho cliente recorriendo las pestañas del registro, desde el campo correspondiente al dato.

Boton de nuevo registro

Botón Nuevo

Sirve para crear un nuevo registro de cliente en la base de datos.

Se abrirá un registro de Nuevo Cliente para completar todos los campos que consideres necesarios.

Botón Modificar

Sirve para modificar los datos de un cliente existente en la base de datos.

Para abrir el registro de un cliente existente y poder modificarlo, debes posicionarte con un clic sobre la fila del cliente que quieres modificar en el Explorador y luego presionar el botón.

Botón Eliminar

Sirve para eliminar un cliente de la base de datos.

Para eliminar el registro debes posicionarte con un clic sobre el cliente en el Explorador y luego presionar el botón.

Recuerda: Si el cliente tiene comprobantes activos, no podrá ser eliminado por formar parte del historial de tus movimientos comerciales.

Botón Búsqueda Avanzada

Sirve para buscar un Cliente según un dato contenido en alguno de los campos que componen su registro.

La Búsqueda Avanzada es muy potente, y te permite encontrar info en cualquier ubicación dentro de un campo
‍La Búsqueda Avanzada es muy potente, y te permite encontrar info en cualquier ubicación dentro de un campo
Este botón filtra los clientes según Vendedor

Botón Filtro

Este botón filtra los clientes según Vendedor.

Al pulsarlo, podrás filtrar el grupo de clientes que están asociados a un Vendedor determinado:

Botones del Explorador de Clientes
‍Botones del Explorador de Clientes
Iconos del Explorador de Clientes

Iconos del Explorador de Clientes

En el Explorador de Clientes podemos encontrar iconos en la fila de cada registro, los cuales nos indican que el cliente tiene particularidades activas.

Por ejemplo:

  • La cuenta corriente del cliente está activa.
  • La cuenta corriente tiene saldo deudor (en este caso todo el renglón del cliente se resalta en color rojo).
  • El cliente tiene una imagen almacenada en su registro (con un clic sobre el icono tendrás una vista previa de la imagen del cliente).
  • El cliente tiene comprobantes de ventas pendientes de emisión.
  • El cliente tiene observaciones activas en su registro.
Iconos en el explorador indican situaciones particulares del Cliente o pendientes
Iconos en el explorador indican situaciones particulares del Cliente o pendientes

Si presionas el icono de Observaciones en el Explorador de Clientes, podrás tener una vista previa de las observaciones del cliente:

Presionando el icono de Observaciones del cliente las puedes visualizar
‍Presionando el icono de Observaciones del cliente las puedes visualizar

Si presionas el icono de Comprobantes Pendientes podrás tener una vista previa de todos los comprobantes pendientes de ese cliente:

Presionando el icono de Comprobantes pendientes del cliente los podrás visualizar
‍Presionando el icono de Comprobantes pendientes del cliente los podrás visualizar

Alta de un nuevo Cliente y Modificación de uno existente

En este video podrás ver rápidamente como crear un nuevo cliente en tu base de datos:

 

Alta de un Nuevo Cliente

Para dar de alta un nuevo cliente, primero abrirás el Explorador de Clientes desde el menú Clientes > Explorador de Clientes:

Explorador de Clientes CRM
‍Explorador de Clientes

Una vez que hayas abierto el Explorador de Clientes, darás clic en el botón Nuevo:

Para crear un Nuevo Cliente hay que presionar el botón: "Nuevo"
‍Para crear un Nuevo Cliente hay que presionar el botón Nuevo

 Se abrirá el registro de un nuevo cliente, donde verás una serie de campos organizados en pestañas para almacenar toda la información de tu cliente:

El registro de un cliente se organiza en pestañas con campos para completar datos
‍El registro de un cliente se organiza en pestañas con campos para completar datos

En la pestaña general, los campos señalados en color rojo deben completarse obligatoriamente. 

Es decir que, hasta que no estén completos, no podrá guardarse el registro en la base de datos. 

Mientras los campos estén incompletos, el botón Guardar no se habilitará:

Registro de un nuevo cliente
‍Registro de un nuevo cliente

Cuando hayas completado los datos de tu nuevo cliente debes presionar el botón Guardar que verás al pie del registro de Nuevo Cliente.

De este modo, la información se grabará en la base de datos:

Botón "Guardar" para grabar los datos del nuevo cliente en la base de datos del sistema
‍Botón Guardar para grabar los datos del nuevo cliente en la base de datos del sistema

Modificación de los datos de clientes

Aquí verás cómo modificar los datos de un cliente ya existente:

 

Para poder hacer una modificación de un cliente registrado en el sistema deberás abrir el menú Clientes > Explorador de Clientes.

Cada fila contiene los datos de un cliente que están almacenados en el registro de ese cliente.

Para poder hacer un cambio en los datos de alguno de los clientes de tu base de datos, darás doble clic en el registro que necesitas modificar.

También podrás dar un clic sobre el registro y después presionar el botón Modificar:

‍‍Botón modificar permite editar los datos del registro seleccionado

Luego de presionar el botón Modificar, se abrirá el registro del cliente donde podrás editar la información que necesites.

Luego de haber realizado los cambios necesarios, debes cerrar el registro presionando el botón Aceptar para que los cambios se graben en la base de datos:

Botón "Aceptar" para guardar los cambios efectuados en el registro del cliente.
‍Botón Aceptar para guardar los cambios efectuados en el registro del cliente
Recuerda: Los datos del Cliente de Mostrador, que es el predeterminado del sistema, no podrán ser modificados.

Importar o Actualizar Clientes desde Excel

En una de las próximas versiones del sistema, tendrás la posibilidad de importar grandes cantidades de datos de clientes desde Excel.

Importar desde Excel los datos de tus Clientes, te permite ahorrar tiempo para dedicarlo a vender más
Importar desde Excel los datos de tus Clientes, te permite ahorrar tiempo para dedicarlo a vender más

Ordenes de Trabajo

En una de las próximas versiones del sistema, tendrás la posibilidad de administrar ordenes de trabajo.

Controlar las Órdenes de Trabajo, Servicio Técnico y Reparación dentro de EGA Futura te permite tener todo centralizado en un solo lugar
‍Controlar las Órdenes de Trabajo, Servicio Técnico y
Reparación dentro de EGA Futura te permite tener todo centralizado en un solo
lugar
El Software de Gestión Comercial para Windows de EGA Futura se distribuye en dos Ediciones: Gratis y Power.
La funcionalidad
Intro a la Administración de Clientes
se encuentra en la Edición Power, y aquí encontrarás un cuadro comparativo.

¿Sabías que EGA Futura tiene para ofrecerte dos productos de software diferentes para Potenciar tu Empresa?

Por un lado, contamos con un sistema de gestión comercial para Windows, con Ediciones Power y Gratis.

😍 Y por otro lado tenemos un software de gestión empresarial en la Nube, con tecnología mucho más potente.

Todo lo que has visto aquí en este documento, son instrucciones relacionadas a nuestro sistema Windows
A continuación, te compartimos algunos tutoriales sobre nuestra plataforma en la Nube, para que la puedas conocer ☁️

Qué es EGA Futura 365?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2020
»
EGA Futura 365
En este tutorial aprenderás que es EGA Futura 365, cuál es su principal funcionalidad y como se utiliza su interfaz de usuario.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Qué es EGA Futura Service?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2023
»
EGA Futura Service
En este tutorial aprenderás que es EGA Futura Service, cuál es la principal funcionalidad de esta aplicación de administración de servicios, ordenes de trabajo y atencion al cliente, y cómo se utiliza su interfaz de usuario.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Cómo ser más productivo organizando la información con etiquetas y temas?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2020
»
Base de datos de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial vamos a aprender cómo ser más organizados y más productivos clasificando y ordenando nuestra información con etiquetas y temas.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Qué es una Plantilla de Correo electrónico y para que sirve?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2021
»
EGA Futura 365
En este tutorial vamos a aprender Qué es una plantilla de correo electrónico dentro de la Plataforma EGA Futura, y como ser más productivos en nuestro trabajo diario.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial
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Instalación Básica

Instalación en entornos de red

Instalación Avanzada

Configuración del ERP

Configuración Básica

Configuración avanzada del sistema

Configuración Avanzada

Licencias del software

Licenciamiento

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Estamos en el Puesto 1 en Softonic desde hace nueve años ininterrumpidos
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Desde nuestra plataforma ofrecemos soporte técnico todos los días
+60.000
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Desde hace más de 29 años potenciamos a las Empresas de Iberoamérica

💎 Este software incluye soporte técnico gratuito?

Claro que sí. 

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad‍ 🎉

☕️ Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema de gestión empresarial en la nube.

📱 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un sistema ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

🔥 La Edición Power se integra con eCommerce y funciona en teléfonos?

La Edición Power de nuestro sistema de gestión comercial para Windows solo puede ejecutarse en PCs con Windows.

Si necesitas acceder al sistema de gestión desde teléfonos, tabletas, ordenadores de Apple (Mac), o cualquier otro dispositivo conectado a internet, debes usar nuestro software en la nube.

La integración con comercio electrónico es manual, siendo el camino recomendado para vender en Internet nuestro sistema en la nube. Todo está explicado aquí.

🔑 Ya he descargado el programa... Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

💌 No me llega la licencia por correo de la Edición Gratis... Qué hago?

Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

En este lugar te damos más alternativas para poder acceder a tu licencia.

Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

🔑 Qué incluye la Licencia Perpetua de la Edición Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:

1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
3. Tiene actualizaciones del sistema gratis de por vida.

Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.

¿Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

Por supuesto, esa información la vas a poder acceder desde este lugar.

Soporte Técnico de EGA Futura
Necesitas hacer una pregunta?
Si luego de navegar por toda nuestra documentación técnica y tutoriales necesitas hacer una consulta concreta sobre el sistema, estamos aquí para responderte.

Desde nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7, nuestros expertos responderán a tus preguntas puntuales. 😀
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