Actualizado en
2019

Gesti贸n de Caja y Movimientos de dinero

Toma el control del flujo de dinero de tu empresa conociendo en detalle el ingreso y el egreso de cada centavo
Sistema para Empresas
EGA Futura Administraci贸n de Entradas y Salidas de dinero

驴Puede hacer el sistema de gesti贸n de EGA Futura la Administraci贸n de Entradas y Salidas de dinero?

Por supuesto que s铆.

En la gesti贸n de cashflow o caja, el programa de facturaci贸n genera dos tipos de movimientos, manuales y autom谩ticos.

El sistema de facturaci贸n genera movimientos manuales y autom谩ticos
鈥岴l sistema de facturaci贸n genera movimientos manuales y autom谩ticos
Sistema de cashflow de EGA Futura

Movimientos de caja autom谩ticos

Son aquellos creados por el sistema cuando:

  1. Se emiten facturas de venta, 
  2. Se ingresan facturas de compra, 
  3. Se ingresan pagos en la cuenta corriente de clientes (cr茅ditos), o
  4. Se realizan pagos en la cuenta corriente de proveedores (deudas).

Movimientos de caja manuales

Son los que puedes ingresar de forma manual desde dentro del Explorador de Caja.

Entre otras cosas, con un movimiento manual es posible documentar un gasto de tu empresa
鈥岴ntre otras cosas, con un movimiento manual es posible documentar un gasto de tu empresa

驴Desde d贸nde se pueden ver todos los movimientos de caja?

Todos los movimientos manuales y autom谩ticos dentro del programa de gesti贸n, pueden verse desde el Explorador de caja:

Apertura del Explorador de Caja
鈥岮pertura del Explorador de Caja

驴Qu茅 es el Explorador de Caja?

En este explorador se van registrando todos los movimientos de dinero, sean autom谩ticos o manuales.

Aqu铆 veremos, ordenados en filas y columnas, cada uno de todos los ingresos y salidas de efectivo de la caja del dinero de un d铆a determinado.

驴Qu茅 datos registra cada movimiento?

Sistema de cashflow de EGA Futura

Cada movimiento de caja registra los siguientes datos:

  • Hora: En la que se efectu贸 el movimiento.
  • Concepto: En este se puede leer el origen del movimiento (cuando es un movimiento autom谩tico se puede leer el n煤mero y tipo de comprobante, y el c贸digo de cliente.
  • Entrada: Si ingres贸 dinero a la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.
  • Salida: Si sali贸 dinero de la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.
  • Saldo: Monto de dinero total actual que hay en la caja luego del movimiento.
  • Moneda: Figura el nombre de la moneda de la transacci贸n, en el caso de una venta, o la palabra Efectivo si fue un movimiento manual de dinero.
  • Cajero: En los movimientos autom谩ticos, figura el cajero que particip贸 de la operaci贸n de venta.
Entradas de dinero a la caja

Entradas de dinero a la caja

El dinero ingresa a la caja de las dos formas que detallamos a continuaci贸n.

Pagos en efectivo de los clientes

Cuando un cliente nos paga una factura en efectivo, en el explorador figura la factura que origin贸 el ingreso de dinero.

Todo el dinero de tu empresa se administra de manera centralizada en un solo lugar
鈥峊odo el dinero de tu empresa se administra de manera centralizada en un solo lugar
Cashflow facturas compra y venta

Ingresos de dinero no relacionados a facturas

Cuando se realiza un ingreso manual de dinero sin que medie un comprobante de venta.

Por ejemplo, si se ingresa dinero a la caja o si se ingresa el dinero del cierre de caja del d铆a anterior. El movimiento se origina de la siguiente manera:

  1. Presionar el bot贸n Nuevo del explorador,
  2. Elegir un concepto de caja
  3. Ingresar el monto, 
  4. Presionar el bot贸n Entrada, y
  5. Pulsar el bot贸n Guardar para grabar el ingreso de dinero en la base de datos del programa.

As铆 se ve el proceso:

Ingreso de dinero a caja
Ingreso de dinero a caja

El monto de dinero del movimiento se ordena en la columna entrada del explorador de caja:

Explorador de caja
Explorador de caja

Salidas de dinero de la caja

El dinero sale de la caja por dos motivos:

  • Porque se realiz贸 una extracci贸n manual de dinero. En ese caso hay que elegir uno de los conceptos de caja que tienen que ver con salida de dinero, por ejemplo como gastos.
  • Porque se le devolvi贸 dinero a un cliente, expidiendo una Nota de Cr茅dito. Por ejemplo, en el caso de la devoluci贸n de un producto.

El monto de dinero se registra en la columna Salida del Explorador de caja.

ADM dinero

驴Qu茅 son los movimientos autom谩ticos de caja?

Son aquellos originados cada vez que se emite un comprobante de venta desde el m贸dulo de Facturaci贸n, tales como factura y nota de cr茅dito.

Los datos de los movimientos autom谩ticos de caja no pueden ser modificados
鈥峀os datos de los movimientos autom谩ticos de caja no pueden ser modificados

Los presupuestos y remitos o gu铆as de despacho, no originan movimientos en caja, ya que no involucran una entrada ni salida de dinero. 

El remito origina una disminuci贸n del stock pero sin intermediar un movimiento de dinero, ya que, el comprobante se usa para trasladar mercader铆a.

La nota de d茅bito registra una deuda en la cuenta del cliente, por lo que dicho movimiento no se ve reflejado en la caja, donde se reflejan los movimientos de efectivo.

隆Administrar tu empresa es cada vez m谩s f谩cil!
鈥嵚dministrar tu empresa es cada vez m谩s f谩cil!

La nota de d茅bito se registra en la cuenta corriente del cliente. No aparece el movimiento en el explorador de Caja porque no es un movimiento de efectivo.

Para poder emitir una Nota de d茅bito, el cliente debe tener habilitado el uso de cuenta corriente y adem谩s, tener l铆mite de cr茅dito para poder endeudarse. 

Es decir, debe tener un l铆mite de deuda establecido y suficiente para que se genere ese movimiento en su cuenta.

Activaci贸n de cuentas corrientes en el registro de un cliente
Activaci贸n de cuentas corrientes en el registro de un cliente

驴De qu茅 manera quedan registrados los movimientos autom谩ticos?

A continuaci贸n ver谩s c贸mo quedan registrados los movimientos autom谩ticos de caja en el explorador.

Estos movimientos fueron originados por una operaci贸n de venta desde el m贸dulo de facturaci贸n.
Los datos del movimiento quedan detallados en la columna "concepto" del explorador.
Los datos del movimiento quedan detallados en la columna "Concepto" del explorador

Facturas

As铆 se ve una factura de venta en el Explorador de Caja:

Factura explorador caja
Factura explorador caja

Nota de cr茅dito

As铆 se ve una nota de cr茅dito en el Explorador de Caja:

Nota de cr茅dito en explorador de caja
Nota de cr茅dito en explorador de caja

Movimientos Manuales

Originados desde el propio Explorador de Caja, presionando el bot贸n Nuevo para registrar un nuevo movimiento, sea un gasto (Salida) o un ingreso (Entrada) de dinero.

Para ingresar un movimiento manual, por ejemplo Gasto de Taxi, debes previamente dar de alta este concepto para poder usarlo cada vez que se produzca un gasto similar.

El alta del nuevo Concepto de Caja se hace desde el Explorador de Conceptos de Caja
鈥岴l alta del nuevo Concepto de Caja se hace desde el Explorador de Conceptos de Caja

C贸mo ingresar un movimiento Manual a la Caja

Estos son los pasos a seguir:

Con los movimientos de caja manuales toda mi empresa est谩 en orden
鈥岰on los movimientos de caja manuales toda mi empresa est谩 en orden
  1. Presiona el bot贸n Nuevo del Explorador de caja.
  2. Presiona el bot贸n con el signo (+) ubicado a la derecha del campo Concepto para elegir el Concepto de Caja.
  3. Ingresa el importe del movimiento de dinero escribi茅ndolo en el campo Importe
  4. Presiona el bot贸n Entrada si el movimiento es un ingreso de dinero a la caja.
  5.  Presiona el bot贸n Salida si es una extracci贸n de dinero de la caja para alg煤n gasto.
  6. Presiona el bot贸n Guardar para que el movimiento quede grabado en la base de datos y se actualice el saldo de caja.
Los movimientos manuales le aportan flexibilidad a tu administraci贸n diaria
鈥峀os movimientos manuales le aportan flexibilidad a tu administraci贸n diaria

Aqu铆 te lo explicamos con una imagen, debes completar estos pasos para ingresar un movimiento manual:

Completa los datos del movimiento de dinero
鈥岰ompleta los datos del movimiento de dinero

As铆 ver谩s registrado un movimiento manual de caja en el explorador:

As铆 queda registrado un movimiento manual de caja
鈥岮s铆 queda registrado un movimiento manual de caja

Modificaci贸n de un Movimiento manual de caja

Los movimientos manuales pueden ser modificados o eliminados.

Se puede modificar el concepto, el monto y si es entrada o salida de dinero de la caja.

Para poder modificar un movimiento es necesario seleccionar el movimiento en el explorador y luego presionar el bot贸n Modificar o simplemente dar doble clic sobre el movimiento.

 A continuaci贸n se abrir谩 la ventana donde se pueden modificar los datos.

Tambi茅n puedes eliminar un movimiento manual, si lo seleccionas y presionas el bot贸n Eliminar:

Modificacion movimiento manual de caja
Modificar movimiento manual de caja

Como hacer la apertura y Cierre de Caja?

En este audio te explicamos el proceso para hacer la apertura y el cierre de caja todos los d铆as:

 

Comprobar el saldo de caja

Puedes averiguar el saldo de caja en un solo paso.

Simplemente desde el men煤 Caja, elige la opci贸n Ver saldo actual y aparecer谩 el saldo, es decir el monto actual de caja.

Tambi茅n puedes acceder a esta opci贸n presionando <Ctrl+2>, es decir, en tu teclado, al mismo tiempo, presiona la teclas "Ctrl" y "2".

Cashflow: desde el men煤 Caja elige la opci贸n Ver saldo actual
Desde el men煤 Caja elige la opci贸n Ver saldo actual
Es importante recordar que el m贸dulo de caja administra un saldo d铆a por d铆a, no entre periodos de fechas. Por lo que aqu铆 solo ver谩s el saldo de caja solo del d铆a actual.
鈥岴s importante recordar que el m贸dulo de caja administra un saldo d铆a por d铆a, no entre periodos de fechas. Por lo que aqu铆 solo ver谩s el saldo de caja solo del d铆a actual.

Explorador de Conceptos de caja

Un concepto de caja es la descripci贸n de un movimiento de dinero en caja.

Cuando necesites registrar un movimiento manual de caja deber谩s elegir un concepto para esa entrada o salida de dinero.

Necesitas elegirlo de una lista de conceptos predefinidos, para que puedas ser organizado e identificar un mismo gasto que se reitere a lo largo del tiempo.

El programa reci茅n instalado trae unos conceptos disponibles para que puedas usarlos libremente en la registraci贸n de los movimientos de caja. Estos conceptos pueden ser editados y modificados, si lo necesitas.
鈥岴l programa reci茅n instalado trae unos conceptos disponibles para que puedas usarlos libremente en la registraci贸n de los movimientos de caja. Estos conceptos pueden ser editados y modificados, si lo necesitas.

Si necesitas dar de alta conceptos nuevos, que se adapten mejor a los movimientos manuales de caja que se efect煤an en tu negocio puedes hacerlo en tres sencillos pasos que se describen a continuaci贸n.

Recuerda: El alta de conceptos de caja no se hace desde el Explorador de movimientos de caja sino desde el Explorador de Conceptos de Caja.

Alta de un Nuevo concepto de Caja

Para dar de alta un concepto de caja deber谩s:

Abrir el Explorador de Conceptos de caja, presionando al mismo tiempo, las teclas "Ctrl" y "3" o, yendo al men煤 Caja, eliges la opci贸n Explorador de Conceptos de caja como se muestra en la siguiente animaci贸n:

Cashflow Explorador de conceptos de caja
Explorador de conceptos de caja

 Procedimiento:

  1. Una vez que se abri贸 el Explorador de Conceptos, presionas el bot贸n Nuevo,
  2. Escribes el Concepto de caja en el campo, y
  3. Presionas el bot贸n Guardar.
Ingreso de nuevo concepto de caja
Ingreso de nuevo concepto de caja

Luego encontrar谩s el Concepto de caja listado en el Explorador de Conceptos

Los conceptos se muestran ordenados alfab茅ticamente.

Para registrar un movimiento de caja, es decir una entrada o salida de dinero en efectivo, debes abrir el Explorador de caja.

Podr谩s usar este concepto de caja cada vez que se realice un gasto de este tipo.
鈥峆odr谩s usar este concepto de caja cada vez que se realice un gasto de este tipo

Reportes de Caja

El programa de facturaci贸n puede informarte acerca de los movimientos de ingreso y egreso de dinero en efectivo de tu caja del dinero.

Para ello dispones de reportes que puedes solicitar para saber lo que sucedi贸 en tu caja en un d铆a espec铆fico o en un rango de fechas.

驴Cu谩les son los tipos de reportes o informes de movimientos de caja que tenemos disponibles en el sistema?

Puedes solicitar cuatro reportes diferentes:

  • Reporte de Caja Diaria
  • Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)
  • Reporte de Caja Peri贸dica
  • Reporte de conceptos de Caja
Cashflow: Reportes de caja
Reportes de caja

Reporte de Caja Diaria

Accedes a este reporte desde el men煤 Caja seleccionando la opci贸n Reporte de Caja diaria.

A continuaci贸n deber谩s elegir el d铆a que quieres que aparezca en el informe de movimientos de caja:

Reporte de Caja Diaria con discriminaci贸n de totales
Reporte de Caja Diaria con discriminaci贸n de totales

En reporte de caja diaria encontrar谩s la informaci贸n organizada en columnas:

  • Fecha y hora del movimiento de dinero
  • Concepto del movimiento
  • Entrada o Salida de dinero: seg煤n sea un ingreso o egreso de dinero, la cifra correspondiente aparecer谩 ordenada en una de estas dos columnas.
  • El saldo es el total de caja que se va actualizando con cada movimiento.
Los reportes de caja te muestran el origen y el destino del dinero de tu PyME
鈥峀os reportes de caja te muestran el origen y el destino del dinero de tu PyME

Al pie del informe encontrar谩s el sector Totales donde ver谩s la suma de Entradas y de Salidas, el Saldo actual de caja y un desglose sobre el origen de los movimientos, en efectivo, tarjeta de cr茅dito y cheques:

Cashflow: Sector totales donde con la suma de entradas y de salidas
Sector totales donde con la suma de entradas y de salidas

Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)

En este reporte, que tiene la particularidad del tama帽o formato ticket, se encuentran los mismos datos contenidos en el reporte de caja diaria distribuido de una forma que ahorra espacio:

Reporte de Caja Diaria (Formato ticket) / Cashflow report
鈥峈eporte de Caja Diaria (Formato ticket)

Reporte de Caja Peri贸dica

El reporte de Caja peri贸dica incluye un informe de movimientos de efectivo en caja que abarca varios d铆as.

Por eso, lo primero que debes establecer es el rango de fechas solicitado para el reporte.

Luego encontrar谩s los datos organizados de la misma manera que en el reporte de caja diario y los diferentes d铆as separados por una l铆nea horizontal:

Reporte de Caja Peri贸dica
鈥峈eporte de Caja Peri贸dica

Reporte de Conceptos de Caja

Para emitir este reporte debes elegir un rango de fechas y el concepto que deseas que aparezca en el reporte.

As铆 podr谩s saber cu谩ntas veces, cu谩les d铆as y el monto involucrado en dicho concepto en el per铆odo de tiempo solicitado:

Reporte de conceptos de Caja
Reporte de conceptos de caja
Para conocer las diferentes posibilidades que te ofrece el sistema en la emisi贸n de reportes, visita este link.
Dale un impulso a la administraci贸n de tu PyME centralizando todas las entradas y salidas de dinero dentro del sistema de EGA Futura
鈥岲ale un impulso a la administraci贸n de tu PyME centralizando todas las entradas y salidas de dinero dentro del sistema de EGA Futura

驴Cu谩l es el objetivo de hacer una correcta administraci贸n de Caja?

Una de las mejores pr谩cticas a tener en cuenta en la administraci贸n diaria de tu negocio, es el mantenimiento de un apropiado y estricto control interno desde el primer d铆a.

脡ste debe contener tanto el control del inventario como el control de la caja diaria (cashflow), para evitar p茅rdidas de inventario por actos deshonestos que pasan inadvertidos por falta de control, y dejan como consecuencia la desaparici贸n de mercader铆as.

Estas funciones est谩n satisfactoriamente llevadas a cabo por el software de EGA Futura, por lo que recuperar谩s tiempo libre para emplear en el crecimiento empresarial

En el control de la caja diaria se registran todos los gastos, tanto fijos como eventuales, que se generan en tu negocio, lo cual te dar谩 todo el control sobre el efectivo del que dispones en tu caj贸n del dinero.

Entre los gastos fijos se encuentra por ejemplo, el pago del alquiler o sueldos.

Y entre los gastos eventuales, se pueden enumerar el dinero empleado en la compra de art铆culos de limpieza o de librer铆a, insumos varios, gastos de mensajer铆a, taxi, y todo gasto de efectivo que se realiza en forma espor谩dica.

Tener registro de todos los movimientos de dinero de tu PyME, te brinda la posibilidad de predecir las necesidades futuras de efectivo, para afrontar las eventualidades del d铆a de trabajo, bas谩ndote en tu propia experiencia.
鈥峊ener registro de todos los movimientos de dinero de tu PyME, te brinda la posibilidad de predecir las necesidades futuras de efectivo, para afrontar las eventualidades del d铆a de trabajo, bas谩ndote en tu propia experiencia

Manteniendo as铆 un total control del flujo de dinero, y brindando la tranquilidad necesaria para operar sin sobresaltos.

EGA Futura ofrece un completo m贸dulo de caja para registrar y administrar los movimientos de dinero cotidianos, y tener al final del d铆a un completo y detallado reporte de estas actividades en forma de planilla, adem谩s del saldo de efectivo al final de per铆odos determinados.

Reportes de Caja
鈥峈eportes de Caja

Estos informes tambi茅n te permiten conocer el movimiento que se ha registrado en forma mensual o en un lapso a elegir, facilitando prever el monto efectivo de caja a disponer en el futuro, evitando errores por falta de previsi贸n, y filtrando los datos por cada concepto individual.

Esto ofrece la posibilidad de rastrear hasta el 煤ltimo centavo que haya salido o entrado en efectivo en caja.

Devolvi茅ndote todo el tiempo que habitualmente utilizas en calcular y cerrar la caja en forma manual, para que puedas ocuparte de las tareas que realmente requieren tu atenci贸n, como las decisiones estrat茅gicas que dan rumbo a tu empresa.

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馃拵 Este software incluye soporte t茅cnico gratuito?

Claro que s铆.聽

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

Para conocer las diferentes alternativas de soporte聽visita este link.

Todas las preguntas realizadas en聽nuestra plataforma de Soporte聽T茅cnico 24/7 se responden siempre en su totalidad鈥 馃帀

鈽曪笍 Para qu茅 pa铆ses funciona este software?

Este sistema de gesti贸n empresarial funciona seg煤n las reglamentaciones fiscales de聽Espa帽a,聽M茅xico,聽Colombia,聽Chile,聽Argentina聽y el resto de los pa铆ses de聽Am茅rica Latina.

Si tu empresa est谩 en otro pa铆s, te recomendamos聽usar nuestro sistema ERP en la nube.

馃摫 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos m贸viles o desde Internet?

El programa de facturaci贸n funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o m谩s usuarios tenemos un聽ERP en la nube que funciona tambi茅n en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

馃搥 Desde d贸nde puedo descargar la 煤ltima versi贸n?

Para descargar la 煤ltima versi贸n de nuestro sistema de gesti贸n comercial para Windows,聽pulsa aqu铆.

馃攽 Ya he descargado el programa... C贸mo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturaci贸n, sigue聽las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

馃拰 No me llega la licencia por correo de la Edici贸n Gratis... Qu茅 hago?

Si ya has completado el聽formulario para obtener la Edici贸n Gratis聽de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun as铆 no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una direcci贸n de correo distinta.

En este lugar te damos m谩s alternativas para poder acceder a tu licencia.

馃槏 Cu谩les son las diferencias entre la Edici贸n Gratis y la Edici贸n Power?

En este cuadro comparativo聽podr谩s ver las diferencias聽entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

馃攽 Qu茅 incluye la Licencia Perpetua de la Edici贸n Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrar谩s que:

1. Esta licencia聽no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte t茅cnico gratuito, y
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Para ver todas las otras caracter铆sticas incluidas,聽dale clic aqu铆.

驴Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

Por supuesto, esa informaci贸n la vas a poder acceder desde este lugar.

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Desde nuestra plataforma de Soporte T茅cnico 24/7, nuestros expertos responder谩n a tus preguntas puntuales. 馃榾
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