Actualizado en
2019

Gesti贸n de Ordenes de Compras

Realiza los pedidos de productos y mercader铆a de manera c贸moda y ordenada
Sistema para Empresas
Tutorial para crear una orden de compra

驴Qu茅 es una orden de compra?

La orden de compra es un documento que te permite automatizar y agilizar el pedido de productos y mercader铆as a tus Proveedores.

As铆, podr谩s automatizar c贸modamente el proceso de reposici贸n de stock y mercader铆a.

Una Orden de Compra indica la cantidad de productos, la descripci贸n, el precio y condiciones comerciales entre otras cosas
鈥峌na Orden de Compra indica la cantidad de productos, la descripci贸n, el precio y condiciones comerciales entre otras cosas

Para poder emitir una orden de compras, desde el men煤 de Compras, selecciona Explorador de Ordenes de Compra:

Selecciona explorador de ordenes de compra
鈥峉elecciona explorador de ordenes de compra
Proceso de 贸rdenes de compra

El proceso de 贸rdenes de compra consta de los siguientes pasos:

  • Emitir la Orden de Compra,
  • Enviar el pedido al Prooveedor,
  • Hacer la recepci贸n de los productos por parte del Proveedor (puede ser total o parcial), y
  • Hacer el ingreso en el sistema de la factura de compra.
EGA Futura te permite crear 脫rdenes de Compra utilizando diferentes m茅todos
鈥岴GA Futura te permite crear 脫rdenes de Compra utilizando diferentes m茅todos

驴C贸mo emitir y administrar ordenes de compra?

Para generar una nueva Orden de Compra, desde el explorador presiona el bot贸n Nuevo:

Presiona el bot贸n nuevo para crear una nueva orden de compras
鈥峆resiona el bot贸n nuevo para crear una nueva orden de compras

Una vez pulsado el bot贸n Nuevo, el sistema de gesti贸n comercial dispone de cuatro formas diferentes de 贸rdenes de compra.

1. Generar nueva Orden de Compra en blanco:

Generar Orden de compra en blanco
Generar orden de compra en blanco

2. Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor:

Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor
鈥岹enerar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor

3. Generar 贸rdenes de compra en base al stock m铆nimo de cada producto de manera autom谩tica:

Generar 贸rdenes de compra en base al m铆nimo de cada Producto de manera autom谩tica
Generar 贸rdenes de compra en base al m铆nimo de cada producto de manera autom谩tica

4. Generar 贸rdenes de compra en base al stock m铆nimo de cada producto de manera autom谩tica, discriminando por proveedores y familias de art铆culos (rubros):

Generar 贸rdenes de compra en base al m铆nimo de cada Producto de manera autom谩tica:
Generar 贸rdenes de compra en base al stock m铆nimo de cada producto de manera autom谩tica, discriminando por proveedores y familias de art铆culos

Una vez iniciada la orden de compra, podr谩s ingresar los productos que deseas comprarle a tu Proveedor:

Ingresar los productos que deseas comprarle a tu proveedor
Ingresa los productos que deseas comprarle a tu proveedor

En la izquierda encontrar谩s el men煤 para:

  1. Agregar productos, 
  2. Eliminarlos
  3. Especificar los datos de la orden de compra, 
  4. Modificar cantidad o precio, y 
  5. Ver la 煤ltima factura de compra.

Estos son los botones:

Botones administrar la orden de compra
鈥岯otones administrar la orden de compra

Al hacer clic en Ingresar Producto, puedes incluir en el comprobante los art铆culos que deseas solicitarle a tu Proveedor:

Al hacer clic en ingresar producto, puedes ingresar los art铆culos que deseas solicitarle al proveedor
Al hacer clic en ingresar producto, puedes incluir en el comprobante los art铆culos que deseas solicitarle a tu proveedor

El bot贸n Datos OC, te permitir谩 ingresar informaci贸n relevante, como seleccionar proveedor, gastos de env铆o, e impuestos:

El bot贸n del men煤 Datos 脫rden de compra, te permitir谩 ingresar informaci贸n relevante, como seleccionar proveedor, gastos de env铆o, impuestos
Aqu铆 podr谩s ingresar informaci贸n relevante, como seleccionar proveedor, gastos de env铆o, e impuestos

Al hacer clic en el bot贸n verde con el s铆mbolo (+) podr谩s seleccionar el Proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gesti贸n para empresas:

Al hacer clic en el bot贸n verde con el simbolo (+) podr谩s seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gesti贸n para empresas
鈥岮l hacer clic en el bot贸n verde con el s铆mbolo (+) podr谩s seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gesti贸n para empresas

Con la misma opci贸n podr谩s cambiar el proveedor de la orden de compra:

Agregar proveedor de los productos de la orden de compra
Agregar proveedor de los productos de la orden de compra

Usando la opci贸n Modificar Precio, podr谩s cambiar los valores de costo pre-establecidos:

Opci贸n modificar precio
Opci贸n modificar precio

Con la opci贸n Modificar Cantidad, puedes ajustar el pedido a la cantidad necesaria para cada art铆culo:

Opci贸n modificar cantidad
Opci贸n modificar cantidad
Las 脫rdenes de Compra se pueden convertir en facturas para no perder control de ning煤n aspecto del proceso
鈥峀as 脫rdenes de Compra se pueden convertir en facturas para no perder control de ning煤n aspecto del proceso
Facturas y ordenes de compra

驴C贸mo hacer el env铆o de la orden de compra al proveedor?

El siguiente paso a la emisi贸n de la orden de compra, es enviarla al Proveedor

Nuestro sistema de facturaci贸n para PyMEs adem谩s de imprimir el comprobante, permite enviar en forma de correo electr贸nico la orden de compra.

Esto se realiza haciendo clic en el bot贸n Enviar del Explorador de 贸rdenes de compra:

Enviar orden de compra al proveedor por correo electr贸nico
Enviar orden de compra al proveedor por correo electr贸nico

Al ingresar en la opci贸n Enviar, puedes ver el correo electr贸nico saliente y editarlo antes de enviarlo:

Enviar orden de compra por correo electr贸nico
Enviar orden de compra por correo electr贸nico
Recepci贸n de art铆culos / productos

驴Como hacer la recepci贸n de art铆culos / productos del proveedor?

Una vez emitida y enviada la orden de compra al proveedor, empezaremos a recibir los art铆culos solicitados. 

Tienes dos formas de hacer la recepci贸n de art铆culos:

  • Recepci贸n PARCIAL de art铆culos, o
  • Recepci贸n TOTAL de art铆culos

Debes hacer clic en el bot贸n Recibir, a la izquierda del Explorador de 贸rdenes de compra:

Recibir art铆culos de la 贸rden de compra
Recibir art铆culos de la orden de compra
Para simplificar tu organizaci贸n, una Orden de Compra puede tener diferentes estados
鈥峆ara simplificar tu organizaci贸n, una Orden de Compra puede tener diferentes estados
Recepci贸n de art铆culos / productos

Recepci贸n parcial de art铆culos

Muchos proveedores env铆an los art铆culos solicitados en forma parcial, completando el pedido en dos o m谩s env铆os. 

Nuestro sistema de administraci贸n de empresas permite recibir parcialmente la orden de compra usando el icono Recibir:

Recepci贸n parcial de art铆culos en 贸rden de compra
Recepci贸n parcial de productos en la orden de compra

En la recepci贸n parcial, podr谩s ingresar las cantidades parciales recibidas por cada art铆culo solicitado:

Ingreso de cantidad en recepci贸n parcial de 贸rdenes de compras
Ingreso de cantidad en recepci贸n parcial de 贸rdenes de compras
Todos los productos se pueden recibir de manera total o parcial
鈥峊odos los productos se pueden recibir de manera total o parcial
Recepci贸n de art铆culos / productos

Recepci贸n total de art铆culos

Si el Proveedor nos env铆a la totalidad de art铆culos solicitados en la orden de compra en un s贸lo env铆o, puedes realizar la recepci贸n total de art铆culos.

Para ello debes hacer clic en el bot贸n con la inscripci贸n de Recibir Todo:

脥cono recibir todo en 贸rdenes de compra
Recibir todos los productos solicitados en la orden de compra

Al hacer clic en Recibir Todo, puedes ver como el sistema de gesti贸n empresarial solicita confirmar el pedido:

Recepci贸n total de mercader铆a
Recepci贸n total de mercader铆a

Cambio de estado de la OC

El estado de la orden de compra pasar谩 de Abierta a Cerrada:

Orden de compra cerrada
Orden de compra cerrada
Tutorial para convertir una orden de compra a factura de compra

驴C贸mo convertir una orden de compra a factura de compra?

Una vez que la orden de compra se encuentra cerrada, puedes acceder al 煤ltimo paso del proceso que es convertir la orden de compra cerrada a factura de compra.

Podr谩s hacer la conversi贸n de OC a factura accediendo al 铆cono Convertir en factura que se encuentra a la izquierda del navegador:

Convertir 贸rden de compra en factura de compra
Convertir orden de compra en factura de compra

Luego podr谩s ingresar productos, productos varios, modificar cantidad, y precio:

Men煤 conversi贸n factura
Datos de la factura de compra
Instrucciones para ingresar descuentos o recargos

驴Es posible ingresar descuentos o recargos en la factura de compra?

Ingresando en la opci贸n Descuento / Recargo, el sistema de facturaci贸n te permitir谩 asignarle descuentos o recargos, dependiendo del signo:

  • Para Recargos, ingresar porcentaje positivo, y
  • Para Descuentos, ingresar porcentaje negativo

Aqu铆 te mostramos un ejemplo:

Descuento o recargo en factura de compra
Ingreso de Descuento o Recargo en factura de compras

驴Es posible ingresar notas o anotaciones en el comprobante de compra?

Puedes ingresar Notas referentes al Proveedor en la parte inferior:

鈥峂en煤 conversi贸n factura
Ingreso de notas en la factura de compra
proceso de conversi贸n de la orden de compra en factura

驴Como finalizar el proceso de conversi贸n de la orden de compra en factura?

Finalmente, para cerrar el proceso el sistema de gesti贸n, te solicitar谩 confirmar el pago al proveedor, tienes dos opciones para ello:

  • Pago en efectivo, o
  • Pago en Cuenta Corriente del proveedor

Aqu铆 se muestra de manera detenida:

Conversi贸n de orden de compra a factura
Conversi贸n de orden de compra a factura

Tutorial completo en video

En este tutorial en video, vas a poder ver en detalle todo el proceso de creaci贸n de ordenes de compra a tus proveedores:

 
Sistema para PyMEs
Volver a arriba
Primeros pasos de uso programa

Primeros Pasos

Administraci贸n de productos y stock

Productos

Importar stock desde Excel

Productos y Excel

Gesti贸n de clientes y contactos

Clientes

Administraci贸n de vendedores y comisiones

Vendedores

Emisi贸n de comprobantes de venta

Ventas y Facturaci贸n

Proceso de ventas y facturacion

Proceso de Ventas

Administraci贸n de proveedores

Proveedores

Gesti贸n de compras

Compras

Reportes y estad铆sticas de venta

Reportes & Estad铆sticas

Herramientas del sistema

Herramientas

Instalaci贸n del programa de facturacion

Instalaci贸n B谩sica

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Instalaci贸n Avanzada

Configuraci贸n del ERP

Configuraci贸n B谩sica

Configuraci贸n avanzada del sistema

Configuraci贸n Avanzada

Licencias del software

Licenciamiento

# 1
Estamos en el Puesto 1 en Softonic desde hace nueve a帽os ininterrumpidos
24x7
Desde nuestra plataforma ofrecemos soporte t茅cnico todos los d铆as
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M谩s de sesenta mil PyMEs implementan nuestro software todos los a帽os
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Desde hace m谩s de 25 a帽os potenciamos a las Empresas de Iberoam茅rica

馃拵 Este software incluye soporte t茅cnico gratuito?

Claro que s铆.聽

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

Para conocer las diferentes alternativas de soporte聽visita este link.

Todas las preguntas realizadas en聽nuestra plataforma de Soporte聽T茅cnico 24/7 se responden siempre en su totalidad鈥 馃帀

鈽曪笍 Para qu茅 pa铆ses funciona este software?

Este sistema de gesti贸n empresarial funciona seg煤n las reglamentaciones fiscales de聽Espa帽a,聽M茅xico,聽Colombia,聽Chile,聽Argentina聽y el resto de los pa铆ses de聽Am茅rica Latina.

Si tu empresa est谩 en otro pa铆s, te recomendamos聽usar nuestro sistema ERP en la nube.

馃摫 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos m贸viles o desde Internet?

El programa de facturaci贸n funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o m谩s usuarios tenemos un聽ERP en la nube que funciona tambi茅n en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

馃搥 Desde d贸nde puedo descargar la 煤ltima versi贸n?

Para descargar la 煤ltima versi贸n de nuestro sistema de gesti贸n comercial para Windows,聽pulsa aqu铆.

馃攽 Ya he descargado el programa... C贸mo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturaci贸n, sigue聽las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

馃拰 No me llega la licencia por correo de la Edici贸n Gratis... Qu茅 hago?

Si ya has completado el聽formulario para obtener la Edici贸n Gratis聽de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun as铆 no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una direcci贸n de correo distinta.

En este lugar te damos m谩s alternativas para poder acceder a tu licencia.

馃槏 Cu谩les son las diferencias entre la Edici贸n Gratis y la Edici贸n Power?

En este cuadro comparativo聽podr谩s ver las diferencias聽entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

馃攽 Qu茅 incluye la Licencia Perpetua de la Edici贸n Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrar谩s que:

1. Esta licencia聽no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte t茅cnico gratuito, y
3. Tiene actualizaciones聽del sistema聽gratis de por vida.

Para ver todas las otras caracter铆sticas incluidas,聽dale clic aqu铆.

驴Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

Por supuesto, esa informaci贸n la vas a poder acceder desde este lugar.

Necesitas hacer una pregunta?
Si luego de navegar por toda nuestra documentaci贸n t茅cnica y tutoriales necesitas hacer una consulta concreta sobre el sistema, estamos aqu铆 para responderte.

Desde nuestra plataforma de Soporte T茅cnico 24/7, nuestros expertos responder谩n a tus preguntas puntuales. 馃榾
Realizar una pregunta ahora 馃帀

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