Actualizado en
2023

Gestión de Ordenes de Compras

Realiza los pedidos de productos y mercadería de manera cómoda y ordenada
Sistema para Empresas
Tutorial para crear una orden de compra

¿Qué es una orden de compra?

La orden de compra es un documento que te permite automatizar y agilizar el pedido de productos y mercaderías a tus Proveedores.

Así, podrás automatizar cómodamente el proceso de reposición de stock y mercadería.

Una Orden de Compra indica la cantidad de productos, la descripción, el precio y condiciones comerciales entre otras cosas
‍Una Orden de Compra indica la cantidad de productos, la descripción, el precio y condiciones comerciales entre otras cosas

Para poder emitir una orden de compras, desde el menú de Compras, selecciona Explorador de Ordenes de Compra:

Selecciona explorador de ordenes de compra
‍Selecciona explorador de ordenes de compra
Proceso de órdenes de compra

El proceso de órdenes de compra consta de los siguientes pasos:

  • Emitir la Orden de Compra,
  • Enviar el pedido al Prooveedor,
  • Hacer la recepción de los productos por parte del Proveedor (puede ser total o parcial), y
  • Hacer el ingreso en el sistema de la factura de compra.
EGA Futura te permite crear Órdenes de Compra utilizando diferentes métodos
‍EGA Futura te permite crear Órdenes de Compra utilizando diferentes métodos

¿Cómo emitir y administrar ordenes de compra?

Para generar una nueva Orden de Compra, desde el explorador presiona el botón Nuevo:

Presiona el botón nuevo para crear una nueva orden de compras
‍Presiona el botón nuevo para crear una nueva orden de compras

Una vez pulsado el botón Nuevo, el sistema de gestión comercial dispone de cuatro formas diferentes de órdenes de compra.

1. Generar nueva Orden de Compra en blanco:

Generar Orden de compra en blanco
Generar orden de compra en blanco

2. Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor:

Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor
‍Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor

3. Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática:

Generar órdenes de compra en base al mínimo de cada Producto de manera automática
Generar órdenes de compra en base al mínimo de cada producto de manera automática

4. Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática, discriminando por proveedores y familias de artículos (rubros):

Generar órdenes de compra en base al mínimo de cada Producto de manera automática:
Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática, discriminando por proveedores y familias de artículos

Una vez iniciada la orden de compra, podrás ingresar los productos que deseas comprarle a tu Proveedor:

Ingresar los productos que deseas comprarle a tu proveedor
Ingresa los productos que deseas comprarle a tu proveedor

En la izquierda encontrarás el menú para:

  1. Agregar productos, 
  2. Eliminarlos
  3. Especificar los datos de la orden de compra, 
  4. Modificar cantidad o precio, y 
  5. Ver la última factura de compra.

Estos son los botones:

Botones administrar la orden de compra
‍Botones administrar la orden de compra

Al hacer clic en Ingresar Producto, puedes incluir en el comprobante los artículos que deseas solicitarle a tu Proveedor:

Al hacer clic en ingresar producto, puedes ingresar los artículos que deseas solicitarle al proveedor
Al hacer clic en ingresar producto, puedes incluir en el comprobante los artículos que deseas solicitarle a tu proveedor

El botón Datos OC, te permitirá ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, e impuestos:

El botón del menú Datos Órden de compra, te permitirá ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, impuestos
Aquí podrás ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, e impuestos

Al hacer clic en el botón verde con el símbolo (+) podrás seleccionar el Proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas:

Al hacer clic en el botón verde con el simbolo (+) podrás seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas
‍Al hacer clic en el botón verde con el símbolo (+) podrás seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas

Con la misma opción podrás cambiar el proveedor de la orden de compra:

Agregar proveedor de los productos de la orden de compra
Agregar proveedor de los productos de la orden de compra

Usando la opción Modificar Precio, podrás cambiar los valores de costo pre-establecidos:

Opción modificar precio
Opción modificar precio

Con la opción Modificar Cantidad, puedes ajustar el pedido a la cantidad necesaria para cada artículo:

Opción modificar cantidad
Opción modificar cantidad
Las Órdenes de Compra se pueden convertir en facturas para no perder control de ningún aspecto del proceso
‍Las Órdenes de Compra se pueden convertir en facturas para no perder control de ningún aspecto del proceso
Facturas y ordenes de compra

¿Cómo hacer el envío de la orden de compra al proveedor?

El siguiente paso a la emisión de la orden de compra, es enviarla al Proveedor

Nuestro sistema de facturación para PyMEs además de imprimir el comprobante, permite enviar en forma de correo electrónico la orden de compra.

Esto se realiza haciendo clic en el botón Enviar del Explorador de órdenes de compra:

Enviar orden de compra al proveedor por correo electrónico
Enviar orden de compra al proveedor por correo electrónico

Al ingresar en la opción Enviar, puedes ver el correo electrónico saliente y editarlo antes de enviarlo:

Enviar orden de compra por correo electrónico
Enviar orden de compra por correo electrónico
Recepción de artículos / productos

¿Como hacer la recepción de artículos / productos del proveedor?

Una vez emitida y enviada la orden de compra al proveedor, empezaremos a recibir los artículos solicitados. 

Tienes dos formas de hacer la recepción de artículos:

  • Recepción PARCIAL de artículos, o
  • Recepción TOTAL de artículos

Debes hacer clic en el botón Recibir, a la izquierda del Explorador de órdenes de compra:

Recibir artículos de la órden de compra
Recibir artículos de la orden de compra
Para simplificar tu organización, una Orden de Compra puede tener diferentes estados
‍Para simplificar tu organización, una Orden de Compra puede tener diferentes estados
Recepción de artículos / productos

Recepción parcial de artículos

Muchos proveedores envían los artículos solicitados en forma parcial, completando el pedido en dos o más envíos. 

Nuestro sistema de administración de empresas permite recibir parcialmente la orden de compra usando el icono Recibir:

Recepción parcial de artículos en órden de compra
Recepción parcial de productos en la orden de compra

En la recepción parcial, podrás ingresar las cantidades parciales recibidas por cada artículo solicitado:

Ingreso de cantidad en recepción parcial de órdenes de compras
Ingreso de cantidad en recepción parcial de órdenes de compras
Todos los productos se pueden recibir de manera total o parcial
‍Todos los productos se pueden recibir de manera total o parcial
Recepción de artículos / productos

Recepción total de artículos

Si el Proveedor nos envía la totalidad de artículos solicitados en la orden de compra en un sólo envío, puedes realizar la recepción total de artículos.

Para ello debes hacer clic en el botón con la inscripción de Recibir Todo:

Ícono recibir todo en órdenes de compra
Recibir todos los productos solicitados en la orden de compra

Al hacer clic en Recibir Todo, puedes ver como el sistema de gestión empresarial solicita confirmar el pedido:

Recepción total de mercadería
Recepción total de mercadería

Cambio de estado de la OC

El estado de la orden de compra pasará de Abierta a Cerrada:

Orden de compra cerrada
Orden de compra cerrada
Tutorial para convertir una orden de compra a factura de compra

¿Cómo convertir una orden de compra a factura de compra?

Una vez que la orden de compra se encuentra cerrada, puedes acceder al último paso del proceso que es convertir la orden de compra cerrada a factura de compra.

Podrás hacer la conversión de OC a factura accediendo al ícono Convertir en factura que se encuentra a la izquierda del navegador:

Convertir órden de compra en factura de compra
Convertir orden de compra en factura de compra

Luego podrás ingresar productos, productos varios, modificar cantidad, y precio:

Menú conversión factura
Datos de la factura de compra
Instrucciones para ingresar descuentos o recargos

¿Es posible ingresar descuentos o recargos en la factura de compra?

Ingresando en la opción Descuento / Recargo, el sistema de facturación te permitirá asignarle descuentos o recargos, dependiendo del signo:

  • Para Recargos, ingresar porcentaje positivo, y
  • Para Descuentos, ingresar porcentaje negativo

Aquí te mostramos un ejemplo:

Descuento o recargo en factura de compra
Ingreso de Descuento o Recargo en factura de compras

¿Es posible ingresar notas o anotaciones en el comprobante de compra?

Puedes ingresar Notas referentes al Proveedor en la parte inferior:

‍Menú conversión factura
Ingreso de notas en la factura de compra
proceso de conversión de la orden de compra en factura

¿Como finalizar el proceso de conversión de la orden de compra en factura?

Finalmente, para cerrar el proceso el sistema de gestión, te solicitará confirmar el pago al proveedor, tienes dos opciones para ello:

  • Pago en efectivo, o
  • Pago en Cuenta Corriente del proveedor

Aquí se muestra de manera detenida:

Conversión de orden de compra a factura
Conversión de orden de compra a factura

Tutorial completo en video

En este tutorial en video, vas a poder ver en detalle todo el proceso de creación de ordenes de compra a tus proveedores:

 
El Software de Gestión Comercial para Windows de EGA Futura se distribuye en dos Ediciones: Gratis y Power.
La funcionalidad
Gestión de Ordenes de Compras
se encuentra en la Edición Power, y aquí encontrarás un cuadro comparativo.

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Por un lado, contamos con un sistema de gestión comercial para Windows, con Ediciones Power y Gratis.

😍 Y por otro lado tenemos un software de gestión empresarial en la Nube, con tecnología mucho más potente.

Todo lo que has visto aquí en este documento, son instrucciones relacionadas a nuestro sistema Windows
A continuación, te compartimos algunos tutoriales sobre nuestra plataforma en la Nube, para que la puedas conocer ☁️

Cómo crear una nueva Marca? [Productos y Activos fijos]

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2021
»
EGA Futura Inventory
Crea y administra Marcas para trabajar más eficientemente con los Productos y los Activos fijos de tu Empresa.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Como crear un nuevo Producto? [Artículo de tu Stock o Inventario]

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2021
»
EGA Futura Inventory
Crea fácilmente Productos en la Base de datos del Inventario de tu empresa.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Como crear y administrar Productos, Stock y Listas de precios?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2021
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EGA Futura Inventory
Toma el control de tus Productos, Listas de precios y stock de manera cómoda y efectiva.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial

Qué es la Plataforma EGA Futura?

☁️ Tutorial Nube actualizado en
2023
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Interfaz de la Plataforma EGA Futura
En este tutorial hacemos un repaso por los principales aspectos de la plataforma. Ideal para usuarios nuevos que necesiten dar los primeros pasos.
🎓 Visita este link para ver mucha más información relacionada a este tutorial
Sistema para PyMEs
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💎 Este software incluye soporte técnico gratuito?

Claro que sí. 

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad‍ 🎉

☕️ Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema de gestión empresarial en la nube.

📱 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un sistema ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

🔥 La Edición Power se integra con eCommerce y funciona en teléfonos?

La Edición Power de nuestro sistema de gestión comercial para Windows solo puede ejecutarse en PCs con Windows.

Si necesitas acceder al sistema de gestión desde teléfonos, tabletas, ordenadores de Apple (Mac), o cualquier otro dispositivo conectado a internet, debes usar nuestro software en la nube.

La integración con comercio electrónico es manual, siendo el camino recomendado para vender en Internet nuestro sistema en la nube. Todo está explicado aquí.

🔑 Ya he descargado el programa... Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

💌 No me llega la licencia por correo de la Edición Gratis... Qué hago?

Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

En este lugar te damos más alternativas para poder acceder a tu licencia.

Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

🔑 Qué incluye la Licencia Perpetua de la Edición Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:

1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
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Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.

¿Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

Por supuesto, esa información la vas a poder acceder desde este lugar.

Soporte Técnico de EGA Futura
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