Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Productos y Excel
Sí, es totalmente posible.
El sistema te da la posibilidad de importar productos totalmente nuevos (que no figuran en tu base de datos), y de actualizar información de los ya existentes.
Esto último es especialmente útil para actualizar precios o descripciones, con información o archivos Excel provenientes de tus proveedores.
En este video aprenderás como controlar tu stock con la ayuda de Excel de manera muy simple:
Al inicio del programa necesitas crear, dentro de la base de datos del sistema, un gran número de productos.
Dichos registros habitualmente se guardan en un archivo en formato Microsoft Excel.
En ocasiones tus proveedores te entregan la actualización de sus precios de venta y esto resultará en una modificación del costo de tus productos.
Cuando esto sucede en un gran número de productos, también necesitarás realizar esta actualización de forma masiva.
En otros casos necesitas modificar o completar otros campos de los registros de tus productos, también en forma que abarque gran número de productos.
Para todas estas necesidades, el software de gestión comercial de EGA Futura te ofrece una forma de alta o modificación masiva de productos desde un archivo Excel.
En el menú Productos, encontramos la opción Importar o Actualizar Productos desde Excel y se usa para:
Asegúrate de no pegar formulas en las celdas del archivo a
importar.
Porque el programa necesita el valor de cada dato, y si hay fórmulas
la importación no va a funcionar correctamente.
Para entender mejor de lo que estamos hablando, consulta este mismo manual, en donde vas a poder ver el
inconveniente que tuvo una empresa al hacer la importación, y como lo resolvió.
Estos son los campos que pueden ser completados mediante la importación de datos desde Excel:
El archivo Excel que crees para importar, como mínimo debe tener tres columnas:
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Estos datos son campos obligatorios en el registro del producto.
Previamente crea los Rubros o Familias de Productos y da de alta los Proveedores, si es que quieres completar el código de proveedor en la importación.
Por ejemplo, si lo deseas puedes crear un archivo que solamente tenga tres columnas: Código de producto, Tipo y Descripción del producto, ya que son los dos campos obligatorios del registro de un Producto.
Recuerda que con el sistema de gestión de EGA Futura puedes administrar cuatro tipos de productos:
Esta columna es obligatoria y se completa de la siguiente manera:
En la versión actual del sistema solo es posible importar o
actualizar productos Estándar.
Si tu empresa necesita mas potencia y flexibilidad, te recomendamos nuestro sistema en la nube.
Puedes nombrar las columnas del archivo Excel como lo desees.
Luego el nombre de cada columna tendrá que ser relacionado con uno del los campos del registro del producto para que el dato contenido en cada celda del archivo, se vuelque en el campo apropiado:
En la siguiente ventana verás cómo fueron nombradas cada una de las columnas que sirven para la importación de datos.
En el caso de las celdas que no contienen datos, hay dos comportamientos que puedes generar y los detallamos a continuación.
Si relacionas la columna vacía del archivo con el campo, en el primer paso del proceso, se trasladará ese vacío al campo en el registro del producto, con lo cual se vaciará el campo del registro del producto.
Si ignoras esa columna al momento de relacionar los campos con las columnas del archivo Excel, en ese caso se respetará el contenido que le asigne automáticamente el programa.
Lo mismo sucederá si no relacionas el campo con la columna moneda.
El sistema asignará la moneda predeterminada.
En este paso debes prestar atención a la forma en que Excel separa los decimales. Si usa una coma o si usa un punto.
Recuerda este dato porque lo necesitarás en el siguiente paso.
En la imagen siguiente verás, en la columna costo que el archivo excel que usamos en el ejemplo, usa una coma para separar los decimales, en los números:
En el menú Productos, elige la opción: Importar o Actualizar Productos desde Excel la misma se usa para:
Selecciona el archivo Excel que usarás para la importación de Productos:
Elige la opción Importar productos que no existen en la base de datos:
Haz coincidir el nombre de cada campo con la columna correspondiente eligiendo de la lista que se despliega en cada campo.
Así se relacionan los campos con las columnas de Excel:
En el caso de las celdas del archivo Excel que no contienen datos, pueden suceder dos cosas diferentes:
En este último caso, en el alta del producto se respetará el contenido que le asigne automáticamente el programa.
Lo mismo sucederá si no relacionas el campo con la columna Moneda.
El sistema asignará la moneda predeterminada:
En el sector inferior de la ventana, establece la opción de Configuración de Decimales.
Una vez que has relacionado los campos con las columnas del archivo Excel y elegiste la separación de decimales con coma o punto, presiona el botón Siguiente.
En el paso siguiente del proceso te mostrará en ventana repartida, a la izquierda, los Productos procedentes del archivo Excel que están en condiciones de ser importados al programa.
En este sector verás barras de desplazamiento que te permiten recorrer la totalidad de columnas de los productos que podrán ser importados.
En el sector derecho de la ventana, ves los productos que actualmente existen en el stock, es decir, antes de que realices la importación de nuevos productos.
Para estos productos te muestra el código del producto, la descripción, la existencia actual en stock y el precio de venta de la lista 1.
Una vez que comparaste los productos nuevos con los existentes, presiona el botón Siguiente.
En el paso 3 del proceso, deberás seleccionar cuáles de los productos del archivo Excel quieres importar al programa.
Para seleccionarlos, puedes realizar una selección en la casilla de verificación de cada uno de los productos o puedes presionar el botón Todos para que se realice la selección general de productos abarcando la totalidad de los productos existentes en el archivo Excel de origen.
Una vez que seleccionaste los productos del archivo Excel que deseas importar, presiona el botón Comenzar.
Luego, yendo al Explorador de Productos, encontrarás el nuevo stock agregado a los productos que tenías previamente.
Si ves algunas o todas las filas de los productos de color rojo es que olvidaste relacionar el campo Existencia con la columna correspondiente de tu archivo Excel (cantidad de producto a importar), o que dicha columna no contenía datos en el archivo Excel.
Si en la importación desde Excel omitiste especificar la cantidad de cada producto que estabas importando, puedes escribirlo en la fila de cada uno de los productos, en la columna existencia, dando previamente un doble clic sobre la celda.
Para que puedas realizar esta edición desde el explorador, el botón Modificación Rápida debe estar activado:
El formulario que se origina mediante una Exportación del stock hacia un archivo Excel tiene 80 columnas.
Si analizamos las columnas de un archivo Excel que previamente fue exportado, es decir que fue generado por el programa veremos las siguientes columnas.
A continuación, se explicará el significado de las principales columnas y que son de gran utilidad para el caso de una importación hacia el sistema de gestión de EGA Futura:
¿Cómo cargo los Precios de los Productos? ¿Cómo debo editar el excel para que se importen correctamente los precios?
En el programa recién instalado, viene activado el porcentaje de utilidad o ganancia para los precios de los productos.
Esto quiere decir que al ingresar el Costo del Producto y asignarle un porcentaje de utilidad o ganancia para cada lista de precios, se aplicará a ese costo, el porcentaje de utilidad.
Automáticamente el programa va a calcular los precios de venta para las listas de precios 1 a 5.
No, olvides hacer coincidir las columnas Costo y Precio.
¿Qué resultados se esperan para los precios de los productos?
Si en el Excel el costo del producto es 0 (cero), en el campo Costo del registro del producto, se va a repetir el dato que figure en el campo Precio 1 y el porcentaje de utilidad 1 no se actualiza ni modifica.
Si en el Excel, en la columna Costo figura algún valor, ese será el valor que aparecerá en el campo Costo del Registro del Producto.
Y si también hay un valor en el campo Precio 1 del Excel, ese valor aparecerá en el campo Precio 1 del Registro del producto.
Cargar cientos de artículos de una sola vez sale bien cuando la planilla está armada como el programa la espera. Estas preguntas cubren los puntos donde suele trabarse el proceso.
Como mínimo debes crear tres columnas: Código de producto, Descripción del producto y Tipo de producto. Las columnas de códigos deben tener formato TEXTO y la extensión del archivo tiene que ser siempre .xls en lugar de .xlsx.
Se escribe STANDARD para los productos Estándar, SERVICE para los de tipo Servicio, MATRIX para los de tipo Matriz y KIT para los conjuntos de productos estándar. En la versión actual solo es posible importar o actualizar productos Estándar.
Si ves filas rojas en el Explorador de Productos, es que olvidaste relacionar el campo Existencia con la columna correspondiente de tu archivo, o que esa columna no tenía datos. Puedes corregirlo escribiendo la cantidad en la columna existencia con un doble clic sobre la celda, siempre que el botón Modificación Rápida esté activado.
Fue discontinuado. El sistema de gestión comercial para Windows de EGA Futura ya no recibe versiones nuevas, y esta documentación queda publicada para las empresas que todavía trabajan con él. Su continuidad hoy se llama EGA Futura ERP.
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