Actualizado en
2019

Importar Productos desde Excel a la Base de Datos

Ahorra tiempo administrativo actualizando precios e ingresando productos a tu programa鈥坉esde una planilla de c谩lculo
Sistema para Empresas
Importar precios y productos desde Excel

驴Es posible importar precios y productos desde Excel?

S铆, es totalmente posible.

El sistema te da la posibilidad de importar productos totalmente nuevos (que no figuran en tu base de datos), y de actualizar informaci贸n de los ya existentes.

Esto 煤ltimo es especialmente 煤til para actualizar precios o descripciones, con informaci贸n o archivos Excel provenientes de tus proveedores.

Todo mi stock est谩 ordenado porque actualizo la info de productos desde Excel en la base de datos de EGA Futura
鈥峊odo mi stock est谩 ordenado porque actualizo la info de productos desde Excel en la base de datos de EGA Futura
Tutorial importacion stock desde Excel

Tutorial Paso a Paso para importar precios y stock desde Excel

En este video aprender谩s como controlar tu stock con la ayuda de Excel de manera muy simple:

 
Es posible importar productos nuevos, y actualizar informaci贸n de productos existentes desde Excel
鈥岴s posible importar productos nuevos, y actualizar informaci贸n de productos existentes desde Excel
Como importar productos y stock desde Excel

驴C贸mo Importar productos desde Excel?

Al inicio del programa necesitas crear, dentro de la base de datos del sistema, un gran n煤mero de productos. 

Dichos registros habitualmente se guardan en un archivo en formato Microsoft Excel.

En ocasiones tus proveedores te entregan la actualizaci贸n de sus precios de venta y esto resultar谩 en una modificaci贸n del costo de tus productos. 

Cuando esto sucede en un gran n煤mero de productos, tambi茅n necesitar谩s realizar esta actualizaci贸n de forma masiva. 

Si tu proveedor entrega su lista de precios en un archivo Excel, tambi茅n puedes realizar una actualizaci贸n.

En otros casos necesitas modificar o completar otros campos de los registros de tus productos, tambi茅n en forma que abarque gran n煤mero de productos.

Para todas estas necesidades, el software de gesti贸n comercial de EGA Futura te ofrece una forma de alta o modificaci贸n masiva de productos desde un archivo Excel.

Procesar archivos de Excel de tus proveedores te permitir谩 ahorrar inmensas cantidades de tiempo
鈥峆rocesar archivos de Excel de tus proveedores te permitir谩 ahorrar inmensas cantidades de tiempo
Importar stock Excel

Accede desde el men煤 de Productos

En el men煤 Productos, encontramos la opci贸n Importar o Actualizar Productos desde Excel y se usa para:

  • Importar nuevos productos a la base de datos del programa en forma masiva desde un archivo tipo Excel, o para: 
  • Actualizar la informaci贸n de determinados campos de los productos existentes en la base de datos, en forma masiva, desde un archivo tipo Excel:
Men煤 Importar o Modificar Productos desde Excel
Men煤 Importar o Modificar Productos desde Excel

Aseg煤rate de no pegar formulas en las celdas del archivo a importar.

Antes de avanzar, una Advertencia

Aseg煤rate de no pegar formulas en las celdas del archivo a importar.

Porque el programa necesita el valor de cada dato, y si hay f贸rmulas la importaci贸n no va a funcionar correctamente.

Para entender mejor de lo que estamos hablando, visita este link de nuestra plataforma de Soporte 24/7, en donde vas a poder ver el inconveniente que tuvo una empresa al hacer la importaci贸n, y como lo resolvi贸.

Campos de un Producto que puedes importar desde Excel

Super Importante: Es recomendable antes de la importaci贸n de productos, que ya est茅n creados los Rubros o Familias de Productos que vamos a usar para clasificar el stock y tambi茅n los Proveedores.
El proceso de importar y exportar informaci贸n desde EGA Futura hacia Excel es simple y r谩pido
鈥岴l proceso de importar y exportar informaci贸n desde EGA Futura hacia Excel es simple y r谩pido
Tutorial administracion stock usando Excel

Estos son los campos que pueden ser completados mediante la importaci贸n de datos desde Excel:

  • C贸digo del Producto (Aqu铆 es donde escribes el c贸digo de barras) Esta celda debe ser Formato TEXTO en el archivo Excel.
  • Descripci贸n del Producto
  • Rubro (Familias de Productos): Es conveniente tenerlo dado de alta previamente.
  • C贸digo Proveedor: Es conveniente tenerlo dado de alta previamente. Esta celda debe ser Formato TEXTO en el archivo Excel.
  • Precio 1
  • Precio 2
  • Precio 3
  • Precio 4
  • Precio 5
  • Existencia
  • Costo
  • Tipo de producto 
  • Moneda: Puedes dejar esta columna sin completar (si lo dejas en blanco asignar谩 la moneda predeterminada del sistema)
  • Impuesto a la Venta - Porcentaje (Tasa de IVA)
Campos disponibles para la IMPORTACI脫N de datos al programa
Campos disponibles para la importaci贸n de datos al programa

Importante

El archivo Excel que crees para importar, como m铆nimo debe tener tres columnas

  1. C贸digo de producto (Con celdas formato texto),
  2. Tipo de Producto,  y 
  3. Descripci贸n del producto.

Estos datos son campos obligatorios en el registro del producto.

Es posible elegir que campos importar o actualizar desde Excel
鈥岴s posible elegir que campos importar o actualizar desde Excel

Primero 禄 Crea un archivo Excel de extensi贸n .xls

Previamente crea los Rubros o Familias de Productos y da de alta los Proveedores, si es que quieres completar el c贸digo de proveedor en la importaci贸n.

Puedes crear solamente las columnas que desees seg煤n los datos que tengas para importar
鈥峆uedes crear solamente las columnas que desees seg煤n los datos que tengas para importar
Ultra Importante: Como m铆nimo debes crear en tu archivo Excel las tres columnas obligatorias: C贸digo de producto, Descripci贸n del producto y Tipo de producto.
Campos de productos de stock

Por ejemplo, si lo deseas puedes crear un archivo que solamente tenga tres columnas: C贸digo de producto, Tipo y Descripci贸n del producto, ya que son los dos campos obligatorios del registro de un Producto. 

Recuerda que con el sistema de gesti贸n de EGA Futura puedes administrar cuatro tipos de productos: 

  1. Est谩ndar, 
  2. Servicio (no se administra stock), 
  3. Kit (que es un conjunto de productos tipo est谩ndar), y 
  4. Matriz (productos con variedad como talle o color).
Tipos de productos
鈥峊ipos de productos
Tipo de Producto de stock

Tipo de Producto

Esta columna es obligatoria y se completa de la siguiente manera:

  • Si el producto que vamos a importar es Estandar, en la celda de excel de la columna Tipo de producto, debemos escribir la palabra: STANDARD
  • Si el Producto es Tipo Servicio debemos escribir la palabra: SERVICE
  • Si el Producto es Tipo Matriz debemos escribir la palabra: MATRIX
  • Si el Producto es Tipo Kit debemos escribir la palabra: KIT

En la versi贸n actual del sistema solo es posible importar o actualizar productos Est谩ndar. En un futuro tenemos planificado hacerlo posible con los otros tipos disponibles.

En el proceso de importaci贸n desde Excel solo es posible importar productos tipo Est谩ndar
En el proceso de importaci贸n desde Excel solo es posible importar productos tipo Est谩ndar

Puedes nombrar las columnas del archivo Excel como lo desees.

Luego el nombre de cada columna tendr谩 que ser relacionado con uno del los campos del registro del producto para que el dato contenido en cada celda del archivo, se vuelque en el campo apropiado:

Campos y columnas del archivo Excel
Campos y columnas del archivo Excel

En la siguiente ventana ver谩s c贸mo fueron nombradas cada una de las columnas que sirven para la importaci贸n de datos. 

Tambi茅n ver谩s la informaci贸n contenida en cada casillero para los distintos productos y tambi茅n ver谩s que hay celdas vac铆as
鈥峊ambi茅n ver谩s la informaci贸n contenida en cada casillero para los distintos productos y tambi茅n ver谩s que hay celdas vac铆as
Paso 2 del proceso de importaci贸n
Paso 2 del proceso de importaci贸n

En el caso de las celdas que no contienen datos, hay dos comportamientos que puedes generar y los detallamos a continuaci贸n.

Relacionar la columna vac铆a

Si relacionas la columna vac铆a del archivo con el campo, en el primer paso del proceso, se trasladar谩 ese vac铆o al campo en el registro del producto, con lo cual se vaciar谩 el campo del registro del producto.

Ignorar la columna

Si ignoras esa columna al momento de relacionar los campos con las columnas del archivo Excel, en ese caso se respetar谩 el contenido que le asigne autom谩ticamente el programa.

Por ejemplo, si no relacionas la columna IVA, el sistema de facturaci贸n asignar谩 el impuesto a la venta predeterminado desde configuraci贸n de la aplicaci贸n. 

Lo mismo suceder谩 si no relacionas el campo con la columna moneda.

 El sistema asignar谩 la moneda predeterminada.

Columnas del Archivo Excel que usar谩s para la importaci贸n
鈥岰olumnas del Archivo Excel que usar谩s para la importaci贸n

En este paso debes prestar atenci贸n a la forma en que Excel separa los decimales. Si usa una coma o si usa un punto

Recuerda este dato porque lo necesitar谩s en el siguiente paso.

En la imagen siguiente ver谩s, en la columna costo que el archivo excel que usamos en el ejemplo, usa una coma para separar los decimales, en los n煤meros:

Siguientes Columnas del Archivo Excel que usar谩s para la importaci贸n
Siguientes columnas del archivo Excel que usar谩s para la importaci贸n
Recuerda: Las columnas de los C贸digos deben ser formato TEXTO, en este caso C贸digo de Producto y C贸digo de Proveedor.
Campos de Excel
Campos de Excel
Super Importante: La extensi贸n del archivo creado debe ser siempre .xls en lugar de .xlsx.
Guardar con extensi贸n .xls
Guardar con extensi贸n .xls
Tutorial importacion stock desde Excel

Segundo 禄 abre la ventana de importaci贸n

En el men煤 Productos, elige la opci贸n: Importar o Actualizar Productos desde Excel la misma se usa para:

  • Importar nuevos productos  a la base de datos del programa en forma masiva desde un archivo tipo Excel, o para: 
  • Actualizar la informaci贸n de determinados campos de los productos existentes en la base de datos, en forma masiva, desde un archivo tipo Excel.
Men煤 Importar o Modificar Productos desde Excel
Men煤 Importar o Modificar Productos desde Excel
No te olvides: Antes de comenzar a importar productos verifica que el archivo Excel que vas a usar est茅 cerrado. Preferentemente que tambi茅n est茅 cerrado el programa Microsoft Excel.
Antes de importar o actualizar Excel debe estar cerrado
鈥岮ntes de importar o actualizar Excel debe estar cerrado

Selecciona el archivo Excel que usar谩s para la importaci贸n de Productos:

Selecciona el Archivo Excel que usar谩s para la importaci贸n de Productos
Selecci贸n de archivo

Elige la opci贸n Importar productos que no existen en la base de datos:

Presiona el bot贸n para importar productos nuevos a la base de datos
鈥峆resiona el bot贸n para importar productos nuevos a la base de datos

Tercero 禄 Relaciona los campos de importaci贸n

Haz coincidir el nombre de cada campo con la columna correspondiente eligiendo de la lista que se despliega en cada campo.

Nota: Si el programa informa un mensaje de error, verifica que el archivo Excel que vas a usar est茅 cerrado. Preferentemente que el programa Excel est茅 cerrado.
Ventana que muestra los campos que debes relacionar con Columnas de Excel
鈥峍entana que muestra los campos que debes relacionar con Columnas de Excel

As铆 se relacionan los campos con las columnas de Excel:

  1. El nombre del campo figura en el sector superior de cada uno
  2. Presiona el bot贸n situado en el extremo derecho del campo, se desplegar谩 una lista con los nombres de las columnas del archivo Excel.
  3. De la lista que se despliega, elige el nombre de la columna correspondiente al campo donde est谩s posicionado.
  4. Contin煤a relacionando campos con nombres de columnas. 
  5. Si en el archivo Excel que usar谩s para importar, alguna columna est谩 vac铆a, es decir, sin datos, no hace falta que la relaciones en su campo, puedes simplemente dejar en ese campo la opci贸n Ninguno.
Las Opciones que ves en la lista desplegable son los nombres de las Columnas del Archivo Excel
Las opciones que ves en la lista desplegable son los nombres de las columnas del archivo Excel

En el caso de las celdas del archivo Excel que no contienen datos, pueden suceder dos cosas diferentes: 

  1. Si relacionas el campo con una columna del archivo con celdas vac铆as, se vaciar谩 el campo del registro del producto que est谩s dando de alta. 
  2. Si no relacionas esa columna, al momento de relacionar los campos con las columnas del archivo Excel, y le dejas el valor NINGUNO que trae predeterminadamente el campo en el paso 1 de la importaci贸n.

En este 煤ltimo caso, en el alta del producto se respetar谩 el contenido que le asigne autom谩ticamente el programa.

El proceso de importar y exportar informaci贸n desde EGA Futura hacia Excel es simple y r谩pido
鈥岴l proceso de importar y exportar informaci贸n desde EGA Futura hacia Excel es simple y r谩pido
Por ejemplo si no relacionas la columna IVA, el sistema asignar谩 el impuesto a la venta predeterminado desde configuraci贸n de la aplicaci贸n. 

Lo mismo suceder谩 si no relacionas el campo con la columna Moneda.

 El sistema asignar谩 la moneda predeterminada:

Relaciona los campos con la columna del archvo Excel eligi茅ndola de la lista desplegable
Relaciona los campos con la columna del archivo Excel eligi茅ndola de la lista desplegable

En el sector inferior de la ventana, establece la opci贸n de Configuraci贸n de Decimales.

Debes seleccionar si tu programa Excel usa una coma o un punto para separar los decimales.
Configuraci贸n de decimales en la importaci贸n de productos
Configuraci贸n de decimales en la importaci贸n de productos

Una vez que has relacionado los campos con las columnas del archivo Excel y elegiste la separaci贸n de decimales con coma o punto, presiona el bot贸n Siguiente.

En el paso siguiente del proceso te mostrar谩 en ventana repartida, a la izquierda, los Productos procedentes del archivo Excel que est谩n en condiciones de ser importados al programa.

Paso 2 del proceso de importaci贸n
Paso 2 del proceso de importaci贸n
En este sector ver谩s barras de desplazamiento que te permiten recorrer la totalidad de columnas de los productos que podr谩n ser importados.

En el sector derecho de la ventana, ves los productos que actualmente existen en el stock, es decir, antes de que realices la importaci贸n de nuevos productos.

En el sector derecho de la ventana est谩n los productos de tu base de datos
鈥岴n el sector derecho de la ventana est谩n los productos de tu base de datos

Para estos productos te muestra el c贸digo del producto, la descripci贸n, la existencia actual en stock y el precio de venta de la lista 1.

鈥岰omparativa de los productos a importar con los que actualmente existen en stock
鈥岰omparativa de los productos a importar con los que actualmente existen en stock

Una vez que comparaste los productos nuevos con los existentes, presiona el bot贸n Siguiente.

En el paso 3 del proceso, deber谩s seleccionar cu谩les de los productos del archivo Excel quieres importar al programa.

Para seleccionarlos, puedes realizar una selecci贸n en la casilla de verificaci贸n de cada uno de los productos o puedes presionar el bot贸n Todos para que se realice la selecci贸n general de productos abarcando la totalidad de los productos existentes en el archivo Excel de origen.

Paso 3 del proceso de importaci贸n
Paso 3 del proceso de importaci贸n
Comenzar proceso importacion productos y precios

Una vez que seleccionaste los productos del archivo Excel que deseas importar, presiona el bot贸n Comenzar.

Luego, yendo al Explorador de Productos, encontrar谩s el nuevo stock agregado a los productos que ten铆as previamente.

Nuevos Productos agregados al stock gracias al proceso de importaci贸n desde Excel
Nuevos productos agregados al stock gracias al proceso de importaci贸n desde Excel
Luego de la importaci贸n algunas filas del Explorador de Productos aparecen coloreadas diferente a las dem谩s.

Si ves algunas o todas las filas de los productos de color rojo es que olvidaste relacionar el campo Existencia con la columna correspondiente de tu archivo Excel (cantidad de producto a importar), o que dicha columna no conten铆a datos en el archivo Excel.

La existencia para ese producto es cero. No hay producto en stock.
La existencia para ese producto es cero (no hay producto en stock)
 Modificaci贸n R谩pida de precios y stock

驴C贸mo solucionarlo de forma r谩pida?

Si en la importaci贸n desde Excel omitiste especificar la cantidad de cada producto que estabas importando, puedes escribirlo en la fila de cada uno de los productos, en la columna existencia, dando previamente un doble clic sobre la celda.

Para que puedas realizar esta edici贸n desde el explorador, el bot贸n Modificaci贸n R谩pida debe estar activado:

Doble clic sobre la celda existencia de cada producto
鈥岲oble clic sobre la celda existencia de cada producto
Ahorra tiempo Importando Productos a tu Base de Datos desde Excel
鈥岮horra tiempo Importando Productos a tu Base de Datos desde Excel
Importar precios y productos desde Excel

Campos de Formulario Excel para importar al Sistema de Gestion de EGA Futura

El formulario que se origina mediante una Exportaci贸n del stock hacia un archivo Excel tiene 80 columnas.

Si analizamos las columnas de un archivo Excel que previamente fue exportado, es decir que fue generado por el programa veremos las siguientes columnas.

A continuaci贸n, se explicar谩 el significado de las principales columnas y que son de gran utilidad para el caso de una importaci贸n hacia el sistema de gesti贸n de EGA Futura:

Campos de Formulario Excel para importar a StockBase POS 1
Campos de Formulario Excel para importar a StockBase POS 2

Actualizaci贸n de precios mediante importaci贸n desde Excel

驴C贸mo cargo los Precios de los Productos? 驴C贸mo debo editar el excel para que se importen correctamente los precios?

En el programa reci茅n instalado, viene activado el porcentaje de utilidad o ganancia para los precios de los productos.

Esto quiere decir que al ingresar el Costo del Producto y asignarle un porcentaje de utilidad o ganancia para cada lista de precios, se aplicar谩 a ese costo, el porcentaje de utilidad.

Autom谩ticamente el programa va a calcular los precios de venta para las listas de precios 1 a 5.
Cuando realices la importaci贸n desde Excel, debes hacer coincidir el nombre de cada campo con las columnas del Excel.

No, olvides hacer coincidir las columnas Costo y Precio.

base de datos de precios de productos

Luego de la importaci贸n

驴Qu茅 resultados se esperan para los precios de los productos?

Si en el Excel el costo del producto es 0 (cero), en el campo:Costo del registro del producto, se va a repetir el dato que figure en el campo Precio 1 y el porcentaje de utilidad 1 no se actualiza ni modifica.

Si en el Excel, en la columna Costo figura alg煤n valor, ese ser谩 el valor que aparecer谩 en el campo Costo del Registro del Producto.

Y si tambi茅n hay un valor en el campo Precio 1 del Excel, ese valor aparecer谩 en el campo Precio 1 del Registro del producto

En este caso, el porcentaje de utilidad 1 se re-calcular谩 en base al Costo y Precio 1.
Para poder importar y actualizar productos, debes tener instalado Microsoft Excel en tu PC
鈥峆ara poder importar y actualizar productos, debes tener instalado Microsoft Excel en tu PC
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馃拵 Este software incluye soporte t茅cnico gratuito?

Claro que s铆.聽

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Todas las preguntas realizadas en聽nuestra plataforma de Soporte聽T茅cnico 24/7 se responden siempre en su totalidad鈥 馃帀

鈽曪笍 Para qu茅 pa铆ses funciona este software?

Este sistema de gesti贸n empresarial funciona seg煤n las reglamentaciones fiscales de聽Espa帽a,聽M茅xico,聽Colombia,聽Chile,聽Argentina聽y el resto de los pa铆ses de聽Am茅rica Latina.

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馃摫 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos m贸viles o desde Internet?

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馃攽 Ya he descargado el programa... C贸mo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturaci贸n, sigue聽las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

馃拰 No me llega la licencia por correo de la Edici贸n Gratis... Qu茅 hago?

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Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun as铆 no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una direcci贸n de correo distinta.

En este lugar te damos m谩s alternativas para poder acceder a tu licencia.

馃槏 Cu谩les son las diferencias entre la Edici贸n Gratis y la Edici贸n Power?

En este cuadro comparativo聽podr谩s ver las diferencias聽entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

馃攽 Qu茅 incluye la Licencia Perpetua de la Edici贸n Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrar谩s que:

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驴Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

Por supuesto, esa informaci贸n la vas a poder acceder desde este lugar.

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