Actualizado en
2019

C贸mo hacer la Gesti贸n de Clientes

Aprende c贸modamente como administrar la informaci贸n de todos tus clientes desde dentro del sistema
Sistema para Empresas
Pasos para comenzar con la gestion de clientes

驴Cu谩les son los pasos para hacer la gesti贸n de clientes en el sistema?

Por medio de la barra de men煤s puedes entrar a los diferentes m贸dulos y funciones que te ofrece el sistema de EGA Futura.

Para administrar tu base de datos de clientes, podr谩s encontrar en el men煤 Clientes opciones con exploradores, funciones y dem谩s herramientas.

Estas te permitir谩n organizar la informaci贸n de las personas y empresas que hagan negocios con tu PyME:

Acceso al explorador de clientes
Acceso al explorador de clientes

En este video podr谩s aprender a realizar toda la administraci贸n de tus clientes dentro de tu programa de facturaci贸n:

 

Explorador de Clientes

Explorador de Clientes

Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegir谩s la forma de ingresar que te resulte m谩s c贸moda:

  1. Ingresando desde el men煤 Clientes eligiendo con un clic, la opci贸n Explorador de Clientes,
  2. Presionando el 铆cono de la Barra de Herramientas, o
  3. Presionando la Tecla <F4> de tu teclado.
El Explorador de Clientes es una ventana que muestra la totalidad de registros de clientes que posees en tu base de datos.

Cada columna del explorador muestra uno de los datos que guardas en el registro de un cliente.

Es decir, que a lo largo de una fila del explorador, podr谩s ver los datos completos del cliente.

Importante: Puedes ocultar columnas que no desees ver, como se explica en la secci贸n Explorador de Registros de este manual. 

Adem谩s puedes modificar el ancho de cada una de las columnas, o cambiar su orden para facilitar la lectura de la informaci贸n que m谩s te interese.

Botones del Explorador de Clientes 

En el sector izquierdo del explorador se encuentran los botones que te permitir谩n trabajar con la base de datos:

Explorador de clientes
Explorador de clientes

Nuevo

Sirve para agregar un nuevo cliente a la base de datos.

Modificar

Se utiliza para visualizar un cliente o para realizar alg煤n cambio en los datos de un cliente que ya existe en nuestra base de datos.

Eliminar

Se usa para borrar de la base de datos al cliente que hayas seleccionado. 

Super Importante: Para poder eliminar definitivamente a un cliente de la base de datos mediante este procedimiento, dicho cliente no tiene que tener comprobantes pendientes de facturaci贸n.
Podr谩s crear y actualizar informaci贸n de Clientes con procedimientos simples y c贸modos
鈥峆odr谩s crear y actualizar informaci贸n de Clientes con procedimientos simples y c贸modos

Personalizaci贸n

Es el bot贸n que nos permite realizar modificaciones en la forma en que se visualizan los datos en este explorador:

Personalizaci贸n del explorador de clientes
Personalizaci贸n del explorador de clientes

Cerrar

Es el bot贸n que cierra este explorador. 

Esta acci贸n puedes realizarla tambi茅n desde la equis (X) que figura en el extremo superior derecho del explorador, o de la pesta帽a del explorador.

Ayuda

Es el bot贸n que te da informaci贸n del manual del usuario necesaria para aprender a usar el Explorador de Clientes .

Puedes encontrar m谩s informaci贸n sobre uso avanzado de los exploradores en este manual en el apartado Exploradores de Registros.

C贸mo crear un nuevo cliente

Te recomendamos ver este tutorial para comprender mejor como crear un cliente:

鈥岲ebes pulsar el bot贸n nuevo
Ingreso de nuevo cliente a la database

Cuando quieras crear o dar de alta a un nuevo cliente:

  1. Debes presionar el bot贸n Nuevo,
  2. Luego se abrir谩 el registro de un nuevo cliente en donde guardar谩s todos los datos del cliente y grabar谩s los datos en la base de datos.

Cuando quieras ver los datos o modificar un cliente existente en el explorador:

  1. Debes seleccionar el registro del cliente que te interesa,
  2. Luego presionar el bot贸n Modificar,
  3. Luego se abrir谩 el registro del cliente, donde acceder谩s a todos los datos del cliente y podr谩s modificar los datos en la base de datos.

Registro de un Cliente

 Dentro del registro de un cliente, toda la informaci贸n se organiza  en diferentes pesta帽as.

Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vac铆os
鈥峀os campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vac铆os

Pesta帽a General

Contiene datos de contacto del cliente tales como su direcci贸n, tel茅fono, direcci贸n, rubro, tipo de cliente, cumplea帽os, correo electr贸nico, sitio web y dem谩s:

La pesta帽a General guarda datos b谩sicos del cliente
La pesta帽a General guarda datos b谩sicos del cliente鈥

Campo C贸digo de Cliente

Es un campo obligatorio

Lo reconoces porque tiene una marca de color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vac铆o

Para dar de alta al c贸digo de cliente, tienes dos opciones de codificaci贸n: autom谩tica o manual.

Muy 脷til: Para que el c贸digo se genere de forma autom谩tica previamente al alta de los clientes, necesitas predeterminarlo desde el men煤 Configuraci贸n de la aplicaci贸n, pesta帽a Codificaci贸n autom谩tica. 

Puedes ver en la imagen siguiente como elegir la longitud del c贸digo num茅rico que se asignar谩 de forma autom谩tica a los registros del nuevo cliente.

En el campo Pr贸ximo C贸digo, estableces desde que n煤mero se va a empezar a codificar:

Selecci贸n de la longitud del c贸digo num茅rico de nuevo cliente y campo del pr贸ximo c贸digo a asignar
鈥峉elecci贸n de la longitud del c贸digo num茅rico de nuevo cliente y campo del pr贸ximo c贸digo a asignar
Recomendaci贸n: Antes de comenzar a usar el software, debes establecer el m茅todo preferido de codificaci贸n de registros. La explicaci贸n de c贸mo hacerlo la encuentras en la secci贸n de Configuraci贸n de la Aplicaci贸n en este manual.

Si activas la funci贸n de generaci贸n autom谩tica del c贸digo de tus clientes, el campo C贸digo de Cliente aparecer谩 bloqueado y en color gris. 

Cada vez que comiences el alta de un nuevo cliente, no podr谩s escribir ni modificar nada en 茅l ya que el sistema lo har谩 por ti, completando ese campo con el n煤mero consecutivo al c贸digo del 煤ltimo cliente que hayas creado. 

El c贸digo ser谩 exclusivamente num茅rico para poder guardar la correlatividad entre los registros.

En caso de que no hayas predeterminado la codificaci贸n autom谩tica al momento de dar de alta un nuevo cliente, el campo aparecer谩 libre y podr谩s escribir manualmente un c贸digo que puede ser alfanum茅rico.

Los c贸digos manuales admiten n煤meros, letras, guiones, puntos, espacios o s铆mbolos.
鈥峀os c贸digos manuales admiten n煤meros, letras, guiones, puntos, espacios o s铆mbolos
Los c贸digos autom谩ticos son exclusivamente num茅ricos y el c贸digo del nuevo cliente ser谩 consecutivo al 煤ltimo registro de cliente creado.

Campo Nombre del Cliente

Denominaci贸n de tu cliente o nombre y apellido. 

Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro:

Campo nombre de la base de datos de clientes
Campo nombre

Campos Tel茅fono y Tel茅fono adicional

Espacio reservado para que guardes los n煤meros telef贸nicos de tu cliente. 

Campo de llenado opcional:

Campos para almacenamiento de tel茅fonos
Campos para almacenamiento de tel茅fonos

Bot贸n Fotograf铆a del Cliente

Presionando el bot贸n con el signo (+) se abrir谩 un explorador de Windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu cliente:

鈥岮socia una imagen al registro de tu cliente
鈥嶁岮socia una imagen al registro de tu cliente

Campo Direcci贸n

En este campo puedes completar el domicilio de tu cliente. 

Campo de llenado optativo:

Direccion CRM
Direcci贸n

Campo Rubro/Giro

Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempe帽a el cliente que est谩s dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vac铆o:

CRM: Actividad que desempe帽a el client
Actividad que desempe帽a el cliente

Campo Tipo de Cliente

Presionando el bot贸n que encuentras situado a la derecha de este campo se abrir谩 una ventana desde donde puedes elegir una opci贸n de Tipo de Cliente:

Presiona el bot贸n para elegir un tipo de Cliente
Presiona el bot贸n para elegir un tipo de cliente
Puedes establecer par谩metros o criterios de clasificaci贸n de tus clientes para poder efectuar acciones de comunicaci贸n o de marketing a grupos de clientes determinados seg煤n esta clasificaci贸n.
鈥岴n el explorador de Tipos de Cliente puedes seleccionar o dar de alta un nuevo tipo de Cliente
鈥岴n el explorador de Tipos de Cliente puedes seleccionar o dar de alta un nuevo tipo de Cliente
M谩s sobre Tipo de Cliente: Al finalizar la descripci贸n de los campos de la pesta帽a General, en esta misma p谩gina, podr谩s ver las instrucciones para dar de alta a un nuevo Tipo de Cliente.

Campo IVA

Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa.

Sirve para elegir, de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este cliente en particular:

Relacion frente al iva
Relaci贸n frente al IVA del cliente
Recuerda: Este campo solamente est谩 disponible para usuarios de Argentina.

Campo Cumplea帽os

Es para que registres la fecha de cumplea帽os del cliente y puedas enviar correos electr贸nicos en base a esa fecha:

Cumplea帽os
鈥岰umplea帽os

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Dependiendo del pa铆s para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamar谩 de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudaci贸n tributaria de tu pa铆s. 

En este campo se escribe el N煤mero de inscripci贸n Fiscal del Cliente:

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC
鈥岰UIT/ NIT/ NIF/ RUC

Campo Correo Electr贸nico

En este campo puedes completar el email de tu cliente:

Email del cliente
Email del cliente

Campo Sitio Web

Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu cliente:

Sitio web CRM
Web del cliente
Graba los datos del registro en la base de datos

Graba los datos del registro del Cliente

Recuerda que, si ya est谩s conforme con los datos que completaste sobre tu cliente en todas las pesta帽as del registro, debes presionar el bot贸n Guardar.

De esta manera lograr谩s que los datos se graben en la base de datos de clientes del programa:

Presionando el bot贸n "Guardar" los datos quedan grabados en la base de datos de clientes
Presionando el bot贸n guardar los datos quedan grabados en la base de datos de clientes

Datos de Env铆o

En este breve video, te mostramos como utilizar esta pesta帽a:

 

Pesta帽a Enviar a...

En esta pesta帽a ver谩s varios campos en blanco para que puedas escribir datos de env铆o, o un domicilio adicional de tu cliente, o cualquier otra informaci贸n que sea necesaria para que puedas efectuar la entrega a tu cliente:

Campos para escribir todos los datos necesarios para la entrega
鈥岰ampos para escribir todos los datos necesarios para la entrega
Notar谩s que existe una casilla de verificaci贸n al pie de los campos que dice "Utilizar estos datos con cada comprobante de venta como domicilio de env铆o".

Cuando la casilla est茅 seleccionada se imprimir谩, la informaci贸n que figure en el primer campo de esta pesta帽a, en el comprobante de venta que expidas, en el sector Forma de entrega:

Casilla de verificaci贸n para aceptar que se impriman los datos como forma de entrega
Casilla de verificaci贸n para aceptar que se impriman los datos como forma de entrega鈥

Pesta帽a Opcional del registro de cliente

Aqu铆 te mostramos como utilizar esta pesta帽a:

 

En esta pesta帽a puedes predeterminar algunos comportamientos del programa asociados a este cliente:

Opciones para aplicar al Cliente
鈥峅pciones para aplicar al Cliente

Campo Vendedor

Puedes establecer un vendedor fijo para este cliente.

Si bien aparecer谩 asignado en forma predeterminada, podr谩 ser cambiado en el momento de facturar si as铆 lo desearas:

Campo Vendedor
鈥岰ampo Vendedor

Presionando el bot贸n situado a la derecha de este campo, se abrir谩 un explorador de vendedores desde donde podr谩s asignar un vendedor determinado a este cliente.

Este vendedor ser谩 el que quedar谩 asociado en forma temporaria a las operaciones del cliente.
Asociar clientes a un vendedor especifico, te permitir谩 brindar un trato m谩s personalizado en el proceso de ventas
鈥岮sociar clientes a un vendedor especifico, te permitir谩 brindar un trato m谩s personalizado en el proceso de ventas

Este dato puede reemplazarse en el momento de la facturaci贸n, eligiendo otro vendedor diferente:

Presionar el bot贸n y seleccionar un Vendedor
鈥峆resionar el bot贸n y seleccionar un Vendedor

Campo Lista de Precio

Tambi茅n puedes asignarle una lista de precios determinada.

Para eso debes abrir la lista desplegable presionando la flecha que se indica en la imagen y seleccionar la lista de precios deseada:

Campo Lista de precio predeterminada para el cliente
鈥岰ampo Lista de precio predeterminada para el cliente
Super Importante: Cada vez que inicies una factura a este cliente, de forma predeterminada, se tomar谩 el precio de venta de esa lista que elegiste. Por supuesto, al momento de facturar puedes cambiarla, si as铆 lo deseas.

Campo Descuento

Puedes ofrecer un descuento personalizado para todas las operaciones que realices con este cliente.

Para asignar un descuento debes completar el porcentaje en el campo y un signo negativo para indicar que es un descuento que se aplicar谩 sobre el total de cada factura de venta como un descuento global.

Si el porcentaje es positivo, actuar谩 como un recargo:

Campo Descuento para el cliente, el dato que escribes en el campo es un porcentaje que se aplicar谩
鈥岰ampo Descuento para el cliente, el dato que escribes en el campo es un porcentaje que se aplicar谩
El campo Descuento es opcional, por lo que si no deseas que se le aplique ning煤n descuento, lo dejar谩s en 0.00. 

No obstante, si quisieras en el momento de facturar podr谩s tambi茅n asignarle un descuento, como a cualquier otro cliente.

Opci贸n Pago con Tarjeta de Cr茅dito

Asimismo podr谩s habilitarle al cliente la posibilidad de pagar mediante tarjeta de cr茅dito.

De manera predeterminada, la opci贸n Permitir pago con Tarjeta de Cr茅dito viene activada en el programa reci茅n instalado, para todo cliente nuevo que crees:

Casilla para habilitar pago con tarjeta de cr茅dito
鈥岰asilla para habilitar pago con tarjeta de cr茅dito

Opci贸n Cuenta Corriente

Al habilitar esta casilla de verificaci贸n, le permitir谩s a tu cliente, pagar mediante el uso de una cuenta corriente, de la que llevar谩s la cuenta en el m贸dulo del programa espec铆fico de cuentas corrientes de clientes.

Desde all铆, podr谩s llevar el control de la deuda y registrar los pagos parciales y totales que realice el cliente.
La opci贸n de facturar a cuenta corriente viene desactivada en el programa reci茅n instalado, para cada cliente que des de alta.
鈥峀a opci贸n de facturar a cuenta corriente viene desactivada en el programa reci茅n instalado, para cada cliente que des de alta

Debes habilitar esta opci贸n  para reci茅n despu茅s, poder asignar un l铆mite de deuda a tu cliente:

Casilla de verificaci贸n para habilitar la cuenta corriente
鈥岰asilla de verificaci贸n para habilitar la cuenta corriente

Campo L铆mite de Cuenta Corriente

Una vez que hayas habilitado la cuenta corriente del cliente debes asignarle un l铆mite de deuda y para ese dato, tambi茅n cuentas con un campo en esta pesta帽a.

Recuerda: Este campo permanecer谩 bloqueado hasta que no habilites la casilla de verificaci贸n que permite el pago a cuenta corriente para este cliente.
Asignar un l铆mite m谩ximo de deuda permitido al cliente
Asignar un l铆mite m谩ximo de deuda permitido al cliente鈥

Opci贸n Alerta de comprobantes pendientes

Por 煤ltimo, tambi茅n puedes dejar asentado que cuando est茅s en el m贸dulo de facturaci贸n y elijas a este cliente, el sistema te avise si registra comprobantes pendientes de facturaci贸n, como presupuestos o remitos tales como gu铆as de despacho, albaranes y gu铆as de transporte.

Esta opci贸n viene activada en el programa reci茅n instalado de manera predeterminada.
Habilitar el aviso de comprobantes pendientes de facturaci贸n
鈥岺abilitar el aviso de comprobantes pendientes de facturaci贸n

Pesta帽a Campos Genio

En este breve tutorial, ver谩s c贸mo funciona esta pesta帽a:

 

Los campos genio permiten flexibilizar la base de datos

La pesta帽a Campos Genio contiene seis campos editables

Con el programa reci茅n instalado, algunos de estos campos no est谩n completos y otros si lo est谩n a modo de ejemplo.

Luego t煤 mismo debes asignar el nombre correspondiente, seg煤n la informaci贸n que necesites recolectar en ese campo.

Toda la informaci贸n contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores
鈥峊oda la informaci贸n contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores
La pesta帽a Campos Genio existe en los registros de Productos, Clientes, Proveedores y Vendedores.

Los campos podr谩n tomar nombres de acuerdo a la informaci贸n que te interese guardar de acuerdo al registro en el que sen encuentren como, por ejemplo, un registro de Producto, Cliente, Proveedor o Vendedor.

Este es uno de los par谩metros que debes establecer inicialmente antes de comenzar a usar el software, es decir antes de empezar a dar de alta los clientes. Puedes encontrar la explicaci贸n de c贸mo hacerlo la encuentras en la secci贸n de Configuraci贸n de la Aplicaci贸n > Campos Genio, en este manual. 

Accedes a la configuraci贸n de Campos Genio desde el men煤 Configuraci贸n > Campos Genio:

Men煤 Configuraci贸n opci贸n Campos Genio para la creaci贸n y edici贸n de los campos genio
Men煤 Configuraci贸n opci贸n Campos Genio para la creaci贸n y edici贸n de los campos genio鈥

Creaci贸n de Campos Genio

La configuraci贸n de los Campos Genio implica que le des un nombre (m谩ximo 15 caracteres) a cada uno de los seis campos

Este nombre debe indicar cu谩l es la informaci贸n de tu cliente que quieres guardar en ese campo:

鈥峍entana configuraci贸n donde se asignan los Nombres a los Campos que luego se ver谩n en los registros
鈥嶁峍entana configuraci贸n donde se asignan los Nombres a los Campos que luego se ver谩n en los registros
Nota: A esos campos, en la configuraci贸n inicial, t煤 los puedes nombrar de la forma que decidas, para almacenar alguna informaci贸n que te resulte necesario recopilar de tus registros.

Por ejemplo, puedes crear un Campo Genio para tus clientes llamado Skype para completar ese campo en cada cliente que agregues a tu base de datos.

Ejemplos de Campos Genio para Clientes: 

  • Banco,
  • Numero de Cuenta,
  • Skype
  • Cheque (Si/No), etc...
Asignando un T铆tulo o Nombre a cada Campo Genio para Clientes
鈥岮signando un T铆tulo o Nombre a cada Campo Genio para Clientes

Luego, cuando guardes la configuraci贸n, aparecer谩n esos campos, cada uno con su nombre, en la pesta帽a Campos Genio de cada registro de nuevo cliente que des de alta. 

En esos campos vac铆os completar谩s la informaci贸n solicitada seg煤n el nombre de cada campo.

En el registro de un cliente, completar谩s los campos con la informaci贸n correspondiente a cada cliente en particular :

Campos genio software gestion
Campos Genio

B煤squeda por Campos Genio

Los Campos Genio te ofrecen la gran ventaja de que la informaci贸n contenida en estos campos puede ser localizada mediante las b煤squedas avanzadas de los diferentes exploradores de registros. 

隆Gran flexibilidad!

驴Qu茅 estas esperando? 隆Es hora de abrir tu programa y comenzar a facturar!
鈥嵚縌u茅 estas esperando? 隆Es hora de abrir tu programa y comenzar a facturar!
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馃拵 Este software incluye soporte t茅cnico gratuito?

Claro que s铆.聽

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Todas las preguntas realizadas en聽nuestra plataforma de Soporte聽T茅cnico 24/7 se responden siempre en su totalidad鈥 馃帀

鈽曪笍 Para qu茅 pa铆ses funciona este software?

Este sistema de gesti贸n empresarial funciona seg煤n las reglamentaciones fiscales de聽Espa帽a,聽M茅xico,聽Colombia,聽Chile,聽Argentina聽y el resto de los pa铆ses de聽Am茅rica Latina.

Si tu empresa est谩 en otro pa铆s, te recomendamos聽usar nuestro sistema ERP en la nube.

馃摫 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos m贸viles o desde Internet?

El programa de facturaci贸n funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

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馃搥 Desde d贸nde puedo descargar la 煤ltima versi贸n?

Para descargar la 煤ltima versi贸n de nuestro sistema de gesti贸n comercial para Windows,聽pulsa aqu铆.

馃攽 Ya he descargado el programa... C贸mo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturaci贸n, sigue聽las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

馃拰 No me llega la licencia por correo de la Edici贸n Gratis... Qu茅 hago?

Si ya has completado el聽formulario para obtener la Edici贸n Gratis聽de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun as铆 no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una direcci贸n de correo distinta.

En este lugar te damos m谩s alternativas para poder acceder a tu licencia.

馃槏 Cu谩les son las diferencias entre la Edici贸n Gratis y la Edici贸n Power?

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馃攽 Qu茅 incluye la Licencia Perpetua de la Edici贸n Power?

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驴Es posible ver un listado completo de toda la funcionalidad del sistema?

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