Actualizado en
2017

Cómo hacer la Gestión de Clientes

Aprende cómodamente como administrar la información de todos tus clientes desde dentro del sistema
Sistema para Empresas
Pasos para comenzar con la gestion de clientes

¿Cuáles son los pasos para hacer la gestión de clientes en el sistema?

Por medio de la barra de menús puedes entrar a los diferentes módulos y funciones que te ofrece el sistema de EGA Futura.

Para administrar tu base de datos de clientes, podrás encontrar en el menú Clientes opciones con exploradores, funciones y demás herramientas.

Estas te permitirán organizar la información de las personas y empresas que hagan negocios con tu PyME:

Acceso al explorador de clientes
Acceso al explorador de clientes

En este video podrás aprender a realizar toda la administración de tus clientes dentro de tu programa de facturación:

 

Explorador de Clientes

Explorador de Clientes

Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegirás la forma de ingresar que te resulte más cómoda:

  1. Ingresando desde el menú Clientes eligiendo con un clic, la opción Explorador de Clientes,
  2. Presionando el ícono de la Barra de Herramientas, o
  3. Presionando la Tecla <F4> de tu teclado.
El Explorador de Clientes es una ventana que muestra la totalidad de registros de clientes que posees en tu base de datos.

Cada columna del explorador muestra uno de los datos que guardas en el registro de un cliente.

Es decir, que a lo largo de una fila del explorador, podrás ver los datos completos del cliente.

Importante: Puedes ocultar columnas que no desees ver, como se explica en la sección Explorador de Registros de este manual. 

Además puedes modificar el ancho de cada una de las columnas, o cambiar su orden para facilitar la lectura de la información que más te interese.

Botones del Explorador de Clientes 

En el sector izquierdo del explorador se encuentran los botones que te permitirán trabajar con la base de datos:

Explorador de clientes
Explorador de clientes

Nuevo

Sirve para agregar un nuevo cliente a la base de datos.

Modificar

Se utiliza para visualizar un cliente o para realizar algún cambio en los datos de un cliente que ya existe en nuestra base de datos.

Eliminar

Se usa para borrar de la base de datos al cliente que hayas seleccionado. 

Super Importante: Para poder eliminar definitivamente a un cliente de la base de datos mediante este procedimiento, dicho cliente no tiene que tener comprobantes pendientes de facturación.
Podrás crear y actualizar información de Clientes con procedimientos simples y cómodos
‍Podrás crear y actualizar información de Clientes con procedimientos simples y cómodos

Personalización

Es el botón que nos permite realizar modificaciones en la forma en que se visualizan los datos en este explorador:

Personalización del explorador de clientes
Personalización del explorador de clientes

Cerrar

Es el botón que cierra este explorador. 

Esta acción puedes realizarla también desde la equis (X) que figura en el extremo superior derecho del explorador, o de la pestaña del explorador.

Ayuda

Es el botón que te da información del manual del usuario necesaria para aprender a usar el Explorador de Clientes .

Puedes encontrar más información sobre uso avanzado de los exploradores en este manual en el apartado Exploradores de Registros.

Cómo crear un nuevo cliente

Te recomendamos ver este tutorial para comprender mejor como crear un cliente:

‍Debes pulsar el botón nuevo
Ingreso de nuevo cliente a la database

Cuando quieras crear o dar de alta a un nuevo cliente:

  1. Debes presionar el botón Nuevo,
  2. Luego se abrirá el registro de un nuevo cliente en donde guardarás todos los datos del cliente y grabarás los datos en la base de datos.

Cuando quieras ver los datos o modificar un cliente existente en el explorador:

  1. Debes seleccionar el registro del cliente que te interesa,
  2. Luego presionar el botón Modificar,
  3. Luego se abrirá el registro del cliente, donde accederás a todos los datos del cliente y podrás modificar los datos en la base de datos.

Registro de un Cliente

 Dentro del registro de un cliente, toda la información se organiza  en diferentes pestañas.

Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vacíos
‍Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vacíos

Pestaña General

Contiene datos de contacto del cliente tales como su dirección, teléfono, dirección, rubro, tipo de cliente, cumpleaños, correo electrónico, sitio web y demás:

La pestaña General guarda datos básicos del cliente
La pestaña General guarda datos básicos del cliente‍

Campo Código de Cliente

Es un campo obligatorio

Lo reconoces porque tiene una marca de color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío

Para dar de alta al código de cliente, tienes dos opciones de codificación: automática o manual.

Muy Útil: Para que el código se genere de forma automática previamente al alta de los clientes, necesitas predeterminarlo desde el menú Configuración de la aplicación, pestaña Codificación automática. 

Puedes ver en la imagen siguiente como elegir la longitud del código numérico que se asignará de forma automática a los registros del nuevo cliente.

En el campo Próximo Código, estableces desde que número se va a empezar a codificar:

Selección de la longitud del código numérico de nuevo cliente y campo del próximo código a asignar
‍Selección de la longitud del código numérico de nuevo cliente y campo del próximo código a asignar
Recomendación: Antes de comenzar a usar el software, debes establecer el método preferido de codificación de registros. La explicación de cómo hacerlo la encuentras en la sección de Configuración de la Aplicación en este manual.

Si activas la función de generación automática del código de tus clientes, el campo Código de Cliente aparecerá bloqueado y en color gris. 

Cada vez que comiences el alta de un nuevo cliente, no podrás escribir ni modificar nada en él ya que el sistema lo hará por ti, completando ese campo con el número consecutivo al código del último cliente que hayas creado. 

El código será exclusivamente numérico para poder guardar la correlatividad entre los registros.

En caso de que no hayas predeterminado la codificación automática al momento de dar de alta un nuevo cliente, el campo aparecerá libre y podrás escribir manualmente un código que puede ser alfanumérico.

Los códigos manuales admiten números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos.
‍Los códigos manuales admiten números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos
Los códigos automáticos son exclusivamente numéricos y el código del nuevo cliente será consecutivo al último registro de cliente creado.

Campo Nombre del Cliente

Denominación de tu cliente o nombre y apellido. 

Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro:

Campo nombre de la base de datos de clientes
Campo nombre

Campos Teléfono y Teléfono adicional

Espacio reservado para que guardes los números telefónicos de tu cliente. 

Campo de llenado opcional:

Campos para almacenamiento de teléfonos
Campos para almacenamiento de teléfonos

Botón Fotografía del Cliente

Presionando el botón con el signo (+) se abrirá un explorador de Windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu cliente:

‍Asocia una imagen al registro de tu cliente
‍‍Asocia una imagen al registro de tu cliente

Campo Dirección

En este campo puedes completar el domicilio de tu cliente. 

Campo de llenado optativo:

Direccion CRM
Dirección

Campo Rubro/Giro

Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempeña el cliente que estás dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vacío:

CRM: Actividad que desempeña el client
Actividad que desempeña el cliente

Campo Tipo de Cliente

Presionando el botón que encuentras situado a la derecha de este campo se abrirá una ventana desde donde puedes elegir una opción de Tipo de Cliente:

Presiona el botón para elegir un tipo de Cliente
Presiona el botón para elegir un tipo de cliente
Puedes establecer parámetros o criterios de clasificación de tus clientes para poder efectuar acciones de comunicación o de marketing a grupos de clientes determinados según esta clasificación.
‍En el explorador de Tipos de Cliente puedes seleccionar o dar de alta un nuevo tipo de Cliente
‍En el explorador de Tipos de Cliente puedes seleccionar o dar de alta un nuevo tipo de Cliente
Más sobre Tipo de Cliente: Al finalizar la descripción de los campos de la pestaña General, en esta misma página, podrás ver las instrucciones para dar de alta a un nuevo Tipo de Cliente.

Campo IVA

Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa.

Sirve para elegir, de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este cliente en particular:

Relacion frente al iva
Relación frente al IVA del cliente
Recuerda: Este campo solamente está disponible para usuarios de Argentina.

Campo Cumpleaños

Es para que registres la fecha de cumpleaños del cliente y puedas enviar correos electrónicos en base a esa fecha:

Cumpleaños
‍Cumpleaños

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Dependiendo del país para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamará de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudación tributaria de tu país. 

En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Cliente:

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC
‍CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Campo Correo Electrónico

En este campo puedes completar el email de tu cliente:

Email del cliente
Email del cliente

Campo Sitio Web

Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu cliente:

Sitio web CRM
Web del cliente
Graba los datos del registro en la base de datos

Graba los datos del registro del Cliente

Recuerda que, si ya estás conforme con los datos que completaste sobre tu cliente en todas las pestañas del registro, debes presionar el botón Guardar.

De esta manera lograrás que los datos se graben en la base de datos de clientes del programa:

Presionando el botón "Guardar" los datos quedan grabados en la base de datos de clientes
Presionando el botón guardar los datos quedan grabados en la base de datos de clientes

Datos de Envío

En este breve video, te mostramos como utilizar esta pestaña:

 

Pestaña Enviar a...

En esta pestaña verás varios campos en blanco para que puedas escribir datos de envío, o un domicilio adicional de tu cliente, o cualquier otra información que sea necesaria para que puedas efectuar la entrega a tu cliente:

Campos para escribir todos los datos necesarios para la entrega
‍Campos para escribir todos los datos necesarios para la entrega
Notarás que existe una casilla de verificación al pie de los campos que dice "Utilizar estos datos con cada comprobante de venta como domicilio de envío".

Cuando la casilla esté seleccionada se imprimirá, la información que figure en el primer campo de esta pestaña, en el comprobante de venta que expidas, en el sector Forma de entrega:

Casilla de verificación para aceptar que se impriman los datos como forma de entrega
Casilla de verificación para aceptar que se impriman los datos como forma de entrega‍

Pestaña Opcional del registro de cliente

Aquí te mostramos como utilizar esta pestaña:

 

En esta pestaña puedes predeterminar algunos comportamientos del programa asociados a este cliente:

Opciones para aplicar al Cliente
‍Opciones para aplicar al Cliente

Campo Vendedor

Puedes establecer un vendedor fijo para este cliente.

Si bien aparecerá asignado en forma predeterminada, podrá ser cambiado en el momento de facturar si así lo desearas:

Campo Vendedor
‍Campo Vendedor

Presionando el botón situado a la derecha de este campo, se abrirá un explorador de vendedores desde donde podrás asignar un vendedor determinado a este cliente.

Este vendedor será el que quedará asociado en forma temporaria a las operaciones del cliente.
Asociar clientes a un vendedor especifico, te permitirá brindar un trato más personalizado en el proceso de ventas
‍Asociar clientes a un vendedor especifico, te permitirá brindar un trato más personalizado en el proceso de ventas

Este dato puede reemplazarse en el momento de la facturación, eligiendo otro vendedor diferente:

Presionar el botón y seleccionar un Vendedor
‍Presionar el botón y seleccionar un Vendedor

Campo Lista de Precio

También puedes asignarle una lista de precios determinada.

Para eso debes abrir la lista desplegable presionando la flecha que se indica en la imagen y seleccionar la lista de precios deseada:

Campo Lista de precio predeterminada para el cliente
‍Campo Lista de precio predeterminada para el cliente
Super Importante: Cada vez que inicies una factura a este cliente, de forma predeterminada, se tomará el precio de venta de esa lista que elegiste. Por supuesto, al momento de facturar puedes cambiarla, si así lo deseas.

Campo Descuento

Puedes ofrecer un descuento personalizado para todas las operaciones que realices con este cliente.

Para asignar un descuento debes completar el porcentaje en el campo y un signo negativo para indicar que es un descuento que se aplicará sobre el total de cada factura de venta como un descuento global.

Si el porcentaje es positivo, actuará como un recargo:

Campo Descuento para el cliente, el dato que escribes en el campo es un porcentaje que se aplicará
‍Campo Descuento para el cliente, el dato que escribes en el campo es un porcentaje que se aplicará
El campo Descuento es opcional, por lo que si no deseas que se le aplique ningún descuento, lo dejarás en 0.00. 

No obstante, si quisieras en el momento de facturar podrás también asignarle un descuento, como a cualquier otro cliente.

Opción Pago con Tarjeta de Crédito

Asimismo podrás habilitarle al cliente la posibilidad de pagar mediante tarjeta de crédito.

De manera predeterminada, la opción Permitir pago con Tarjeta de Crédito viene activada en el programa recién instalado, para todo cliente nuevo que crees:

Casilla para habilitar pago con tarjeta de crédito
‍Casilla para habilitar pago con tarjeta de crédito

Opción Cuenta Corriente

Al habilitar esta casilla de verificación, le permitirás a tu cliente, pagar mediante el uso de una cuenta corriente, de la que llevarás la cuenta en el módulo del programa específico de cuentas corrientes de clientes.

Desde allí, podrás llevar el control de la deuda y registrar los pagos parciales y totales que realice el cliente.
La opción de facturar a cuenta corriente viene desactivada en el programa recién instalado, para cada cliente que des de alta.
‍La opción de facturar a cuenta corriente viene desactivada en el programa recién instalado, para cada cliente que des de alta

Debes habilitar esta opción  para recién después, poder asignar un límite de deuda a tu cliente:

Casilla de verificación para habilitar la cuenta corriente
‍Casilla de verificación para habilitar la cuenta corriente

Campo Límite de Cuenta Corriente

Una vez que hayas habilitado la cuenta corriente del cliente debes asignarle un límite de deuda y para ese dato, también cuentas con un campo en esta pestaña.

Recuerda: Este campo permanecerá bloqueado hasta que no habilites la casilla de verificación que permite el pago a cuenta corriente para este cliente.
Asignar un límite máximo de deuda permitido al cliente
Asignar un límite máximo de deuda permitido al cliente‍

Opción Alerta de comprobantes pendientes

Por último, también puedes dejar asentado que cuando estés en el módulo de facturación y elijas a este cliente, el sistema te avise si registra comprobantes pendientes de facturación, como presupuestos o remitos tales como guías de despacho, albaranes y guías de transporte.

Esta opción viene activada en el programa recién instalado de manera predeterminada.
Habilitar el aviso de comprobantes pendientes de facturación
‍Habilitar el aviso de comprobantes pendientes de facturación

Pestaña Campos Genio

En este breve tutorial, verás cómo funciona esta pestaña:

 

Los campos genio permiten flexibilizar la base de datos

La pestaña Campos Genio contiene seis campos editables

Con el programa recién instalado, algunos de estos campos no están completos y otros si lo están a modo de ejemplo.

Luego tú mismo debes asignar el nombre correspondiente, según la información que necesites recolectar en ese campo.

Toda la información contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores
‍Toda la información contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores
La pestaña Campos Genio existe en los registros de Productos, Clientes, Proveedores y Vendedores.

Los campos podrán tomar nombres de acuerdo a la información que te interese guardar de acuerdo al registro en el que sen encuentren como, por ejemplo, un registro de Producto, Cliente, Proveedor o Vendedor.

Este es uno de los parámetros que debes establecer inicialmente antes de comenzar a usar el software, es decir antes de empezar a dar de alta los clientes. Puedes encontrar la explicación de cómo hacerlo la encuentras en la sección de Configuración de la Aplicación > Campos Genio, en este manual. 

Accedes a la configuración de Campos Genio desde el menú Configuración > Campos Genio:

Menú Configuración opción Campos Genio para la creación y edición de los campos genio
Menú Configuración opción Campos Genio para la creación y edición de los campos genio‍

Creación de Campos Genio

La configuración de los Campos Genio implica que le des un nombre (máximo 15 caracteres) a cada uno de los seis campos

Este nombre debe indicar cuál es la información de tu cliente que quieres guardar en ese campo:

‍Ventana configuración donde se asignan los Nombres a los Campos que luego se verán en los registros
‍‍Ventana configuración donde se asignan los Nombres a los Campos que luego se verán en los registros
Nota: A esos campos, en la configuración inicial, tú los puedes nombrar de la forma que decidas, para almacenar alguna información que te resulte necesario recopilar de tus registros.

Por ejemplo, puedes crear un Campo Genio para tus clientes llamado Skype para completar ese campo en cada cliente que agregues a tu base de datos.

Ejemplos de Campos Genio para Clientes: 

  • Banco,
  • Numero de Cuenta,
  • Skype
  • Cheque (Si/No), etc...
Asignando un Título o Nombre a cada Campo Genio para Clientes
‍Asignando un Título o Nombre a cada Campo Genio para Clientes

Luego, cuando guardes la configuración, aparecerán esos campos, cada uno con su nombre, en la pestaña Campos Genio de cada registro de nuevo cliente que des de alta. 

En esos campos vacíos completarás la información solicitada según el nombre de cada campo.

En el registro de un cliente, completarás los campos con la información correspondiente a cada cliente en particular :

Campos genio software gestion
Campos Genio

Búsqueda por Campos Genio

Los Campos Genio te ofrecen la gran ventaja de que la información contenida en estos campos puede ser localizada mediante las búsquedas avanzadas de los diferentes exploradores de registros. 

¡Gran flexibilidad!

¿Qué estas esperando? ¡Es hora de abrir tu programa y comenzar a facturar!
‍¿Qué estas esperando? ¡Es hora de abrir tu programa y comenzar a facturar!
Sistema para PyMEs
Volver a arriba
Primeros pasos de uso programa

Primeros Pasos

Administración de productos y stock

Productos

Importar stock desde Excel

Productos y Excel

Gestión de clientes y contactos

Clientes

Administración de vendedores y comisiones

Vendedores

Emisión de comprobantes de venta

Ventas y Facturación

Proceso de ventas y facturacion

Proceso de Ventas

Administración de proveedores

Proveedores

Gestión de compras

Compras

Reportes y estadísticas de venta

Reportes & Estadísticas

Herramientas del sistema

Herramientas

Instalación del programa de facturacion

Instalación Básica

Instalación en entornos de red

Instalación Avanzada

Configuración del ERP

Configuración Básica

Configuración avanzada del sistema

Configuración Avanzada

Licencias del software

Licenciamiento

Busca aquí lo que necesites :)

Busqueda soporte tecnico

Ingresa tu pregunta, y accederás de manera instantánea a miles de preguntas y respuestas sobre nuestro Software de Gestión

Todo lo que necesites saber, lo encontrarás aquí. 

EGA Futura
# 1
Estamos en el Puesto 1 en Softonic desde hace media década ininterrumpida
24x7
Desde nuestra plataforma ofrecemos soporte técnico todos los días
+60.000
Más de sesenta mil empresas instalan nuestro software todos los años
1994
Desde hace más de 20 años potenciamos a las PyMEs de Iberoamérica

¿Este software incluye soporte técnico gratuito?

Claro que sí. 

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas. Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en su totalidad :)

¿Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema ERP en la nube.

¿Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

¿Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

Ya he descargado el programa... ¿Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

No me llega la licencia por correo de la Edición Gratis... ¿Qué hago?

Si ya has completado el formulario para obtener la Edición Gratis de StockBase POS, y luego de esperar al menos 12 minutos tu licencia no llega:

Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

¿Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

¿Qué incluye la Licencia Perpetua de la Edición Power?

Entre varias de sus ventajas, encontrarás que:

1. Esta licencia no vence nunca,
2. Tiene acceso a soporte técnico gratuito, y
3. Tiene actualizaciones del sistema gratis de por vida.

Para ver todas las otras características incluidas, dale clic aquí.

Necesitas hacer una pregunta?
Si luego de navegar por toda nuestra documentación técnica y tutoriales necesitas hacer una consulta concreta sobre el sistema, estamos aquí para responderte.

Desde nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7, nuestros expertos responderán a tus preguntas puntuales :)
» Realizar una pregunta ahora