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2017

Diseño de Comprobantes de Venta » Básico

Adapta con total flexibilidad el formato de impresión de cada comprobante de venta emitido desde el programa
Sistema para Empresas
Formato con el que se imprimen las facturas de venta

¿Es posible modificar el Formato o Diseño con el que se imprimen las facturas desde el Sistema de Gestión?

Sí, es totalmente posible.

El sistema de gestión comercial para PyMEs de EGA Futura te permite modificar la totalidad de los aspectos de las facturas y de cualquier otro comprobante de venta.

‍Las posibilidades de configuración de un comprobante son ilimitadas
‍ ‍Las posibilidades de configuración de un comprobante son ilimitadas

Al mismo tiempo, el software incluye una gran cantidad de diseños pre-diseñados, que te darán la posibilidad de comenzar a facturar hoy mismo.

En caso de que lo que tu empresa necesite sea usar uno de estos formatos, te recomendamos ver las instrucciones que figuran aquí.

¿Cuáles son los pasos para modificar el diseño o formato de una factura?

Antes de comenzar a explicarte como modificar el formato de impresión de las facturas de tu empresa, queremos que tengas muy en cuenta esto:

‍La información contenida en esta página sobre la configuración de facturas, está destinada a usuarios avanzados
‍ ‍La información contenida en esta página sobre la configuración de facturas, está destinada a usuarios avanzados
Si por algún motivo no tienes acceso a un técnico o profesional de sistemas para que modifique el formato de impresión de tus facturas, puedes solicitarnos que te pongamos en contacto con uno de nuestros distribuidores aquí.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

Lo primero que te recomendamos hacer, es ver un tutorial en video para entender cómo es posible modificar estos formatos de impresión:

 

Edición de diseño de comprobantes

Introducción a la edición de diseño de comprobantes

Luego de ver el video anterior, te recomendamos explorar toda la información que te presentamos en el resto de esta página.

Aclaración

Cuando en este capítulo nos refiramos a los comprobantes, también lo haremos como Reportes ya que es la denominación formal del objeto que vamos a conocer y aprender a editar.

No se debe confundir al reporte, o formulario, o comprobante que se menciona en este apartado, con un Reporte o Informe al que se hace mención en todos los otros capítulos de este manual.

En esos casos refieren a informes estadísticos, o reportes de actividad que se haya registrado en el software, o listados de registros que se almacenan en base de datos.

Edición o modificación del formato de las facturas

Vamos a desarrollar en este apartado una introducción a la edición de facturas referente al diseño de los comprobantes de ventas para que puedas modificarlos según tus necesidades.

Podrás configurar tanto el tamañodistribución de los datos en la factura, quitar mover campos y otras posibilidades de edición.

Importante para la configuracion de facturas de la app de EGA Futura
Recuerda: Lo que se explica en este capítulo es un instructivo en Lenguaje Técnico para poder editar los diseños de comprobantes. Está dirigido a usuarios muy avanzados o técnicos

Si necesitas realizar alguna de estas modificaciones y eres usuario final, deberás solicitar ayuda a algún experto, quien podrá colaborar contigo sin dificultades gracias a estas instrucciones.

El archivo que debes modificar para adaptar el formato de los comprobantes a tus necesidades es de extensión RPT.

RPT es un tipo de reporte.

Sectores de un Reporte (archivo de extensión .RPT)

Los reportes tienen tres secciones, como se detallan a continuación.

Los comprobantes de venta tienen 3 secciones: Encabezado, Cuerpo y Pie
‍Los comprobantes de venta tienen 3 secciones: Encabezado, Cuerpo y Pie

Encabezado del comprobante

Está ubicado en el sector superior del comprobante, es donde se imprimen los datos del cliente, del comprobante (Tipo y Número, etc.), y los datos de tu empresa.

Cuerpo del comprobante

Es el sector intermedio, donde se imprimen uno por renglón, todos los items o productos que estás facturando o agregando al comprobante de venta. 

Este sector va a aumentar la altura que ocupa, de acuerdo a la cantidad de renglones que se vayan agregando según la cantidad de items que se adicionen al comprobante en la operación de venta.

La cantidad de renglones máxima por factura, se puede forzar desde la configuración de los Puntos de Venta.

Pie del comprobante

Es en el sector inferior, donde se imprime la nota al cliente y los totales de la factura o comprobante:

En la imagen se señalan los tres sectores de un reporte con encabezado, cuerpo y pie
En esta imagen se señalan los tres sectores de un reporte con encabezado, cuerpo y pie
Formato con el que se imprimen las facturas de venta

¿Qué tipo de modificaciones se pueden hacer?

Las posibilidades de configuración de un comprobante de venta no tienen un límite

Todo lo que te imagines, se puede configurar.

Todo se puede cambiar en el formato de una factura: tamaño, colores, logos, imágenes y tipografías
‍Todo se puede cambiar en el formato de una factura: tamaño, colores, logos, imágenes y tipografías

¿Cómo ingresar al editor de reportes para poder generar un diseño de comprobante de venta personalizado?

Para acceder al editor de reportes y poder generar un nuevo diseño de comprobante o modificar uno existente, debes ir al menú Configuración. 

Y dentro de la opción Opciones de Impresión elegir Configuración de Comprobantes:

Configuración de comprobantes de venta
Configuración de comprobantes de venta

Se abrirá una ventana que muestra todos los diseños de comprobantes disponibles, con posibilidad de realizar una vista previa del modelo que desees ver:

Vista previa de comprobantes
Vista previa de comprobantes

En el campo Tipo de Comprobante debes seleccionar de la lista desplegable el comprobante al cual le crearás el nuevo diseño (Factura, Presupuesto, etc):

En el campo tipo de comprobante debes seleccionar de la lista desplegable el comprobante al cual le crearás el nuevo diseño
Tipo de comprobante

Para iniciar un nuevo diseño de comprobante debes presionar el botón Nuevo:

Para iniciar un nuevo diseño de comprobante debes presionar el botón Nuevo
‍Para iniciar un nuevo diseño de comprobante debes presionar el botón Nuevo

Se abrirá la ventana llamada Nuevo comprobante y, entre paréntesis, en el borde superior de la ventana, figura el tipo de comprobante que estás creando, por ejemplo Factura.

En esta ventana debes presionar el botón Nuevo Archivo:

 debes presionar el botón nuevo archivo
Debes presionar el botón nuevo archivo

Se abrirá la ventana llamada Nuevo Comprobante.

En esta ventana también dispones del botón Vista Previa por si quieres ver el diseño antes de confirmar:

Vista previa del diseño de la factura
Vista previa del diseño de la factura

Elige el diseño de comprobante que usarás como base para crear el nuevo modelo y luego presiona el botón Seleccionar:

Elige el diseño y presiona el botón seleccionar
‍Elige el diseño y presiona el botón seleccionar

De esta manera habrá quedado seleccionado el archivo que será modificado para poder generar el nuevo diseño.

Puedes obtener una vista previa del mismo presionando el botón Vista Previa:

Aquí tambien es posible hacer una vista previa del comprobante de venta
Aquí tambien es posible hacer una vista previa del comprobante de venta

Así se verá la ventana de vista previa donde podrás ver el aspecto del diseño seleccionado para modificar según tus preferencias:

Vista previa del modelo de reporte seleccionado como base del nuevo
‍Vista previa del modelo de reporte seleccionado como base del nuevo

A continuación, cierra la ventana de vista previa (si la habías abierto), y continúa completando los datos, para el nuevo diseño, en los campos Nombre del diseño y Descripción:

Debes completar estos campos
Debes completar estos campos

Luego deberás presionar el botón Modificar Reporte:

Presiona el botón modificar reporte para modificar el diseño de tu comprobante de venta
Presiona el botón modificar reporte para modificar el diseño de tu comprobante de venta

La ventana que se abrirá a continuación es el editor de reportes.

Allí es donde encuentras barras de herramientas y botones con todas las opciones de edición:

Editor de facturas y presupuestos
‍Editor de reportes
El Editor de Reportes es la herramienta del sistema que de manera visual, te permite hacer todo tipo de modificaciones y cambios
‍El Editor de Reportes es la herramienta del sistema que de manera visual, te permite hacer todo tipo de modificaciones y cambios

Trabajando con Campos dentro del Editor

Todas las cosas que aparecen en los distintos reportes, que no están sobre una de las líneas grises, son campos. 

En todos los reportes a lo sumo hay 4 tipos de estos:

  1. Texto Fijo,
  2. Texto Variable,
  3. Texto Mixto,
  4. Imagen o recuadro.

Textos Fijos

Son los que siempre van a mostrarse igual, sin importar qué comprobante se esté creando o editando.

Lo que se imprime es lo que se ve

Por ejemplo, el dato Nombre Datos del Cliente, que son títulos de campos, son textos fijos.

Textos Variables

Son los textos que dependen de los datos que se hayan seleccionado al iniciar el comprobante de venta.

Lo que se ve en este editor no es lo que se imprime.

Son los textos, que son leídos de un archivo específico (por ejemplo, clientes) o que son traídos como dato desde la base de datos del programa de facturación de EGA Futura.

Por ejemplo, para el código del cliente se ve Clientes.Codigo, pero esto significa que se va a leer, desde un archivo, ese dato, y es eso lo que se va a imprimir.

Al texto variable se lo diferencia del texto fijo, porque lo que se lee en el editor no es (textualmente), lo que se imprime en el comprobante final
Al texto variable se lo diferencia del texto fijo, porque lo que se lee en el editor no es (textualmente), lo que se imprime en el comprobante final

Por ejemplo para el nombre del cliente, se lee algo como Alltrim(Clientes.Nombre + cNombreCliente).

Pero se imprimirá el nombre del cliente que hayamos elegido al momento de facturar según lo que figure en base de datos.

Texto fijo y texto variable de una factura
Texto fijo y texto variable de una factura

Los textos variables pueden ser de dos tipos:

  • a) Archivos: son aquellos que son leídos desde un archivo del sistema. Por ejemplo "el código del cliente".
  • b) Simples: Datos tomados directamente desde StockBase POS que no son guardados en el sistema. Son datos que se han ingresado en el momento de la facturación y que no se guardan en base de datos, por ejemplo "la fecha de vencimiento del comprobante que se está expidiendo".
Se puede notar la diferencia entre ellos porque las variables de tipo archivo tienen: Un nombre, luego, Un punto y por último, Otro nombre. 

Los simples son palabras unidas sin puntos en el medio. 

Por ejemplo:

Variables del reporte
Variables

Las variables que leen un archivo contienen dos datos: el primero es el nombre del archivo, y el segundo es el campo del archivo que se está leyendo:

Nombre y campo del archivo
‍Nombre y campo del archivo

Texto Mixto

Además, hay ciertos campos que son un mixto de texto variable y texto fijo. 

Por ejemplo: el lugar en donde se muestra el número del comprobante.

Se los puede diferenciar de los anteriores por que tienen una palabra entre comillas dobles y luego viene el signo más, y por último, un dato que es traído desde la base de datos del sistema de gestión comercial.

Texto fijo y texto variable
Texto fijo y texto variable

Imagen o Recuadro

La mayoría de los reportes tiene una imagen de fondo o un recuadro para separar los distintos datos del comprobante en sectores.

Por ejemplo, esta es una de las imágenes usadas de fondo en el archivo FAC-A-14.RPT:

Imagen de fondo de una factura
Imagen de fondo de una factura

Sin embargo, el reporte FAC-M-08.RPT usa recuadros o anchas líneas grises para separar cada una de las secciones:

Recuadros y lineas grises en la factura
Recuadros y lineas grises

Cambiando los campos

Cualquier campo que aparezca en el comprobante se puede:

  • Borrar,
  • Mover,
  • Modificar de tamaño,
  • Modificar color, y
  • Modificar el tipo de letra que usa.
Los campos dentro del diseño de una factura se pueden mover, borrar, cambiar su tamaño, color y tipo de letra
‍Los campos dentro del diseño de una factura se pueden mover, borrar, cambiar su tamaño, color y tipo de letra

¿ Cómo borrar un campo del comprobante de venta?

Para borrar un campo, los pasos que hay que seguir son los siguientes.

Paso 1: Selecciona el campo en cuestión

Esto se hace haciendo un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo en deseado. 

Si se seleccionó correctamente, notarás que aparecen 4 recuadros blancos, uno, en cada uno de los vértices del campo, y 4 en el centro de cada uno de los bordes.

Paso 2: Presiona la tecla "Suprimir" del teclado

Dependiendo del teclado que estés usando, la tecla puede figurar como Supr:

Así se borra un campo del diseño de un comprobante de venta
Así se borra un campo del diseño de un comprobante de venta

Si has borrado un campo por error y deseas reestablecerlo, entonces debes ir al menú Editar y elegir la opción Deshacer

Debes hacer clic ahí, hasta que le vuelva aparecer el campo en cuestión:

Si has borrado un campo por error y deseas reestablecerlo, entonces debes ir al menú Editar y elegir la opción Deshacer.
‍Si has borrado un campo por error y deseas reestablecerlo, entonces debes ir al menú Editar y elegir la opción Deshacer
Formato con el que se imprimen las facturas de venta

¿Cómo mover un campo dentro de la factura o comprobante de venta?

Para mover un campo, es decir parar ubicarlo en el lugar que desees, debes seguir los pasos que detallamos a continuación.

Paso 1: Selecciona el campo a mover

Esto se hace dando clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo en cuestión. 

Si se seleccionó correctamente, notarás que aparecen 4 recuadros blancos, uno en cada uno de los vértices del campo, y 4 en el centro de cada uno de los bordes.

Paso: Mover el campo con el mouse

Manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse sobre el campo, mueve el mouse arrastrándolo hasta el lugar deseado, y luego suelta el botón del mouse. 

Allí donde sueltes el botón del mouse, quedará posicionado el campo que moviste.

Edición de diseño de comprobantes

¿Cómo modificar el tamaño de un campo de la factura?

Esta opción te permite agrandar el espacio de impresión de un campo. 

Por ejemplo, si utilizas Formas de Entrega, es posible que medio renglón no alcance para que se imprima todo lo que hayas escrito en la ventana del modulo de facturación cuando hiciste clic en el botón Forma de Entrega. 

Para poder agrandar este espacio a los fines de que todos los datos ingresados en el campo Forma de Entrega aparezcan impresos en el comprobante, los pasos que debes seguir son los siguientes.

Paso 1: Selecciona el campo deseado

Esto se hace dando un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo elegido. 

Si se seleccionó correctamente, notarás que aparecen 4 cuadraditos blancos uno, en cada uno de los vértices del campo, y 4 en el centro de cada uno de los bordes.

Paso 2: Agranda el campo

Haz clic con el botón izquierdo del mouse en uno de los cuadraditos de las puntas o del medio del campo. 

Notarás que cambiará el puntero del mouse.

Suelta el botón del mouse cuando hayas obtenido el tamaño deseado:

Suelta el botón del mouse cuando hayas obtenido el tamaño deseado
‍Suelta el botón del mouse cuando hayas obtenido el tamaño deseado

¿Cómo modificar el tipo de letra de un campo de la factura?

Esta opción te va permitir modificar el tamaño, tipo y color de la letra del campo. 

Los pasos para lograrlo son los que detallaremos ahora.

Es posible modificar el tamaño y color de todos los textos
‍Es posible modificar el tamaño y color de todos los textos

Paso 1: Selecciona el campo

Esto se hace dando un clic con el botón izquierdo del mouse sobre el campo en cuestión. 

Paso 2: Haz clic con el botón derecho del mouse sobre el campo

Del menú contextual que aparece, selecciona la opción Fuente:

Del menú contextual que aparece, selecciona la opción "Fuente".
‍Del menú contextual que aparece, selecciona la opción Fuente

En la ventana que le aparece, elige las opciones que deseas para la Fuente, el Estilo de Fuente y el Tamaño de fuente, y luego, haz clic en el botón Aceptar. 

Notarás que el campo, ahora está configurado según las opciones que elegiste.

Índice de contenido para la modificación de diseños y formatos de facturas

Índice de contenido para la modificación de diseños y formatos de facturas

Toda la información que necesitarás leer para adaptar el formato de impresión de tus facturas y demás comprobantes de venta, está documentada en las siguientes secciones:

  1. Opciones de Impresión (Comprobantes y Reportes): Especifica que formatos de impresión tendrán los comprobantes de venta de tu empresa para adaptarlos a tu imagen y a tu estilo
  2. Diseño de Comprobantes de Venta » Básico: Adapta con total flexibilidad el formato de impresión de cada comprobante de venta emitido desde el programa
  3. Diseño de Comprobantes de Venta » Avanzado: Modifica el formato de impresión con opciones avanzadas, agregando imágenes, cambiando colores y formatos de letra
  4. Diseño de Comprobantes de Venta » Fórmulas: Cambia sin limites el formato de impresión con formulas y funciones
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