Actualizado en
2017

Cómo hacer la Gestión de Proveedores

Conoce como administrar toda la información de tus proveedores en la base de datos del sistema
Sistema para Empresas
¿Es posible aprender a administrar la base de datos de Proveedores rápidamente?

Claro que es posible, y aquí te enseñaremos como tomar el control de la gestión de tus proveedores en muy pocos pasos :)

El Registro de un Proveedor es el lugar de la base de datos donde vas a almacenar los datos de un Proveedor que permitan identificarlo, junto con toda la información que consideres necesaria para desarrollar la relación comercial con el mismo.

Los registros de proveedores se administran desde el Explorador de Proveedores y accedes a él desde el menú Proveedores > Explorador de Proveedores

EGA Futura provee potentes herramientas para la administración de Clientes y Proveedores
‍EGA Futura provee potentes herramientas para la administración de Clientes y Proveedores

¿Cómo hacer el alta de un nuevo Proveedor?

Primero debes ingresar al Explorador de Proveedores, desde el menú Proveedores o presionando la tecla <F5>:

Menú Proveedores abre el Explorador de Proveedores
‍Menú Proveedores abre el Explorador de Proveedores

Para crear el registro de un nuevo Proveedor debes presionar el botón Nuevo del Explorador de Proveedores:

Menú nuevo proveedores
Menu nuevo proveedores

Para ingresar al Registro de un Proveedor existente en tu base de datos, debes seleccionar al Proveedor en el Explorador y luego presionar el botón Modificar:

Para ingresar al Registro de un Proveedor hay que seleccionar uno y presionar el botón Modificar
‍Para ingresar al Registro de un Proveedor hay que seleccionar uno y presionar el botón Modificar

El Registro de un Proveedor está organizado en tres pestañas:

  • General,
  • Campos Genio, y
  • Observaciones
De forma predeterminada, el Registro de un Proveedor se abrirá en la pestaña General.
‍De forma predeterminada, el Registro de un Proveedor se abrirá en la pestaña General.

Pestaña General

Contiene datos de contacto, personales y/o formales del Proveedor.

En este video simple y fácil de entender, te mostramos un breve recorrido por todos los campos de la base de datos de proveedores:

 

 

En la pestaña General encontrarás varios campos disponibles para guardar la información del proveedor que estarás dando de alta en tu sistema de EGA Futura.

Notarás que los campos Código del Proveedor y Nombre se encuentran marcados en color rojo. Esto quiere decir que son campos obligatorios para el alta de un nuevo proveedor.

Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vacíos
‍Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vacíos
Recuerda: En el caso de que estés dando de alta un Nuevo Proveedor, solo una vez que hayas completado la información obligatoria, se habilitará el botón Guardar en el sector inferior del registro para que puedas guardar el Nuevo Proveedor en la base de datos.

Veamos el Registro de un Proveedor existente.

En el borde superior de la ventana verás el Nombre del Proveedor y, entre paréntesis, el saldo de su Cuenta Corriente.

También verás que el registro se abre posicionado en la pestaña General:

Campo código proveedor
Campo Código proveedor
Pestaña general proveedor saldo
Pestaña general proveedor saldo

Campo Código de Proveedor

El Código de Proveedor se asigna por única vez, al crear el registro y nunca podrá ser modificado.

Para asignar el código a un Proveedor tienes dos opciones de codificación: automática o manual.

Codificación Manual

Al crear un nuevo registro de un proveedor, si está activada la codificación manual (que viene predeterminada en el programa recién instalado) el campo aparecerá libre.

De esta manera,  podrás escribir un código alfanumérico en forma manual:

código proveedor manual
Código del proveedor de tu empresa
Los códigos manuales pueden ser alfanuméricos (números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos).
Los códigos manuales pueden ser alfanuméricos (números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos)

Los códigos automáticos son exclusivamente numéricos y el código del Nuevo Proveedor será consecutivo al último registro de proveedor creado.

Codificación Automática

Para que el código se genere de forma automática necesitas predeterminarlo desde el menú Configuración de la aplicación, pestaña Codificación Automática, previamente al alta de los proveedores. 

Si eliges la Codificación Automática, también debes elegir la longitud del código automático, y esto lo determinas desde la ventana de Configuración de la Aplicación.

Allí seleccionarás la longitud del código numérico que se le asignará, de forma automática a los registros de Nuevo Proveedor y en el campo Próximo Código, estableces desde cuál número se va a empezar a codificar:

código proveedor automático
Código proveedor automático
La Codificación Automática te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un código a cada registro de tu base de datos
‍La Codificación Automática te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un código a cada registro de tu base de datos

Si activas la función de generación automática del código de tus proveedores, el campo Código de Proveedor aparecerá bloqueado y en color gris.

Cada vez que comiences el alta de un Nuevo Proveedor, no podrás escribir ni modificar nada en él, el sistema lo hará por ti completando ese campo con el número consecutivo al código del último Proveedor que hayas creado. 

El código será exclusivamente numérico para poder guardar la correlatividad entre los registros.

El método preferido de codificación de registros es uno de los parámetros que debes establecer inicialmente, antes de comenzar a usar el software y la explicación de cómo hacerlo, la encuentras en la sección de Codificación Automática de este manual. 

Centraliza a tus proveedores en una base de datos unificada
Centraliza a tus proveedores en una base de datos unificada

Campo Nombre del Proveedor

Denominación de tu Proveedor o Nombre y Apellido

Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro:

Campo nombre proveedores
Campo nombre proveedores

Campos Domicilio y Teléfono

Espacio reservado para que guardes la Dirección y el Número Telefónico de tu Proveedor. 

Estos campos son de llenado opcional:

Dirección y teléfono del campo del proveedor
Dirección y teléfono del campo del proveedor

Botón: Fotografía del Proveedor

Presionando el botón con el signo (+) se abrirá un explorador de Windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu Proveedor:

Asocia una imagen al registro de tu Proveedor
‍Asocia una imagen al registro de tu Proveedor

Campo Rubro/Giro

Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempeña el Proveedor que estás dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vacío:

Dirección y teléfono del campo del proveedor
Rubro/Giro en proveedores

Campo Productos/Servicios

En este completas el Producto o Servicio principal que te provee el Proveedor:

Campo productos / servicios
Campo productos / servicios

Campo IVA

Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa.

Sirve para elegir de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este Proveedor particular:

Campo IVA Proveedor
Campo IVA Proveedor

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Es un campo Alfanumérico.

Dependiendo del país para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamará de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudación tributaria del país. 

En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Proveedor:

En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Proveedor.
ID Tributario

Por ejemplo:

En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Proveedor.
NIT
El nombre de este campo varía según el país en donde se encuentre radicada tu empresa
‍El nombre de este campo varía según el país en donde se encuentre radicada tu empresa

Campo Correo Electrónico

En este campo puedes completar el email de tu Proveedor:

Correo electrónico proveedores
Correo electrónico proveedores

Campo Sitio Web

Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu Proveedor:

Sitio web proveedores
Sitio web proveedores

Guarda la información en la Base de Datos

Recuerda que si ya estás conforme con los datos que completaste sobre tu Proveedor en todas las pestañas del registro, debes presionar el botón Guardar.

De esta manera los datos se grabarán en la base de datos de proveedores del programa:

Presionando el botón guardar los datos quedan grabados en la base de datos de proveedores
‍Presionando el botón guardar los datos quedan grabados en la base de datos de proveedores

Pestaña Campos Genio

Los Campos Genio permiten adaptar la base de datos de proveedores a lo que tu negocio necesita.

Para entender su funcionamiento, en este video te mostramos los conceptos básicos:

 

 

Ya que esta funcionalidad es similar en otras partes del sistema, te recomendamos también leer la siguiente documentación:

Registro de un Proveedor pestaña Campos Genio
‍Registro de un Proveedor pestaña Campos Genio
Toda la información contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores
‍Toda la información contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores

Pestaña Observaciones

Siempre que necesites registrar información adicional sobre cada uno de tus proveedores, podrás hacerlo en este lugar:

 

Teniendo en cuenta que esta parte del programa de gestión es muy similar a Observaciones de Productos y de Clientes, te recomendamos mucho leer la información que hemos incluido aquí.

Registro de un Proveedor pestaña Observaciones
‍Registro de un Proveedor pestaña Observaciones
El uso frecuente de Observaciones te permitirá ser más organizado, y centralizar todo en un solo lugar
‍El uso frecuente de Observaciones te permitirá ser más organizado, y centralizar todo en un solo lugar

Reportes de Proveedores

En el menú de Proveedores, cuentas con gran variedad de reportes de proveedores que permitirán que obtengas, en un informe los datos de varios proveedores agrupados.

Señalaremos algunos para ilustrarte. Y recuerda que puedes encontrar información más detallada en el apartado de este manual dedicado a Reportes.

‍El software de administración te ofrece la posibilidad de emitir más de 250 tipos de reportes con tu información
‍ ‍El software de administración te ofrece la posibilidad de emitir más de 250 tipos de reportes

Reporte de Proveedores ordenado por Código o por Nombre 

Accedes desde el menú de Proveedores:

Menu de proveedores Reportes
‍Menu de proveedores Reportes

 Obtienes un informe ordenado según el nombre o el código de proveedor, según hayas elegido.

CRM: Reporte de proveedores
Reporte de proveedores

Reporte Parcial de Proveedores ordenado por Código o por Nombre 

También puedes solicitar el reporte en forma parcial, para que el informe incluya solamente a algunos proveedores o a uno solo.

Para conocer más detalles sobre este tema, puedes consultar un apartado especial en este manual del usuario dedicado a Reportes Parciales:

Menú de proveedores reporte parcial ordenado por código de proveedor
‍Menú de proveedores reporte parcial ordenado por código de proveedor

Para limitar el rango, debes establecer desde qué Proveedor iniciarás el listado y cuál será el último

Esto se hará en la ventana que se abre inmediatamente después de elegir un tipo de reporte parcial en el menú de Reportes de Proveedores:

Limitar el rango de proveedores a incluir en el reporte parcial
‍Limitar el rango de proveedores a incluir en el reporte parcial
Al seleccionar un rango de registros, podrás generar reportes más específicos a tu necesidad puntual
‍Al seleccionar un rango de registros, podrás generar reportes más específicos a tu necesidad puntual

Reporte de Observaciones de Proveedores 

Del mismo modo que obtuvimos otros reportes, desde el menú de Proveedores, podemos solicitar un Reporte de las Observaciones que están guardadas en cada registro de Proveedor:

Reporte de las observaciones de los Proveedores
‍Reporte de las observaciones de los Proveedores
Para conocer las diferentes posibilidades que te ofrece el sistema en la emisión de reportes, visita este link.

Reporte de Campos Genio de Proveedores

En la ventana que se abrirá debes establecer los siguientes parámetros para emitir el reporte:

Primer y último proveedor del grupo que se incluirá en el informe.Campo genio que quieres que aparezca en el reporte:

Establece los parámetros para delimitar el reporte de proveedores según Campos Genio
‍Establece los parámetros para delimitar el reporte de proveedores según Campos Genio

El Reporte incluirá una columna con la información del Campo Genio seleccionado.

Reporte por Campo Genio de Proveedores
‍Reporte por Campo Genio de Proveedores

Impresión de Reportes

Para conocer detalles sobre la impresión de reportes, cómo guardarlos en diferentes formatos de archivo, incluyendo cómo obtener reportes en formato PDF, puedes consultar un apartado especial en este manual del usuario dedicado a Impresión de Reportes.

‍Los reportes se pueden ver por pantalla, imprimir o exportar hacia diferentes formatos
‍ ‍Los reportes se pueden ver por pantalla, imprimir o exportar hacia diferentes formatos
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¿Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema ERP en la nube.

¿Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

El programa de facturación funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android y desde cualquier otro dispositivo conectado a Internet.

¿Desde dónde puedo descargar la última versión?

Para descargar la última versión de nuestro sistema de gestión comercial para Windows, pulsa aquí.

Ya he descargado el programa... ¿Cómo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturación, sigue las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

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Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

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En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

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