Actualizado en
2019

C贸mo hacer la Gesti贸n de Proveedores

Conoce como administrar toda la informaci贸n de tus proveedores en la base de datos del sistema
Sistema para Empresas
Administracion de contactos con proveedores de stock

驴Es posible aprender a administrar la base de datos de Proveedores r谩pidamente?

Claro que es posible, y aqu铆 te ense帽aremos como tomar el control de la gesti贸n de tus proveedores en muy pocos pasos :)

El Registro de un Proveedor es el lugar de la base de datos donde vas a almacenar los datos de un Proveedor que permitan identificarlo, junto con toda la informaci贸n que consideres necesaria para desarrollar la relaci贸n comercial con el mismo.

Los registros de proveedores se administran desde el Explorador de Proveedores y accedes a 茅l desde el men煤 Proveedores > Explorador de Proveedores

EGA Futura provee potentes herramientas para la administraci贸n de Clientes y Proveedores
鈥岴GA Futura provee potentes herramientas para la administraci贸n de Clientes y Proveedores

驴C贸mo hacer el alta de un nuevo Proveedor?

Primero debes ingresar al Explorador de Proveedores, desde el men煤 Proveedores o presionando la tecla <F5>:

Men煤 Proveedores abre el Explorador de Proveedores
鈥峂en煤 Proveedores abre el Explorador de Proveedores

Para crear el registro de un nuevo Proveedor debes presionar el bot贸n Nuevo del Explorador de Proveedores:

Men煤 nuevo proveedores
Menu nuevo proveedores

Para ingresar al Registro de un Proveedor existente en tu base de datos, debes seleccionar al Proveedor en el Explorador y luego presionar el bot贸n Modificar:

Para ingresar al Registro de un Proveedor hay que seleccionar uno y presionar el bot贸n Modificar
鈥峆ara ingresar al Registro de un Proveedor hay que seleccionar uno y presionar el bot贸n Modificar

El Registro de un Proveedor est谩 organizado en tres pesta帽as:

  • General,
  • Campos Genio, y
  • Observaciones
De forma predeterminada, el Registro de un Proveedor se abrir谩 en la pesta帽a General.
鈥岲e forma predeterminada, el Registro de un Proveedor se abrir谩 en la pesta帽a General.

Pesta帽a General

Contiene datos de contacto, personales y/o formales del Proveedor.

En este video simple y f谩cil de entender, te mostramos un breve recorrido por todos los campos de la base de datos de proveedores:

 

 

En la pesta帽a General encontrar谩s varios campos disponibles para guardar la informaci贸n del proveedor que estar谩s dando de alta en tu sistema de EGA Futura.

Notar谩s que los campos C贸digo del Proveedor y Nombre se encuentran marcados en color rojo. Esto quiere decir que son campos obligatorios para el alta de un nuevo proveedor.

Los campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vac铆os
鈥峀os campos que tienen una marca de color rojo a la derecha son obligatorios, y no pueden quedar vac铆os
Recuerda: En el caso de que est茅s dando de alta un Nuevo Proveedor, solo una vez que hayas completado la informaci贸n obligatoria, se habilitar谩 el bot贸n Guardar en el sector inferior del registro para que puedas guardar el Nuevo Proveedor en la base de datos.

Veamos el Registro de un Proveedor existente.

En el borde superior de la ventana ver谩s el Nombre del Proveedor y, entre par茅ntesis, el saldo de su Cuenta Corriente.

Tambi茅n ver谩s que el registro se abre posicionado en la pesta帽a General:

Campo c贸digo proveedor
Campo C贸digo proveedor
Pesta帽a general proveedor saldo
Pesta帽a general proveedor saldo

Campo C贸digo de Proveedor

El C贸digo de Proveedor se asigna por 煤nica vez, al crear el registro y nunca podr谩 ser modificado.

Para asignar el c贸digo a un Proveedor tienes dos opciones de codificaci贸n: autom谩tica o manual.

Codificaci贸n Manual

Al crear un nuevo registro de un proveedor, si est谩 activada la codificaci贸n manual (que viene predeterminada en el programa reci茅n instalado) el campo aparecer谩 libre.

De esta manera,  podr谩s escribir un c贸digo alfanum茅rico en forma manual:

c贸digo proveedor manual
C贸digo del proveedor de tu empresa
Los c贸digos manuales pueden ser alfanum茅ricos (n煤meros, letras, guiones, puntos, espacios o s铆mbolos).
Los c贸digos manuales pueden ser alfanum茅ricos (n煤meros, letras, guiones, puntos, espacios o s铆mbolos)

Los c贸digos autom谩ticos son exclusivamente num茅ricos y el c贸digo del Nuevo Proveedor ser谩 consecutivo al 煤ltimo registro de proveedor creado.

Codificaci贸n Autom谩tica

Para que el c贸digo se genere de forma autom谩tica necesitas predeterminarlo desde el men煤 Configuraci贸n de la aplicaci贸n, pesta帽a Codificaci贸n Autom谩tica, previamente al alta de los proveedores. 

Si eliges la Codificaci贸n Autom谩tica, tambi茅n debes elegir la longitud del c贸digo autom谩tico, y esto lo determinas desde la ventana de Configuraci贸n de la Aplicaci贸n.

All铆 seleccionar谩s la longitud del c贸digo num茅rico que se le asignar谩, de forma autom谩tica a los registros de Nuevo Proveedor y en el campo Pr贸ximo C贸digo, estableces desde cu谩l n煤mero se va a empezar a codificar:

c贸digo proveedor autom谩tico
C贸digo proveedor autom谩tico
La Codificaci贸n Autom谩tica te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un c贸digo a cada registro de tu base de datos
鈥峀a Codificaci贸n Autom谩tica te libera del trabajo de tener que asignarle manualmente un c贸digo a cada registro de tu base de datos

Si activas la funci贸n de generaci贸n autom谩tica del c贸digo de tus proveedores, el campo C贸digo de Proveedor aparecer谩 bloqueado y en color gris.

Cada vez que comiences el alta de un Nuevo Proveedor, no podr谩s escribir ni modificar nada en 茅l, el sistema lo har谩 por ti completando ese campo con el n煤mero consecutivo al c贸digo del 煤ltimo Proveedor que hayas creado. 

El c贸digo ser谩 exclusivamente num茅rico para poder guardar la correlatividad entre los registros.

El m茅todo preferido de codificaci贸n de registros es uno de los par谩metros que debes establecer inicialmente, antes de comenzar a usar el software y la explicaci贸n de c贸mo hacerlo, la encuentras en la secci贸n de Codificaci贸n Autom谩tica de este manual. 

Centraliza a tus proveedores en una base de datos unificada
Centraliza a tus proveedores en una base de datos unificada

Campo Nombre del Proveedor

Denominaci贸n de tu Proveedor o Nombre y Apellido

Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro:

Campo nombre proveedores
Campo nombre proveedores

Campos Domicilio y Tel茅fono

Espacio reservado para que guardes la Direcci贸n y el N煤mero Telef贸nico de tu Proveedor. 

Estos campos son de llenado opcional:

Direcci贸n y tel茅fono del campo del proveedor
Direcci贸n y tel茅fono del campo del proveedor

Bot贸n: Fotograf铆a del Proveedor

Presionando el bot贸n con el signo (+) se abrir谩 un explorador de Windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu Proveedor:

Asocia una imagen al registro de tu Proveedor
鈥岮socia una imagen al registro de tu Proveedor

Campo Rubro/Giro

Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempe帽a el Proveedor que est谩s dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vac铆o:

Direcci贸n y tel茅fono del campo del proveedor
Rubro/Giro en proveedores

Campo Productos/Servicios

En este completas el Producto o Servicio principal que te provee el Proveedor:

Campo productos / servicios
Campo productos / servicios

Campo IVA

Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa.

Sirve para elegir de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este Proveedor particular:

Campo IVA Proveedor
Campo IVA Proveedor

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Es un campo Alfanum茅rico.

Dependiendo del pa铆s para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamar谩 de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudaci贸n tributaria del pa铆s. 

En este campo se escribe el N煤mero de inscripci贸n Fiscal del Proveedor:

En este campo se escribe el N煤mero de inscripci贸n Fiscal del Proveedor.
ID Tributario

Por ejemplo:

En este campo se escribe el N煤mero de inscripci贸n Fiscal del Proveedor.
NIT
El nombre de este campo var铆a seg煤n el pa铆s en donde se encuentre radicada tu empresa
鈥岴l nombre de este campo var铆a seg煤n el pa铆s en donde se encuentre radicada tu empresa

Campo Correo Electr贸nico

En este campo puedes completar el email de tu Proveedor:

Correo electr贸nico proveedores
Correo electr贸nico proveedores

Campo Sitio Web

Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu Proveedor:

Sitio web proveedores
Sitio web proveedores
Opcion para guardar info en la base de datos del programa

Guarda la informaci贸n en la Base de Datos

Recuerda que si ya est谩s conforme con los datos que completaste sobre tu Proveedor en todas las pesta帽as del registro, debes presionar el bot贸n Guardar.

De esta manera los datos se grabar谩n en la base de datos de proveedores del programa:

Presionando el bot贸n guardar los datos quedan grabados en la base de datos de proveedores
鈥峆resionando el bot贸n guardar los datos quedan grabados en la base de datos de proveedores

Pesta帽a Campos Genio

Los Campos Genio permiten adaptar la base de datos de proveedores a lo que tu negocio necesita.

Para entender su funcionamiento, en este video te mostramos los conceptos b谩sicos:

 

 

Ya que esta funcionalidad es similar en otras partes del sistema, te recomendamos tambi茅n leer la siguiente documentaci贸n:

Registro de un Proveedor pesta帽a Campos Genio
鈥峈egistro de un Proveedor pesta帽a Campos Genio
Toda la informaci贸n contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores
鈥峊oda la informaci贸n contenida en Campos Genio puede ser vista y buscada desde los Exploradores

Pesta帽a Observaciones

Siempre que necesites registrar informaci贸n adicional sobre cada uno de tus proveedores, podr谩s hacerlo en este lugar:

 

Teniendo en cuenta que esta parte del programa de gesti贸n es muy similar a Observaciones de Productos y de Clientes, te recomendamos mucho leer la informaci贸n que hemos incluido aqu铆.

Registro de un Proveedor pesta帽a Observaciones
鈥峈egistro de un Proveedor pesta帽a Observaciones
El uso frecuente de Observaciones te permitir谩 ser m谩s organizado, y centralizar todo en un solo lugar
鈥岴l uso frecuente de Observaciones te permitir谩 ser m谩s organizado, y centralizar todo en un solo lugar
Administracion de contactos con proveedores de stock

Reportes de Proveedores

En el men煤 de Proveedores, cuentas con gran variedad de reportes de proveedores que permitir谩n que obtengas, en un informe los datos de varios proveedores agrupados.

Se帽alaremos algunos para ilustrarte. 

Y recuerda que puedes encontrar informaci贸n m谩s detallada en el apartado de este manual dedicado a Reportes.

鈥岴l software de administraci贸n te ofrece la posibilidad de emitir m谩s de 250 tipos de reportes con tu informaci贸n
鈥 鈥岴l software de administraci贸n te ofrece la posibilidad de emitir m谩s de 250 tipos de reportes

Reporte de Proveedores ordenado por C贸digo o por Nombre 

Accedes desde el men煤 de Proveedores:

Menu de proveedores Reportes
鈥峂enu de proveedores Reportes

 Obtienes un informe ordenado seg煤n el nombre o el c贸digo de proveedor, seg煤n hayas elegido.

CRM: Reporte de proveedores
Reporte de proveedores

Reporte Parcial de Proveedores ordenado por C贸digo o por Nombre 

Tambi茅n puedes solicitar el reporte en forma parcial, para que el informe incluya solamente a algunos proveedores o a uno solo.

Para conocer m谩s detalles sobre este tema, puedes consultar un apartado especial en este manual del usuario dedicado a Reportes Parciales:

Men煤 de proveedores reporte parcial ordenado por c贸digo de proveedor
鈥峂en煤 de proveedores reporte parcial ordenado por c贸digo de proveedor

Para limitar el rango, debes establecer desde qu茅 Proveedor iniciar谩s el listado y cu谩l ser谩 el 煤ltimo

Esto se har谩 en la ventana que se abre inmediatamente despu茅s de elegir un tipo de reporte parcial en el men煤 de Reportes de Proveedores:

Limitar el rango de proveedores a incluir en el reporte parcial
鈥峀imitar el rango de proveedores a incluir en el reporte parcial
Al seleccionar un rango de registros, podr谩s generar reportes m谩s espec铆ficos a tu necesidad puntual
鈥岮l seleccionar un rango de registros, podr谩s generar reportes m谩s espec铆ficos a tu necesidad puntual

Reporte de Observaciones de Proveedores 

Del mismo modo que obtuvimos otros reportes, desde el men煤 de Proveedores, podemos solicitar un Reporte de las Observaciones que est谩n guardadas en cada registro de Proveedor:

Reporte de las observaciones de los Proveedores
鈥峈eporte de las observaciones de los Proveedores
Para conocer las diferentes posibilidades que te ofrece el sistema en la emisi贸n de reportes, visita este link.

Reporte de Campos Genio de Proveedores

En la ventana que se abrir谩 debes establecer los siguientes par谩metros para emitir el reporte:

Primer y 煤ltimo proveedor del grupo que se incluir谩 en el informe.Campo genio que quieres que aparezca en el reporte:

Establece los par谩metros para delimitar el reporte de proveedores seg煤n Campos Genio
鈥岴stablece los par谩metros para delimitar el reporte de proveedores seg煤n Campos Genio

El Reporte incluir谩 una columna con la informaci贸n del Campo Genio seleccionado.

Reporte por Campo Genio de Proveedores
鈥峈eporte por Campo Genio de Proveedores

Impresi贸n de Reportes

Para conocer detalles sobre la impresi贸n de reportes, c贸mo guardarlos en diferentes formatos de archivo, incluyendo c贸mo obtener reportes en formato PDF, puedes consultar un apartado especial en este manual del usuario dedicado a Impresi贸n de Reportes.

鈥峀os reportes se pueden ver por pantalla, imprimir o exportar hacia diferentes formatos
鈥 鈥峀os reportes se pueden ver por pantalla, imprimir o exportar hacia diferentes formatos
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Licenciamiento

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馃拵 Este software incluye soporte t茅cnico gratuito?

Claro que s铆.聽

Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas.

Para conocer las diferentes alternativas de soporte聽visita este link.

Todas las preguntas realizadas en聽nuestra plataforma de Soporte聽T茅cnico 24/7 se responden siempre en su totalidad鈥 馃帀

鈽曪笍 Para qu茅 pa铆ses funciona este software?

Este sistema de gesti贸n empresarial funciona seg煤n las reglamentaciones fiscales de聽Espa帽a,聽M茅xico,聽Colombia,聽Chile,聽Argentina聽y el resto de los pa铆ses de聽Am茅rica Latina.

Si tu empresa est谩 en otro pa铆s, te recomendamos聽usar nuestro sistema ERP en la nube.

馃摫 Puedo ejecutar el sistema en dispositivos m贸viles o desde Internet?

El programa de facturaci贸n funciona en Windowx XP, Windows 7, Windows 8, Windows 10 y Windows Server solamente.

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馃搥 Desde d贸nde puedo descargar la 煤ltima versi贸n?

Para descargar la 煤ltima versi贸n de nuestro sistema de gesti贸n comercial para Windows,聽pulsa aqu铆.

馃攽 Ya he descargado el programa... C贸mo obtengo una licencia?

Para obtener una licencia para las Ediciones Gratis o Power del software de facturaci贸n, sigue聽las instrucciones detalladas en este lugar.

El programa instalador es el mismo para ambas ediciones.

馃拰 No me llega la licencia por correo de la Edici贸n Gratis... Qu茅 hago?

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Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

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En este lugar te damos m谩s alternativas para poder acceder a tu licencia.

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Por supuesto, esa informaci贸n la vas a poder acceder desde este lugar.

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