Los cajeros son aquellos empleados quienes tienen a cargo el manejo del módulo de facturación y emisión de comprobantes de ventas.
También pueden realizar presupuestos o cotizaciones, confeccionar remitos, albaranes o guías de despacho, y otros comprobantes.
La administración de Cajeros se realiza desde el Explorador de Cajeros:
Para ingresar al Explorador de Cajeros puedes presionar, a la vez, las teclas <Alt + D> en tu teclado o, desde el menú Configuración y elegir la opción Explorador de Cajeros:
El Explorador de Cajeros ofrece toda la funcionalidad de los demás exploradores tales como alta, baja, modificación de registros, búsquedas, filtros, re-ordenamiento de columnas y personalización del explorador.
El Explorador de Cajeros permite administrar la totalidad de cajeros de tu negocio, guardando en cada registro tanto los datos personales de cada uno como sus derechos y restricciones en el uso del software de facturación:
Para crear un nuevo cajero debes ingresar al Explorador de Cajeros y presionar el Botón Nuevo:
Se abrirá el Registro de un Nuevo Cajero.
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En la pestaña General debes completar los datos personales del Cajero, los dos únicos campos obligatorios.
Dichos datos deben estar completos para poder crear el registro son Código de cajero y Nombre:
Una vez que completes los datos obligatorios, ya estará habilitado el botón Guardar para que puedas grabar el registro del nuevo cajero en la base de datos:
Como puedes notar en la pestaña General en el sector inferior izquierdo de la pantalla encuentras una casilla de verificación para la opción Utilizar Contraseña de Cajero:
Cuando esté seleccionada esta opción podrás ingresar una clave para que el cajero pueda habilitar su intervención en las operaciones del módulo de facturación y evitar que otra persona facture en su nombre.
Ingresa una contraseña y vuelve a escribirla en el campo Confirmar Clave.
Luego podrás presionar el botón Aceptar para que la clave quede establecida para ese cajero.
Cuando necesites modificar la clave deberás recordar esta clave actual para ingresarla y proceder a la modificación de contraseña:
Encontrarás un área de texto para que completes libremente las anotaciones que consideres necesarias para mantener actualizados los datos de tu cajero:
Para crear un nuevo cajero debes ingresar al Explorador de Cajeros, seleccionar uno de los cajeros de tu base de datos y presionar el botón Modificar:
En el programa recién instalado, se encuentra disponible el Cajero Principal, que cuenta con todos los derechos habilitados.
Si necesitas preestablecer un cajero con derechos restringidos debes crear un nuevo cajero y restringirle los derechos.
Para determinarlo como cajero exclusivo debes ir a la ventana de Configuración de la Aplicación, pestaña PC y allí determinar un cajero fijo para el módulo de facturación.
En adelante, cuando abras el módulo de facturación, el programa ya no va a pedirte que selecciones cajero, porque estará el cajero que elegiste como predeterminado.
Debes ir al menú de Configuración y seleccionar Configuración de la aplicación:
Ingresar a la pestaña PC:
En la sección Opciones de Facturación debes seleccionar la casilla de verificación Utilizar los siguientes valores predeterminados para esta PC.
Luego en el campo reservado para el Cajero, debes presionar el botón que figura a la derecha del campo.
Allí se abrirá una ventana de Selección de cajeros y, en ella, debes elegir el cajero que deseas establecer como predeterminado en el módulo de Facturación del sistema de gestión:
Elige el cajero predeterminado para la facturación:
Puedes establecer para cada uno de tus cajeros diferentes permisos para realizar operaciones en el módulo de facturación.
Para que los derechos y restricciones tengan efecto debes activar la Clave de Seguridad en Ventas:
Para modificar los derechos de los cajeros debes ingresar al Explorador de Cajeros desde el menú Configuración, opción Explorador de Cajeros.
Selecciona uno de tus cajeros (el "cajero principal" no se puede modificar) y presiona el botón Modificar.
Una vez que se abre el Registro del Cajero, ingresa a la pestaña Derechos:
Allí podrás seleccionar algunos o todos los derechos.
Derechos disponibles:
Cuando la casilla de verificación esté seleccionada es que le estás otorgando ese derecho a tu cajero para que pueda realizar la acción que describe la opción seleccionada:
Una vez que estés conforme con los derechos otorgados, presiona el botón Guardar para que tus preferencias para ese cajero se registren en la base de datos.
Antes de entregarle el módulo de facturación a un empleado conviene tener claro qué puede hacer y qué no. Abajo están las dudas más habituales sobre el alta de cajeros y el alcance de cada permiso.
En la pestaña General hay solo dos campos obligatorios: Código de cajero y Nombre. Una vez completos, se habilita el botón Guardar y el registro queda grabado en la base de datos.
Te permite asignarle una clave al cajero para que habilite su intervención en las operaciones del módulo de facturación, de modo que otra persona no pueda facturar en su nombre. La clave se escribe dos veces, en el campo de contraseña y en Confirmar Clave. Si más adelante quieres cambiarla, necesitas recordar la clave actual.
El Cajero Principal ya viene disponible en el programa recién instalado, con todos los derechos habilitados, y su registro no admite modificaciones. Cuando necesitas un cajero con permisos acotados, creas uno nuevo desde el Explorador de Cajeros y le restringes los derechos.
Los permisos que marcas en la pestaña Derechos solo se aplican si activas la Clave de Seguridad en Ventas. Recién entonces el sistema pide clave para acciones como anular un comprobante, cambiar precios o aplicar descuentos globales.
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