Gestión de Ordenes de Compras

Sistema para Empresas

¿Qué es una orden de compra?

La orden de compra es un documento que te permite automatizar y agilizar el pedido de productos y mercaderías a tus proveedores.

Una Orden de Compra indica la cantidad de productos, la descripción, el precio y condiciones comerciales entre otras cosas
‍Una Orden de Compra indica la cantidad de productos, la descripción, el precio y condiciones comerciales entre otras cosas

Para poder emitir una orden de compras, desde el menú de compras, selecciona explorador de ordenes de compra:

Selecciona explorador de ordenes de compra
‍Selecciona explorador de ordenes de compra

El proceso de órdenes de compra consta de los siguientes pasos:

  • Emitir la orden de compra,
  • Enviar el pedido al proveedor,
  • Hacer la recepción de los productos por parte del proveedor (puede ser, total o parcial), y
  • Hacer el ingreso en el sistema de la factura de compra.

¿Cómo emitir y administrar ordenes de compra?

Para generar una nueva orden de compra, desde el explorador presiona el botón nuevo:

Presiona el botón nuevo para crear una nueva orden de compras
‍Presiona el botón nuevo para crear una nueva orden de compras

Una vez pulsado el botón nuevo, el sistema de gestión comercial dispone de cuatro formas diferentes de órdenes de compra.

1. Generar nueva orden de compra en blanco:

Generar Orden de compra en blanco
Generar orden de compra en blanco

2. Generar una nueva orden de compra en blanco basada en productos de un proveedor:

Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor
‍Generar una nueva Orden de Compra en blanco basada en productos de un proveedor

3. Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática:

Generar órdenes de compra en base al mínimo de cada Producto de manera automática
Generar órdenes de compra en base al mínimo de cada producto de manera automática

4. Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática, discriminando por proveedores y familias de artículos (rubros):

Generar órdenes de compra en base al mínimo de cada Producto de manera automática:
Generar órdenes de compra en base al stock mínimo de cada producto de manera automática, discriminando por proveedores y familias de artículos

Una vez iniciada la orden de compra, podrás ingresar los productos que deseas comprarle a tu proveedor:

Ingresar los productos que deseas comprarle a tu proveedor
Ingresa los productos que deseas comprarle a tu proveedor

Encontrarás en la izquierda el menú para agregar productos, eliminar, especificar los datos de la orden de compra, modificar cantidad y precio, y ver la última factura de compra:

Encontrarás en la izquierda el menú para agregar productos, eliminar, especificar los datos de la órden de compra, modificar cantidad precio, y ver la última factura de compra
Botones administrar la orden de compra

Al hacer clic en ingresar producto, puedes incluir en el comprobante los artículos que deseas solicitarle a tu proveedor:

Al hacer clic en ingresar producto, puedes ingresar los artículos que deseas solicitarle al proveedor
Al hacer clic en ingresar producto, puedes incluir en el comprobante los artículos que deseas solicitarle a tu proveedor

El botón Datos OC, te permitirá ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, e impuestos:

El botón del menú Datos Órden de compra, te permitirá ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, impuestos
Aquí podrás ingresar información relevante, como seleccionar proveedor, gastos de envío, e impuestos

Al hacer clic en el botón verde con el símbolo (+) podrás seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas:

Al hacer clic en el botón verde con el simbolo (+) podrás seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas
‍Al hacer clic en el botón verde con el símbolo (+) podrás seleccionar el proveedor en una lista con todos tus proveedores que tengas cargados en el sistema de gestión para empresas

Con la misma opción podrás cambiar el proveedor de la orden de compra:

Agregar proveedor de los productos de la orden de compra
Agregar proveedor de los productos de la orden de compra

Usando la opción modificar precio, podrás cambiar los valores de costo pre-establecidos:

Opción modificar precio
Opción modificar precio

Con la opción modificar cantidad, puedes ajustar el pedido a la cantidad necesaria para cada artículo:

Opción modificar cantidad
Opción modificar cantidad

¿Cómo hacer el envío de la orden de compra al proveedor?

El siguiente paso a la emisión de la orden de compra, es enviarla al proveedor

Nuestro sistema de facturación para PyMES ademas de imprimir el comprobante, permite enviar en forma de correo electrónico la orden de compra haciendo clic en el botón enviar del explorador de órdenes de compra:

Enviar orden de compra al proveedor por correo electrónico
Enviar orden de compra al proveedor por correo electrónico

Al ingresar en la opción enviar, puedes ver el correo electrónico saliente y editarlo antes de enviarlo:

Enviar orden de compra por correo electrónico
Enviar orden de compra por correo electrónico

¿Como hacer la recepción de artículos / productos del proveedor?

Una vez emitida y enviada la orden de compra al proveedor, empezaremos a recibir los artículos solicitados. 

Tienes dos formas de hacer la recepción de artículos:

  • Recepción PARCIAL de artículos, o
  • Recepción TOTAL de artículos

Debes hacer clic en el botón recibir, a la izquierda del explorador de órdenes de compra:

Recibir artículos de la órden de compra
Recibir artículos de la orden de compra

Recepción parcial de artículos

Muchos proveedores envían los artículos solicitados en forma parcial, completando el pedido en dos o más envíos. 

Nuestro sistema de administración de empresas permite recibir parcialmente la orden de compra usando el icono recibir:

Recepción parcial de artículos en órden de compra
Recepción parcial de productos en la orden de compra

En la recepción parcial podrás ingresar las cantidades parciales recibidas por cada artículo solicitado:

Ingreso de cantidad en recepción parcial de órdenes de compras
Ingreso de cantidad en recepción parcial de órdenes de compras

Recepción total de artículos

Si el proveedor nos envía la totalidad de artículos solicitados en la orden de compra en un sólo envío, puedes realizar la recepción total de artículos haciendo clic en el botón con la inscripción de recibir todo:

Ícono recibir todo en órdenes de compra
Recibir todos los productos solicitados en la orden de compra

Al hacer clic en recibir todo, puedes ver como el sistema de gestión empresarial solicita confirmar el pedido:

Recepción total de mercadería
Recepción total de mercadería

Cambio de estado de la OC

El estado de la orden de compra pasará de Abierta a Cerrada:

Orden de compra cerrada
Orden de compra cerrada

¿Cómo convertir una orden de compra a factura de compra?

Una vez que la orden de compra se encuentra cerrada, puedes acceder al último paso del proceso que es convertir la orden de compra cerrada a factura de compra.

Podrás hacer la conversión de OC a factura accediendo al icono convertir en factura que se encuentra a la izquierda del navegador:

Convertir órden de compra en factura de compra
Convertir orden de compra en factura de compra

Luego podrás ingresar productos, productos varios, modificar cantidad, y precio:

Menú conversión factura
Datos de la factura de compra

¿Es posible ingresar descuentos o recargos en la factura de compra?

Ingresando en la opción descuento/recargo el sistema de facturación te permitirá asignarle descuentos o recargos, dependiendo del signo:

  • Para recargos ingresar porcentaje positivo, y
  • Para descuentos ingresar porcentaje negativo

Aquí te mostramos un ejemplo:

Descuento o recargo en factura de compra
Ingreso de Descuento o Recargo en factura de compras

¿Es posible ingresar notas o anotaciones en el comprobante de compra?

Puedes ingresar notas referentes al proveedor en la parte inferior:

‍Menú conversión factura
Ingreso de notas en la factura de compra

¿Como finalizar el proceso de conversión de la orden de compra en factura?

Finalmente, para cerrar el proceso el sistema de gestión te solicitará confirmar el pago al proveedor, tienes dos opciones para ello:

  • Pago en efectivo, o
  • Pago en Cuenta Corriente del proveedor

Aquí se muestra de manera detenida:

Conversión de orden de compra a factura
Conversión de orden de compra a factura

Tutorial completo en video

En este tutorial en video, vas a poder ver en detalle todo el proceso de creación de ordenes de compra a tus proveedores:

 

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