Importar Productos desde Excel a la Base de Datos

Sistema para Empresas

Tutorial Paso a Paso para importar precios y stock desde Excel

 

¿Cómo Importar productos desde Excel?

Cuando necesitas crear dentro de la base de datos del sistema un gran número de productos (generalmente sucede en la puesta en marcha del programa), habitualmente guardas esos registros en un archivo en formato Microsoft Excel.

Es posible importar productos nuevos, y actualizar información de productos existentes desde Excel
‍Es posible importar productos nuevos, y actualizar información de productos existentes desde Excel

En otros casos, tus proveedores te entregan la actualización de sus precios de venta, lo que modifica el costo de tus productos y cuando sucede en un gran número de productos también necesitas realizar esta actualización de forma masiva. 

Si tu proveedor entrega su lista de precios en un archivo Excel, también puedes realizar una actualización.

En otros casos necesitas modificar o completar otros campos de los registros de tus productos, también en forma que abarque gran número de productos.

Para todas estas necesidades, el software de gestión comercial de EGA Futura te ofrece una forma de alta o modificación masiva de productos desde un archivo Excel.

Accede desde el menú de Productos

En el menú Productos, encontramos la opción Importar o Actualizar Productos desde Excel y se usa para:

  • Importar nuevos productos a la base de datos del programa en forma masiva desde un archivo tipo Excel, o para: 
  • Actualizar la información de determinados campos de los productos existentes en la base de datos, en forma masiva, desde un archivo tipo Excel.
Menú Importar o Modificar Productos desde Excel
Menú Importar o Modificar Productos desde Excel

Campos de un Producto que puedes importar desde Excel

Nota: Es recomendable, antes de la importación de productos, que ya estén creados los Rubros o Familias de Productos que vamos a usar para clasificar el stock y también los Proveedores.
El proceso de importar y exportar información desde EGA Futura hacia Excel es simple y rápido
‍El proceso de importar y exportar información desde EGA Futura hacia Excel es simple y rápido

Estos son los campos que pueden ser completados mediante la importación de datos desde Excel:

  • Código del Producto (Aquí es donde escribes el código de barras) Esta celda debe ser Formato TEXTO en el archivo Excel.
  • Descripción del Producto
  • Rubro (Familias de Productos): Es conveniente tenerlo dado de alta previamente.
  • Código Proveedor: Es conveniente tenerlo dado de alta previamente. Esta celda debe ser Formato TEXTO en el archivo Excel.
  • Precio 1
  • Precio 2
  • Precio 3
  • Precio 4
  • Precio 5
  • Existencia
  • Costo
  • Tipo de producto 
  • Moneda: Puedes dejar esta columna sin completar (si lo dejas en blanco asignará la moneda predeterminada del sistema)
  • Impuesto a la Venta - Porcentaje (Tasa de IVA)
Campos disponibles para la IMPORTACIÓN de datos al programa
Campos disponibles para la importación de datos al programa

Importante

El archivo Excel que crees para importar, como mínimo debe tener tres columnas

  1. Código de producto (Con celdas formato texto),
  2. Tipo de Producto,  y 
  3. Descripción del producto.

Estos datos son campos obligatorios en el Registro del producto. 

Primero: Crea un archivo Excel de extensión .xls

Previamente crea los Rubros o Familias de Productos y da de alta los Proveedores, si es que quieres completar el código de proveedor en la importación.

Puedes crear solamente las columnas que desees según los datos que tengas para importar
‍Puedes crear solamente las columnas que desees según los datos que tengas para importar
Como mínimo debes crear en tu archivo Excel las tres columnas obligatorias: Código de producto, Descripción del producto y Tipo de producto.

Por ejemplo, si lo deseas puedes crear un archivo que solamente tenga tres columnas: Código de producto, Tipo y Descripción del producto, ya que son los dos campos obligatorios del Registro de un Producto. 

Recuerda que con StockBase POS puedes administrar cuatro tipos de productos: Estándar, Servicio (No se administra stock), Kit (Que es un conjunto de productos tipo estándar) y Matriz (Productos con variedad como talle o color).

Tipo de Producto

Esta columna es obligatoria y se completa de la siguiente manera:

  • Si el producto que vamos a importar es Estandar, en la celda de excel de la columna Tipo de producto, debemos escribir la palabra: STANDARD
  • Si el Producto es Tipo Servicio debemos escribir la palabra: SERVICE
  • Si el Producto es Tipo Matriz debemos escribir la palabra: MATRIX
  • Si el Producto es Tipo Kit debemos escribir la palabra: KIT

Puedes nombrar las columnas, del archivo excel, como lo desees, luego el nombre de cada columna tendrá que ser relacionado con uno del los campos del registro del producto para que el dato contenido en cada celda del archivo, se vuelque en el campo apropiado.

Campos y columnas del archivo Excel
Campos y columnas del archivo Excel

En la siguiente ventana verás cómo fueron nombradas cada una de las columnas que sirven para la importación de datos. 

También verás la información contenida en cada casillero para los distintos productos y también verás que hay celdas vacías
‍También verás la información contenida en cada casillero para los distintos productos y también verás que hay celdas vacías
Paso 2 del proceso de importación
Paso 2 del proceso de importación

En el caso de las celdas que no contienen datos, hay dos comportamientos que puedes generar y los detallamos a continuación.

Relacionar la columna vacía

Si relacionas la columna vacía del archivo con el campo, en el primer paso del proceso, se trasladará ese vacío al campo en el registro del producto, con lo cual se vaciará el campo del registro del producto.

Ignorar la columna

Si ignoras esa columna al momento de relacionar los campos con las columnas del archivo Excel, en ese caso se respetará el contenido que le asigne automáticamente el programa.

Por ejemplo si no relacionas la columna IVA, el sistema de facturación asignará el impuesto a la venta predeterminado desde configuración de la aplicación. 

Lo mismo sucederá si no relacionas el campo con la columna moneda. El sistema asignará la moneda predeterminada.

Columnas del Archivo Excel que usarás para la importación
‍Columnas del Archivo Excel que usarás para la importación

En este paso debes prestar atención a la forma en que Excel separa los decimales. Si usa una coma o si usa un punto

Recuerda este dato porque lo necesitarás en el siguiente paso.

En la imagen siguiente verás, en la columna costo que el archivo excel que usamos en el ejemplo, usa una coma para separar los decimales, en los números.

Siguientes Columnas del Archivo Excel que usarás para la importación
Siguientes columnas del archivo Excel que usarás para la importación
Nota: Las columnas de los Códigos deben ser formato TEXTO, en este caso: Código de Producto y Código de Proveedor.
Campos de Excel
Campos de Excel
Nota: La extensión del archivo creado debe ser siempre .xls en lugar de .xlsx.
Guardar con extensión .xls
Guardar con extensión .xls

Segundo: abre la ventana de importación

En el menú Productos, elige la opción: "Importar o Actualizar Productos desde Excel" la misma se usa para:

  • Importar nuevos productos  a la base de datos del programa en forma masiva desde un archivo tipo Excel, o para: 
  • Actualizar la información de determinados campos de los productos existentes en la base de datos, en forma masiva, desde un archivo tipo Excel.
Menú Importar o Modificar Productos desde Excel
Menú Importar o Modificar Productos desde Excel
Nota: Antes de comenzar a importar productos: Verifica que el archivo Excel que vas a usar esté cerrado. Preferentemente que también esté cerrado el programa Microsoft Excel.

Selecciona el Archivo Excel que usarás para la importación de Productos:

Selecciona el Archivo Excel que usarás para la importación de Productos
Selección de archivo

Elige la Opción Importar productos que no existen en la base de datos:

Presiona el botón para importar productos nuevos a la base de datos
‍Presiona el botón para importar productos nuevos a la base de datos

Tercero: Relaciona los campos de importación

Haz coincidir el nombre de cada campo con la columna correspondiente eligiendo de la lista que se despliega en cada campo.

Nota: Si el programa informa un mensaje de error: Verifica que el archivo Excel que vas a usar esté cerrado. Preferentemente que esté cerrado el programa Excel.
Ventana que muestra los campos que debes relacionar con Columnas de Excel
‍Ventana que muestra los campos que debes relacionar con Columnas de Excel

Así se relacionan los campos con las columnas de Excel:

  1. El nombre del campo figura en el sector superior de cada uno
  2. Presiona el botón situado en el extremo derecho del campo, se desplegará una lista con los nombres de las columnas del archivo Excel.
  3. De la lista que se despliega, elige el nombre de la columna correspondiente al campo donde estás posicionado.
  4. Continúa relacionando campos con nombres de columnas. 
  5. Si en el archivo Excel que usarás para importar, alguna columna está vacía, es decir, sin datos, no hace falta que la relaciones en su campo, puedes simplemente dejar en ese campo la opción "-Ninguno-"
Las Opciones que ves en la lista desplegable son los nombres de las Columnas del Archivo Excel
Las opciones que ves en la lista desplegable son los nombres de las columnas del archivo Excel

En el caso de las celdas del archivo excel que no contienen datos, pueden suceder dos cosas diferentes: 

  1. Si relacionas el campo con una columna del archivo con celdas vacías, se vaciará el campo del registro del producto que estás dando de alta. 
  2. Si no relacionas esa columna, al momento de relacionar los campos con las columnas del archivo Excel, y le dejas el valor NINGUNO que trae predetrminadamente el campo en el paso 1 de la importación.

En este último caso, en el alta del producto se respetará el contenido que le asigne automáticamente el programa.

El proceso de importar y exportar información desde EGA Futura hacia Excel es simple y rápido
‍El proceso de importar y exportar información desde EGA Futura hacia Excel es simple y rápido
Por ejemplo si no relacionas la columna IVA, el sistema asignará el impuesto a la venta predeterminado desde configuración de la aplicación. 

Lo mismo sucederá si no relacionas el campo con la columna. Moneda. El sistema asignará la moneda predeterminada.

Relaciona los campos con la columna del archvo Excel eligiéndola de la lista desplegable
Relaciona los campos con la columna del archivo Excel eligiéndola de la lista desplegable

En el sector inferior de la ventana, establece la opción de configuración de decimales.

Debes seleccionar si tu programa Excel usa una coma o un punto para separar los decimales.
Configuración de decimales en la importación de productos
Configuración de decimales en la importación de productos

Una vez que has relacionado los campos con las columnas del archivo Excel y elegiste la separación de decimales con coma o punto, presiona el botón Siguiente.

En el paso siguiente del proceso te mostrará en ventana repartida, a la izquierda, los Productos procedentes del archivo Excel que están en condiciones de ser importados al programa.

Paso 2 del proceso de importación
Paso 2 del proceso de importación

En este sector verás barras de desplazamiento que te permiten recorrer la totalidad de columnas de los productos que podrán ser importados.

En el sector derecho de la ventana ves los productos que actualmente existen en el stock, es decir, antes de que realices la importación de nuevos productos. 

Para estos productos te muestra el código del producto, la descripción, la existencia actual en stock y el precio de venta de la lista 1.

‍Comparativa de los productos a importar con los que actualmente existen en stock
‍Comparativa de los productos a importar con los que actualmente existen en stock

Una vez que comparaste los productos nuevos con los existentes, presiona el botón Siguiente.

En el paso 3 del proceso deberás seleccionar cuáles de los productos del archivo Excel quieres importar al programa.

Para seleccionarlos puedes realizar una selección en la casilla de verificación de cada uno de los productos o puedes presionar el botón Todos para que se realice la selección general de productos abarcando la totalidad de los productos existentes en el archivo Excel de origen.

Paso 3 del proceso de importación
Paso 3 del proceso de importación

Una vez que seleccionaste los productos del archivo Excel que deseas importar, presiona el botón Comenzar.

Luego, yendo al Explorador de Productos, encontrarás el nuevo stock agregado a los productos que tenías previamente.

Nuevos Productos agregados al stock gracias al proceso de importación desde Excel
Nuevos productos agregados al stock gracias al proceso de importación desde Excel
Luego de la importación algunas filas del Explorador de Productos aparecen coloreadas diferente a las demás.

Si ves algunas o todas las filas de los productos de color rojo es que olvidaste relacionar el campo Existencia con la columna correspondiente de tu archivo Excel (cantidad de producto a importar), o que dicha columna no contenía datos en el archivo Excel.

La existencia para ese producto es cero. No hay producto en stock.
La existencia para ese producto es cero (no hay producto en stock)

¿Cómo solucionarlo de forma rápida?

Si en la importación desde Excel omitiste especificar la cantidad de cada producto que estabas importando, puedes escribirlo en la fila de cada uno de los productos, en la columna existencia, dando previamente un doble clic sobre la celda.

Para que puedas realizar esta edición desde el Explorador, el botón "Modificación Rápida" debe estar activado.

Doble clic sobre la celda existencia de cada producto
‍Doble clic sobre la celda existencia de cada producto

Campos de Formulario Excel para importar a StockBase POS

El formulario que se origina mediante una Exportación del stock hacia un archivo Excel tiene 80 columnas.

Si analizamos las columnas de un archivo Excel que previamente fue exportado, es decir que fue generado por el programa veremos las siguientes columnas.

Voy a explicar el significado de las principales y que son suficientes para el uso en el caso de una importación hacia StockBase POS.

Campos de Formulario Excel para importar a StockBase POS 1
Campos de Formulario Excel para importar a StockBase POS 2

Actualización de precios mediante importación desde Excel

¿Cómo cargo los Precios de los Productos? ¿Cómo debo editar el excel para que se importen correctamente los precios?

En el programa recién instalado, viene activado el porcentaje de utilidad o ganancia para los precios de los productos.

Esto quiere decir, que, al ingresar el Costo del Producto y asignarle un porcentaje de utilidad o ganancia para cada lista de precios, se aplicará, a ese costo, el porcentaje de utilidad y automáticamente el programa va a calcular los precios de venta para las listas de precios 1 a 5.

Cuando realices la importación desde Excel debes hacer coincidir el nombre de cada campo con las columnas del Excel.

No, olvides hacer coincidir las columnas Costo y Precio.

Luego de la importación

¿Qué resultados se esperan para los precios de los productos?

Si en el Excel el costo del producto es 0 (cero), en el campo: "Costo" del registro del producto, se va a repetir el dato que figure en el campo Precio 1 y el porcentaje de utilidad 1 no se actualiza ni modifica.

Si en el Excel, en la columna Costo figura algún valor, ese será el valor que aparecerá en el campo Costo del Registro del Producto.

Y si también hay un valor en el campo Precio 1 del Excel, ese valor aparecerá en el campo Precio 1 del Registro del producto. 

En este caso, el Porcentaje de utilidad 1 se re-calculará en base al Costo y Precio 1.
Para poder importar y actualizar productos, debes tener instalado Microsoft Excel en tu PC
‍Para poder importar y actualizar productos, debes tener instalado Microsoft Excel en tu PC

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