Cómo hacer la Gestión de Clientes
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Clientes

Cómo hacer la Gestión de Clientes

Tutorial paso a paso para hacer la gestión de clientes en el sistema

En este video podrás aprender a realizar toda la administración de tus clientes dentro de tu programa de facturación.

 

‍Menú Clientes

Por medio de la barra de menús puedes entrar a los diferentes módulos y funciones que te ofrece StockBase POS.

Para administrar tu base de datos de clientes, podrás encontrar en el menú clientes las opciones con exploradores, funcionalidad y herramientas que te permitirán organizar la información de tus clientes.

Acceso al explorador de clientes
Acceso al explorador de clientes

Explorador de Clientes

Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegirás la forma de ingresar que te resulte más cómoda.

  1. Ingresando desde el menú clientes eligiendo con un clic, la opción Explorador de Clientes,
  2. Presionando el ícono de la Barra de Herramientas, o
  3. Presionando la Tecla <F4> de tu teclado.

El explorador de clientes es una ventana que muestra la totalidad Registros de Clientes que posees en tu base de datos.

Cada columna del explorador muestra uno de los datos que guardas en el registro de un Cliente, a lo largo de una fila del explorador, entonces, podrás ver los datos completos del Cliente.

Nota: Puedes ocultar columnas que no desees ver, como se explica en la sección Explorador de Registros de este manual y también puedes modificar el ancho de cada una o cambiar su orden para facilitar la lectura de la información que más te interese.

Botones del Explorador de Clientes 

En el sector izquierdo del explorador se encuentran los botones:

Explorador de clientes
Explorador de clientes

Nuevo

Sirve para agregar un nuevo Cliente a la base de datos.

Modificar

Se utiliza para visualizar un Clientes o para realizar algún cambio en los datos de un Cliente que ya existe en nuestra base de datos.

Eliminar

Se usa para borrar de la base de datos el Cliente que hayas seleccionado. (Para poder eliminar definitivamente un Cliente de la base de datos, mediante este procedimiento, dicho Cliente no tiene que estar actualmente formado parte de algún comprobante de facturación)

Personalización

Es el botón que nos habilita realizar modificaciones en la forma en que se visualizan los datos en este explorador.

Personalización del explorador de clientes
Personalización del explorador de clientes

Cerrar

Es el botón que cierra este explorador. Esta acción puedes realizarla también desde la equis que figura en el extremo superior derecho del explorador o de la pestaña del explorador.

Ayuda

Es el botón que te da información del manual del usuario necesaria para aprender a usar el Explorador de Vendedores .

Puedes encontrar más información sobre uso de los Exploradores avanzando en este manual hacia el apartado: Exploradores de Registros

Cómo crear un nuevo Cliente

‍Debes pulsar el botón nuevo

Cuando quieras crear o dar de alta de un Nuevo Cliente:

  1. Debes presionar el obtón Nuevo,
  2. Luego se abrirá el Registro de un Nuevo Cliente, donde guardarás todos los datos del Cliente y grabarás los datos en la base de datos.

Cuando quieras ver los datos o modificar un Cliente existente en el explorador:

  1. Debes seleccionar el Registro de Cliente que te interesa,
  2. Luego presionar el botón Modificar,
  3. Luego se abrirá el Registro del Cliente, donde accederás a todos los datos del Cliente y podrás modificar los datos en la base de datos.

Registro de un Cliente

Cómo se organizan los datos dentro del registro de un cliente, toda la información que puedes almacenar, pestaña por pestaña.

Pestaña General

Contiene datos de contacto, personales y formales del Cliente.

La pestaña General guarda datos básicos del cliente
La pestaña General guarda datos básicos del cliente‍

Campo Código de Cliente

Es un campo obligatorio. Lo reconoces porque tiene una marca de color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío

Debe contener alguna información para que se pueda guardar el registro en la base de datos.

Para dar de alta el código de cliente tienes dos opciones de codificación: automática o manual.

Nota: Para que el código se genere de forma automática necesitas predeterminarlo desde el menú Configuración de la aplicación, pestaña Codificación automática, previamente al alta de los clientes. 

Puedes ver en la imagen siguiente, la ventana de Configuración de la Aplicación, pestaña Codificación automática donde elegirás la longitud del código numérico que se le asignará, de forma automática a los registros de nuevo cliente.

En el campo Próximo Código, estableces desde cuál número se va a empezar a codificar.

Selección de la longitud del código numérico de nuevo cliente y campo del próximo código a asignar
‍Selección de la longitud del código numérico de nuevo cliente y campo del próximo código a asignar
Nota: El método preferido de codificación de registros es uno de los parámetros que debes establecer inicialmente, antes de comenzar a usar el software y la explicación de cómo hacerlo, la encuentras en la sección de Configuración de la Aplicación en este manual.

Si activas la funcionalidad de generación automática del código de tus clientes, el campo Código de Cliente aparecerá bloqueado y en color gris, cada vez que comiences el alta de un nuevo cliente, no podrás escribir ni modificar nada en él, el sistema lo hará por ti, completando ese campo con el número consecutivo al código del último cliente que hayas creado. 

El código será exclusivamente numérico para poder guardar la correlatividad entre los registros.

En caso de que no hayas predeterminado la codificación automática, al momento de dar de alta un nuevo cliente, el campo aparecerá libre y podrás escribir un código, que puede ser alfanumérico, en forma manual.

Nota: Los códigos manuales admiten números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos. Los códigos automáticos son exclusivamente numéricos y el código del nuevo cliente será consecutivo al último registro de cliente creado.

Campo Nombre del Cliente

Denominación de tu cliente o nombre y apellido. Es un campo de llenado obligatorio para poder guardar el registro.

Campo nombre de la base de datos de clientes
Campo nombre

Campos Teléfono y Teléfono adicional

Espacio reservado para que guardes los números telefónicos de tu cliente. Campo de llenado opcional.

Campos para almacenamiento de teléfonos
Campos para almacenamiento de teléfonos

 Botón Fotografía del Cliente

Presionando el botón con el signo "+" se abrirá un explorador de windows para que puedas elegir un archivo de imagen para que asocies al registro de tu cliente.

‍Asocia una imagen al registro de tu cliente
‍‍Asocia una imagen al registro de tu cliente

Campo Dirección

En este campo puedes completar el domicilio de tu cliente. Campo de llenado optativo.

Direccion CRM
Direccion

Campo Rubro/Giro

Rubro o Giro se refiere a la actividad que desempeña el cliente que estás dando de alta y es un campo opcional, que si lo prefieres, puedes dejar vacío.

CRM: Actividad que desempeña el client
Actividad que desempeña el cliente

Campo Tipo de Cliente

Presionando el botón que encuentras situado a la derecha de este campo se abrirá una ventana desde donde puedes elegir una opción de tipo de cliente.

Presiona el botón para elegir un tipo de Cliente
Presiona el botón para elegir un tipo de cliente
Nota: Puedes establecer, tú mismo, parámetros o criterios de clasificación de tus clientes para poder efectuar acciones de comunicación o de marketing a grupos de clientes determinados según esta clasificación.
‍En el explorador de Tipos de Cliente puedes seleccionar o dar de alta un nuevo tipo de Cliente
‍En el explorador de Tipos de Cliente puedes seleccionar o dar de alta un nuevo tipo de Cliente
Más sobre Tipo de Cliente: Al finalizar la descripción de los campos de la pestaña General, en esta misma página, podrás ver las instrucciones para dar de alta un nuevo Tipo de Cliente.

Campo IVA

Solamente existe este campo en la modalidad Argentina del programa y sirve para elegir, de una lista desplegable, la responsabilidad frente al IVA que presenta este cliente particular.

Relacion frente al iva
Relación frente al IVA del cliente
Nota: Este campo solamente está disponible para usuarios de Argentina.

Campo Cumpleaños

Es para que registres la fecha de cumpleaños del cliente y puedas realizar acciones de fidelización personalizadas.

Cumpleaños
‍Cumpleaños

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Dependiendo del país para el cual se haya configurado el programa, este campo se llamará de una forma diferente, acorde a lo que haya establecido la agencia de recaudación tributaria del país. 

En este campo se escribe el Número de inscripción Fiscal del Cliente.

Campo CUIT/ NIT/ NIF/ RUC
‍CUIT/ NIT/ NIF/ RUC

Campo Correo Electrónico

En este campo puedes completar el email de tu cliente.

Email del cliente
Email del cliente

Campo Sitio Web

Es para que escribas el URL del sitio en internet de tu cliente.

Sitio web CRM
Web del cliente

Graba los datos del Registro del Cliente

Recuerda que si ya estás conforme con los datos que completaste sobre tu cliente en todas las pestañas del registro, debes presionar el botón Guardar para que los datos de graben en la base de datos de clientes del programa.

Presionando el botón "Guardar" los datos quedan grabados en la base de datos de clientes
Presionando el botón guardar los datos quedan grabados en la base de datos de clientes

¿Cómo dar de alta un nuevo Tipo de Cliente?

El Tipo de cliente es un dato que sirve para clasificar a los clientes según un cliterio que tú mismo puedes establecer. Para eso puedes crear nuevos Tipos de Cliente.

En la próxima imagen ves dónde se ubica el dato Tipo de cliente en el campo de la pestaña General en el Registro de un cliente.

Ubicación del campo Tipo de cliente en el registro de un cliente
‍Ubicación del campo Tipo de cliente en el registro de un cliente

Para elegir el Tipo de Cliente, presionarás el botón (+):

Para elegir el Tipo de Cliente, presionarás el botón (+)
‍Para elegir el Tipo de Cliente, presionarás el botón (+)

Se abrirá el Explorador de Tipo de Cliente que puedes ver en la próxima imagen.

Y para dar de alta un nuevo tipo de cliente debes presionar el botón Nuevo que se encuentra señalado en dicha imagen.

Presionar el botón para dar de alta un nuevo tipo de cliente
Presionar el botón para dar de alta un nuevo tipo de cliente‍

 Se abrirá la ventana Tipo de Cliente:

Escribe el nuevo Tipo de Cliente en el campo y luego presiona el botón Guardar
‍Escribe el nuevo Tipo de Cliente en el campo y luego presiona el botón Guardar

En el campo vacío escribe el nuevo tipo de cliente y luego presiona el botón "Guardar". El dato se habrá almacenado y lo verás en el explorador de Tipo de clientes, listo para ser elegido.

Cuando necesites modificar un Tipo de cliente existente, lo debes seleccionar en el explorador y luego presionar el botón: "Modificar" para que se abra la ventana de tipo de cliente y realices la modificación.

Botón Modificar tipo de Cliente seleccionado
‍Botón Modificar tipo de Cliente seleccionado

Después de la modificación, presiona el botón "Guardar" para que el cambio quede grabado.

Luego se cerrará la ventana Tipo de Cliente y volverás al Explorador de Tipo de Cliente, donde verás la modificación aplicada.

Si deseas eliminar un Tipo de Cliente, debes seleccionarlo en el explorador y luego presionar el botón Eliminar, después aceptar un mensaje de confirmación para que de definitivamente eliminado de la base de datos.

‍Debes seleccionar el Tipo de cliente que deseas eliminar y presionar el botón
‍Debes seleccionar el Tipo de cliente que deseas eliminar y presionar el botón‍

Datos de Envío

 

Pestaña Enviar a...

En esta pestaña verás varios campos en blanco para que puedas escribir datos de envío, o un domicilio adicional de tu cliente, o información que sea necesaria para que puedas efectuar la entrega a tu cliente.

Campos para escribir todos los datos necesarios para la entrega
‍Campos para escribir todos los datos necesarios para la entrega

Notarás que existe una casilla de verificación al pie de los campos que dice: "Utilizar estos datos con cada comprobante de venta como domicilio de envío".

Cuando la casilla esté seleccionada se imprimirá, la información que figure en el primer campo de esta pestaña, en el comprobante de venta que expidas, en el sector Forma de entrega:

Casilla de verificación para aceptar que se impriman los datos como forma de entrega
Casilla de verificación para aceptar que se impriman los datos como forma de entrega‍

Pestaña Opcional del registro de cliente

 

En esta pestaña puedes predeterminar algunos comportamientos del programa asociados a este Cliente.

Opciones para aplicar al Cliente
‍Opciones para aplicar al Cliente

Campo Vendedor

Puedes establecer un vendedor fijo para este cliente, que, si bien, aparecerá como predeterminadamente asignado a este cliente, podrá ser cambiado, si lo deseas, en el momento de facturar.

Campo Vendedor
‍Campo Vendedor

Presionando el botón situado a la derecha de este campo se abrirá un explorador de vendedores desde donde podrás asignar un vendedor determinado a este cliente.

Este vendedor será el que quedará asociado a las operaciones del cliente pero no en forma definitiva, ya que este dato puede reemplazarse en el momento de la facturación, eligiendo otro vendedor diferente.

Presionar el botón y seleccionar un Vendedor
‍Presionar el botón y seleccionar un Vendedor

Campo Lista de Precio

También puedes asignarle una lista de precios determinada.

Para eso debes abrir la lista desplegable presionando la flecha que se indica en la imagen y seleccionar la lista de precios deseada.

Campo Lista de precio predeterminada para el cliente
‍Campo Lista de precio predeterminada para el cliente
Nota: Cada vez que inicies una factura a este cliente, de forma predeterminada, se tomará el precio de venta de esa lista que elegiste. Por supuesto, al momento de facturar puedes cambiarla, si así lo deseas.

Campo Descuento

Puedes ofrecer un descuento personalizado para todas las operaciones que realices con este cliente.

Para asignar un descuento debes completar el porcentaje en el campo y un signo negativo para indicar que es un descuento que se aplicará sobre el total de cada factura de venta como un descuento global. Si el porcentaje es positivo actuará como un recargo.

Campo Descuento para el cliente, el dato que escribes en el campo es un porcentaje que se aplicará
‍Campo Descuento para el cliente, el dato que escribes en el campo es un porcentaje que se aplicará
Nota: El campo "Descuento" es opcional, por lo que si no deseas que se le aplique ningún descuento, lo dejarás en 0.00. Y, llegado el caso, en el momento de facturar también podrás asignarle un descuento, como a cualquier otro cliente.

Opción Pago con Tarjeta de Crédito

Asimismo podrás habilitarle al cliente la posibilidad de pagar mediante tarjeta de crédito.

Nota: Predeterminadamente, la opción pago mediante Tarjeta de Crédito viene activada, en el programa recién instalado, para todo cliente nuevo que crees.

Casilla para habilitar pago con tarjeta de crédito
‍Casilla para habilitar pago con tarjeta de crédito

Opción Cuenta Corriente

Al habilitar esta casilla de verificación, le permitirás a tu cliente, pagar mediante el uso de una cuenta corriente, de la que llevarás la cuenta en unmódulo del programa específico de cuentas corrientes de clientes y desde allí, llevar el control de la deuda y registrar los pagos parciales que realice el cliente.

Predeterminadamente, la opción de facturar a cuenta corriente viene desactivada, en el programa recién instalado, para cada cliente que des de alta.

Debes habilitar esta opción  para, recién después, poder asignar un límite de deuda a tu cliente.

Casilla de verificación para habilitar la cuenta corriente
‍Casilla de verificación para habilitar la cuenta corriente

Campo Límite de Cuenta Corriente

Una vez que has habilitado la cuenta corriente del cliente debes asignarle un límite de deuda y para ese dato, también cuentas con un campo en esta pestaña.

Nota: Este campo permanecerá bloqueado hasta que no habilites la casilla de verificación que permite el pago a cuenta corriente para este cliente.

Asignar un límite máximo de deuda permitido al cliente
Asignar un límite máximo de deuda permitido al cliente‍

Opción Alerta de comprobantes pendientes

Por último, también puedes dejar asentado que cuando estés en el módulo de facturación y elijas a este cliente, el sistema te avise si registra comprobantes pendientes de facturación, como presupuestos o remitos (guías de despacho, albaranes, guías de transporte)

Predeterminadamente, esta opción viene activada en el programa recién instalado.

Habilitar el aviso de comprobantes pendientes de facturación
‍Habilitar el aviso de comprobantes pendientes de facturación

Pestaña Campos Genio

 

La pestaña "Campos Genio" contiene seis campos editables

Con el programa recién instalado, algunos de estos campos no tienen nombre y otros tienen algún nombre a modo de ejemplo, para que veas cómo quedarán nombrados, cuando tú mismo le asignes el nombre correspondiente, según la información que necesites recolectar en ese campo.

La pestaña Campos Genio existe en los Registros de Productos, Clientes, Proveedores y Vendedores. Los campos podrán tomar nombres de acuerdo a la información que te interese guardar, acorde al registro del que estén formando parte, según sea un registro de Producto, Cliente, Proveedor o Vendedor.

Este es uno de los parámetros que debes establecer inicialmente, antes de comenzar a usar el software, más específicamente, antes de empezar a dar de alta los clientes y la explicación de cómo hacerlo la encuentras en la sección de Configuración de la Aplicación, Campos genio, en este manual. 

Accedes a la configuración de Campos Genio desde el menú: Configuración> Campos Genio:

Menú Configuración opción Campos Genio para la creación y edición de los campos genio
Menú Configuración opción Campos Genio para la creación y edición de los campos genio‍

Creación de Campos Genio

La configuración de los Campos Genio implica que le des un nombre (máximo 15 caracteres) a cada uno de los seis campos. Nombre que indique cuál es la información de tu cliente que quieres guardar en ese campo.

‍Ventana configuración donde se asignan los Nombres a los Campos que luego se verán en los registros
‍‍Ventana configuración donde se asignan los Nombres a los Campos que luego se verán en los registros
Nota: A esos campos, en la configuración inicial, tú los puedes nombrar de la forma que decidas, para almacenar alguna información que te resulte necesario recopilar, de tus registros.

Por ejemplo, puedes crear un Campo Genio para tus clientes llamado: "Skype" para completar ese campo en cada cliente que agregues a tu base de datos.

Ejemplos de Campos Genio para Clientes: Banco; Nro. de Cuenta; Skype; Cheque (Si/No); etc.

Asignando un Título o Nombre a cada Campo Genio para Clientes
‍Asignando un Título o Nombre a cada Campo Genio para Clientes

Luego, cuando guardes la configuración, aparecerán esos campos, cada uno con su nombre, en la pestaña "Campos Genio" de cada registro de nuevo cliente que des de alta. En esos campos vacíos completarás la información solicitada según el nombre de cada campo.

lucirán así, como verás en la siguiente imagen, en el Registro de un Cliente. En cada campo completarás los campos con la información correspondiente a cada cliente en particular.

Campos genio software gestion
Campos Genio

Búsqueda por Campos Genio

Los campos genio te ofrecen la gran ventaja de que la información contenida en estos campos puede ser localizada mediante las búsquedas avanzadas de los diferentes exploradores de registros. ¡Gran flexibilidad!

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