Codificación Automática de registros en la Base de Datos
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Configuración Básica

Codificación Automática de registros en la Base de Datos

¿Cómo lograr que los códigos de los registros del sistema se generen de manera automática?

Todos los registros de tu base de datos (productos, clientes, proveedores, cajeros, proveedores, etc.) serán identificados un código único.

Tienes la posibilidad de asignar este código de forma manual  y alfanumérica, escribiéndolo cada vez que crees un nuevo registro, o puedes elegir la codificación automática y que tu sistema se encargue de la codificación numérica y correlativa de cada nuevo registro.

Eso puede hacerlo desde la pestaña Cod. Automática de la ventana Configuración de la aplicación:

Pestaña Codificación Automática de la ventana Configuración de la aplicación
Pestaña Codificación Automática de la ventana Configuración de la aplicación

Desde la pestaña “Cod. Automática” vas a configurar las características que desees que tenga el código que asignará la aplicación.

En la siguiente imagen verás que la pestaña “Codificación automática” cuenta con tres columnas:

  1. En la columna izquierda puedes seleccionar el tipo de registro  a codificar automáticamente, mediante una casilla de verificación (“Clientes”, “Proveedores, “Vendedores”, etc.).
  2. En la columna del centro seleccionarás la “Longitud del Código (en dígitos)” es decir, la cantidad de caracteres que tendrá el código.
  3. Y en la columna de la derecha “Próximo Código” vas a tipear el primer número que se asignará al próximo registro que será creado y a partir de ese, cada registro nuevo tendrá su código numérico correlativo al último creado.

Nota: Cada tipo de registro guarda su propia correlatividad numérica de codificación automática.

Pestaña Codificación Automática en la ventana de Configuración de la aplicación
‍Pestaña Codificación Automática en la ventana de Configuración de la aplicación

Vamos a ilustrar con un ejemplo: Supongamos que deseas que el sistema únicamente genere automáticamente los códigos de tus “Clientes”, “Proveedores” y “Productos”.

Y quieres manejar la siguiente cantidad de caracteres en los códigos automáticos:

  • 6 dígitos para Clientes: Vamos a tener un máximo de 999999 clientes,
  • 3 dígitos para Proveedores: máximo 999 proveedores
  • 8 dígitos para Productos: podrás administrar 99999999 productos. Pero supongamos también que, en el caso de los productos estamos migrando desde otro sistema en el que ya tenemos una codificación iniciada y vamos por el código 853 y para evitar confusiones queremos continuar a partir de ese número. Veamos cómo se hace.

Para definir la codificación que establecimos para Clientes debes:

  1. Dar clic en la casilla de verificación de Clientes;
  2. En el campo Longitud de Código (en dígitos), elegir el número 6 de la lista desplegable (longitud: 6 caracteres)
  3. Tipear el número 1 en el campo Próximo Código, indicando, de esta forma, que el próximo código de Cliente que será asignado es el 000001.

En la siguiente imagen podrás ver cómo quedó establecida la codificación automática de clientes

Establece la codificación automática de cliente
‍Establece la codificación automática de cliente

Para configurar el código automático de tus proveedores vas a hacer algo similar:

  1. Activarás la casilla de verificación Proveedores”; luego
  2. Seleccionarás una Longitud del Código (en cantidad de dígitos), en este caso esperamos tener hasta 999 proveedores, así que seleccionaremos como longitud máxima 3; finalmente,
  3. Tipearás el número “1” en el campo Próximo Código, indicando, de esta manera, que el próximo  proveedor que des de alta llevará el código automático: 001.

En la siguiente imagen podrás ver cómo quedó establecida la codificación automática de proveedores:

Establece la codificación automática de proveedores
‍Establece la codificación automática de proveedores

Nos falta configurar el código de los “Productos”. Mencionamos que se desea que el sistema genere codificaciones de hasta 99999999 productos empezando desde el número 854.

Los pasos son:

  1. Darás clic en la casilla de verificación Productos,
  2. Seleccionarás Longitud del Código (en dígitos) de 8
  3. En el campo Próximo Código tipearás el número 854. El próximo nuevo producto llevará el código 00000854.

En la siguiente imagen podrás ver cómo quedó establecida la codificación automática de Productos:

Establece la codificación automática de productos
‍Establece la codificación automática de productos

Con esta configuración lograrás que que el primero de los “Productos” que des de alta en el sistema, tenga el código 00000854.

Los siguientes productos tendrán una codificación correlativa, la numeración del código de cada nuevo producto se incrementará en uno.

Campo Formato de códigos de barras

Desde la pestaña “Codificación Automática” también vas a fijar el Formato predeterminado de los “Códigos de Barras” que ingresarás en tu sistema.

Para poder definir ese parámetro darás clic en “Códigos de Barra” y seleccionarás el formato que requieras en la lista desplegable “Formato predeterminado”.

Formato de Códigos de barras
‍Formato de Códigos de barras

Alta de un Nuevo registro con codificación automática

Cuando des de alta algún registro (Clientes, proveedores, vendedores, cajeros o productos), al que previamente hayas predeterminado para codificarse automáticamente, en la pestaña “General” del Registro Nuevo, encontrarás bloqueado  al campo “Código” bloqueado, y notarás que el sistema ya habrá puesto el código por ti. Puedes verlo, a modo de ejemplo, en la siguiente imagen de la ventana Nuevo Cliente:

Registro de Nuevo Cliente con codificación automática - Campo código bloqueado por asignación automática de código
‍Registro de Nuevo Cliente con codificación automática - Campo código bloqueado por asignación automática de código

A continuación, se muestra una imagen del “Explorador de Productos” en la que verás 4 productos con una codificación automática de 10 dígitos iniciando en el código 0000000001:

Explorador de Productos: Columna Código de Producto con códigos generados de manera automática por la aplicación ERP
Explorador de Productos: Columna Código de Producto con códigos generados de manera automática por la aplicación

Las características que llevarán los códigos automáticos o manuales de tus registros dependerá de la estrategia de tu negocio o si estás migrando de algún otro sistema de gestión empresarial. 

En cualquier siempre podrás adaptar los códigos de tus registros a tus necesidades. 

Botón Aceptar

Cuando hayas finalizado Toda la Configuración, es decir, una vez que hayas elegido todas tus preferencias en cada una de  las pestañas de la ventana de Configuración de la Aplicación, no olvides presionar el botón aceptar, que ves al pie de la ventana,  para que los cambios se graben. 

El programa se cerrará  para que se guarden tus preferencias. Cuando lo vuelvas a abrir estará configurado con las opciones que indicaste.

El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)
‍El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)

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