Trabajando con Exploradores (Base de Datos)

Sistema para Empresas

¿Para qué sirven los exploradores de Registros?

Como habíamos mencionado anteriormente, los Exploradores de Registros te permitirán administrar la información contenida en la base de datos de tu software de administración para PyMEs.

Vamos a aprender un poco más sobre cómo trabajar con ellos.

Para poder abrir un explorador de registros necesitarás utilizar la barra de menús:

Para poder abrir un explorador de registros necesitarás utilizar la barra de menús
Para poder abrir un explorador de registros necesitarás utilizar la barra de menús

Como puedes ver en la siguiente ilustración, cada menú cuenta con diferentes opciones que poco a poco iremos describiendo detalladamente.

Por el momento, es importante que sepas cuál de las opciones del menú abre cada uno de los exploradores de registros.

Para explicar el funcionamiento de todas las opciones de un explorador de registros vamos a ejemplificar con el Explorador de Clientes, pero lo mismo que se describe para éste, es aplicable a todos los demás exploradores.

Apertura del Explorador

Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegirás la forma de ingresar que te resulte más cómoda:

  • Presionando la tecla <F4> en el teclado,
  • Desde el menú Clientes > Explorador de Clientes, o
  • Presionando el icono de Clientes en la Barra de iconos.
Un explorador se puede abrir desde el menú, haciendo clic en un icono, o con un acceso rápido (por ejemplo F4)
‍Un explorador se puede abrir desde el menú, haciendo clic en un icono, o con un acceso rápido (por ejemplo F4)

Se abrirá el Explorador de Clientes, que es un panel desde el cual administrarás la información de tus clientes registrados en la base de datos de tu sistema.

Explorador de Clientes
‍Explorador de Clientes

Si quieres saber cómo se accede a cada uno de los Exploradores del programa, lo encuentras en la sección Cómo acceder a los Exploradores de Registros de este manual.

Cómo lucen los Exploradores

Borde Superior del Explorador

Notemos que el borde superior del Explorador de clientes tiene forma de cinta, como una banda amarilla que va desde el borde derecho hasta el izquierdo del explorador.

Borde superior del explorador
Borde superior del explorador
Este borde en forma de cinta es solamente, un detalle estético de visualización del borde superior de los exploradores.

El mismo puede ser cambiado a formato pestaña, si prefieres que los exploradores se acomoden como si fueran fichas:

Borde superior de los exploradores de registros en forma de cinta se organizan en forma vertical
‍Borde superior de los exploradores de registros en forma de cinta se organizan en forma vertical

Con el borde superior en forma de cinta, si se abren más exploradores, como veremos en la siguiente imagen, los exploradores se van a acomodar uno adelante del otro y cuando se seleccione uno de ellos, los demás se ubicarán en la parte inferior de la pantalla.

Cuando el borde superior de los exploradores tiene formato de cinta la organización es vertical en sectores Superior e inferior de la ventana
‍Cuando el borde superior de los exploradores tiene formato de cinta la organización es vertical en sectores Superior e inferior de la ventana

Si elegimos la visualización del borde superior en forma de pestaña, los exploradores lucirán como se muestra en la siguiente imagen:

Los exploradores se organizan horizontalmente cuando el borde superior tiene forma de pestaña
‍Los exploradores se organizan horizontalmente cuando el borde superior tiene forma de pestaña

¿Cómo seleccionar una visualización diferente para los bordes superiores de los exploradores de registros?

Nota: En el programa recién instalado viene predeterminado el borde superior en forma de cinta.

Para cambiar a otro formato de visualización debes ir al menú Configuración > Configuración de la Interfaz:

Menu Configuración de la Interfaz para cambiar la visualización de los bordes superiores de los Exploradores de Registros
‍Menú Configuración de la Interfaz para cambiar la visualización de los bordes superiores de los Exploradores de Registros

Se abrirá la ventana de Configuración de la interfaz, allí aparece seleccionado un botón que es el que le da el aspecto actual a los exploradores.

Puedes modificar esa visualización presionando otro de los botones, cada uno de ellos representa un tema diferente para que puedas personalizar a tu gusto la visualización.

Cada botón representa un tema o aspecto diferente para que puedas lucir en tus Exploradores de Registros
‍Cada botón representa un tema o aspecto diferente para que puedas lucir en tus Exploradores de Registros
Nota: Puedes navegar entre los exploradores abiertos solamente dando clic sobre la pestaña del que te interesa.

Si estás actualmente trabajando en el Explorador de Rubros y necesitas alguna información relacionada con el Explorador de Productos, para poder ir de uno a otro simplemente dale clic a esa pestaña y ya puedes trabajar en el explorador solicitado; si quieres regresar al Explorador de Rubros dale clic a la pestaña del otro explorador.

Como puedes notar, no es imprescindible abrir y cerrar los diferentes exploradores cada vez que requieras una información relacionada con uno de ellos; si lo abriste una vez, no es obligatorio cerrarlo, lo puedes tener siempre a la mano y navegar entre las pestañas según vayas necesitando la información.

Otra de las ventajas que te ofrece tu software StockBase POS al trabajar de esta forma, es que puedes ordenar las pestañas abiertas como mejor te convenga o te resulte más cómodo.

Veamos un ejemplo

‍Es posible modificar el orden de los exploradores abiertos
‍‍Es posible modificar el orden de los exploradores abiertos

En la imagen de arriba notarás que están abiertos varios exploradores: Productos, Rubros, Proveedores, Clientes y Caja. Como mencionamos antes, puedes cambiar entre ellos con solo dar clic sobre la pestaña necesaria. 

Y si por alguna razón deseas cambiar el orden de las pestañas. 

Solo necesitas dar clic en la pestaña que deseas cambiar de lugar y sin soltar el botón, arrastrarás esa pestaña hasta el lugar que desees. 

En la siguiente imagen verás cómo cambiamos el Explorador de Productos ubicándolo a continuación de todos los demás:

Explorador de productos
Explorador de productos
Nota: Los exploradores abiertos pueden verse en primer plano seleccionando la pestaña correspondiente y pueden desplazarse horizontalmente arrastrándolos manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse.

Puedes hacer esa misma operación con cualquiera de las pestañas que tengas abiertas en tu panel de trabajo principal, siempre que lo desees.

Cerrar un Explorador

Ahora tenemos muchas pestañas abiertas y posiblemente ya no necesites a todas en simultáneo... ¿Se pueden cerrar? ¡Claro que sí! Tienes dos opciones.

Primera opción

Fíjate bien cómo es que junto a cada pestaña puedes ver una símbolo como una equis (x) o cruz. Dando clic en la equis, la pestaña se cerrará inmediatamente.

Nota: La equis sirve para cerrar cualquier ventana instantáneamente, aunque no sea la del explorador que tenemos en primer plano. 

Puedes cerrar cualquier explorador presionando la equis que figura en el ángulo superior derecho del explorador‍
‍Puedes cerrar cualquier explorador presionando la equis que figura en el ángulo superior derecho del explorador‍

Segunda opción

Puedes presionar el botón “Cerrar” que encontrarás dentro de cualquiera de los Exploradores activos. Este botón está ubicado en el sector izquierdo del explorador.

Ejemplo: Vamos a cerrar el Explorador de Clientes.

Vamos a dar clic sobre la pestaña de ese explorador para poder activarlo.

‍Poner en primer plano un explorador presionando la pestaña correspondiente
‍‍Poner en primer plano un explorador presionando la pestaña correspondiente

Ahora que está activo vamos a cerrarlo dando clic en el botón Cerrar.

‍Puedes cerrar el Explorador presionando el Botón Cerrar
‍‍Puedes cerrar el Explorador presionando el Botón Cerrar

¡Listo! El “Explorador de Clientes” se ha cerrado completamente.

Consejo

Para mantenerse organizados es importante tener abiertos solamente los exploradores necesarios para trabajar.

Importante: A mayor cantidad de exploradores abiertos, mayor consumo de memoria.

Hemos aprendido a abrir y cerrar exploradores de registros. Estos pasos los usarás no solo para los exploradores, sino para otras ventanas del programa con la que necesites trabajar.

Contenido del Explorador

El Explorador de Clientes luce como un panel de datos con filas y columnas.

Cada fila contiene los datos de un Cliente

En la misma línea verás la información de ese cliente ordenada en cada columna, donde cada columna representa un dato del registro.

Gracias a este tipo de vista verás la información de muchos clientes al mismo tiempo.

Cómo se organiza la información en el Explorador de Clientes
‍Cómo se organiza la información en el Explorador de Clientes

Para aprender a organizar de distintas formas los datos que se muestran en los exploradores debes dirigirte a la sección Personalización de Exploradores donde se explica cómo modificar estas características según tus preferencias.

Orden de los Registros

Los registros en el explorador se ordenan según uno de tres criterios posibles:

  1. Código de Cliente, 
  2. Nombre de Cliente, o 
  3. Tipo de Cliente. 
Los registros en el explorador se ordenan según uno de tres criterios posibles
‍Los registros en el explorador se ordenan según uno de tres criterios posibles

Para generar el orden, según los datos de una de esas tres columnas, debes presionar uno de los tres botones señalados en la siguiente imagen, para ordenar los registros.

Nota: Predeterminadamente los registros vienen ordenados según código.

Tres botones permiten ordenar los Clientes en el explorador según Código, Nombre o Tipo
‍Tres botones permiten ordenar los Clientes en el explorador según Código, Nombre o Tipo

Botón Modificación Rápida

En los Exploradores de registros encontrarás varias herramientas que te serán de mucha utilidad.

Para facilitarte la edición de los registros está la función “Modificación Rápida”. 

Sirve para modificar los datos de los Registros directamente desde el Explorador.

Nota: En el programa recién instalado, de forma predeterminada, la funcionalidad "Modificación Rápida" viene activada.

Para activar y desactivar esta funcionalidad debes presionar el botón de Modificación Rápida que tiene la imagen de un mago, en el sector superior del explorador.

Opción activada

La modificación rápida permite que dando un doble clic sobre un campo puedas editarlo, es decir puedas modificar la información contenida en ese campo.

Para que la información ingresada quede guardada, simplemente debes hacer clic en otro sector del explorador.

Con la Modificación Rápida Activada puedes editar un dato dando doble clic sobre el campo
‍Con la Modificación Rápida Activada puedes editar un dato dando doble clic sobre el campo

Por ejemplo, si necesitas cambiar el número de teléfono de un cliente, darás doble clic en el campo “Teléfono” de la fila que te muestra la información de ese cliente.

El campo se hará editable y podrás tipear la información que necesites.

Si en la importación desde Excel omitiste especificar la cantidad de cada producto que estabas importando, puedes escribir en la fila de cada uno de los productos, en la columna existencia, la cantidad de cada producto que importaste desde Excel.

Campo Existencia de la base de datos
Campo Existencia
Nota: El programa recién instalado trae un cliente predeterminado, el "Cliente de Mostrador" los datos de este cliente no son editables.

Opción desactivada

Con el botón de modificación rápida desactivado, al darle doble clic a cualquier sector en la fila del cliente, se abrirá el registro del Cliente para que puedas efectuar las modificaciones de los datos del cliente recorriendo las pestañas del registro, desde el campo correspondiente al dato.

Botón Nuevo

Sirve para Crear un Nuevo Registro de Cliente en la base de datos.

Se abrirá un Registro de Nuevo Cliente para completar todos los campos que consideres necesario.

Botón Modificar

Sirve para Modificar los datos de un Cliente existente en la base de datos.

Para abrir el registro de un cliente existente y poder editarlo, debes posicionarte con un clic sobre la fila del cliente que quieres modificar en el Explorador y luego presionar el botón.

Botón Eliminar

Sirve para eliminar un Cliente de la Base de datos. Para eliminar el registro debes posicionarte con un clic sobre el cliente en el Explorador y luego presionar el botón.

Si el cliente tiene comprobantes activos no podrá ser eliminado por formar parte del historial de tus movimientos comerciales.

Botón Búsqueda avanzada

Sirve para buscar un Cliente según un dato contenido en alguno de los campos que componen su registro.

Botón Filtro

Filtra los clientes según vendedor. Sirve para filtrar el grupo de clientes que están asociados a un Vendedor determinado.

Botones del Explorador de Clientes
‍Botones del Explorador de Clientes

Iconos del Explorador

En el Explorador de Clientes podemos encontrar iconos en la fila de cada registro, los cuales nos indican que el cliente tiene particularidades activas.

Por ejemplo:

  • La cuenta corriente del cliente está activa.
  • La cuenta corriente tiene saldo deudor. (en este caso todo el renglón del cliente se resalta en color rojo)
  • El cliente tiene una imagen almacenada en su registro. (Con un clic sobre el icono tendrás una vista previa de la imagen del cliente)
  • El cliente tiene comprobantes de ventas pendientes de emisión.
  • El cliente tiene observaciones activas en su registro.
iconos en el explorador indican situaciones particulares del Cliente o pendientes
Iconos en el explorador indican situaciones particulares del Cliente o pendientes

Si presionas el icono de observaciones en el explorador de clientes, podrás tener una vista previa de las observaciones del cliente.

Presionando el icono de Observaciones del cliente las puedes visualizar.
‍Presionando el icono de Observaciones del cliente las puedes visualizar

Si presionas el icono de comprobantes pendientes podrás tener una vista previa de todos los comprobantes pendientes de ese cliente.

Presionando el icono de Comprobantes pendientes del cliente los podrás visualizar
Presionando el icono de Comprobantes pendientes del cliente los podrás visualizar

Índice de contenido de Primeros Pasos

Como aprender a usar el ERP de EGA Futura

Toda la información que necesitas para aprender a usar el programa de facturación y tomar el control de tu empresa, está en las siguientes secciones:

  1. Menú principal del Sistema de Gestión: Aquí conocerás de qué maneras es posible acceder a las diferencias opciones y funcionalidades del software.
  2. Barra de iconos del Sistema de Facturación: Además de poder acceder a las distintas áreas del software mediante el uso del menú, podrás hacerlo desde diferentes iconos.
  3. Teclas de función del Menú principal: Si necesitas acceder rápidamente a funciones de uso frecuente, con las teclas de función podrás hacerlo.
  4. Etiquetas del Menú principal: En este lugar te explicamos cómo navegar por el menú del programa sin el uso del mouse.
  5. ¿Dónde veo los Productos, Clientes y Vendedores?: Aquí aprenderás a trabajar con tu base de datos, accediendo a la información más importante de tu empresa.
  6. Trabajando con Exploradores: Los exploradores de registros te posibilitan gestionar la información contenida en la base de datos de tu software, y desde este lugar conocerás como poder usarlos.
  7. Personalización de Exploradores: El sistema de gestión de EGA Futura te permite modificar la apariencia de los exploradores (agregando o quitando columnas, modificando el tamaño del texto), y aquí verás paso a paso como poder hacerlo.
  8. Selección de registros de la Base de Datos (Avanzado): Te mostramos como seleccionar registros en lugares clave de la aplicación.

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