Gestión de Servicios
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Productos

Gestión de Servicios

Tutorial de administración de servicios dentro del programa

 

Productos Tipo Servicio

Los productos tipo servicio representan un tipo de trabajo, acción o servicio que vendes a tus clientes, por lo que no se lleva un inventario de los mismos, ya que no se manejan según existencias.

La disponibilidad depende de tu capacidad operativa de brindar dicho servicio.

Nota: Puedes facturar como Servicio las horas/hombre de trabajo y solamente si van a formar parte de un Kit, esas deberán ser dadas de alta como Produtos Tipo Estándar para poder ser contabilizadas como unidades que componen el Kit, ya que el Kit es un conjunto de productos tipo estándar.

Veamos cómo dar de alta un Servicio

Deberás ingresar al Explorador de productos, haciendo clic en el menú: Productos > Explorador de Productos. Presiona el botón: "Nuevo" para el alta de un nuevo producto.

Explorador de Productos - Botón Nuevo Producto
Explorador de Productos - Botón Nuevo Producto

Se abrirá la ventana para seleccionar el Tipo de Producto. Selecciona presionando el botón "Servicio"

Ventana de Selección de Tipo de porducto - Botón Servicio
Ventana de Selección de Tipo de porducto - Botón Servicio‍

Se abrirá el Registro de Nuevo Producto.

Las pestañas del registro son las mismas que tiene un producto tipo estándar y adicionalmente existe la pestaña "Servicio" donde se describirá el mismo.

 Pestañas del Registro de un Producto tipo Servicio
‍ Pestañas del Registro de un Producto tipo Servicio

Pestaña General

Hay campos similares al registro del producto tipo estándar y campos bloqueados, como por ejemplo Existencia, Mínimo y Máximo que no hacen falta porque los servicios no administran stock.

Veamos la ilustración:

Pestaña "General" de un producto tipo Servicio
Pestaña "General" de un producto tipo Servicio‍

Hagamos una breve descripción de los campos, que encontrarás más desarrollada en la sección Gestión de productos de este manual.

Campo Código del Producto Tipo Servicio

La primera información que ingresarás es el Código del Producto.

Es un campo obligatorio. Lo reconoces porque tiene una marca color rojo en su extremo derecho. Se lo denomina obligatorio porque no puede quedar vacío. Debe contener alguna información para que se pueda guardar el registro en la base de datos.

Para dar de alta el código de producto tienes dos opciones de codificación: automática o manual.

Para que el código se genere de forma automática necesitas predeterminarlo desde Configuración de la aplicación, desde el menú de configuración previamente al alta de productos.  

Nota: Los códigos manuales admiten números, letras, guiones, puntos, espacios o símbolos.
Campo Código del Producto
‍Campo Código del Producto

Campo Descripción del Producto

La descripción del producto es la forma en la que quieras denominar a tu Servicio, para poder identificarlo.

Esta descripción la puedes desarrollar en tres campos con una cantidad limitada de caracteres cada uno (30 caracteres para que sea compatible con reportes y comprobantes impresos) y cada campo representa una de las 3 líneas que será impresa, para ese producto, en cada comprobante de facturación.

Nota: En el caso de los reportes, listados e informes, solamente será impresa la primera línea de la descripción, por lo que es recomendable que sea posible identificar al producto solamente con la lectura de la primera línea y el resto sean detalles.

El primero, de los tres de la descripción, es un campo obligatorio.

Campo Descripción
Campo Descripción‍

Campo Comercio Electrónico

Esta funcionalidad te permite publicar este Servicio en una tienda de comercio electrónico.

Solamente debes seleccionar la tienda que prefieras, de la lista desplegable y cada vez que actualices los datos de este registro, los datos se propagarán a la publicación de tu producto en la tienda de comercio electrónico

Puedes elegir “Ninguno” si prefieres que este producto no sea publicado o necesitas retirarlo momentáneamente de la publicación.

La funcionalidad que acabamos de describir, actualmente se encuentra en modalidad Beta, es decir, solamente disponible, a modo de prueba y será desarrollada en su versión completa, próximamente, para que puedas aumentar tus ventas con esta beneficiosa herramienta.

Campo Comercio electrónico
Campo Comercio electrónico‍

Campo Proveedor

Es un campo no obligatorio, por lo tanto, el llenado es optativo.

En este campo es útil en el caso de los servicios si son tercerizados.

Por ejemplo, si tu negocio es una veterinaria y el servicio de "baño de mascotas" lo brinda un especialista que tú contratas, éste será tu proveedor y podrás llevar un registro de todas las veces que este servicio fue facturado para este proveedor. 

La información será beneficiosa para guardar estadísticas de la venta de este servicio y hacer previsiones de futuros negocios con este proveedor.

Nota: Habilitación del Campo. Este campo viene deshabilitado de forma predeterminada, en el programa recién instalado, para habilitarlo, lo harás desde el menú: Configuración> Configuración de la aplicación, pestaña: Productos.

El uso de Proveedores relacionados con productos, es conveniente establecerlo inicialmente, antes de comenzar a usar el software y la explicación de cómo hacerlo la encuentras en la sección de Configuración de la Aplicación en este manual, luego proceder al Alta de Proveedores. 

Campo Proveedor
‍Campo Proveedor

Campo Rubro (Familia de Productos)

Los Rubros o Familias de productos son las categorías en las que vas a clasificar tus productos y en este caso, los servicios que brinda tu negocio.

Nota: Es conveniente que los Rubros ya estén creados antes del alta del primer producto, para acelerar la posterior carga de productos.

Desde el menú Productos > Explorador de Rubros, presionando el botón Nuevo ya estarás creando un nuevo rubro o familia de producto.

El siguiente paso será seleccionar la “Familia” o Rubro del producto:

Es un campo no obligatorio porque ya viene completo, de forma predeterminada con un rubro general, llamado Rubro Único.

Campo Rubro o Familia de Producto
Campo Rubro o Familia de Producto‍

Número de Serie del Servicio

Comenzando desde la base de que el número de serie puede dar origen a la extensión de garantías... Ya encontramos un uso práctico del número de serie. Para realizar el seguimiento de la garantía otorgada por el servicio que has brindado.

Muchas veces el servicio se presta sobre un producto en particular, por ejemplo la reparación de un aparato. 

En ese caso puedes adherirle una etiqueta al producto con el número que registraste en el comprobante como número se serie y tu firma. Y garantizarás el trabajo realizado sobre ese aparato que se respaldó con ese comprobante en particular. 

StockBase POS te habilitará un campo para ingresar el número de serie al momento de ingresar ese servicio a la factura,  y ese número aparecerá impreso en el comprobante de venta que estés confeccionando.

Para habilitar la pregunta del número de serie deberás activar la opción “Preguntar Número de Serie al facturar” haciendo clic en la casilla de verificación (checkbox) de la izquierda:

Preguntar Número de Serie del Servicio al Facturar
‍Preguntar Número de Serie del Servicio al Facturar
Nota: Recuerda que el momento de ingresar el número de serie es durante la facturación del Servicio, cuando lo estás agregando a un comprobante de venta, recién entonces el sistema te pedirá que escribas el número de serie.

No hay base de datos para guardar los números de serie con anticipación. Sí hay base de datos para almacenar los números de serie de los productos vendidos. Puedes consultarla mediante el reporte de productos vendidos según número de serie.

Pestaña Servicio

La otra diferencia que podrás encontrar entre los productos estándar y los servicios, es que al dar de alta un servicio contarás con una pestaña más Servicio.

En esta pestaña cuentas con un Area de texto llamada “Texto adicional al Servicio”

Aquí podrás escribir especificaciones adicionales que consideres importantes. Esta información aparecerá impresa en los comprobantes, a continuación de la Descripción del Servicio que figura en la pestaña General:

Pestaña Servicio - Esta información se imprimirá en los Comprobantes cuando este Producto sea incluido
‍Pestaña Servicio - Esta información se imprimirá en los Comprobantes cuando este Producto sea incluido

Pestaña Observaciones

La pestaña observaciones ofrece una amplia Área de texto para escribir todas las anotaciones relacionadas con el producto.

Por debajo del área de texto hay una casilla de verificación que, al estar seleccionada, produce que cada vez que este producto sea agregado a un comprobante se abra una ventana mostrando las observaciones del producto, es decir, el texto que fue escrito en este campo.

Pestaña Observaciones del Producto Tipo Servicio
‍Pestaña Observaciones del Producto Tipo Servicio
Nota: Completando información adicional puedes ayudar a tus vendedores y cajeros a que mejoren la experiencia de tu cliente, siempre que sea oportuno. Harás que ellos dispongan de información adicionalpara ayudar a definir y cerrar la venta.

En cuanto al resto de las Pestañas, serán iguales a las de alta de un producto tipo estándar.

Al final de la Carga de los datos del Servicio debes guardar los datos para que el producto se grabe en la base de datos presionando el botón Guardar.

Botón Guardar

El botón Guardar se habilita cuando se han completado la totalidad de campos obligatorios en un registro nuevo.

En el caso del registro de un Nuevo Producto, los campos obligatorios son dos: 

  1. Código, y 
  2. Descripción del producto.

Al presionar este botón el Producto queda grabado en la base de datos del software. Incluyendo todos los datos que se fueron completando en cada campo de todas las pestañas del Registro del producto.

No es necesario presionar el botón cada vez que se ingresa un dato. 

Lo más práctico es completar los datos de todas las pestañas, en los campos que sean necesarios y luego, al finalizar, presionar en botón Guardar.

Botón Guardar en el Registro de un Nuevo Producto graba todos los datos en la base de datos
‍Botón Guardar en el Registro de un Nuevo Producto graba todos los datos en la base de datos

Botón Cancelar

Si, por algún motivo, deseas descartar el registro que estás dando de alta e interrumpir el proceso de carga de este producto, presionando el botón: "Cancelar" se cierra el registro de nuevo producto y ningún dato de este producto será guardado en base de datos.

Botón Cancelar en el Registro de un Producto descarta el registro sin guardar ningún dato que se haya escrito
‍Botón Cancelar en el Registro de un Producto descarta el registro sin guardar ningún dato que se haya escrito

Accede a las Observaciones desde el explorador de productos

En el Explorador de Productos, extremo derecho, aparece un icono en forma de anotador en los registros que tienen activado: "mostrar observaciones".

Explorador de productos muestra un icono en registros con "Mostrar Observaciones" activo - Al Presionarlo se abre la ventana con el texto de observaciones
Explorador de productos muestra un icono en registros con "Mostrar Observaciones" activo - Al Presionarlo se abre la ventana con el texto de observaciones‍
Nota: Para más información sobre esta ventana y sus funciones, por favor dirígete a la sección “Gestión de Productos” de este mismo manual.

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