Cuentas Corrientes de Clientes / Créditos
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Clientes

Cuentas Corrientes de Clientes / Créditos

¿Puedo desde aquí gestionar créditos a mis clientes?

Claro que sí

Desde una cuenta corriente vas a poder administrar todo el dinero que un cliente le debe a tu empresa.

Podrás emitir facturas sin que el cliente las pague, y desde una sola ventana verás todas las facturas adeudadas, junto con cada uno de sus pagos, y todo el dinero pendiente de cancelación.

Como emitir una Factura a Cuenta Corriente

En este tutorial, te mostrados todo el proceso de punta a punta para que puedas emitir una factura a cuenta corriente:

 

Administración de Cuentas Corrientes de Clientes

Para poder cobrarle a un cliente en cuenta corriente, primero necesitas habilitarle esta función específicamente a ese cliente.

Y así le habilitarás la cuenta corriente a cada uno de los clientes que autorices a utilizar esta forma de pago.

Luego de habilitar la cuenta corriente, deberás asignarle un límite de deuda permitido:

Luego de habilitar la cuenta corriente, deberás asignarle un límite de deuda permitido.
‍Luego de habilitar la cuenta corriente, deberás asignarle un límite de deuda permitido

El sistema impedirá que se le facture mediante cuenta corriente, al cliente que haya superado el monto autorizado, según la cifra que hayas consignado en la pestaña "Opcional" en el Registro de ese Cliente.

Una vez que los clientes empiecen a pagar a cuenta corriente, todas estas deudas se administrarán desde el Explorador de Cuentas Corrientes de Clientes, desde donde se podrán realizar pagos parciales de la deuda o la cancelación completa de cada una de las facturas.

Todas estas deudas se administran desde el Explorador de Cuentas Corrientes de Clientes
Todas estas deudas se administran desde el Explorador de Cuentas Corrientes de Clientes

Asimismo se podrán hacer ingresos de dinero que no estén relacionados con ninguna factura, el cual podrá ser tomado como un pago a cuenta o seña que luego se descontará en una futura compra que te hará ese cliente.

Importante

De todos los movimientos que se realicen en la cuenta corriente del cliente, se podrán expedir recibos.

Estará disponible un recibo por cada movimiento de pago parcial, pago total o ingreso de dinero, que se podrá imprimir.
‍Estará disponible un recibo por cada movimiento de pago parcial, pago total o ingreso de dinero, que se podrá imprimir

Cuando un Cliente tenga saldo negativo en su cuenta corriente, es decir que adeude pagos, se reflejará rápidamente, esta situación, en el Explorador de Clientes con dos indicadores:

  • La fila del cliente se marcará de color rojo
  • En la columna "Saldo" del explorador aparecerá el monto adeudado actualmente, es decir, la cifra que aún está pendiente de ser saldada en la cuenta corriente del cliente.
En el Explorador de Clientes se resaltan los clientes con saldos deudores en cuenta corriente
‍En el Explorador de Clientes se resaltan los clientes con saldos deudores en cuenta corriente

Cómo habilitar la Cuenta Corriente de un Cliente

Para poder cobrarle a un Cliente a cuenta corriente, (es decir, que se le pueda vender y que el monto de esas ventas vayan aumentando la deuda en una cuenta corriente que el cliente saldará con posterioridad), es necesario habilitar esta forma de pago desde el registro del cliente y además, asignarle un límite de deuda permitido.

Así se habilita la Cuenta Corriente del Cliente

Abrirás el explorador de Clientes yendo a la barra de menú y elegirás desde elmenú Clientes > Explorador de Clientes:

Explorador de clientes
Explorador de Clientes.

Seleccionar, en el Explorador de Clientes, al Cliente que le quieres habilitar la cuenta corriente y presiona el botón modificar para poder ingresar al Registro del Cliente.

Una vez que seleccionaste el cliente, presiona el botón Modificar para poder habilitar la Cuenta Corriente
Una vez que seleccionaste el cliente, presiona el botón Modificar para poder habilitar la Cuenta Corriente

Una vez en el registro del cliente, ingresa a la pestaña Opcional podrás habilitar la cuenta corriente en dos pasos y luego deberás guardar los cambios.

Pestaña opcional del registro de clientes
‍Pestaña opcional del registro de clientes

Pasos a seguir para emitir una factura a cuenta corriente

Paso 1: Habilitar la opción Cuenta Corriente

Al habilitar esta casilla de verificación, le permitirás a tu cliente, pagar mediante el uso de una cuenta corriente, de la que llevarás la cuenta en un módulo del programa específico de cuentas corrientes de clientes y desde allí, llevar el control de la deuda y registrar los pagos parciales que realice el cliente.

Predeterminadamente, la opción de facturar a cuenta corriente viene desactivada, en el programa recién instalado, para cada cliente que des de alta.

Debes habilitar esta opción  para, recién después, poder asignar un límite de deuda a tu cliente.

Casilla de verificación para habilitar la cuenta corriente
‍Casilla de verificación para habilitar la cuenta corriente

Paso 2: Completar el campo Límite de deuda

Una vez que has habilitado la cuenta corriente del cliente debes asignarle un límite de deuda y para ese dato, también cuentas con un campo en esta pestaña.

En este campo ingresarás la cantidad máxima a la que puede ascender la deuda de tu cliente, o dicho de otra forma, su límite de crédito.

Nota: Este campo permanecerá bloqueado hasta que no habilites la casilla de verificación que permite el pago a cuenta corriente para este cliente.
Asignar un límite máximo de deuda permitido al cliente
‍Asignar un límite máximo de deuda permitido al cliente

Paso 3: Guardar los cambios

Cuando asignaste el límite de deuda ya puedes grabar los cambios en la base de datos y para eso, debes presionar el botón Aceptar que encontrarás al pie del Registro del Cliente.

Botón Aceptar CRM
Botón Aceptar

Una vez que ya estableciste los valores para la Cuenta Corriente, verás que en el Explorador de clientes ya figura el monto máximo de deuda permitido para este cliente. 

En la columna "Límite de deuda Permitido" podemos ver el monto máximo que el cliente podrá adeudar en su cuenta corriente
‍En la columna "Límite de deuda Permitido" podemos ver el monto máximo que el cliente podrá adeudar en su cuenta corriente

A partir de entonces, cuando le emitas una factura a tu cliente, en el módulo de facturación, al recibir el pago de tu cliente, podrás usar la opción Pagos múltiples para poder cobrarle a Cuenta Corriente.

Algunas preguntas frecuentes sobre administración de dudas y cuentas corrientes (FAQ)

¿Cómo se acumula deuda hasta llegar al límite permitido para ese Cliente?

Esta cifra se alcanza con la suma de los totales de las facturas que el cliente haya cargado a su cuenta corriente, es decir, pagado mediante el uso de la cuenta corriente.

¿Cómo veo el detalle de la Cuenta Corriente del Cliente?

Para controlar los comprobantes que integran la deuda del cliente y los detalles de los mismos hay que ir al Explorador de Cuenta Corriente del Cliente accediendo desde el menú Clientes> Cuentas Corrientes> Explorador de Cuentas Corrientes y luego seleccionar el cliente.

¿Se puede superar el límite de deuda establecido?

Cuando se intente ingresar una factura a cuenta corriente, que haga superar el límite de deuda permitido, el sistema impedirá cerrar el comprobante y advertirá que se ha alcanzado el tope permitido para este cliente, en este caso deberá cancelar el comprobante eligiendo otra forma de pago.

¿Se puede recibir el pago de una Factura combinando Cuenta Corriente y otra forma de pago?

Sí, es un mix de pagos. En el módulo de facturación, al momento de cerrar el comprobante, se abre la ventana para recibir el pago de tu cliente, allí debes presionar el botón: Pagos Múltiples para que una misma factura pueda pagarse mediante diferentes formas de pago, tales como cuenta corriente, efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc. 

¿Cómo recibir un pago a Cuenta Corriente?

Primero debes abrir el Módulo de Facturación, desde donde confeccionas todos los Comprobantes de Ventas de tu negocio.

Para ingresar al Módulo de facturación o POS, tienes tres opciones:

  • Presionar la tecla <F7> de tu teclado
  • Presionar el icono de la moneda en la barra de iconos
  • Ir a la barra de menú y abrir el menú Ventas> Facturación
Apertura del Módulo de Facturación

¿Como emitir una Factura a Cuenta Corriente?

Paso 1: Seleccionar Tipo de Comprobante y Lista de Precios

El comprobante debe ser una Factura:

Paso 1: Seleccionar Tipo de Comprobante y Lista de Precios
Paso 1: Seleccionar Tipo de Comprobante y Lista de Precios‍

Paso 2: Seleccionar Vendedor y Cliente

En este caso el cliente debe tener habilitada la Cuenta Corriente y poseer límite de deuda disponible:

2) Seleccionar Vendedor y Cliente
Paso 2: Seleccionar Vendedor y Cliente

Paso 3: Iniciar el comprobante

Para hacerlo debemos presionar la tecla <Enter> o el icono de la bandera de largada que veremos en el extremo superior derecho del POS:

Paso 3: Iniciar el comprobante
‍Paso 3: Iniciar el comprobante

En esta imagen se resumen los tres pasos en cada sector del módulo de facturación:

‍Seleccionar los parámetros para iniciar la Factura a Cuenta Corriente
‍‍Seleccionar los parámetros para iniciar la Factura a Cuenta Corriente

Recibirás una confirmación de los datos del comprobante, luego de verificar que los datos sean correctos, presiona el botón aceptar:

‍Confirma los datos del encabezado de la factura presionando el botón Aceptar
‍‍Confirma los datos del encabezado de la factura presionando el botón Aceptar

Confecciona la factura en solamente dos Pasos

  • Selecciona el Producto y la Cantidad
  • Finaliza el Comprobante
Agrega los productos, cierra el comprobante y pasa a la ventana de recepción del pago
‍Agrega los productos, cierra el comprobante y pasa a la ventana de recepción del pago

 

Recepción del Pago

Predeterminadamente se abrirá la ventana de Cobro en efectivo.

Para poder recibirle el pago a tu cliente mediante otra forma de pago cualquiera, inclusive a Cuenta Corriente, deberás presionar el botón Pagos Múltiples.

Una vez que hayas presionado este botón, quedará siempre habilitado para todos los otros comprobantes que expidas.

Puedes volver a la ventana de cobro en efectivo presionando nuevamente el botón.

Ventana de recepción del Pago en Efectivo, para otras formas de pago presiona el botón Pagos Múltiples.
‍Ventana de recepción del Pago en Efectivo, para otras formas de pago presiona el botón Pagos Múltiples.

Ingresa el Monto que será abonado mediante Cuenta Corriente, tipeando la cifra en el casillero correspondiente a Cuenta Corriente.

Escribe el monto que te pagará tu cliente a Cuenta Corriente
Escribe el monto que te pagará tu cliente a Cuenta Corriente‍
Escribe el monto que te pagará tu cliente a Cuenta Corriente
‍Escribe el monto que te pagará tu cliente a Cuenta Corriente

Una vez que hayas completado el total de la factura el sistema te indicará que el pago ha sido recibido.

Ventas pago recibido
Pago recibido

Ahora debes presionar el botón Imprimir para expedir la factura por impresora, PDF u otro tipo de archivo o puedes presionar el botón Guardarpara imprimirla después.

Al presionar cualquiera de esos dos botones, el comprobante quedará cerrado y guardado en la base de datos, con el número que se le haya asignado.

Nota: Si quieres cancelar la recepción del pago, ya sea porque tu cliente quiere agregar más productos a su compra o por otro motivo, simplemente presiona el botón Cancelar y podrás seguir editando el comprobante.
Presiona el botón "Imprimir" para expedir la Factura o el botón "Guardar"
‍Presiona el botón Imprimir para expedir la Factura o el botón Guardar
 Nota: Si deseas facturar en un solo paso puedes preestablecer un cajero, un vendedor, una lista de precios y un cliente predeterminados, para que todos los comprobantes se expidan con los valores que tú indiques para Facturación Rápida, en Configuración de la Aplicación, pestaña "PC" sector: Opciones de Facturación.

Explorador de Cuentas Corrientes

Para llevar el control del estado de la cuenta corriente de tu cliente, dispones de un Explorador de Cuenta Corriente, desde donde podrás obtener la información actualizada y además podrás ingresar pagos, emitir recibos y realizar otras operaciones.

Ingresar al Explorador

Para ingresar al Explorador de cuentas corrientes debes ir a la barra de menú y allí, desde elegir Clientes > Cuentas Corrientes> Explorador de Cuentas Corrientes:

Ingresar al Explorador desde el menú de Cliente
‍Ingresar al Explorador desde el menú de Cliente

Elegir un Cliente

Ahora debes elegir el Cliente. Puedes escribir el código del cliente en el campo Cliente o presionar el botón para elegirlo de una lista.

‍Escribe el código del cliente o abre la ventana de selección de clientes
‍‍Escribe el código del cliente o abre la ventana de selección de clientes

En la ventana de selección de clientes, con un clic, selecciona el cliente y luego presiona el botón Seleccionar:

‍Elige un cliente para acceder a su Explorador
‍‍Elige un cliente para acceder a su Explorador
Así habrá quedado elegido el cliente, luego deberás establecer un lapso de tiempo para delimitar la visualización del estado de cuenta, es decir, la fecha inicial y la fecha final.

Seleccionar Fechas

Puedes escribir la fecha en los campos Desde y Hasta o presionar el botón a la derecha cada campo, para elegir cada fecha en un calendario.

Elige las fechas que limitan la visualización de la cuenta corriente del cliente
‍Elige las fechas que limitan la visualización de la cuenta corriente del cliente

Luego solamente deberás presionar el botón Aceptar para ingresar al Explorador de la Cuenta Corriente de tu Cliente.

CRM ventas credito
Botón Aceptar

Explorador de Cuenta Corriente del Cliente

Podrás ver que el explorador de cuenta corriente de tu cliente se asemeja a los otros exploradores del sistema, con el sector central dedicado a la lista de registros:

  • Cada fila representa un movimiento en la cuenta corriente del cliente.
  • Las columnas ordenan los datos de esos movimientos.
  • En el sector superior hay un campo de búsqueda, un botón de búsqueda avanzada y uno de filtro, para encontrar más rápido la información cuando hay muchos registros.
  • En el sector izquierdo están los botones para crear movimientos en la cuenta corriente, explorar los existentes y expedir recibos.
Nota: Observar que en la columna llamada Facturado/ND es donde se asentarán las Notas de débito, ya que cuando se expiden las notas de débito, el efecto que tienen es aumentar la deuda del cliente. Éstas, se emiten cuando hay motivos para recargarle, al cliente, gastos que no se hubieran incluído en facturas o generados con posterioridad a la emisión de la factura, entre otros motivos.
‍Explorador de Cuenta Corriente del cliente
‍‍Explorador de Cuenta Corriente del cliente

¿Cómo recibir un pago parcial o total de una Factura?

Cuando el cliente viene a cancelar, totalmente o en parte, la deuda que contrajo cuando se le facturó a cuenta corriente, podemos ingresar los pagos del cliente desde el explorador de cuentas corrientes siguiendo estos pasos:

  1. Seleccionar la factura que se quiere cancelar
  2. Presionar el botón Ingresar Pago

 

Botón Ingresar Pago

Primero debes seleccionar, en el explorador, la Factura sobre la que ingresarás el pago.

Luego debes presionar el botón Ingresar pago:

Ingresar pago
Ingresar pago

Se abrirá la ventana para recibir el pago. En ella verás la información actual de la factura, en los siguientes campos que se detallan a continuación.

Ingreso de pago
‍Ingreso de pago

Seleccione la forma de pago

Donde deberás elegir de una lista desplegable, el método de pago que está usando tu cliente para cancelarte la deuda relacionada con la factura.

Factura

Es un campo informativo, no editable, donde aparece, el número de la factura sobre la cual se va a realizar un pago, parcial o total, del monto adeudado.

Total a pagar factura

Es un campo no editable, donde se informa el monto total de la factura.

Pagado

Es un campo informativo, no editable, donde aparece el monto, de la factura adeudada, que estás cubriendo con la cifra que estás ingresando en esta operación de pago que estás a punto de registrar.

Verás cómo se modifica el valor de este campo a medida que vayas completando el campo Dinero Recibido.

Saldo

Es un campo no editable, donde se informa el saldo restante para que esta factura quede completamente cancelada. Este valor también se irá modificando dinámicamente a medida que ingreses un valor en el campo Dinero Recibido.

Cuanto más dinero agregues en ese campo, más se reducirá el saldo deudor para tu cliente.

Dinero recibido

Es un campo editable donde deberás escribir la cifra que tu cliente está pagándote para cancelar esta factura. no es necesario que sea un monto equivalente al total adeudado. puede ser un monto inferior y, en ese caso, estará constituyendo un "pago parcial" de la deuda, con lo cual, disminuirá el saldo deudor relacionado con esta factura.

Pesos

Este campo se denominará diferente, automáticamente, de acuerdo a la moneda del país que corresponda. En este campo se informa el importe que estás ingresando en esta operación de pago de cuenta corriente.

Emitir Recibo ahora

Es una casilla de verificación que, al ser seleccionada, permite que se expida un recibo como comprobante de este pago. Si prefieres expedir el recibo en otra oportunidad, hay que dejar la casilla sin seleccionar. 

Luego, cuando lo desees, desde el explorador de cuenta corriente podrás seleccionar el movimiento y expedir el recibo.

Ejemplo ingreso de pago
Ejemplo de ingreso de pago
Para ilustrar con un ejemplo: Recibamos un pago de $50 en efectivo sobre el total adeudado en esta factura que es $116.

Primero hay que elegir el método de pago mediante el cual nos paga el cliente: Presiona el botón ubicado a la derecha del campo y elige de la lista desplegable la forma de pago.

‍Selecciona la forma de pago
‍‍Selecciona la forma de pago

Ahora ingresemos el monto recibido, $50 en el campo Dinero Recibido, luego de completar ese dato debemos presionar el botón ingresar pago que está el pie de la ventana y el pago quedará registrado.

Presionar el botón ingresar pago
‍Presionar el botón ingresar pago
Nota: Una vez ingresado el pago, con posterioridad, no podrá ser modificado ni eliminado.

Así se verá registrado el pago parcial de una factura, en el Explorador de Cuenta Corriente del Cliente:

‍Explorador de Cuenta Corriente del Cliente
‍‍Explorador de Cuenta Corriente del Cliente

Para expedir el recibo debemos seleccionar el registro del movimiento en el explorador y luego presionar el botón Emitir Recibo:

Botón Emitir Recibo
Botón Emitir Recibo

Se puede agregar toda la información que necesites adicionar en el recibo, escribiendo en los campos disponibles en la ventana siguiente.

Las anotaciones que ingreses, se verán impresas en el recibo que expedirás.

Completa los campos con información adicional que saldrá impresa en el Recibo
‍Completa los campos con información adicional que saldrá impresa en el Recibo

Así luce el recibo que se expide en dos ejemplares. En el recibo aparece impreso el número de factura con el que está relacionado este pago parcial.

Este recibo es el comprobante de la cancelación parcial de la Deuda originada por la factura cuyo número figura en este recibo
‍Este recibo es el comprobante de la cancelación parcial de la Deuda originada por la factura cuyo número figura en este recibo

Una vez que el recibo fue expedido, el número que se le asignó, se asienta en el registro del movimiento, en el Explorador de Cuentas Corrientes.

Se registró el número de recibo que fue asignado por el sistema
‍Se registró el número de recibo que fue asignado por el sistema

Botón Ver Concepto

Si desde el Explorador de cuenta Corriente necesitas ver los detalles de un movimiento, simplemente debes seleccionar el movimiento de la cuenta corriente y luego presionar el botón Ver Concepto.

 Debes seleccionar el movimiento y luego presionar el botón "Ver Concepto"
‍ Debes seleccionar el movimiento y luego presionar el botón Ver Concepto

Entonces se abrirá la ventana con los datos del pago:

Datos del pago
Datos del pago

Si necesitas ver las anotaciones ingresadas en el recibo, debes presionar el botón observaciones y se abrirá una ventana con la información adicional que hayas ingresado cuando confeccionaste el recibo.

Botón observaciones
Botón observaciones 
Nota: Los movimientos de cuenta corriente en efectivo, ya sean pagos parciales o totales de facturas adeudadas o ingresos y egresos de dinero no relacionados con facturas, se verán reflejados en los movimientos de dinero de Caja.

Para consultar los movimientos de caja diaria, debes ir al menú caja y elegir la opción Explorador de caja, seleccionar el día que quieres consultar y verás los movimientos de dinero.

Explorador de caja
‍Explorador de caja

Cancelación de la totalidad de la deuda

Una vez que los pagos parciales hayan cubierto la totalidad de la deuda relacionada con una misma factura, en el explorador de Cuenta corriente, la factura ya no aparecerá marcada de color rojo.

Y relacionados con ese número de factura, aparecerán los números de recibo en cada movimiento que haya cancelado total o parcialmente esa factura.

También se verá el saldo actual en cero.

Vemos la fila de la factura que ya no está en rojo y el saldo está en cero
‍Vemos la fila de la factura que ya no está en rojo y el saldo está en cero

Ingresar un Movimiento Manual en la Cuenta Corriente

Para ingresar un movimiento de dinero manual, ya sea agregando dinero o sacándolo de la cuenta corriente pero sin que este movimiento esté relacionado con alguna factura, debes presionar el botón Ingresar Movimiento:

‍Presiona el Botón para abrir la ventana de ingreso de movimiento manual a la cuenta corriente
‍‍Presiona el Botón para abrir la ventana de ingreso de movimiento manual a la cuenta corriente

Se abrirá la ventana de ingreso manual de movimiento de dinero a la cuenta corriente. En ésta deberás completar los siguientes campos que se detallan a continuación.

Descripción del Movimiento

Allí puedes asentar el motivo del ingreso o egreso de dinero, por ejemplo si estás recibiendo un pago anticipado o una reserva de producto, o seña.

Monto

Es la cifra de dinero que estás ingresando o extrayendo.

Luego debes presionar uno de los dos botones:

  • Entrada: porque está ingresando dinero, es decir, es un dinero a favor del cliente en su cuenta corriente, o
  • Salida: porque estás extrayendo dinero, es decir, es una cifra que aumenta la deuda del cliente, por ejemplo, por intereses por falta de pago o algún recargo que se haya originado y que el cliente deba pagar.

Y además verás dos campos completos, no editables, donde el sistema te informa en cada uno lo siguiente:

  • Saldo Anterior: este campo informa el saldo total (deuda) de la cuenta corriente del cliente hasta este momento en el que ingresas el movimiento manual, y
  • Saldo Actual: en este campo ves cómo se modificará la deuda total del cliente una vez que hayas agregado este movimiento manual de dinero.
Ventana de ingreso de un Movimiento manual a la Cuenta Corriente del Cliente
‍Ventana de ingreso de un Movimiento manual a la Cuenta Corriente del Cliente

Luego debes presionar el botón Aceptar para que se registre el movimiento en la Cuenta corriente del Cliente.

Nota: Una vez ingresado el movimiento, no podrá ser eliminado ni modificado. Quedará como un registro en la cuenta corriente del cliente.

El movimiento se verá reflejado en el Explorador de cuenta corriente del cliente.

El movimiento se ve reflejado en el explorador de cuenta corriente del cliente
‍El movimiento se ve reflejado en el explorador de cuenta corriente del cliente
No te olvides: Los movimientos manuales de cuenta corriente no generan recibos.

Cómo manejar intereses o recargos en la cuenta de un cliente

Cuando a tu cliente debas recargarle deuda por intereses u otro cargo que debas adicionar, puedes agregar a la cuenta corriente del cliente un movimiento manual de salida de dinero, así le estarás creando una deuda por intereses que podrá ser controlada desde el Explorador de cuenta corriente del cliente.

Luego, cuando tu cliente salde dicha deuda, vas a generar un movimiento de entrada de dinero para compensar la suma adeudada. De este movimiento no se podrá generar un recibo.

Nota: Los intereses y recargos que se le generan a un cliente se manejan por fuera del módulo de facturación. Se manejan desde el Explorador de Cuentas Corrientes y el Saldo total deudor del cliente se verá reflejado en el Explorador de Clientes junto con todos los otros datos del Cliente.

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