¿Dónde veo los Productos, Clientes y Vendedores? Exploradores de Registros
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Primeros pasos

¿Dónde veo los Productos, Clientes y Vendedores? Exploradores de Registros

‍Ordena tu base de datos en Exploradores de Registros

 

¿Donde se almacena la información del programa?

Toda la información manejada por StockBase POS se almacena en formato de registros.

Cada uno de los grupos de datos (Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores, etc.) se controlan y administran desde una ventana general, llamada Explorador de Registros.

La ventana explorador de registros muestra los registros existentes en el sistema y presenta botones para reorganizar la información. 

También hay botones para crear registros, o para acceder a ellos y modificarlos o eliminarlos, campos de búsqueda y mucha más funcionalidad. 

Si no existen registros almacenados en la base de datos para un grupo, la ventana se muestra vacía.

¿Qué es un Registro?

Es la unidad organizacional principal en la base de datos de nuestro sistema. 

Es el nombre que recibe toda la información de forma organizada que se guarda en la base de datos.

Nota: Un Registro es cada uno de los elementos guardado en la base de datos del programa. Cada producto, cada cliente, cada factura de compra y cada factura de venta, es un Registro, también: cada vendedor, proveedor, cajero y así sucesivamente.

A su vez, dentro de cada registro, guardamos diferentes datos.

Si tienes diez productos guardados en tu base de datos, entonces dirás que tienes diez Registros de Productos en la base de datos y los ves en el Explorador de Productos.

Si ingresas a cada uno de esos Registros (presionando el botón Modificar), encontrarás todos los datos que componen la información de cada producto, como descripción, precios, cantidad en stock, código del producto y mucha otra información que puedes almacenar sobre el mismo.

Explorador de Productos
‍Explorador de Productos

Como puedes apreciar en la imagen anterior, los registros se presentan, uno en cada fila, similar a como los ves habitualmente en cualquier hoja de cálculo, como las de Excel. 

Los datos de cada registro se organizan en columnas.

¿Qué es un Explorador de Registros?

Es un área de trabajo donde se organizan todos los registros de una misma categoría. 

Por ejemplo: Productos, Clientes, Proveedores, Vendedores, Caja, Comprobantes emitidos, Rubros o Familias de productos, etc. 

En cada fila hay un registro y la información de dicho registro se ordena en las columnas.

Hay botones para crear registros, para modificarlos, para ordenarlos y otros muchos. También hay campos de búsqueda. Los elementos del explorador, incluso el orden de las columnas, pueden ser personalizados.

Encontrarás muchos exploradores en el programa, por ejemplo:

  • Explorador de Productos, 
  • Explorador de Rubros, 
  • Explorador de Descuentos Automáticos, 
  • Explorador de Clientes, 
  • Explorador de Proveedores, etc. 
Base de datos
Exploradores

En la anterior imagen podemos ver que cada explorador de registros tiene el borde superior como si fueran cintas, uno encima del otro, éstos también pueden acomodarse como pestañas de una carpeta.

Para modificar esta característica puedes aprender a personalizar los exploradores en el capítulo correspondiente de este manual. Todo en la misma ventana.

Si necesitas navegar entre los exploradores abierto solo necesitas dar clic en una de las pestañas o cintas según sea el modelo que hayas elegido. ¡Así de sencillo y rápido!

Personalización de Exploradores

Para aprender a modificar colores y aspecto de los bordes de los exploradores debes accedes a la sección Configuración de la Interfaz, en este manual y para aprender a organizar de distintas formas los datos que se muestran en los exploradores debes dirigirte a la sección Personalización de Exploradores donde se explica cómo modificar estas características según tus preferencias.

¿Cómo acceder a los Exploradores de Registros?

Si bien puedes acceder a los Exploradores de Registros desde las distintas opciones de la barra de menú, también puedes abrirlos mediante las siguientes instrucciones:

  • <F3> Explorador de Productos
  • <F4> Explorador de Clientes
  • <F5> Explorador de Proveedores
  • <F6> Explorador de Vendedores
  • (Alt+D) Explorador de Cajeros
  • (Ctrl+F4) Explorador de Rubros o Familias de Productos
  • (Ctrl+F5) Explorador de Descuentos Automáticos
  • Menú Clientes> Explorador de Tipo de Clientes
  • Menú Clientes> Cuentas Corrientes> Explorador de Cuentas Corrientes
  • Menú Proveedores> Cuentas Corrientes> Explorador de Cuentas Corrientes
  • Vendedores> Comisiones (Explorador de Comisiones)
  • (Ctrl+1) Explorador de Caja
  • (Ctrl+3) Explorador de Conceptos de Caja
  • (Alt+Z) Explorador de Comprobantes emitidos
  • Menú Ventas>  Explorador de Presupuestos y Remitos
  • (Alt+S) Explorador de Reimpresión de Comprobantes
  • (Alt+F) Explorador de Condiciones de Venta
  • (Alt+G) Explorador de Retenciones, Percepciones e Impuestos
  • Menú Ventas>  Explorador de Clasificación de Comprobantes
  • (Ctrl+F2) Explorador de Órdenes de Compra
  • (Ctrl+F3) Explorador de Facturas de Compra

¿Cómo trabajamos con los exploradores de registros?

A medida que vayas creando registros los tendrás a la vista, ordenados en los exploradores.

Y para administrar esos registros tienes toda la funcionalidad disponible en los exploradores de registros.

Iconos de Referencia

En el Explorador de Productos cuentas con iconos que te facilitarán mucho la identificación de registros, encontrar con mayor facilidad la información que buscas y tener acceso rápido a algunos datos, sobrevolando los iconos o dando clic en ellos.

Verás estos iconos en los extremos izquierdo y derecho de cada registro.

Son simbolitos que indican si el producto está en promoción, el tipo de producto que es, si el producto tienen una imagen asociada, y en ese caso puedes ver la imagen principal, o si tienen observaciones podrás leerlas sobrevolando el icono con el puntero del mouse.

‍Iconos en los Exploradores de registros permiten lectura o acceso a datos de los registros del software de gestion
‍‍Iconos en los Exploradores de registros permiten lectura o acceso a datos de los registros

A continuación podrás ver un cuadro con algunos de los iconos que verás en los exploradores y a la derecha, lo que indica cada uno.

No olvides que cuando los veas en el explorador, al sobrevolarlos con el puntero del mouse, aparecerá un mensaje o una ventana, según el caso, ambos mostrando la información que representa ese icono, correspondiente al registro que estés señalando con el puntero.

Ejemplos

Por ejemplo, al sobrevolar el icono "Comisiones", aparecerá un mensaje con la cifra de comisiones asignada a ese vendedor.

Si sobrevuelas el icono "Cuenta Corriente", un mensaje te mostrará el saldo actual de la cuenta corriente del cliente.

Si sobrevuelas el icono: "Observaciones" podrás leer en una ventana, las observaciones de ese registro.

Al sobrevolar el icono: "Existencia" sabrás la cantidad actual de ese producto que posees en stock.

Estos datos lo obtendrás sin necesidad de ingresar al registro.
‍Estos datos lo obtendrás sin necesidad de ingresar al registro

Botones para ordenar registros (Ordenar por)

De manera predeterminada los registros de los Exploradores vienen ordenados por código o número.

En todos los exploradores de registros encontramos los botones Ordenar por, que como su nombre lo indica, nos permiten ordenar los registros según a los datos contenidos en una columna determinada.

Botones para ordenar registros de la base de datos
Botones para ordenar registros

Veamos un ejemplo

Presionando el botón Ordenar por Descripción veremos que la primera columna de la izquierda en el explorador, en vez de Código, pasa a ser Descripción y además, los registros se ordenaron alfabéticamente según su descripción.

Orden de los registros en la base de datos
Orden de los registros en la base de datos

¡Listo! Nuestros registros se han ordenado alfabéticamente de acuerdo a la descripción de los productos. 

Si ahora quisiéramos ordenar los productos por código, sólo necesitaremos dar clic en el botón Ordenar por Código

Lo mismo haremos si necesitamos ordenar por código de barras, solo daremos clic en el botón correspondiente.

Una vez que hayamos ordenado nuestros registros de acuerdo a nuestras necesidades, podremos usar la siguiente herramienta.

Búsqueda Rápida

Todos los exploradores de registros tienen un motor de búsqueda que nos permitirá ir directamente al registro que estamos buscando. Veamos cómo…

Con los productos ordenados por Descripción, comienza a escribir el nombre del producto en el cuadro de búsqueda y verás resaltado en el explorador, el producto cuya descripción comience con esas letras que ingresaste.

Escribe la descripción del Registro y se resaltará en el explorador
‍Escribe la descripción del Registro y se resaltará en el explorador

Asimismo, podrás ordenar los registros según Código y comenzar a escribir el código de producto, así verás resaltado el producto cuyo código inicie con los caracteres que fuimos escribiendo en el cuadro de búsqueda. 

Búsqueda Avanzada

Una búsqueda avanzada nos permite realizar búsquedas completas, incluyendo información contenida dentro de diferentes campos. 

Para poder acceder a esta herramienta sólo será necesario dar clic en el botón con la lupa.

Búsqueda Avanzada de la base de datos
Búsqueda Avanzada

Una vez que hayamos dado clic en el botón de la lupa, se abrirá una nueva ventana:

Ventana de Búsqueda Avanzada de Registros del Explorador
‍Ventana de Búsqueda Avanzada de Registros del Explorador

En esta ventana nos encontramos con una lista desplegable bajo la leyenda Campos de búsqueda, desde la cual podremos seleccionar el tipo de campo por el cual necesitamos buscar un producto (recordemos que estamos trabajando en el Explorador de Productos).

Además tenemos un cuadro de texto bajo la leyenda Ingresa el texto a Buscar, en el cual ingresaremos el dato que buscamos. 

Después haremos clic en el botón Buscar que se encuentra a la derecha del campo Campos de búsqueda.

Inmediatamente aparecerán abajo listados los registros que coincidan con los criterios de búsqueda que solicitamos.

Búsqueda Avanzada ERP
Búsqueda Avanzada

Sin embargo, no siempre sabremos el dato exacto que contiene el registro que estamos buscando. ¿Necesitaremos leer cada uno de los registros para encontrarlo? Por supuesto que no. 

Tu sistema ha sido diseñado con un poderoso motor de búsqueda que te permitirá encontrar todos aquellos registros que coincidan, incluso en una letra.

Veamos otro ejemplo

Supongamos que recordamos que uno de nuestros productos lleva en su descripción la leyenda “modelo”, pero no recordamos si escribimos “Mod.”, “model”, “Modelo” o alguna otra abreviatura, o si usamos mayúsculas o minúsculas. 

¡Muy sencillo! Solo necesitamos teclear unas cuantas letras que estemos seguros que coincidirán y nuestro sistema hará el resto.

Busqueda base de datos ERP

Una vez que encontremos el producto que necesitamos, sólo necesitaremos dar clic en él y luego clic en el botón Seleccionar que aparece abajo y en color verde (ver imagen de arriba).

La ventana de búsqueda avanzada se cerrará y regresaremos al Explorador de Productos donde podremos ver que ha quedado seleccionado el producto que encontramos gracias a nuestra herramienta de búsqueda avanzada.

Nota: En caso de que ninguno de los registros coincida con la información que tecleamos, la ventana no mostrará resultados y aparecerá la frase: Cero aciertos para la búsqueda solicitada.
Resultados de búsqueda
Resultados de búsqueda

Podremos hacer todas las búsquedas que necesitemos o simplemente cerrar la ventana dando clic en el botón Cancelar que se encuentra abajo y en color gris o dando clic en el botón en la X del ángulo superior derecho, como lo haríamos con cualquier ventana de Windows.

Bien, pues ya hemos aprendido como podemos trabajar con la información mediante el uso de los registros y cómo podemos entrar la información que necesitamos mediante los botones de Ordenar por, Búsqueda Rápida y Búsqueda Avanzada.

Modificación Rápida

Ahora aprenderemos sobre otra interesante herramienta con la que cuenta nuestro software StockBase POS; nos referimos al botón de Modificación Rápida tal y como podemos ver en la imagen siguiente:

El botón Modificación Rápida permite editar los datos directamente desde el explorador del software de facturacion
‍El botón Modificación Rápida permite editar los datos directamente desde el explorador

¿Para qué sirve el botón de modificación rápida?

Gracias a la rejilla podemos ver todos los registros dentro del explorador en el que nos encontremos en ese momento. Dicho de manera sencilla, a simple vista podemos ver todos los productos (por poner un ejemplo) guardados en nuestro sistema, pero... ¿Qué sucede si, de pronto, nos damos cuenta que necesitamos hacer una modificación?

Para hacer esto tenemos dos opciones, la forma completa y la forma rápida. Por el momento nos centraremos en la segunda opción: ¡La Rápida! Y ¿Porque no? Más Fácil.

Supongamos que necesitamos hacer una modificación al registro que vemos en la ilustración siguiente:

El botón Modificación Rápida permite editar los datos directamente desde el explorador
‍El botón Modificación Rápida permite editar los datos directamente desde el explorador

Tal vez nos hemos dado cuenta que el nombre no era el correcto y necesita cambiar únicamente ese campo del registro. ¿Qué hacemos?

Haremos clic en el botón Modificación Rápida e inmediatamente notaremos el cambio.

Primeramente el botón Modificación Rápida cambia a color naranja, lo que nos indica que la herramienta ha quedado activada.

Por favor, ahora, compara el color de las columnas “Descripción”, “Precio 1”, “Precio 2”, “Precio 3” y “Precio 4” de la siguiente imagen con la que habíamos visto anteriormente.

‍La fila del Registro seleccionado cambia a color anaranjado. Todas las columnas del Explorador cambian a color celeste
‍‍La fila del Registro seleccionado cambia a color anaranjado. Todas las columnas del Explorador cambian a color celeste

¿Pudiste notarlo? Efectivamente han cambiado de color blanco a azul, y si damos clic en la barra de desplazamiento horizontal podremos ver otros campos que también cambiaron de color:

Todas las columnas del explorador en color celeste indican que está habilitado el modo de modificación rápida
‍Todas las columnas del explorador en color celeste indican que está habilitado el modo de modificación rápida

Bueno, ¿Qué tiene esto de especial? Vamos a dar doble clic sobre uno de esos campos que han cambiado de color:

Con doble clic sobre el campo que queremos modificar se habilita la edición de ese campo
‍Con doble clic sobre el campo que queremos modificar se habilita la edición de ese campo

Al dar doble clic sobre el campo que inicialmente queríamos modificar, notamos que ha cambiado su forma ahora podremos cambiar su contenido sin necesidad de entrar a la sección Modificar de nuestro Explorador de registros.

Modificación rápida de base de datos
Modificación rápida
Nota: Seguramente esto nos será muy familiar, ya que es muy parecido a como solemos trabajar con Excel: doble clic y modificar la celda.

Aquí solo necesitamos teclear el nuevo contenido y desactivamos nuevamente el botón Modificación Rápida; todo ha quedado guardado.

‍El registro ha sido modificado directamente desde el explorador
‍‍El registro ha sido modificado directamente desde el explorador

Pero tomemos en cuenta un detalle importante. Cuando activamos el botón Modificación Rápida no todas las columnas cambiaron de color; esto significa que no todas las columnas pueden ser modificadas por medio de esta útil herramienta.

Esto se debe a que (dependiendo del explorador de registros en que nos encontremos), algunos de los campos simplemente no pueden ser modificados desde este lugar, como será por ejemplo el campo "Rubro” en el “Explorador de Productos”.

Al seleccionar columna que no puede modificarse no cambia de color, mantiene color amarillo
‍Al seleccionar columna que no puede modificarse no cambia de color, mantiene color amarillo

Creando grupos de registros mediante Filtros

Veamos otra poderosa herramienta que tenemos a nuestro alcance en nuestro software de gestión: Filtro.

Lo podemos encontrar únicamente en algunos Exploradores de registros, como por ejemplo: en el “Explorador de Productos” o el “Explorador de Clientes”.

Botón Filtro de Registros permite visualizar de manera personalizada sólo los registros que nos interesan
‍Botón Filtro de Registros permite visualizar de manera personalizada sólo los registros que nos interesan

¿Para qué nos sirve? Y... ¿Por qué algunos de los exploradores de registros no cuentan con esta herramienta?

El botón Filtro nos permite esconder algunos de los registros que no necesitamos visualizar en ese momento; o dicho al revés, nos permite ver solo los registros que necesitamos sin que nos estorben los demás.

Para este ejemplo utilizaremos el Explorador de Productos. Vamos a dar clic sobre el botón Filtro:

Ventana seleccion de filtro
Ventana seleccion de filtros
Ventana seleccion de filtro
Ventana selección de filtro

En la imagen anterior puedes ver la nueva ventana que acaba de abrir y que nos pide que seleccionemos el tipo de tipo. ¿Qué quiere decir esto?

Para entender mejor su funcionamiento vamos a recordar un poco el proceso de alta de un registro.

 Una vez que estamos dentro del Explorador de Productos hacemos clic en el botón Nuevo:

Boton crear nuevo registro sistema de gestion
Boton crear Nuevo Registro

Inmediatamente comienza el proceso de alta, y lo primero que nos pregunta es qué tipo de producto quieres agregar, tal y como puedes ver en la siguiente imagen:

Elegir el Tipo de Producto a crear: Estándar, Servicio, KIT o Matriz
‍Elegir el Tipo de Producto a crear: Estándar, Servicio, KIT o Matriz

En estos momentos no profundizaremos en explicar qué quiere decir cada uno de los tipos de productos, eso lo puedes ver en la sección “Explorador de Productos” de este manual.

Nota: Lo que si nos interesa ahora es que desde el mismo proceso de alta de un producto, nosotros mismos haremos una diferencia de tipo, ya sea Estándar, Servicio, Kit, Matriz y esa misma diferencia es lo que podremos seleccionar como criterio de filtrado.

Volviendo a la ventana de selección de filtro daremos clic sobre el botón Filtrar por Tipo de Artículo y se abrirá la ventana que vez a continuación:

Filtrar por tipo de producto
Filtrar por tipo de producto

Aquí puedes seleccionar alguno de los tipos de productos que has dado de alta con anterioridad en tu sistema.

Esto te da la seguridad que el poderoso motor de búsqueda del nuevo StockBase POS separará inmediatamente los productos que necesitas, y te mostrará en pantalla únicamente los que cumplan con ese criterio.

Para esto basta con que des doble clic sobre el tipo de producto o que selecciones el que necesitas y luego des clic en el botón Seleccionar que se encuentra en la parte de debajo de esta misma ventana.

Se cerrará la ventana automáticamente y volverás al explorador de registros donde solamente aparecerán los registros que estabas buscando.

De la misma forma como usaste la herramienta Filtro para los Tipos de productos, la podrás usar para filtrar según los diferentes Rubros de los productos en los que has organizado tu stock, tal y como puedes ver en esta imagen:

Filtrar por rubro o familia de productos
Filtrar por rubro o familia de productos
Si seleccionas esa opción, aparecerá esta otra ventana donde seleccionarás el rubro (familia de productos) deseado. 

Si recuerdas, este dato también lo diste de alta al momento de crear un producto nuevo en tu sistema de gestión StockBase POS.

Seleccionar un Rubro según el cual filtrar la base de datos de Productos
‍Seleccionar un Rubro según el cual filtrar la base de datos de Productos

De igual manera, cuando selecciones el tipo de rubro, se cerrará automáticamente esta ventana y quedará abierto el explorador de registros mostrándote únicamente aquellos productos que que cumplan con ese criterio.

Si llegaras a seleccionar un “Tipo de Producto” o un “Rubro” que no cuenta con ningún registro, tu sistema te avisará con un mensaje similar al que ves a continuación, indicándote que no hay registros de ese tipo o rubro.

Si no hay resultados que concuerden con la selección aparece un mensaje de notificación
‍Si no hay resultados que concuerden con la selección aparece un mensaje de notificación

Basta con que des clic sobre “OK” para cerrar esta ventana de advertencia y regresar al explorador de registros.

Una vez que hayas terminado de trabajar con esta herramienta podrás volver a seleccionar el botón Filtro e inmediatamente volverán a aparecer todos los registros que tienes guardados en tu base de datos; el botón volverá a su color anterior y todo habrá vuelto a la normalidad.

‍Explorador de Registros sin Filtro aplicado. Muestra la totalidad de los registros de la base de datos
‍‍Explorador de Registros sin Filtro aplicado. Muestra la totalidad de los registros de la base de datos

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