Facturación y Códigos de Barra

Sistema para Empresas

¿Cómo asociar un Producto con un Código de Barras?

Ya sea que hayas creado códigos para imprimir etiquetas con los códigos de barras de tus productos o quieras ingresar el código de barras del fabricante que figura en la etiqueta del producto deberás seguir este procedimiento para que, tanto la creación de productos como las lecturas de códigos resulten exitosas.

Deberás personalizar las siguientes características del programa:

Para asociar cada producto con el Código de Barras que figura en las etiqueta del producto proveniente del fabricante, deberás ingresar al menú de Configuración y elegir Configuración de la aplicación.

Menu configuración de la aplicación sistema facturacion
Menu Configuración de la aplicación

 

Una vez que se abre la ventana de configuración de la aplicación debes ingresar a la pestaña Codificación Automática.

Pestaña codificación automática
Pestaña codificación automática

Simplemente debes asegurarte que tanto la casilla de verificación de la opción Código de Barra como la de la opción: "Productos", ubicadas en el sector inferior de la ventana, ambas, figuren SIN seleccionar.

Debes verificar que la casilla NO esté seleccionada, para que el programa NO asigne automáticamente un código de barras ni código de producto a cada producto nuevo que ingreses a la base de datos.

Una vez que chequeaste estos datos, puedes salir de la ventana de Configuración de la aplicación presionando el botón Cancelar.

Chequeamos productos y códigos de barra.
Chequeamos productos y códigos de barra.
Nota: Predeterminadamente, es decir, en el programa recién instalado, las casillas de verificación de opciones "Productos" y "Códigos de Barras" vienen SIN seleccionar.

Para asociar un código de barras a un producto, lo apropiado es, ingresar el código en el campo "Código del Producto", en la pestaña "General" en el Registro de un Nuevo Producto.

Para ubicar este campo deberás ir al Explorador de Productos

Abrir el explorador de productos
Abrir explorador de productos F3

Se abrirá el Explorador de Productos y allí deberás presionar el botón Nuevo para poder crear un nuevo Producto.

Nota: El código de producto se asigna únicamente en el momento de la creación del producto y no se podrá modificar jamás.

Presionar el botón "Nuevo" para crear un nuevo producto
‍Presionar el botón "Nuevo" para crear un nuevo producto

Luego de que selecciones un Tipo de producto, se abrirá el Registro de un Nuevo Producto, allí, en la pestaña General:

Código del producto en pestaña genera
Código del producto en pestaña general.

Verás el campo llamado Código del Producto.

Allí debes escribir el código o ingresarlo mediante la lectura del código que figura en la etiqueta del producto.

Ingresar códigol producto
Ingresar código del producto
Nota: Si vas a ingresar un código numérico, se sugiere una longitud de no más de 13 dígitos para que se imprima correctamente en las etiquetas.

En el caso de usar código alfanumérico se sugiere reducir la cantidad de caracteres. Debes considerar que cada letra se representa, en el código, con varias barras, lo que aumentará considerablemente la longitud del código de barras y podría exceder el tamaño de las etiquetas. 

Por eso, sugerimos hacer una prueba de impresión antes de asignar un código alfanumérico. recuerda que el código numérico estándar es de 13 caracteres.

Importar desde Excel

En el caso de que vayas a importar tus productos desde un archivo tipo Excel, en el campo Código de Producto, deberás escribir el valor numérico del Código de Barras de cada producto.

Una vez que hayas ingresado el código de barras del producto y si no deseas hacer otra modificación dentro del Registro del Producto debes presionar el botón Guardar para que los cambios se registren en la base de datos.

Botón guardar
Botón guardar

Tengo productos que manejan más de un código de barras

¿Cómo asocio varios códigos a un mismo producto?

Existen productos cuyo fabricante asigna más de un código de barras.

Un producto con varios códigos de barra
Un producto con varios códigos de barra

En ese caso, debes proceder como se ha indicado en este capítulo para asociar el código de barras principal del producto.

Ingresándolo en el momento de la creación del nuevo producto, escribiéndolo en el Campo Código del Producto en el Registro del Nuevo Producto, pestaña General. 

Y para asociar el segundo código de barras sigue estas instrucciones que se detallan más adelante.

¿Dónde ingresar el segundo código de barras?

Para ingresar el segundo código deberás ir al Explorador de Productos presionando <F3> o desde el menú: "Productos" elegir la opción "Explorador de Productos"

Abrir explorador de productos
Abrir explorador de productos

Se abrirá el Explorador de Productos. Puedes ingresar el segundo código de barras en un producto nuevo o en un producto existente en base de datos.

Agregar el segundo código en un Producto Nuevo:

Al momento de dar de alta un nuevo producto (La creación de un nuevo producto la inicias presionando el botón "Nuevo" del explorador de productos.)

Agregar el segundo código en un producto que ya existe en tu stock:

Si vas a agregarle el segundo código de barras a un producto que ya está dado de alta en tu base de datos (en ese caso debes seleccionar el producto en el Explorador de productos y luego presionar el botón "Modificar")

En ambos casos:

Habrás accedido al Registro del Producto y ubicándote en la pestaña "Código de Barras

Agregar Códigos de barras
Agregar codigos de barras

 Para ingresar el segundo código, en el campo superior llamado "Código Primario" debes escribir o efectuar una lectura del código de barras.

De esa manera habrás ingresado el segundo código de barras. Si necesitas agregar más códigos dispones de los campos subsiguientes.

Puedes escribir el código o realizar una lectura con el Lector de Códigos de Barras.

Una vez que hayas ingresado el código de barras del producto y si no deseas hacer otra modificación dentro del Registro del producto debes presionar el botón: "Guardar" para que los cambios se registren en la base de datos.

Botón guardar
Botón guardar

Uso del Lector de Códigos de Barras

Una vez que tienes instalado el Lector de códigos de barras, preferentemente uno del tipo: emulador de teclado, y una vez que hayas establecido las características de configuración y creación de productos, podrás iniciar la lectura de códigos de barras:

Primero debes ingresar al módulo de facturación:

  • Presionando la tecla <F7> de tu teclado o
  • Usando el icono de la moneda que figura en la barra de iconos, y también puedes hacerlo:
  • Yendo al menú: "Ventas" y eligiendo la opción: Facturación:
Ingresar al módulo de facturación a través de ventas
Ingresar al módulo de facturación a través de ventas

Una vez que se abre el módulo de facturación realiza los pasos para iniciar un nuevo comprobante:

  1. Elige el tipo de comprobante, 
  2. La lista de precios, 
  3. Selecciona un vendedor y un cliente, y
  4. Presiona la tecla <Enter>
Pasos para iniciar un comprobante de venta
‍Pasos para iniciar un comprobante de venta

Confirma los datos que has seleccionado para el nuevo comprobante que estás iniciando, presionando el botón Aceptar:

Aceptar comprobante en facturación
Aceptar comprobante en facturación

En el módulo de facturación, una vez iniciado un comprobante, simplemente debes pasar el lector por el código para que el programa busque al producto asociado a ese código.

Para lograrlo deberás posicionarte en el Cuadro de búsqueda del módulo de facturación:

Ingresar código de barras en facturación
Ingresar código de barras en facturación

Una vez allí pueder realizar una lectura de código y se abrirá una ventana donde podrás asentar la cantidad de producto a facturar y al presionar el botón: "Aceptar", se agregará al comprobante.

Elige la cantidad de producto. También puedes agregar descuento (Signo negativo) o recargo al precio
‍Elige la cantidad de producto. También puedes agregar descuento (Signo negativo) o recargo al precio

Una vez que se haya agregado la cantidad de producto que indicaste, puedes seguir incluyendo productos o finalizar el comprobante presionando el botón de la impresora o presionando la tecla <F4> en tu teclado.

‍Una vez que hayas agregado todos los ítems al comprobante presiona la tecla <F4> para finalizarlo
‍‍Una vez que hayas agregado todos los ítems al comprobante presiona la tecla <F4> para finalizarlo
Una vez que hayas agregado todos los ítems al comprobante presiona la tecla <F4> para finalizarlo
‍Una vez que hayas agregado todos los ítems al comprobante presiona la tecla <F4> para finalizarlo

Luego se abrirá la ventana para recibir el pago de tu cliente.

Ingresa el pago de tu cliente y luego presiona el botón "Aceptar" para imprimir el comprobante
‍Ingresa el pago de tu cliente y luego presiona el botón "Aceptar" para imprimir el comprobante

¿StockBase POS funciona con scanners y lectores de códigos de barra?

Sí, funciona automáticamente y sin necesidad de configuración, con todos los equipos que se conecten en el lector del teclado.

Nota: Como recomendacion es preferible No utilizar lectores que se conecten en el puerto serie de la PC o en el puerto USB.
Conector del lector
Conector del lector

¿Qué Lector de códigos de barras elegir?

Siempre que tu presupuesto te lo permita, te recomendamos las características que detallamos a continuación.

Omnidireccional

Permite hacer una lectura casi instantánea del código, independientemente de la ubicación de la etiqueta.

Sin cable

Ideal para ahorrar espacio y poder leer una etiqueta desde una estantería.

Láser

Son los mejores. En contraposición, los de otras tecnologías necesitan, prácticamente, un contacto directo con la etiqueta, para leer adecuadamente y ademas, son más lentos.

Como te comentábamos antes, en referencia a los lectores de códigos de barra te recomendamos aquellos que se conectan directamente en el teclado porque:

Funcionan automáticamente con nuestro software de gestión, sin necesidad de configuración.
En el módulo de facturacion, al pasar la etiqueta de código de barras de un producto por el lector, se factura automáticamente.
Facturación con lector de códigos
Facturación con lector de códigos

 

Si bien los lectores de códigos de barras que se conectan a puertos USB no son recomendables, en el caso de que te hayas decidido por usar uno, te aconsejamos que utilices uno que tenga un driver para Windows que "permita utilizarlo emulando un teclado".

Prueba si funciona:

Sin que suene demasiado técnico, la manera de asegurarte que no tendrás problemas es la siguiente:

Dirígete hasta el lugar en donde vas a comprar el lector con tu notebook o PC

Solicitale al vendedor que lo conecte, y que le instale los drivers para Windows

Luego, abrir Microsoft Word (Sí, aunque suene loco debes abrirlo para hacer la prueba de funcionamiento)

Prueba escanear el código de un producto.

Si el numero del código de barras, se ingresa dentro del documento Word de manera instantánea, tal como si se hubiese ingresado manualmente, y además, al final del código el cursor quedó posicionado en el renglón de abajo como si hubieras presionado la tecla <Enter> luego del código: ¡Perfecto, va a funcionar!

Importante

Si ninguna de estas cosas ocurre, directamente debes pasar al siguiente lector, ya que jamás a va funcionar con nuestro software de gestión.

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Ofrecemos soporte gratis en todas las ediciones de nuestro sistema para empresas. Para conocer las diferentes alternativas de soporte visita este link.

Todas las preguntas realizadas en nuestra plataforma de Soporte Técnico 24/7 se responden siempre en el mismo día, usualmente en horas.

¿Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, te recomendamos usar nuestro sistema ERP en la nube.

¿Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

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Paso 1: Verifica tu carpeta de spam.

Paso 2: Si aun así no llega, te recomendamos volver a completar el formulario con una dirección de correo distinta.

¿Cuáles son las diferencias entre la Edición Gratis y la Edición Power?

En este cuadro comparativo podrás ver las diferencias entre ambas ediciones del sistema ERP para Windows.

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