Intro a la Administración de Clientes
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Clientes

Intro a la Administración de Clientes

Tutorial para comenzar a trabajar con Clientes

 

Administración de la Base de Datos de Clientes

Los clientes son uno de los capitales más valiosos de tu empresa.

Administrar la información de cada uno de tus clientes nunca tiene que parecer una tarea insignificante
‍Administrar la información de cada uno de tus clientes nunca tiene que parecer una tarea insignificante

Más vale decir que cada dato que conserves sobre tus clientes es un tesoro fuente de riqueza, ya que del uso que le des a esos datos podrías generar innumerables oportunidad de negocio.

Gestión de clientes
Gestión de clientes‍

Importante para ganar más clientes

Conociendo a tu cliente puedes ofrecerle a tiempo, la satisfacción de sus consumos habituales, puedes anticiparte y sorprenderlo prediciendo su comportamiento gracias a las estadísticas y reportes.

También podrás cubrir su necesidades de forma personalizada y generar una fidelización incondicional, a medida que vayas colmando sus expectativas crecientes.

El secreto de que tu cliente te siga eligiendo y te prefiera por sobre la competencia, es el manejo estratégico que puedas hacer de la información que conoces de tu cliente.

El primer paso de la estrategia es almacenar los datos de forma flexible, unificada y organizada.

Estrecha el vínculo con tu Cliente ¡Demuéstrale que lo quieres! Nómbralo, recuérdalo, manténte en contacto.

StockBase POS te ofrece el sistema de gestión de clientes más ágil y fácil de usar.

Menú Clientes

Por medio de la barra de menús puedes entrar a los diferentes módulos y funciones que te ofrece el programa de facturación.

Para administrar tus clientes podrás encontrar en el menú clientes las opciones con exploradores, funcionalidad y herramientas que te permitirán organizar la Gestión de Clientes.

Menú clientes y todas sus opciones
‍Menú clientes y todas sus opciones

Vamos a dedicar este capítulo a conocer las opciones del menú clientes y su utilidad para la administración de uno de tus activos más valiosos.

Explorador de Clientes

 

Para abrir el Explorador de Clientes tienes tres opciones de las cuales elegirás la forma de ingresar que te resulte más cómoda.

Presionando la tecla <F4> en el teclado o desde el menú Clientes > Explorador de Clientes:

Tecla <F4>
‍Tecla <F4>

También podrás acceder presionando el icono de clientes en la barra de iconos:

‍ Apertura del Explorador de Clientes desde la Barra de iconos
‍ Apertura del Explorador de Clientes desde la Barra de iconos‍

Se abrirá el Explorador de Clientes, que es un panel desde el cual administrarás la información de tus clientes registrados en la base de datos de tu sistema:

‍Explorador de Clientes
‍‍Explorador de Clientes

Borde Superior del Explorador de Clientes

Notemos que el borde superior del explorador de clientes tiene forma de cinta, como una banda amarilla que va desde el borde derecho hasta el izquierdo del explorador:

El borde superior del explorador luce como una cinta continua de borde a borde
‍El borde superior del explorador luce como una cinta continua de borde a borde

Este borde en forma de cinta es solamente, un detalle estético de visualización del borde superior de los exploradores.

El mismo puede ser cambiado a formato pestaña, si prefieres que los exploradores se acomoden como si fueran fichas.

Borde superior de los exploradores de registros en forma de cinta se organizan en forma vertical
‍Borde superior de los exploradores de registros en forma de cinta se organizan en forma vertical

Con el borde superior en forma de cinta, si se abren más exploradores, como veremos en la siguiente imagen, los exploradores se van a acomodar uno adelante del otro y cuando se seleccione uno de ellos, los demás se ubicarán en la parte inferior de la pantalla.

Cuando el borde superior de los exploradores tiene formato de cinta la organización es vertical en sectores Superior e inferior de la ventana
‍Cuando el borde superior de los exploradores tiene formato de cinta la organización es vertical en sectores Superior e inferior de la ventana

Si elegimos la visualización del borde superior en forma de pestaña, los exploradores lucirán como se muestra en la siguiente imagen:

Los exploradores se organizan horizontalmente cuando el borde superior tiene forma de pestaña
‍Los exploradores se organizan horizontalmente cuando el borde superior tiene forma de pestaña

¿Cómo seleccionar una visualización diferente para los bordes superiores de los exploradores de registros?

En el programa de facturación recién instalado viene predeterminado el borde superior en forma de cinta.

Para cambiar a otro formato de visualización debes ir al menú Configuración > Configuración de la Interfaz:

Menú de la Interfaz para cambiar la visualización de los bordes superiores de los Exploradores de Registros
‍Menú de la Interfaz para cambiar la visualización de los bordes superiores de los Exploradores de Registros

Se abrirá la ventana de Configuración de la interfaz, allí aparece seleccionado un botón que es el que le da el aspecto actual a los exploradores.

Puedes modificar esa visualización presionando otro de los botones, cada uno de ellos representa un tema diferente para que puedas personalizar a tu gusto la visualización.

Interfaz UI ERP
‍Cada botón representa un tema o aspecto diferente para que puedas lucir en tus Exploradores de Registros

Contenido del explorador de clientes

El Explorador de Clientes luce como un panel de datos con filas y columnas.

Cada fila contiene los datos de un Cliente. En la misma línea verás la información de ese cliente ordenada en cada columna, donde cada columna representa un dato del registro.

Cómo se organiza la información en el Explorador de Clientes
‍Cómo se organiza la información en el Explorador de Clientes

Gracias a este tipo de vista verás la información de muchos clientes al mismo tiempo.

Orden de los Registros

Los registros en el explorador se ordenan según uno de tres criterios posibles: Código de Cliente, Nombre de Cliente o Tipo de Cliente. Para generar el orden, según los datos de una de esas tres columnas, debes presionar uno de los tres botones señalados en la siguiente imagen, para ordenar los registros.

Nota: Predeterminadamente los registros vienen ordenados según código de cliente.

Tres botones permiten ordenar los Clientes en el explorador según Código, Nombre o Tipo
‍Tres botones permiten ordenar los Clientes en el explorador según Código, Nombre o Tipo

Botón Modificación Rápida

Modificación Rápida CRM
‍Modificación Rápida

En el Explorador de Clientes encontrarás varias herramientas que te serán de mucha utilidad.

Una de esas herramientas que te ofrece tu sistema StockBase POS para facilitarte la edición de los registros es “Modificación Rápida”. 

Nota: En el programa recién instalado, de forma predeterminada, la funcionalidad "Modificación Rápida" viene activada.

Para activar y desactivar esta funcionalidad debes presionar el botón de Modificación Rápida que tiene la imagen de un mago, en el sector superior del explorador.

Opción activada

La modificación rápida permite que dando un doble clic sobre un campo puedas editarlo, es decir puedas modificar la información contenida en ese campo.

Para que la información ingresada quede guardada, simplemente debes hacer clic en otro sector del explorador.

‍Con la Modificación Rápida Activada puedes editar un dato dando doble clic sobre el campo
‍‍Con la Modificación Rápida Activada puedes editar un dato dando doble clic sobre el campo

Por ejemplo, si necesitas cambiar el número de teléfono de un cliente, darás doble clic en el campo teléfono de la fila que te muestra la información de ese cliente.

El campo se hará editable y podrás tipear la información que necesites.

Nota: El programa recién instalado trae un cliente predeterminado, el "Cliente de Mostrador" los datos de este cliente no son editables.

Opción desactivada

Con el botón de modificación rápida desactivado, al darle doble clic a cualquier sector en la fila del cliente, se abrirá el registro del Cliente para que puedas efectuar las modificaciones de los datos del cliente recorriendo las pestañas del registro, desde el campo correspondiente al dato.

Botón Nuevo

Sirve para crear un nuevo registro de cliente en la base de datos.

Se abrirá un Registro de Nuevo Cliente para completar todos los campos que consideres necesario.

Botón Modificar

Sirve para modificar los datos de un cliente existente en la base de datos.

Para abrir el registro de un cliente existente y poder editarlo, debes posicionarte con un clic sobre la fila del cliente que quieres modificar en el Explorador y luego presionar el botón.

Botón Eliminar

Sirve para eliminar un cliente de la base de datos. Para eliminar el registro debes posicionarte con un clic sobre el cliente en el Explorador y luego presionar el botón.

Si el cliente tiene comprobantes activos no podrá ser eliminado por formar parte del historial de tus movimientos comerciales.

Botón Búsqueda avanzada

Sirve para buscar un Cliente según un dato contenido en alguno de los campos que componen su registro.

Botón Filtro

Filtra los clientes según vendedor. Sirve para filtrar el grupo de clientes que están asociados a un Vendedor determinado.

Botones del Explorador de Clientes
‍Botones del Explorador de Clientes

Iconos del Explorador de Clientes

En el Explorador de Clientes podemos encontrar iconos en la fila de cada registro, los cuales nos indican que el cliente tiene particularidades activas.

Por ejemplo:

  • La cuenta corriente del cliente está activa.
  • La cuenta corriente tiene saldo deudor. (en este caso todo el renglón del cliente se resalta en color rojo)
  • El cliente tiene una imagen almacenada en su registro. (Con un clic sobre el icono tendrás una vista previa de la imagen del cliente)
  • El cliente tiene comprobantes de ventas pendientes de emisión.
  • El cliente tiene observaciones activas en su registro.
Iconos en el explorador indican situaciones particulares del Cliente o pendientes
Iconos en el explorador indican situaciones particulares del Cliente o pendientes

Si presionas el icono de observaciones en el explorador de clientes, podrás tener una vista previa de las observaciones del cliente.

Presionando el icono de Observaciones del cliente las puedes visualizar
‍Presionando el icono de Observaciones del cliente las puedes visualizar

Si presionas el icono de comprobantes pendientes podrás tener una vista previa de todos los comprobantes pendientes de ese cliente.

Presionando el icono de Comprobantes pendientes del cliente los podrás visualizar
‍Presionando el icono de Comprobantes pendientes del cliente los podrás visualizar

Alta de un nuevo Cliente y Modificación de uno existente

Cliente Nuevo

 

Alta de un Nuevo Cliente

Para dar de alta un cliente nuevo primero abrirás el explorador de Clientes desde el menú Clientes > Explorador de Clientes:

Explorador de Clientes CRM
‍Explorador de Clientes

Una vez que hayas abierto el “Explorador de Clientes”, darás clic en el botón Nuevo:

Para crear un Nuevo Cliente hay que presionar el botón: "Nuevo"
‍Para crear un Nuevo Cliente hay que presionar el botón Nuevo

 Se abrirá el Registro de un Nuevo Cliente, donde verás conjuntos de campos organizados en pestañas para almacenar toda la información de tu cliente.

El registro de un cliente se organiza en pestañas con campos para completar datos
‍El registro de un cliente se organiza en pestañas con campos para completar datos

En la pestaña general, los campos señalados en color rojo son de llenado obligatorio, esto quiere decir, que hasta que no estén completos no podrá guardarse el registro en la base de datos. 

Mientras los campos estén incompletos, el botón "Guardar" no se habilitará.

Registro de un nuevo cliente
‍Registro de un nuevo cliente

Cuando hayas completado los datos de tu nuevo cliente debes presionar el botón Guardar que verás al pie del registro de nuevo cliente, para que la información se grabe en la base de datos.

Botón "Guardar" para grabar los datos del nuevo cliente en la base de datos del sistema
‍Botón Guardar para grabar los datos del nuevo cliente en la base de datos del sistema

Modificación de los datos de clientes

 

Para poder hacer una modificación de un cliente registrado en el sistema deberás abrir el menú Clientes > Explorador de Clientes. 

Cada fila contiene los datos de un cliente que están almacenados en el registro de ese cliente. 

Para poder hacer un cambio en los datos de alguno de los clientes de tu base de datos, darás doble clic en el registro que necesitas modificar, o bien, dar un clic sobre el registro y después presionar el botón Modificar.

‍‍Botón modificar permite editar los datos del registro seleccionado

Luego de presionar el botón Modificar se abrirá el registro del cliente donde podrás modificar el o los datos que necesites.

Luego de haber editado loa información de tu cliente debes cerrar el registro presionando el botón Aceptar para que los cambios se graben en la base de datos.

Botón "Aceptar" para guardar los cambios efectuados en el registro del cliente.
‍Botón Aceptar para guardar los cambios efectuados en el registro del cliente
Nota: Los datos del Cliente de Mostrador, que es el predeterminado del sistema, no podrán ser modificados.

 

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