Intro a la Gestión de Compras
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Compras

Intro a la Gestión de Compras

¿Cómo realizar una correcta administración del proceso de compra?

El sistema de gestión PyME incluye características que te permiten tener un control de todo el proceso de compra de productos a proveedores.

Desde la generación de la orden de compra, hasta la recepción de la factura y sus productos.

¿Cómo es el proceso de compras?

El sistema para empresas permite efectuar de dos maneras la compra.

  • Compra directa, mediante factura de compra.
  • Mediante un pedido previo usando las órdenes de compra.

¿Cómo hacer la emisión de Órdenes de Compra?

El proceso generación y emisión de órdenes de compra consta de los siguientes pasos:

  • Crear la órden de compra,
  • Enviar el pedido al proveedor,
  • Hacer la recepción de los productos por parte del proveedor (puede ser, total o parcial), y
  • Hacer el ingreso de la factura de compra.

Explorador de Ordenes de Compra

Accedemos a las órdenes de compra del programa de facturación, ingresando en el menú compras, órdenes de compras:

Abrir el explorador de órdenes de compras
‍Abrir el explorador de órdenes de compras

De esta manera puedes acceder al explorador de órdenes de compra:

Explorador de órdenes de compras
Explorador de órdenes de compras

Encontrarás a la izquierda un menú de edición de órdenes de compra:

menú órdenes de compra
Menú órdenes de compra

¿Cómo es el proceso para emitir orden de compra?

Es posible emitir una nueva orden de compra haciendo clic en el botón nuevo:

Nueva Orden de compra
Nueva Orden de compra

Enviar el pedido al proveedor

Nuestro sistema de gestión comercial, permite enviar automáticamente la orden de compra al proveedor mediante el botón enviar, podrás mandarle un correo electrónico:

Enviar órden de compra por correo electrónico al proveedor
Enviar orden de compra por correo electrónico al proveedor

¿Cómo hacer la recepción de productos del proveedor?

Recuerda que el sistema de facturación para PyMES permite ingresar una recepción total, o parcial de los productos.

Puedes encontrar las opciones haciendo clic en el botón recibir del menú en la izquierda del explorador:

Recepción de productos en órden de compras
Recepción de productos en orden de compras

Recepción de productos parcial

Dentro del menú de recibir productos, haciendo clic en el botón recibir:

Recepción parcial de productos en órdenes de compra
Recepción parcial de productos en órdenes de compra

Allí podrás editar las cantidades parciales recibidas:

Recepción parcial de productos en órdenes de compra
Recepción parcial de productos en órdenes de compra

Recepción de productos total

Esta opción se emplea cuando en un solo envío el proveedor nos manda la totalidad de productos solicitados en nuestra orden de compra.

El icono con la inscripción recibir todo, te permitirá efectuar la recepción total:

Recepción total de productos
Recepción de productos total

El sistema de gestión de empresas te solicitará una confirmación de recepción total:

Recepción total de productos en órden de compra
‍Recepción total de productos en órden de compra

Al confirmar la recepción total de productos, la órden de compra pasará a estar cerrada:

Al confirmar la recepción total de productos, la órden de compra pasará a estar cerrada
‍Al confirmar la recepción total de productos, la órden de compra pasará a estar cerrada

¿Cómo transformar o convertir una orden de compra en una factura de compra?

Con la orden de compra cerrada, estarás en condiciones de convertirla en factura de compra, mediante la opción de convertir en factura:

Convertir órden de compra en factura de compra
Convertir orden de compra en factura de compra

Al convertir en factura la orden de compra, ingresarás el número de factura enviado por el proveedor,.

También puedes especificar si lleva algún porcentaje de impuestos en particular, fecha, y gastos de envío:

Convertir órden de compra en factura de compra
Conversión de una orden de compra en factura de compra

¿Cómo ingresar facturas de compra a la base de datos del software?

Ingresando en el menú compras, explorador de Facturas de Compras o la combinación de teclas Ctrl+F3, podrás acceder a dicho explorador:

Ingresar al explorador de facturas de compras
Ingresar al explorador de facturas de compras

Desde dentro del explorador de facturas de compra, puedes encontrar:

  • Las facturas de compras originadas como órden de compra, y
  • Las facturas de compras ingresadas en forma directa, sin una orden de compra previa que les de origen.
Explorador de facturas de compra
Explorador de facturas de compra

En el menú del explorador tienes opciones, para cargar o ver comprobantes de compras:

Explorador de Facturas de compras.
Explorador de Facturas de compras.

Tutorial para la administración de compras

En este completo tutorial, podrás ver paso a paso todo el proceso completo. Si bien dura mas de 20 minutos, te recomendamos verlo en su totalidad:

 

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¿Para qué países funciona este software?

Este sistema de gestión empresarial funciona según las reglamentaciones fiscales de España, México, Colombia, Chile, Argentina y el resto de los países de América Latina.

Si tu empresa está en otro país, re recomendamos usar nuestro software ERP en la nube.

¿Puedo ejecutar el sistema en dispositivos móviles o desde Internet?

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Para empresas con 10 o más usuarios tenemos un ERP en la nube que funciona también en Linux, Mac, iPhone, iPad, y Android.

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