Gestión de Caja y Movimientos de dinero

Sistema para Empresas

¿Puede hacer el sistema de gestión de EGA Futura la Administración de Entradas y Salidas de dinero?

Por supuesto que .

En la gestión de cashflow o caja, el programa de facturación genera dos tipos de movimientos, manuales y automáticos.

El sistema de facturación genera movimientos manuales y automáticos
‍El sistema de facturación genera movimientos manuales y automáticos

Movimientos de caja automáticos

Son aquellos creados por el sistema cuando:

  1. Se emiten facturas de venta, 
  2. Se ingresan facturas de compra, 
  3. Se ingresan pagos en la cuenta corriente de clientes (créditos), o
  4. Se realizan pagos en la cuenta corriente de proveedores (deudas).

Movimientos de caja manuales

Son los que puedes ingresar de forma manual desde dentro del explorador de caja.

Entre otras cosas, con un movimiento manual es posible documentar un gasto de tu empresa
‍Entre otras cosas, con un movimiento manual es posible documentar un gasto de tu empresa

¿Desde dónde se pueden ver todos los movimientos de caja?

Todos los movimientos manuales y automáticos dentro del programa de gestión, pueden verse desde el explorador de caja:

Apertura del Explorador de Caja
‍Apertura del Explorador de Caja

¿Qué es el Explorador de Caja?

En este explorador se van registrando todos los movimientos de dinero, sean automáticos o manuales.

Aquí veremos, ordenados en filas y columnas, cada uno de todos los ingresos y salidas de efectivo de la caja del dinero de un día determinado.

¿Qué datos registra cada movimiento?

Sistema de cashflow de EGA Futura

Cada movimiento de caja registra los siguientes datos:

  • Hora: en la que se efectuó el movimiento.
  • Concepto: en este se puede leer el origen del movimiento. (Cuando es un movimiento automático se puede leer el número y tipo de comprobante, y el código de cliente.
  • Entrada: si ingresó dinero a la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.
  • Salida: si salió dinero de la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.
  • Saldo: Monto de dinero total actual que hay en la caja luego del movimiento.
  • Moneda: figura el nombre de la moneda de la transacción, en el caso de una venta, o la palabra "Efectivo" si fue un movimiento manual de dinero.
  • Cajero: en los movimientos automáticos, figura el cajero que participó de la operación de venta.

Entradas de dinero a la caja

El dinero ingresa a la caja de las dos formas que detallamos a continuación.

Pagos en efectivo de los clientes

Cuando un cliente nos paga una factura en efectivo, en el explorador figura la factura que originó el ingreso de dinero.

Ingresos de dinero no relacionados a facturas

Cuando se realiza un ingreso manual de dinero sin que medie un comprobante de venta.

Por ejemplo, si se ingresa dinero a la caja o si se ingresa el dinero del cierre de caja del día anterior. El movimiento se origina de la siguiente manera:

  1. Presionar el botón nuevo del explorador,
  2. Elegir un concepto de caja
  3. Ingresar el monto, 
  4. Presionar el botón entrada, y
  5. Pulsar el botón guardar para grabar el ingreso de dinero en la base de datos del programa.

Así se ve el proceso:

Ingreso de dinero a caja
Ingreso de dinero a caja

El monto de dinero del movimiento se ordena en la columna entrada del explorador de caja:

Explorador de caja
Explorador de caja

Salidas de dinero de la caja

El dinero sale de la caja por dos motivos:

  • Porque se realizó una extracción manual de dinero. En ese caso hay que elegir uno de los conceptos de caja que tienen que ver con salida de dinero, como gastos, por ejemplo.
  • Porque se le devolvió dinero a un cliente, expidiendo una Nota de crédito. Por ejemplo, en el caso de la devolución de un producto.

El monto de dinero se registra en la columna salida del explorador de caja.

¿Qué son los movimientos automáticos de caja?

Son aquellos originados cada vez que se emite un comprobante de venta desde el módulo de facturación, tales como factura y nota de crédito.

Los datos de los movimientos automáticos de caja no pueden ser modificados
‍Los datos de los movimientos automáticos de caja no pueden ser modificados

Los presupuestos y remitos o guías de despacho, no originan movimientos en caja, ya que, no involucran una entrada ni salida de dinero. 

El Remito origina una disminución del stock pero sin intermediar un movimiento de dinero, ya que, el comprobante se usa para trasladar mercadería.

La nota de débito registra una deuda en la cuenta del cliente, por lo que dicho movimiento no se ve reflejado en la caja, donde se reflejan los movimientos de efectivo.

La nota de débito se registra en la cuenta corriente del cliente. No aparece el movimiento en el explorador de Caja porque no es un movimiento de efectivo.

Para poder emitir una Nota de débito, el cliente debe tener habilitado el uso de cuenta corriente y además, tener límite de crédito para poder endeudarse. 

Es decir, debe tener un límite de deuda establecido y suficiente para que se genere ese movimiento en su cuenta.

¿De qué manera quedan registrados los movimientos automáticos?

A continuación verás cómo quedan registrados los movimientos automáticos de caja en el explorador.

Estos movimientos fueron originados por una operación de venta desde el módulo de facturación. 

Los datos del movimiento quedan detallados en la columna "concepto" del explorador.

Factura

Factura explorador caja
Factura explorador caja

Nota de crédito

Nota de crédito en explorador de caja
Nota de crédito en explorador de caja

Movimientos Manuales

Originados desde el propio Explorador de Caja, presionando el botón Nuevo para registrar un nuevo movimiento, sea un gasto (Salida) o un ingreso (Entrada) de dinero.

Para ingresar un movimiento manual, por ejemplo "Gasto de Taxi", debes dar de alta este concepto, previamente, para poder usarlo luego, cada vez que se produzca un gasto similar.

El alta del nuevo Concepto de Caja se hace desde el Explorador de Conceptos de Caja
‍El alta del nuevo Concepto de Caja se hace desde el Explorador de Conceptos de Caja

Cómo ingresar un movimiento Manual a la Caja

  1. Presiona el botón Nuevo del explorador de caja.
  2. Presiona el botón con el signo "+" ubicado a la derecha del campo "Concepto" para elegir el Concepto de Caja.
  3. Ingresa el importe del movimiento de dinero escribiéndolo en el campo Importe
  4. Presiona el botón "Entrada" si el movimiento es un ingreso de dinero a la caja. Presiona el botón 
  5. "Salida" si es una extracción de dinero de la caja para algún gasto.
  6. Presiona el botón "Guardar" para que el movimiento quede grabado en base de datos y se actualice el saldo de caja.

Debes completar estos pasos para ingresar un Movimiento manual:

Completa los datos del movimiento de dinero
‍Completa los datos del movimiento de dinero

Así verás registrado un movimiento manual de caja en el explorador:

Así queda registrado un movimiento manual de caja
‍Así queda registrado un movimiento manual de caja

Modificación de un Movimiento manual de caja

Los movimientos manuales pueden ser modificados o eliminados.

Se puede modificar el concepto, el monto y si es entrada o salida de dinero de la caja.

Para poder modificar un movimiento es necesario seleccionar el movimiento en el explorador y luego presionar el botón "Modificar" o simplemente dar doble clic sobre el movimiento. A continuación se abrirá la ventana donde se pueden modificar los datos.

También puedes eliminar un movimiento manual, si lo seleccionas y presionas el botón Eliminar.

Modificacion movimiento manual de caja
Modificar movimiento manual de caja

Comprobar el saldo de caja

Puedes averiguar el saldo de caja en un solo paso.

Simplemente desde el menú Caja elige la opción Ver saldo actual y aparecerá el saldo, es decir el monto actual de caja.

También puedes acceder a esta opción presionando <Ctrl+2>, es decir, en tu teclado, al mismo tiempo, presiona la teclas "Ctrl" y "2".

Cashflow: desde el menú Caja elige la opción Ver saldo actual
Desde el menú Caja elige la opción Ver saldo actual 

Explorador de Conceptos de caja

Un concepto de caja es la descripción de un movimiento de dinero en caja.

Cuando necesites registrar un movimiento manual de caja deberás elegir un concepto para esa entrada o salida de dinero.

Necesitas elegirlo de una lista de conceptos predefinidos, para que puedas ser organizado e identificar un mismo gasto que se reitere a lo largo del tiempo.

El programa recién instalado trae unos conceptos disponibles para que puedas usarlos libremente en la registración de los movimientos de caja. Estos conceptos pueden ser editados y modificados, si lo necesitas.
‍El programa recién instalado trae unos conceptos disponibles para que puedas usarlos libremente en la registración de los movimientos de caja. Estos conceptos pueden ser editados y modificados, si lo necesitas.

Si necesitas dar de alta conceptos nuevos, que se adapten mejor a los movimientos manuales de caja que se efectúan en tu negocio puedes hacerlo en tres sencillos pasos que se describen a continuación.

Nota: El alta de conceptos de caja no se hace desde el explorador de movimientos de caja sino desde el Explorador de Conceptos de Caja.

Alta de un Nuevo concepto de Caja

Para dar de alta un concepto de caja deberás:

Abrir el explorador de Conceptos de caja, presionando al mismo tiempo, las teclas "Ctrl" y "3" o, yendo al menú caja, eliges la opción explorador de conceptos de caja como se muestra en la siguiente animación.

Cashflow Explorador de conceptos de caja
Explorador de conceptos de caja

 Procedimiento:

  1. Una vez que se abrió el explorador de Conceptos, presionas el botón Nuevo,
  2. Escribes el concepto de caja en el campo, y
  3. Presionas el botón Guardar.
Ingreso de nuevo concepto de caja
Ingreso de nuevo concepto de caja

Luego encontrarás el Concepto de caja listado en el explorador de conceptos. Los conceptos se muestran ordenados alfabéticamente.

Podrás usar este concepto de caja cada vez que se realice un gasto de este tipo.

Para registrar un movimiento de caja, es decir, una entrada o salida de dinero en efectivo, debes abrir el Explorador de caja. 

Reportes de Caja

El programa de facturación puede informarte acerca de los movimientos de ingreso y egreso de dinero en efectivo de tu caja del dinero.

Para ello dispones de reportes que puedes solicitar para saber lo que sucedió en tu caja en un día específico o en un rango de fechas.

¿Cuáles son los tipos de reportes o informes de movimientos de caja que tenemos disponibles en el sistema?

Puedes solicitar cuatro reportes diferentes:

  • Reporte de Caja Diaria
  • Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)
  • Reporte de Caja Periódica
  • Reporte de conceptos de Caja
Cashflow: Reportes de caja
Reportes de caja

Reporte de Caja Diaria

Accedes a este reporte desde el menú Caja seleccionando la opción Reporte de Caja diaria.

A continuación deberás elegir el día que quieres que aparezca en el informe de movimientos de caja:

Reporte de Caja Diaria con discriminación de totales
Reporte de Caja Diaria con discriminación de totales

En reporte de caja diaria encontrarás la información organizada en columnas:

  • Fecha y hora del movimiento de dinero
  • Concepto del movimiento
  • Entrada o Salida de dinero: según sea un ingreso o egreso de dinero, la cifra correspondiente aparecerá ordenada en una de estas dos columnas.
  • El saldo es el total de caja que se va actualizando con cada movimiento.

Al pie del informe encontrarás el sector totales donde verás la suma de entradas y de salidas, el saldo actual de caja y un desglose sobre el origen de los movimientos, en efectivo, tarjeta de crédito y cheques.

Cashflow: Sector totales donde con la suma de entradas y de salidas
Sector totales donde con la suma de entradas y de salidas

Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)

En este reporte que tiene la particularidad del tamaño formato ticket, se encuentran los mismos datos contenidos en el reporte de caja diaria, distribuido de una forma que ahorra espacio.

Reporte de Caja Diaria (Formato ticket) / Cashflow report
‍Reporte de Caja Diaria (Formato ticket)

Reporte de Caja Periódica

El reporte de Caja periódica incluye un informe de movimientos de efectivo en caja que abarca varios días.

Por eso, lo primero que debes establecer es el rango de fechas solicitado para el reporte.

Luego encontrarás los datos organizados de la misma manera que en el reporte de caja diario y los diferentes días separados por una línea horizontal.

Reporte de Caja Periódica
‍Reporte de Caja Periódica

Reporte de conceptos de Caja

Para expedir este reporte debes elegir un rango de fechas y el concepto que deseas que aparezca en el reporte.

Así podrás saber cuántas veces, cuáles días y el monto involucrado en dicho concepto en el período de tiempo solicitado.

Reporte de conceptos de Caja
Reporte de conceptos de caja

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