Configuración de Claves de Acceso
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Configuración Básica

Configuración de Claves de Acceso

¿Desde dónde puedo configurar claves para evitar que mis empleados accedas a diferentes partes de la aplicación?

En diversas circunstancias, dependiendo de las necesidades de tu negocio, podría ser de gran utilidad restringir el acceso al programa o a alguno de sus módulos mediante una clave o contraseña de ingreso.

Tu sistema StockBase POS ha tomado en cuenta este requerimiento. 

Para definir las contraseñas debes ir al menú Configuración > Configuración de la aplicación, pestaña Claves:

menú Configuración > Configuración de la aplicación, pestaña Claves:
Menú Configuración > Configuración de la aplicación, pestaña Claves

Como verás en la siguiente imagen, en esta pestaña hay dos secciones Clave de Acceso al sistema y Claves de Acceso a los módulos del sistema (Productos, Clientes, Proveedores, etc):

Configuración de la aplicación: Pestaña Claves para definir contraseñas de acceso
Configuración de la aplicación: Pestaña Claves para definir contraseñas de acceso

Clave de Acceso al sistema

En la sección “Clave de Acceso al sistema” definirás una contraseña para limitar el acceso a tu sistema StockBase POS.

Para habilitar la función, darás clic en la casilla de verificación Activar Clave de Acceso:

Activar el acceso a la aplicación mediante contraseña
‍Activar el acceso a la aplicación mediante contraseña

Cuando la opción “Activar Clave de Acceso” haya sido seleccionada, se abrirá la ventana donde podrás tipear la clave de tu elección.

Observa la siguiente imagen donde verás tres campos, dos de los cuales estarán habilitados:

Ventana de ingreso de clave de acceso al sistema
‍Ventana de ingreso de clave de acceso al sistema

Como es la primera vez que dás de alta una clave para ingresar al sistemas, el campo “Clave actual” está bloqueado porque no existe clave actual.

En campo siguiente Nueva Clave tipearás la contraseña que limitará el acceso a tu sistema de gestión empresarial StockBase POS y en el segundo campo Confirmar Clave, volverás a tipear esa misma clave a modo de confirmación.

Después de haber ingresado la clave en ambos campos, darás clic al botón Aceptar.

Una vez que la clave ha quedado definida, verás habilitado el botón Cambiar Clave como se muestra en la ilustración siguiente:

La clave de acceso al sistema ha quedado habilitada
‍La clave de acceso al sistema ha quedado habilitada

Notaste que el botón Cambiar Clave ha quedado activo, lo que te indica que hay una clave establecida.

Si deseas modificar la clave vigente, deberás dar clic en el botón Cambiar Clave, con lo cual se abrirá la ventana Clave de acceso al sistema:

Como verás en la siguiente imagen, únicamente estará activo el campo Clave Actual:

Ventana para modificar la clave de acceso actual
‍Ventana para modificar la clave de acceso actual

En esta ocasión, será necesario que tipees la clave que habías definido previamente (en el campo “Clave Actual”), de lo contrario, los campos “Nueva Clave” y “Confirmar Clave” continuarán bloqueados y no podrás ingresar la contraseña nueva.

Después de cambiar la clave, escribiéndola en el campo: “Nueva Clave” y repetirla, para su confirmación, presionarás el botón Aceptar para que los cambios queden guardados. 

Se cerrará la ventana “Clave de acceso al sistema” y regresarás a la pestaña Claves en la ventana de Configuración de la aplicación.

Claves de acceso a los módulos del sistema

La segunda sección de esta ventana se llama “Claves de Acceso a los módulos del sistema (Productos, Clientes, Proveedores, etc)”. 

Activación de las Claves modulares

Desde esta sección tienes la opción de limitar el acceso a los diferentes módulos de tu sistema StockBase POS mediante la asignación de una clave distinta para cada uno de ellos.

Para activar esta herramienta darás clic en la casilla de verificación Activar Claves de Acceso. Puedes ver que se habilita el botón “Cambiar Clave”. 

Luego podrás seleccionar, en la lista desplegable, el módulo al que le asignarás una contraseña.

En la siguiente imagen, podrás ver la lista de los módulos: 

Selección del módulo del sistema al cual asignarás una clave de acceso
Selección del módulo del sistema al cual asignarás una clave de acceso‍

Selección del módulo del sistema al cual asignarás una clave de acceso

Para seleccionar el módulo al que le asignarás una clave, darás clic en la lista y luego en el botón Cambiar Clave.

En el próximo ejemplo elegiremos el módulo de Clientes:

Con el módulo seleccionado hay que presionar el botón "Cambiar Clave" para asignar contraseña de ingreso al módulo
‍Con el módulo seleccionado hay que presionar el botón "Cambiar Clave" para asignar contraseña de ingreso al módulo

Cuando presiones el botón Cambiar Clave, se abrirá la ventana Clave de acceso a Clientes:

Asignación de nueva contraseña de ingreso al módulo seleccionado
Asignación de nueva contraseña de ingreso al módulo seleccionado‍

Desde la ventana “Clave de acceso a Clientes” podrás definir una clave de acceso para el módulo que escogiste.

Para asignar esa contraseña de ingreso al módulo, tipearás la clave en el campo Nueva Clave, y después la repetirás en el campo Confirmar Clave

Después, presionarás el botón Aceptar, para que quede definida la clave ingresada.

Se cerrará la ventana “Clave de acceso a Cliente” y quedará abierta una ventana que te mostrará el mensaje: “Para que los cambios realizados tengan efecto debes cerrar la aplicación y volver a abrirla”. Como ves en esta imagen:

Ventana que solicita cerrar la aplicación para guardar los cambios en configuración
Ventana que solicita cerrar la aplicación para guardar los cambios en configuración

Darás clic en el botón Salir para aplicar los cambios y cerrar el programa.

Vuelve a abrir tu sistema  StockBase POS.

Para verificar que la clave de acceso del módulo quedó establecida, abriremos el módulo “Clientes” (módulo seleccionado en este ejemplo):

Desde el menú clientes abrimos el módulo de clientes
‍Desde el menú clientes abrimos el módulo de clientes

Darás clic sobre cualquiera de las opciones del menú “Clientes”, y notarás que se abre la ventana “Clave de Acceso de Clientes” solicitándote que ingreses la clave que definiste desde la ventana Configuración de la aplicación, pestaña “Claves”.

Una ventana solicita en ingreso de la contraseña de ingreso al módulo de Clientes:

Una ventana solicita en ingreso de la contraseña de ingreso al módulo de Clientes
‍Una ventana solicita en ingreso de la contraseña de ingreso al módulo de Clientes

Si la clave es la indicada, podrás ingresar al módulo. Pero en el caso de que la contraseña sea incorrecta, aparecerá una ventana con el mensaje Clave Incorrecta!:

Mensaje de advertencia de contraseña incorrecta
‍Mensaje de advertencia de contraseña incorrecta

Si esto sucede, presionarás el botón Aceptar y volverás a ingresar la clave correcta en la ventana Clave de Acceso de Clientes.

Modificación de Contraseña previamente establecida:

Si necesitas cambiar la contraseña del módulo (Clave modular), abrirás la ventana Configuración > Configuración de la aplicación en la pestaña “Claves”.

Verás que el botón Cambiar Clave está activo, lo que indica que hay una clave definida para el módulo indicado en la lista desplegable.

Veamos un ejemplo en el que la clave para el módulo de Caja ya está establecida.

Para modificar una Clave de acceso modular hay que seleccionar el módulo y presionar el botón
‍Para modificar una Clave de acceso modular hay que seleccionar el módulo y presionar el botón

Para hacer el cambio de la clave, darás clic en el botón Cambiar Clave para que se abra la ventana Clave de Acceso a Caja:

Ingresar la Clave actual para poder modificarla
‍Ingresar la Clave actual para poder modificarla

En el campo “Clave Actual” tipearás la clave actual que tiene asignada ese módulo del programa. Si la clave es correcta, los siguientes campos (“Nueva Clave” y “Confirmar Clave”) se habilitarán y podrás tipear la nueva clave. Al finalizar darás clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.

Volverás a la ventana “Configuración de la aplicación”. 

Presionarás el botón Aceptar para grabar las claves asignadas. 

Nota: Si ya has puesto una clave al módulo y ahora quieres quitarla porque prefieres que ese módulo ya no tenga ninguna clave de acceso: sólo debes seleccionar el módulo de la lista desplegable, escribir la clave actual y dejando los dos campo de “Nueva Clave” en blanco, presionar el botón “Aceptar”. ¡Listo! 

Ya se deshabilitó la Clave modular para ese módulo.

Claves de Seguridad para Ventas y Vendedores

Hay dos pestañas en Con figuración de la aplicación que también manejan claves de aprobación, las pestañas de Ventas y de Vendedores.

Cada una es tratada en un capítulo separado de este manual.

Puedes acceder a dichos capítulos desde el índice o siguiendo el Link.

A modo de referencia podrás ver en imagen, a continuación a las pestañas señaladas.

Pestaña Ventas

Clave de Supervisión de Ventas para Anular Ventas
‍Clave de Supervisión de Ventas para Anular Ventas

Pestaña Vendedores

Clave de Supervisión de Comisiones de los Vendedores
‍Clave de Supervisor de Comisiones de los Vendedores

Botón Aceptar

Cuando hayas finalizado Toda la Configuración, es decir, una vez que hayas elegido todas tus preferencias en cada una de  las pestañas de la ventana de Configuración de la Aplicación, no olvides presionar el botón aceptar, que ves al pie de la ventana,  para que los cambios se graben. 

El programa se cerrará  para que se guarden tus preferencias. Cuando lo vuelvas a abrir estará configurado con las opciones que indicaste.

El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)
‍El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)

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