Configuración de Ventas y Facturación: Seguridad
Manual del sistema de gestión para Windows de EGA Futura
Configuración Básica

Configuración de Ventas y Facturación: Seguridad

¿Cómo activar claves y opciones de seguridad para el proceso de ventas y facturación?

Eso podrás hacerlo desde dentro de las opciones de seguridad, en la pestaña ventas de configuración de la aplicación:

Eso podrás hacerlo desde dentro de las opciones de seguridad, en la pestaña ventas de configuración de la aplicación
Opciones de seguridad en la pestaña ventas de configuración de la aplicación

En el sector superior de la ventana encontramos la sección “Seguridad”, que nos ofrece cuatro opciones de configuración para establecer:

  1. La intervención del supervisor en la anulación de una venta,
  2. Establecer una contraseña para acceder al módulo de ventas,
  3. Impedir la facturación de productos con precio igual a cero, y
  4. Activar o desactivar el mensaje de Existencia insuficiente de un producto en stock.
Opciones de Seguridad para el módulo de ventas y facturación
‍Opciones de Seguridad para el módulo de ventas y facturación

Opción Solicitar confirmación al anular un comprobante

La primera de estas opciones de “Seguridad” es Solicitar confirmación al anular un comprobante.

Cuando esta opción esté seleccionada, el sistema te mostrará una advertencia cuando (desde el módulo de facturación) intentes anular algún comprobante, para que confirmes la eliminación.

Opciones de Seguridad para el módulo de ventas y facturación
Clave para anular comprobantes

Cada vez que anules una de las facturas, el sistema te pedirá que confirmes el movimiento; de esta manera, si te equivocaste al dar clic en “anular”, el programa te brinda una segunda instancia para confirmar o cancelar y podrás prevenir las anulaciones de comprobantes por error.

Opción Utilizar Clave de Seguridad en Ventas

La segunda opción a configurar en el área “Seguridad” es “Utilizar Clave de Seguridad en Ventas”.

Cuando la emisión de comprobantes de venta, o facturación, sea efectuada por un empleado tal vez prefieras que, opciones que impliquen una modificación de los valores normales del comprobante de venta, como: realizar un descuento, cambiar el precio de un producto o anular una venta, sean verificados antes de cerrar el comprobante.

Cuando se lleven a cabo estas acciones, tal vez, quieras estar presente para autorizar, o que la modificación sea validada por un supervisor de ventas, y evitar que un empleado con menos responsabilidad pueda ocasionar modificaciones inconvenientes o no autorizadas.

Clave de seguridad
Clave de seguridad

Con esta útil herramienta podrás proteger, por medio de una contraseña, las operaciones mencionadas en el módulo de “Ventas”. 

Si activas la opción “Utilizar Clave de Seguridad en Ventas” en la ventana “Configuración de la aplicación”, cada vez que se requiera aplicar descuento, cambio de precio de producto o anulación de venta, tu sistema StockBase POS solicitará esa contraseña que estableciste.

¿Cómo activar la clave de seguridad en ventas?

Para activar la opción “Utilizar Clave de Seguridad en Ventas” deberás dar clic a la casilla de verificación. 

En cuanto la actives se abrirá la ventana Clave de anulación de ventas:

Clave de anulación de ventas
‍Clave de anulación de ventas

Campo Clave actual

Si es la primera vez que vas a ingresar una clave, el campo “Clave actual” estará bloqueado por no existir actualmente una clave asignada.

Este campo se habilitará cuando ya hayas asignado alguna contraseña y vuelvas a esta pestaña del programa para modificarla. 

En caso de que estés volviendo a esta opción para modificar la contraseña, en campo, llamado “Clave Actual” tipearás la clave o password de anulación de ventas actual.

Campos Nueva Clave y Confirmar clave

Más abajo te encontrarás con el campo “Nueva Clave”, allí tipearás la contraseña nueva que vas a asignar al supervisor; y  en el siguiente campo llamado: “Confirmar Clave” debes ingresar nuevamente la misma contraseña para confirmarla.

En caso de que ambas contraseñas no sean iguales, el sistema te mostrará el mensaje que ves a continuación, para que corrijas los datos y la contraseña coincida en ambos campos:

Mensaje de alerta: las claves no coinciden entre sí
‍Mensaje de alerta: las claves no coinciden entre sí

Cuando hayas escrito la misma nueva contraseña en ambos campos, podrás darle clic al botón Aceptar.

Se cerrará la ventana “Clave de anulación de ventas” y volverás a la ventana Configuración de la aplicación.

Allí podrás ver la opción Utilizar Clave de Seguridad en Ventas con la casilla de verificación seleccionada y el botón Cambiar Clave de Seguridad estará activo:

La clave de anulación de ventas ha quedado activada
‍La clave de anulación de ventas ha quedado activada

Una vez que haya quedado correctamente definida, la clave de seguridad para las operaciones en el módulo de ventas, cuando quieras desactivar la opción, tendrás que ingresar la contraseña que hayas establecido para poder proceder a la des-habilitación de la funcionalidad. 

Cuando des clic en la casilla de verificación aparecerá una pequeña ventana como la que ves abajo:

Ingresa la clave de anulación de ventas
‍Ingresa la clave de anulación de ventas

Tipearás la contraseña debida y darás clic en el botón “Aceptar” para terminar de des-habilitar esta herramienta de seguridad.

Pero si lo que deseas hacer es modificar la clave, entonces darás clic en el botón Cambiar Clave de Seguridad.

Se abrirá nuevamente la ventana Clave de anulación de ventas, donde ingresarás la contraseña actual, y posteriormente la nueva clave y la volverás a escribir en el campo siguiente para que quede confirmada. 

Presionando, luego el botón Aceptar:

Modificar la clave de anulación en ventas
Modificar la clave de anulación en ventas

Opción No permitir Productos con Precio igual a Cero

La siguiente opción de “Seguridad” que nos ofrece la ventana “Configuración de la aplicación” es: “No permitir Productos con precio igual a cero”

Sirve para que dejes establecida una modalidad que evitará que se pueda incluir en un comprobante de venta, y especialmente en una factura, un producto (que se descontará de tu stock) con un precio de venta igual a cero.

Evitar la facturación de Productos con precio cero
‍Evitar la facturación de Productos con precio cero
Nota: Esta opción se encuentra desactivada predeterminadamente en el programa recién instalado. Es decir que, si no lo prohíbes específicamente, activando esta casilla de verificación, podrán ser facturados productos con precio cero.

Si la activas, ningún producto se podrá facturar con un precio de venta igual a cero. Con esto impedirás que los productos salgan de tu inventario sin que entre el debido pago en la caja de tu negocio; es una manera de prevenir posibles malos manejos del inventario y de la caja de tu empresa por parte de los empleados.

Para activarla, deberás dar clic a la casilla de verificación “No permitir Productos con precio igual a cero”.

Opción No mostrar advertencia insuficiente al facturar

La última opción de la sección “Seguridad” de la ventana Configuración de la aplicación es: “No mostrar advertencia de existencia insuficiente”.

Nota: esta opción viene activada de forma predeterminada en el programa recién instalado, es decir, el programa no va a advertirte de existencia insuficiente y podrás facturar el producto aunque no tengas unidades en tu stock.

Advertir existencia insuficiente de producto al facturar
‍Advertir existencia insuficiente de producto al facturar

Tu sistema StockBase POS tiene la posibilidad de alertarte de existencia insuficiente al momento de ingresar el producto a un comprobante de venta (que descuenta stock).

Si no tienes suficientes unidades de ese producto disponibles para la venta y te informará la cantidad existente, para que decidas si deseas facturar menos unidades.

Esto quiere decir que, si intentas facturar un producto que tienes agotado en tu inventario o que no alcanza lo que hay en existencias para cubrir la cantidad de unidades que ingresaste en el comprobante, aparecerá un mensaje avisándote de la falta de producto

Para habilitar esta advertencia debes dar un clic en la casilla de verificación, dejando la opción sin seleccionar, es decir, la casilla debe quedar vacía y así, la funcionalidad de advertencia de stock insuficiente, quedará activada.

¿Qué te parece? ¿Cuál herramienta de seguridad crees que te sería de mayor utilidad?

Botón Aceptar

Cuando hayas finalizado Toda la Configuración, es decir, una vez que hayas elegido todas tus preferencias en cada una de  las pestañas de la ventana de Configuración de la Aplicación, no olvides presionar el botón aceptar, que ves al pie de la ventana,  para que los cambios se graben. 

El programa se cerrará  para que se guarden tus preferencias. Cuando lo vuelvas a abrir estará configurado con las opciones que indicaste.

El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)
‍El Botón Aceptar guarda las preferencias de Configuración (luego debes cerrar la aplicación)

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