Actualizado en
2020

Lee esto Antes de tu Próxima Reunión

Sistema para Empresas
Cuántas veces has temido de ir a una reunión porque lo ves como una pérdida de tiempo o porque no estabas preparado. No sufras mas: desde EGA Futura te acercamos un artículo basado en el libro Read This Before Our Next Meeting en donde se explica lo que es incorrecto respecto a la reunión y a la cultura de reuniones., pero sugiere cómo transformarlas en algo más efectivas eficientes y valiosas de participar.

Muchos de nosotros nos ganamos la vida atendiendo a las reuniones. Malas reuniones.

La tragedia del negocio de hoy es que mientras pasamos gran parte de nuestra jornada laboral en una sala de reunión o foro con otros colegas, y cada uno siente un beneficio convocando a una reunión, sólo unos pocos de nosotros realmente se ve beneficiado de participar de la mismas.

Al Pittampalli sugiere que la cultura de las reuniones está cambiando en cómo nos focalizamos y lo más importante qué decisiones tomamos. 

Dicho esto, las reuniones son:

  • El modo en el que hacemos un cambio, y
  • El cambio es el modo en el que crecemos.
  • Necesitamos reuniones para garantizar que las decisiones inteligentes son tomadas, y
  • Confirmar que nuestros equipos están interactuando de manera efectiva en proyectos complejos.

Lo que no necesitamos son reuniones mediocres, reuniones que realmente y de manera activa paralicen a nuestra empresa.

En un mundo con menos reuniones, tendremos más tiempo para nuestro trabajo y que realmente mueva a nuestra empresa hacia adelante.

Lo malo es que ahora somos adictos a las reuniones que nos aíslan del trabajo que deberíamos estar haciendo:

  • Eliminando este impedimento podremos finalmente tener tiempo,
  • Para hacer lo que es importante, y
  • No sólo lo que pensamos que es urgente.

Lección 1: El Riesgo de la Tradición

Pittampalli sugiere, que las reuniones tradicionales, a las cuales la mayoría de nosotros concurrimos en nuestros trabajos, generan dos tipos de grandes riesgos en los negocios:

  • Crean una cultura de compromiso, y
  • Matan nuestro sentido de urgencia.

Considera a Yahoo. En 2006 en su infame  “Peanut Butter Manifesto”, Brad Garlinghouse, VP de Comunicaciones en e momento que se informó del dilema en Yahoo:

Debemos abrazar nuestros problemas y desafíos y tomar medidas decisivas. Tenemos la oportunidad, de hecho la invitación, para enviar un mensaje poderoso, claro y fuerte a nuestros accionistas y a Wall Street, a nuestros publicistas y nuestros socios, a nuestros empleados (actuales o futuros) y a nuestros usuarios. Todos están pidiendo una señal que reconozcamos y comprendamos nuestros problemas, y que estamos en camino hacia un cambio fundamental. Nuestro curso actual y velocidad no nos llevará a donde queremos ir. Las curitas de poca duración no nos conducirán a donde queremos ir. ¿Cuál era el problema? 

Nuevamente según las palabras de Garlinghouse:

Nos hace falta una visión coherente y centrada de nuestra empresa. Queremos hacer todo y ser todo para todos. Hemos sabido esto durante años, hablado de esto pero nada se ha hecho al respecto

Todos hablan pero no hay acción:

  • El mundo entero estaba observando lo que Yahoo podría hacer.
  • Pero nada se realizó, estaban estancados.
  • Durante el  surgimiento de la Web 2.0, la era de Google y Twitter y Facebook y Groupon Yahoo la empresa pudo haber ganado pero no hicieron nada. 
La razón por la que Yahoo! fracaso es simple: Por error, Yahoo! había adoptado una cultura de reuniones fallidas. Aquellas sesiones mataban la acción y crearon una cultura de compromiso. 

Lección 2: Cambia el Juego

¿Cuándo fue la última vez que tomamos una decisión de cambio de juego que hizo que tengamos palpitaciones?

En vez de una estructura de reuniones que demande que tenemos que tomar y defender decisiones fuertes, el sistema que rompe las regiones que hemos adoptado nos permite manejar la responsabilidad de forma muy fácil.

Las grandes decisiones:

  • Implican riesgo, y
  • El riesgo atemoriza a las personas.
Es natural que las grandes ideas sean atacadas o ignoradas. Cuando se plantea una idea revolucionaria en una de nuestras reuniones (y muchas han sido planteadas) nadie se hace cargo de su propiedad.

El efecto del observador toma el control:

  • El comité adopta las decisiones,
  • La idea se desintegra,
  • Los costados son recortados, y
  • El resultado es una decisión segura o ninguna decisión, creando un pequeño cambio y poca esperanza de un futuro mejor. 

Esto es contagioso. Por ejemplo en British Broadcasting Company:

  • Las compras importantes por lo general requieren de seis o más reuniones, y
  • Deben ser aprobadas por diferentes directorios y paneles de revisión. 
Interrumpir de manera regular el día para utilizar lo mejor de nuestras mentes en lo urgente hace que sea imposible que focalizan su energía en lo que es realmente importante. 

Es el trabajo real lo que nos mueve hacia adelante. El trabajo incluye:

  • Acción,
  • Lucha, y
  • Esfuerzo. Es el resultado lo que nos reclama, más que el ganar.
David Heinemer Hansson cree que las reuniones son tóxicas porque dividen el día laboral en varios series de momentos de trabajo
Los sistemas eficientes deben ser organizados sobre el rendimiento que quiere ser optimizado: en nuestro caso el trabajo. Pero con muchas reuniones convocadas es como si nuestro trabajo fuera organizado sobre nuestras reuniones.

Lección 3: La Reunión Tóxica

Existen tres tipos de reuniones tóxicas

Las Reuniones de Conveniencia

Estos tipos de sesiones son llamadas así porque es difícil capturar todo lo que queremos decir efectivamente en la escritura rápidamente.

Las reuniones de Conveniencia rara vez agregan más valor que lo que un memo tiene. De hecho, son peores porque además de perder el tiempo se apoyan en la comunicación no verbal que es difícil de referir más tarde.

¿Todos trataron de grabar el lenguaje corporal? 

Las Reuniones de Formalidad

Estas reuniones son generalmente convocadas por los gerentes que piensan que es su trabajo llevarlas a cabo.

Ya sea que estas reuniones están diseñadas para dar la apariencia de control y productividad o si son un medio para que los gerentes sutilmente ejerzan su estatus, estas reuniones son una pérdida de tiempo.

Aunque tengamos miembros que se reúnan para compartir consejo o informes de estado que de un beneficio incremental, esto se desvanece en comparación al costo de la interrupción. 

Las Reuniones Sociales

Las reuniones sociales con el objetivo de la conexión:

  • A veces convocamos a encuentros sociales sin darnos cuenta.
  • Desafortunadamente las reuniones sociales se convierten en algo circular, en donde se da vuelta sobre temas sin objetivo muy claro.
  • Puedes querer desacelerar y chatear pero quizás no todos en la sala tienen los mismos propósitos (o tiempo que tú),
  • Guárdalo para el gimnasio. 

Lección 4: No tengamos una Reunión

Una conversación es un diálogo en tiempo real entre dos personas, no es una reunión.

Las conversaciones son:

  • Fáciles de controlar,
  • Fáciles de rechazar, y
  • Generalmente una forma efectiva de comunicación.
A diferencia de las reuniones, las conversaciones no son armas de interrupción masiva. Tengamos una conversación
Una sesión de trabajo grupal es exactamente como suena, no es una reunión. Es el trabajo real hecho de manera simultánea con otros miembros del equipo, dentro del equipo y otros adjuntos.

En una sesión de trabajo:

  • El foco está en la creación, y
  • El objetivo es claro.
La sesión incluye solo miembros del equipo que interactúan entre sí de forma regular. Tengamos una sesión de trabajo grupal

Las tormentas de ideas (Brainstorming) son:

  • Sesiones mágicas diseñadas de manera especial,
  • Para generar un conjunto de ideas.
  • No es una reunión.
  • Tengamos una brainstorm
Las reuniones son demasiado costosas y disruptivas para justificar utilizarlas para la mayoría de las diferentes clases de comunicación, como hacer anuncios, clarificar problemas o incluso juntar inteligencia. No tengamos una reunión. 

Lección 5: Tengamos una Reunión Moderna

Este es el manifesto central de Pittampalli. La Reunión Moderna es un instrumento especial, una herramienta sagrada que existe solo por una razón: apoyar decisiones. Las decisiones han sido siempre lo que nos mueve a actuar. Preceden todo cambio. Las decisiones valientes conducen a una organización valiente, decisiones temerosas conducen a una organización temerosa. 

Debemos estructurar a la Reunión Moderna de manera que las decisiones importantes suceden con frecuencia y rápidamente, y aquellas decisiones sean convertidas en movimiento que conduzca a una organización hacia adelante sin temor. 

1. La Reunión Moderna apoya una decisión que tiene que ser tomada

Debemos juntar solo el resultado y consejo de otros que sea necesario para tomar nuestra decisión.

No se necesita la sobrecarga de información.

Sin embargo, antes de tomar una decisión no podemos llamar a una reunión. Las reuniones modernas no pueden existir sin que haya una decisión que la sustente.

Si necesitas la opinión de alguien antes de tomar la decisión:

  • Recíbela personalmente: Uno a uno,
  • Ten una conversación con esa persona.
  • Menos conveniente para ti pero es el punto.
  • Eres el único que tiene que tomar la decisión.
Si la decisión es controversial, obtén la aprobación del grupo, uno a uno. En definitiva eres tú el que tomará la decisión

2. La Reunión Moderna se mueve rápido y finaliza dentro de lo programado. 

Las reuniones tradicionales parecen continuar por siempre, sin final a la vista. Cuando el reloj se acaba agregamos más tiempo o incluso peor más reuniones.

Los plazos fuertes presionan a las partes a resolver las decisiones difíciles necesarias para el progreso. 

Con demasiado tiempo:

  • La decisión más firme puede ser reconsiderada.
  • Los argumentos se transforman en circular,
  • Los mismos puntos se discuten una y otra vez sin una información más real. 
Debes tratar de que la reunión sea lo más breve posible y establecer un horario de finalización firme.

Cada minuto que estés sentado con 5 o siete personas fundamentales es un minuto que le está costando a la empresa una fortuna. Utiliza los minutos inteligentemente. 

3. La Reunión Moderna limita el número de participantes

Cuando tratamos de llegar a un acuerdo en nuestras regiones:

  • El número de acuerdos reales que necesitan llevarse a cabo
  • Surgen de manera exponencial,
  • A medida que se agreguen más personas al grupo.

Cuando existen demasiadas visiones conflictivas hay rara vez base para el acuerdo. Peor es tener gente que solo observe les hace perder su tiempo y disminuye su prestigio. 

En la reunión moderna solo invita a quienes sean absolutamente necesarios para resolver la decisión que ha sido presentada. Desde ahora en adelante si eres invitado a una reunión donde no perteneces o no contribuyas por favor no asistas. 

4. La Reunión Moderna rechaza lo no preparado

La Preparación comienza con un líder de reunión:

  • Debe crear una agenda, y
  • Un conjunto de materiales de base.

Preparar la agenda incluye:

  1. Pensar que va a suceder en la reunión,
  2. Cuáles son los objetivos,
  3. Quién debe ser invitado,
  4. Qué deben traer, y
  5. Cuánto tiempo durará la misma.
La agenda debe claramente plantear el problema, las alternativas y la solución

Debe resaltar exactamente:

  • El tipo de feedback solicitado, y
  • Debe finalizar con la declaración de lo que la reunión dejará si fue exitosa. 
Lo más importante, las agendas requieren preparación de parte de los participantes. Cualquier información para que los participantes sean rápidos debe ser entregada con antelación.

Si el participante:

  • No tiene tiempo de leer y prepararse,
  • No tienen tiempo de participar.
  • Las reuniones modernas producen planes de acción comprometidos. 

En las reuniones tradicionales, se graban los minutos.

Lo que Todos necesitamos saber es:

  1. La decisión, y
  2. El plan de acción resultante.

El plan debe incluir al menos lo siguiente:

  • ¿Qué acciones vamos a tomar?
  • ¿Quién es responsable de cada acción?
  • ¿Cuándo se completarán aquellas acciones?

Después de la reunión, el líder debe asegurarse que los participantes hagan lo que acordaron hacer, y cuándo hacerlo. Procura que sean responsables. Si no lo haces, quien entonces. Los planes de acción completados demuestran a los participantes de las reuniones que el tiempo que dedican en la sala de conferencia no fue en vano y que la reunión tuvo éxito y funcionó. 

5. La Reunión Moderna rechaza ser informativa

Es obligatorio leer los memos. Las reuniones deben ser reservadas para las decisiones.

El único modo de hacerlo es:

  • Cancelar las reuniones informativas.
  • Debemos hacer un pacto de leer los memos.
  • Si no se lee el memo, se rompe el pacto, y
  • Regresamos a las reuniones informativas.
La información tiene que ser compartida en documentos contundentes y coherentes. Debe haber un pensamiento completo que valga la pena ser leído y que indique y sea de verdadera prioridad.

6. La Reunión Moderna funciona sólo junto con una cultura de brainstorming

El brainstorm es la anti reunión, la contraparte que se sienta del otro lado de la escala del otro lado de la reunión moderna que da equilibrio al sistema.

El objetivo del brainstorming es romper el miedo que por lo general limita la creatividad de la gente

Las Reglas Básicas:

  • Invitar a la gente que es apasionada por la idea.
  • Elogia liberalmente. Fomenta la participación
  • Enumera las ideas. Busca grandes números.
  • Utilizar un temporizador. Crea urgencia.
  • Diviértete. Se activo.
  • No invitemos al jefe!
  • Escribamolos. Captura la esencia de la idea.

Conclusión

Antes de organizar otra reunión, pregúntate lo siguiente: 

  1. ¿Puedo tomar esta decisión por mi mismo?
  2. Si es necesario un grupo como y cuando los incluiré al grupo?
  3. Es importante la opinión de otra persona o los hechos son suficientes>
  4. ¿Puedo hacer esto con una conversación en vez de una reunión?
  5. ¿Cuánto tiempo llevará esta decisión?
  6. ¿Cuál debe ser el próximo paso?

                                                                                                                                 


» Resumen

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