Mejores resultados esforzándose menos

Por qué el orden heredado de la era industrial ya no alcanza?

Por qué nos resistimos al desorden en lugar de aceptarlo? El desorden nos brinda ventajas a nuestra vida en el ámbito profesional y personal, nos invita a aceptar los cambios de planes inesperados, la irrupción de personas desconocidas o los sucesos imprevistos que serán clave para generar nuevas ideas con creatividad.

Por lo general, en la vida, tratamos de hacer lo mejor para darnos cuenta cómo:

• Controlar nuestra bandeja de entrada de correo,
• Pasamos horas llenando cuestionarios sobre páginas de citas en la web para encontrar a nuestro candidato perfecto, o
• Llevar a nuestros niños al lugar de juegos en vez de permitirles que corran en el vecindario o en un lugar abierto. 

Trabajamos para que nuestra vida diaria cree un mundo que sea bien organizado, sistematizado, cuantificado y sumamente estructurado.

Nos rendimos a la tentación de un enfoque de una mente ordenada que haga nuestra vida mucho mejor. 

Pero, sabemos que el modo en el que ha estado funcionando de manera regular garantiza que no estemos listos para tratar con los desafíos que la vida te presenta de maneras novedosas y creativas? 

Hemos crecido en un mundo que está en transición desde la Revolución Industrial.

La mayoría de lo que hacemos de manera diaria:

• Horas estrictas de trabajo en nuestra oficina,
• Mantener el espacio laboral limpio y ordenado, y
• Hacer cosas tan eficientemente posibles, fue diseñado por una era que ya nos ha dejado, que es cosa del pasado. 

Cuando optimizamos para la eficiencia tiene sentido.

Pero cuando optimizamos para la efectividad:

• Cuando tenemos que entregar soluciones creativas a todo problema que aparezca hoy,
• Puede realmente entorpecer tu rendimiento porque deja poco margen para adaptarse e improvisar. 

Las virtudes de ser desordenado, desprolijo, no cuantificado, no coordinado, improvisado imperfecto, incoherente, vulgar, ambiguo, al azar, vago, difícil e incluso sucio son las que necesitamos para convertirnos en maestros de las soluciones creativas. 

Existe tiempo y lugar para tanto la eficacia y la efectividad pero debemos reconocer la diferencia y diseñar tu entorno (lo que incluye todo en tu vida) de manera de obtener los resultados que necesitamos cuando los necesitamos

El Autor Tim Harford, en su libro Messy cree que la base del éxito es con frecuencia el desorden. 

Volvámonos Desordenados

Cuando exploramos los mismos viejos enfoques obtenemos los mismos resultados, cuando algo nos fuerza a hacer algo diferente es cuando la magia sucede.

Con frecuencia, el desorden viene en forma de distracciones.

Mucha gente cree que ellos solo pueden hacer lo mejor de su trabajo en un entorno controlado:

• Un escritorio ordenado sin música de fondo,
• Sin desorden,
• Sin alboroto,
• Sin embargo, el desorden es por lo general el entorno en el cual surgen las mejores ideas. 

Ha habido múltiples estudios hechos por los psicólogos sobre las distracciones en relación a la creatividad:

• Se les ha mostrado diapositivas que eran una combinación de azul y verde a diferentes personas,
• Se les pidió que identificaran si en la diapositiva el color principal era azul o verde,
• Sin embargo, uno de los miembros de cada par era realmente parte del experimento,
• A veces decían verde cuando la diapositiva era claramente azul,
• Esto era confuso para el participante y los distraía de su atención. 

Luego se les preguntaba a los sujetos que asocien libremente palabras conectadas con el azul y el verde. Aquellos que habían estado confundidos por el error de su pareja daban asociaciones de palabras más originales que aquellos que no fueron distraídos, sugiriendo que la confusión los condujo a la creatividad, 

En el ámbito laboral

Steve Jobs entiende la importancia de la colaboración. Es por eso que él quiso diseñar las oficinas de Pixar con solo un baño en el lobby principal:

• Debido a esto, creyó que la gente sería casualmente reunida por la necesidad humana de orinar,
• Sin embargo, Jobs estaba cometiendo un error simple,
• Estaba en lo cierto en pensar que el diseño de construcción afecta el modo en que la gente trabaja pero no era necesariamente como pensaba.

En 2010, dos psicólogos de la Universidad de Exeter establecieron un experimento en espacios simples de oficina:

• Algunos estaban en un laboratorio de psicología y otros en una oficina comercial,
• Los sujetos experimentales pasaron una hora realizando tareas administrativas en 4 entornos diferentes, y
• Fueron examinados basados en cuán eficientemente trabajaban y cuán satisfechos estaban con el trabajo que hicieron. 

En cuanto a los espacios, así eran.

Primer Entorno

En este lugar, todo estaba limpio con:

• Un escritorio vacío,
• Una silla giratoria lápiz y papel,
• Completamente limpio y ordenado.

Segundo Entorno

El segundo entorno era similar al primero con el agregado de algunas decoraciones:

• Había fotografías impresas de plantas en la pared,
• Algunas plantas reales también.
• Los trabajadores en esta oficina realizaron más trabajo,
• Completaron más exactamente, y
• Se sintieron mejor respecto a su experiencia. 

• Los últimos dos entornos fueron similares al segundo pero en uno de ellos, los participantes eran invitados a pasar algo de tiempo acomodando la decoración como a ellos les agradara. 
• En el último entorno, los científicos pidieron a los participantes cómo querían que decoraran la habitación, y luego reacomodar los muebles hasta que sea similar al entorno inicial. 

En la oficina que los participantes eligieron sus decoraciones y la mantuvieron, la gente produjo el 30% más que en la primera oficina, y casi el 15% más que en la oficina decorada. El entorno último que no decoró su espacio obtuvo baja productividad y baja moral. 

Luego, los psicólogos preguntaron a los participantes sobre la oficina en la que habían trabajado:

• Si no les agradaba el espacio, tampoco les gustaba la empresa que los estaba hospedando, ni la tarea que estaban desarrollando,
• La mejor opción para tanto la productividad y la felicidad era permitir a los trabajadores que diseñaran su propio espacio. 

Recientemente, se ha hecho muy popular instalar equipos de juegos y otras decoraciones extravagantes en la oficina: un conocido ejemplo es Googleplex, las oficinas de Google en California.

Mucha gente cree que este es el secreto de su éxito.

Sin embargo, Google no cree que su éxito venga de las oficinas creativamente planeadas:

• Se creó el Googleplex lleno de juguetes luego de haberse hecho exitoso,
• Resultó ser que no importaba realmente cómo estaba decorado el lugar de trabajo,
• La gente florecerá si pueden controlar su propio espacio,
• Algunas personas advierten que una área de escritorio muy decorada distrae.

Sin embargo, la gente ama tener el control sobre el espacio en el cual trabaja y con frecuencia el control conduce al desorden. Si alguien es forzado a mantener su espacio de trabajo en un modo que no le gusta, será menos productivo y estará menos satisfecho con el trabajo que hagan. 

Steve Jobs estaba en lo cierto en creer que más encuentros conducían a más colaboraciones pero no se dio cuenta cuán importante era la autonomía.

Por lo tanto:

• Su staff se quejó respecto de tener un solo baño,
• Entonces desistió,
• Por lo tanto, se comprometió a agregar tres baños más alrededor del edificio para crear muchas oportunidades de reuniones.

El desorden no es siempre malo especialmente cuando está en la forma de decoración autónoma. Fomentar a los empleados a que decoren sus espacios de trabajo en cualquier estilo, incluso aun siendo desordenado es una buena decisión. 

La vida es Desordenada

Somos personas de mente ordenada que instintivamente admiramos el orden. Sin embargo, el orden no es siempre lo que es mejor. 

Mantener las cosas en su lugar ayudará a tener registro de ellas, pero mantener registro de cada una de ellas te distraerá de hacer lo que necesitamos hacer.

Si nos focalizamos en la acción práctica, no necesitamos ser organizados: organizar las tareas lleva tiempo valioso de hacer otras tareas.  

Pensemos en un escritorio desordenado:

• Los documentos sin utilizar gradualmente se quedarán abajo,
• Cosas importantes encontrarán su camino en la parte superior,
• Hay una tendencia natural de organización basada en el hecho de que las cosas útiles se mantendrán fáciles de tomar, y
• En la parte superior de la pila.

Un estudio examinó dos tipos diferentes de personas: 

1. Apiladores, y 
2. Archivadores. 

Apiladores

Los apiladores:

• Guardaban sus documentos en sus escritorios por un largo tiempo hasta que se dieron cuenta que eran inútiles y los tiraban,
• Los archivos que ellos hacían eran pequeños y proactivos y usados de manera frecuente, y
• Su papeleo se acumula alrededor del escritorio.

Archivadores

Descubrieron que:

• Los archivadores perdían tiempo archivando prematuramente para mantener su escritorio ordenado,
• Por lo general archivaban documentos que no tenían realmente el valor a largo plazo. 
• Además, tenían tantos documentos archivados que no sabían dónde estaba todo, y
• Como amaban archivar, sufrían mucho tirando cosas porque las percibían como valiosas. 

El desorden digital podría ser beneficioso también:

• Un estudio descubrió que la gente creaba una nueva carpeta de correo cada 5 días,
• Esto podía crear sus propios problemas porque lleva tiempo archivar correo, y
• El clickear a través de carpetas lleva más tiempo que simplemente buscar una bandeja de entrada completa. 

La creatividad real se encuentra en las partes desordenadas de la vida, no en las ordenadas, y una apreciación del desorden es parte del cumplimiento de nuestro potencial humano. 

Con frecuencia pensamos que es más seguro y mejor lo ordenado, pero no es ni más seguro ni mejor

La apertura y la adaptabilidad son desordenadas. Las situaciones desordenadas son mejores de lo que pensamos. 

Ideas principales sobre Mejores resultados esforzándose menos

El deseo de la prolijidad ha sido tan arraigado en nuestro instinto que olvidamos apreciar las virtudes del desorden que realmente es lo que necesitamos para:

• Convertirnos en los maestros de las soluciones creativas,
• Para aquellos desafíos que la vida nos arroja. 

De hecho, el trabajador con una bandeja de entrada desordenada es más productivo, encontramos el alma gemela cuando ignoramos esas cosas por página web, los niños corriendo por los campos no solo tienen más diversión y aprenden más habilidades sino que tienen menos accidentes. 

Las situaciones desordenadas tienden a dar un suelo creativo fértil. La combinación de mejoras graduales y shocks al azar tienden a ser una manera efectiva de encarar problemas difíciles

Las interrupciones desordenadas serán más poderosas cuando están combinadas con habilidad creativa.

La interrupción:

• Pone a un artista, científico o ingeniero en un territorio poco prometedor, en un valle profundo más que en una colina familiar.
• Pero entonces la experiencia golpea y encuentra caminos para seguir adelante,
• La subida termina en el pico nuevo quizás más bajo que el anterior pero quizás inesperadamente más alto. 

La flexibilidad y la improvisación es una ganancia clara:

• La creencia que tenemos el control es errónea,
• Por lo tanto cuanto antes aceptemos eso y nos adherimos a eso mejores cosas produciremos.

La velocidad económica y la flexibilidad son ventajas de desorden que prueban que la improvisación tiene sus ventajas por encima del orden

El orden:

• Apaga la creatividad, y
• Todas las creaciones hermosas que vienen de ellas,
• Necesitamos abrazar el desorden, y la improvisación y lo que surja de eso será genial.

Necesitamos apreciar las virtudes del desorden para:

• Obtener visiones frescas, y
• Obtener un éxito frecuente. 

En épocas cuando la respuesta correcta no es inmediatamente obvia tu creatividad: toma el control, haciendo conexiones que otra gente no ve, llevándote al éxito propio.

Es el único camino para hacer que el gigante tome el control en tu vida y en tu empresa.

Preocupémonos por ser desordenados y tu vida cambiará.

Preguntas frecuentes sobre las virtudes del desorden

Estas son las dudas que aparecen cuando alguien propone trabajar con menos prolijidad y obtener más resultados. Las respuestas siguen los estudios y los ejemplos que recorre este artículo, tomados del libro Messy, de Tim Harford.

Por dónde se empieza sin que el desorden se vuelva un problema?

Por distinguir eficiencia de efectividad, porque hay tiempo y lugar para las dos. Optimizar para la eficiencia tiene sentido en tareas conocidas, pero cuando hay que entregar soluciones creativas a problemas nuevos esa misma optimización entorpece el rendimiento, ya que deja poco margen para adaptarse e improvisar.

El desorden ayuda de verdad o es solo una excusa para no ordenar?

Hay experimentos que muestran que la confusión empuja a la creatividad. En uno de ellos se pidió a los participantes identificar si una diapositiva era azul o verde, y un integrante de cada par, que era parte del experimento, a veces decía verde cuando la diapositiva era claramente azul. Quienes quedaron confundidos por ese error dieron después asociaciones de palabras más originales que quienes no fueron distraídos.

Qué conviene hacer con el espacio de trabajo del equipo?

Dejar que cada persona lo arme a su gusto. En el experimento que dos psicólogos de la Universidad de Exeter montaron en 2010, la oficina donde los participantes eligieron su decoración y la conservaron produjo un 30% más que la oficina vacía y casi un 15% más que la ya decorada, mientras que el grupo al que le desarmaron el espacio tuvo baja productividad y baja moral. La gente florece cuando controla el lugar donde trabaja, y ese control suele traer desorden.

Sirve copiar las oficinas llenas de juegos?

No es de ahí de donde viene el resultado. Google no atribuye su éxito a sus oficinas, entre otras cosas porque el Googleplex lleno de juguetes se armó después de que la empresa ya fuera exitosa. Le pasó algo parecido a Steve Jobs, que puso un solo baño en el lobby de Pixar para forzar encuentros, no calculó cuánto pesaba la autonomía y terminó agregando tres baños más cuando el equipo se quejó.

Conviene archivar todo o dejar los papeles apilados?

Un estudio comparó apiladores y archivadores, y los archivadores salieron peor parados. Perdían tiempo archivando antes de hora para mantener el escritorio prolijo, guardaban documentos sin valor a largo plazo y terminaban con tanto archivado que no sabían dónde estaba cada cosa. En una pila, en cambio, lo inútil se hunde solo y lo importante queda arriba y a mano.

Aceptar el desorden donde hace falta creatividad no es lo mismo que decidir a ciegas qué cobrar, qué comprar o a quién contratar. Si quieres ver cómo se ordena la información con la que se dirige tu empresa, para decidir con los datos a la vista en lugar de a ciegas, agenda una demo de EGA Futura ERP: dura de 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.