¿Qué es un Sistema Automatizado de Fuerza de Ventas o SFA? -

Cuando se trata de gestionar la información con mucho tacto, nada mejor que un programa automatizado de fuerza de ventas

En el contexto de la gestión CRM y mercadeo, este programa de la nueva era se ha convertido en una necesidad para ayudar a mecanizar las ventas y las funciones de gestión de la fuerza de ventas.

Cuando combinamos los parámetros necesarios para ser capaz de ejecutar los procesos de ventas sin problemas, esto es llamado Programa Automatizado de Fuerza de Ventas.

La función principal de un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas es mantener un seguimiento de todas las fases de un proceso de venta. Un típico Sistema Automatizado de Fuerza de Ventas se compone de un software de gestión de contactos el cual puede registrar los datos de los clientes, la razón del contacto y cualquier respuesta o seguimiento que sean necesarios para ayudar al cliente.

Es necesario mantener el seguimiento  porque no se debe responder a un determinado cliente una vez o después de que el problema se ha resuelto debido a que ello pudiera terminar irritando al cliente en su lugar.

Un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas  también consiste en un programa de seguimiento de ventas potenciales, es decir, un sistema que vigila a los clientes potenciales mediante el seguimiento con una serie de llamadas telefónicas o a los clientes que utilizan productos similares.

Algunos de los más avanzados Programas de Automatización de Fuerza de Ventas permiten a sus clientes modelar y personalizar el producto que quieren probar, el cual ajusta sus necesidades a través de sistemas de diseño de productos en línea.

Con el tiempo y el desarrollo en tecnología que han tenido, los Sistemas Automatizados de Fuerza de Ventas han estado ofreciendo asistencia tecnológica a los directivos y a los vendedores por las últimas cuatro décadas.

Antes de la llegada de este tipo de soluciones, había muchos sistemas particulares e independientes que tuvieron que ser manejados como tales para gestionar las necesidades de los clientes y realizar un seguimiento de sus datos.

En los últimos años, sin embargo, se han producido cambios en el sistema y todos los sistemas que antes fueron independientes se han combinado para garantizar la máxima facilidad y productividad lo cual acelera el sistema automatizado de ventas.

Para conseguir una vista detallada de un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas  y los componentes asociados a él, he aquí una breve visión:

1. Un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas utiliza sistemas computarizados que incluyen hardware y software para asegurar un entorno automatizado, asimilación y análisis de los componentes y distribución de la información que ayuda a mejorar la Productividad de la Fuerza de Ventas.

2. Los múltiples componentes de un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas que funciona como sistemas o programas independientes son:

• Gestión de cuentas,
• Actividad y gestión de contactos,
• Administración de  eventos,
• Gestión de órdenes y contratos,
• Manejo de documentos,
• Administración de incentivos,
• Manejo de procesos y oportunidades potenciales,  
• Tiempo y gestión de llamadas,
• Configuración,
• Diseño y manejo del producto,
• Control de inventarios,
• Pronóstico de ventas,
• Manejo de territorio,
• Flujo de trabajo y gestión de procesos,
• Generación de propuestas, y
• Manejo de ofertas

3. Estos pocos procesos identificables para la Gestión de la Fuerza de Ventas alteran directamente el sistema.

He aquí un rápido vistazo a los siguientes:

1. Gestión del tiempo: Se encarga de comprobar con precisión el tiempo necesario para cada tarea.

2. Gestión de oportunidades: Si el proceso se ha seguido a la perfección, aparece una oportunidad para la venta.

3. Gestión de llamadas: Planificar la información que debe proporcionar al cliente durante una llamada y el manejo efectivo del cliente.

4. Gestión de cuentas: Administrar las múltiples oportunidades que un negocio tiene con un cliente. Manejado por el uso del proceso, las herramientas y los objetivos.

5. Gestión del territorio: Con el fin de monitorear la cuenta, el territorio se determina por el número de cuentas de los representantes y los clientes activos que utilizan el sistema.

6. Gestión de la fuerza de ventas: Este proceso incluye el entrenamiento, control, sistemas de tecnología informática, asesoramiento e intercambio del sistema con la gente y los distintos departamentos.

4. Un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas  no es sólo la intención de registrar y controlar la información necesaria; es esencial que este programa pueda predecir la naturaleza de las ventas del negocio y contribuir al desarrollo de estrategias que son útiles para mejorar las ventas, la productividad y el rendimiento.

5. El paquete de un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas incluye una interfaz web, una base de datos, un correo electrónico y los modelos para personalizar.

La arquitectura de tres niveles se utiliza para separar la interfaz, la base de datos, la aplicación y el servidor. Esto reduce las exigencias relacionadas con la programación por parte del cliente. Además, un enfoque de programación y diseño basado en el módulo se utiliza para hacer la personalización fácil para el cliente.

6. Hoy en día, un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas está basado en línea, en un sistema de nubes, lo cual significa que la información, tales como los horarios, los clientes y el seguimiento de los resultados se puede acceder a través de la base de datos en cualquier lugar.

Este paquete está diseñado teniendo en cuenta las medianas y grandes casas comerciales y empresas. Por otro lado, esto significa que los clientes pueden acceder a los datos desde cualquier lugar utilizando una conexión a Internet sin necesidad de ningún software o hardware especial.

La aplicación de un Programa Automatizado de Fuerza de Ventas tiene ventajas sobre los sistemas tradicionales y así, cuando hablamos del manejo de las ventas en una casa comercial, es esencial entender las ventajas que una interfaz y el sistema pueden tener:

1. Nos ayuda a entender la estructura económica de una industria, no importa qué sector sea.
2. Ayuda a identificar los distintos segmentos y los objetivos de un mercado. Esto es esencial cuando nos estamos centrando en la atracción de nuevos lotes de clientes.
3. Ayuda a desarrollar nuevos productos utilizando las respuestas que los clientes proporcionan.
4. Ayuda a entender las diversas deficiencias que una empresa tiene y por lo tanto,  puede ser utilizado para superarlas.
5. Ayuda a crear prolongadas ventajas en lo que respecta a la competencia.
6. Ayuda a construir estrategias; uno puede entender sobre la estructuración de las marcas de tal manera que ayude a planificar las ventas y donde se deben colocar las marcas para aumentar las ventas en el futuro.
7. También ayuda a entender los productos de la competencia y las estrategias de ventas.
8. Usando los datos para desarrollar perfiles para diferentes lugares, culturas y orígenes que ayuda a predecir el número de clientes y por ende, las estrategias de venta. 

La productividad aumenta cuando el negocio entiende sus limitaciones y actúa en el desarrollo del sistema correcto.

Si la información es utilizada para mejorar la experiencia del cliente, esto deja al cliente más satisfecho con la empresa.

Esto define un margen competitivo para la empresa y, a su vez, impulsa a la empresa a niveles superiores.