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2020

Estrategia: Cómo Pensar con Claridad en la Era de la Sobrecarga de Información

Sistema para Empresas
Si quieres tener una mente organizada para permitirte realizar más cosas, y tener más éxito en el mundo que está construido para la distracción, este artículo es para ti. Un lugar para todo, y todo en su lugar, es un un principio que Daniel Devitin desarrolla en su libro The Organized Mind que durante siglos ha permitido que mantengamos nuestro mundo físico en orden para focalizarnos en la tarea que tengamos a mano, y de este modo progresar.

En la actualidad, hemos agregado complejidad a nuestros mundos sociales y digitales, haciéndolo todo más y más dificil, y de este modo oder lograr nuestros objetivos más importantes en nuestras vidas

El Estado Actual de Sobrecarga de información 

Cada día nos confrontamos con una cantidad inmensa de información:

  • Cada uno de nosotros procesa alrededor de 100.000 palabras por d√≠a a trav√©s de todos los mensajes a lo que estamos expuestos.
  • La persona promedio observa 5 horas de televisi√≥n cada d√≠a,
  • Que es el equivalente de procesar 20 gigabytes de im√°genes audiovisuales.¬†

¬ŅQu√© tiene que ver esto con tu mente, y qu√© tan bien organizada est√°?

Hay dos cosas para considerar aquí:

Primero, tu cerebro evoluciona para focalizarse en una cosa a la vez:

  • La capacidad de procesamiento de la mente consciente ha sido estimada en aproximadamente 120 bits por segundo,
  • Lo que significa que escasamente entiendes a dos personas habl√°ndote al mismo tiempo,¬†
  • La tarea m√ļltiple es un mito, tu cerebro simplemente no tiene la capacidad de hacerlo.

Segundo, esto significa que necesitas tomar decisiones sobre quién y a qué prestar atención a lo largo del día:

  • Tu cerebro parece tener la capacidad de tomar cierto n√ļmero de decisiones todos los d√≠as, y¬†
  • Una vez que alcanzas ese l√≠mite, no puedes tomar m√°s decisiones, sin importar cu√°n importantes sean,
Esto significa que cada estado actualiza a continuar leyendo Facebook y cada mensaje de whatsapp que recibas de un amigo está compitiendo por recursos en tu cerebro con cosas más importantes como terminar el proyecto que vende al final del día. 

Una vez que hayas agotado el límite de la capacidad de toma de decisión diaria de tu cerebro:

  • Eres incapaz de tomar buenas decisiones, y¬†
  • De √ļltima eres incapaz de hacer un gran trabajo.¬†

Para comprender porque esto es importante, miremos como la memoria y la atención trabajan.

Cómo funciona la atención

Para comprender cómo tener una mente bien organizada necesitas saber cómo nuestra mente nos organiza.

Hay cuatro componentes principales del sistema atencional humano, que es lo que conduce a quien y a lo que prestas atención. 

Primer Componente: Modo So√Īador

El primer componente es algo que llamamos modo so√Īador. Este es donde:

  • Visualizas el futuro,¬†
  • Te proyectas a ti mismo en una situaci√≥n, e¬†
  • Imaginas c√≥mo ese encuentro puede desarrollarse.¬†
Lo interesante es que los cient√≠ficos han descubierto que esto es el estado predeterminado de tu mente. B√°sicamente siempre que no est√©s localizado en una tarea est√°s en modo so√Īador.¬†

Segundo Componente: Modo Permanecer en la Tarea

El segundo componente es el modo permanecer en la tarea, este es el modo que utilizas cuando:

  • Estas pagando los impuestos,¬†
  • Escribiendo un informe, o¬†
  • Tratando de manejar en un pa√≠s extranjero.¬†
Los investigadores llaman este modo el ejecutivo central. Mientras estás despierto, estás en uno de aquellos dos estados pero nunca al mismo tiempo. 

El Tercer Componente: Filtro Atencional

El tercer componente es el filtro atencional, que determinan cómo puedes esperar a lo que prestas atención:

  • Tu mente no tiene la capacidad de prestar atenci√≥n a todo lo que est√° sucediendo alrededor tuyo,¬†
  • Por lo tanto filtra todo lo que parece irrelevante para ti ahora.¬†

Por ejemplo, tu cerebro :

  • No registra todos los autos zigzagueando del otro lado de la autopista,
  • Cuando est√°s en tu carril yendo a visitar a un familiar en otra ciudad o estado.¬†

Existen dos principios que el filtro atencional emplea para decidir a qué prestar atención: 

  • Cambio, e¬†
  • Importancia.¬†
Tu cerebro r√°pidamente nota algo que cambia en el entorno, y permite que las cosas salgan

Por ejemplo:

  • Si est√°s manejando en una calle suave, y
  • De repente comienza a ponerse pedregoso,
  • Tu mente comenzar√° a ser consciente de eso instant√°neamente.¬†

Tu cerebro también nota cosas que son personalmente importantes para ti, por ejemplo:

  • Si alguien en un sal√≥n lleno de gente menciona tu nombre,
  • Lo escuchar√°s claro y fuerte.¬†

El Cuarto Componente: Sistema Atencional

El cuarto componente del sistema atencional es el interruptor atencional que nos permite dirigir la atención a una cosa y luego a otra. 

Este es un ejemplo práctico para explicar cómo funciona en el mundo real:

  • Digamos que est√°s leyendo un libro,¬†
  • De repente, tu tel√©fono suena, un cambio en tu entorno f√≠sico que tu filtro atencional permite salir,¬†
  • En aquel momento, decides que quieres ver quien te envi√≥ un wassap y que dice, y
  • Utilizas tu interruptor atencional para dirigir tu atenci√≥n desde el libro a tu tel√©fono.
Todo esto sucede tan rápido que no eres consciente de que estas cambiando los modos ni de que estamos tomando una decisión, pero es exactamente lo que hacemos

Cómo Funciona la Memoria

No recordamos cosas casi tan bien como pensamos que lo hacemos. Y a√ļn peor no siempre sabemos cu√°ndo recordamos cosas exactamente o no.

Lo que nos trae a la √ļltima conclusi√≥n que nuestra memoria molesta

Entonces, ¬Ņqu√© hacemos? Encontramos muchos modos en los que podemos exteriorizar nuestros recuerdos.

Esta es una idea que se remonta a los Griegos, y su efectividad se ha confirmado una y otra vez por la neurociencia contemporánea  

Esto es evidencia alrededor tuyo:

  • No intentas y recuerdas donde necesitas estar en cada momento del d√≠a, pones tu reuni√≥n en un calendario.¬†
  • No intentas y recuerdas todas las cosas que necesitas hacer, haces una lista de lo pendiente, y¬†
  • As√≠ sucesivamente,¬†

Aquí es donde comenzamos a discutir las estrategias que puedes desarrollar para crear tu propia Mente Organizada.

Poner parte de tu mente fuera de tu cuerpo

El principio más importante de la mente organizada es cambiar la carga de organización de nuestro cerebro al mundo exterior. 

La gente m√°s exitosa en el mundo:

  • Emplean sistemas que pueden ayudarlos a determinar la que prestarle atenci√≥n, y
  • C√≥mo recordar las cosas importantes,¬†
Tu modo de mente curiosa hace más que lo que pensamos sobre el futuro. Está constantemente escaneando el entorno para cosas que han estado sin hacer. 

Por ejemplo, si dices que comprar√°s leche camino a tu casa para que los chicos puedan tomarla con cereal ma√Īana a ma√Īana, tu modo de mente curiosa te har√° recordarlo.

Lo que no es muy √ļtil mientras est√°s en el medio de la preparaci√≥n a tu m√°s grande paso en la historia de la empresa. Esto consume energ√≠a mental preciosa que no puede desperdiciarse como hemos descubierto, tienen una cantidad limitada de ella cada d√≠a.¬†

La solución simple a este problema es:

  • Escribir cada pensamiento que interfiere en lo que est√°s haciendo.
  • Tan pronto que tu lo escribas en alg√ļn lugar,
  • Sabr√°s que lo encontrar√°s cuando lo necesites,
  • Tu modo de mente curiosa resonar√° dejando focalizarte en el paso.

Un sistema efectivamente sorprendente para hacer esto es utilizar un sistema de notas de 3x5, con un solo ítem por tarjeta. 

Clasificar aquellas cartas en diferentes categorías por ej:

  • Cosas para hacer hoy
  • Cosas para hacer esta semana
  • Cosas que pueden esperar
  • Caj√≥n de basura
  • Listas de compras
  • Recados
  • Cosas para hacer en casa
  • Cosas para hacer en el trabajo
  • Social
  • Cosas para pedir a Pat que haga
  • Cosas relacionadas a la salud de mama¬†
  • Llamadas telef√≥nicas para hacer

Esto puede sonar como gran trabajo pero el punto es que sacar cosas de tu mente y ponerlas en alg√ļn sistema que te ayude a:

  • Estar organizado,
  • Liberar√° a tu mente para poder trabajar en cosas m√°s importantes en tu empresa y en tu vida.¬†
Una vez que tu modo de mente curiosa sepa que hay lugar para todos y todo está en su lugar, te permitirá a tu ejecutivo central volver a trabajar sin interrupción. 

Ahora que sabemos como funcionan nuestras mentes y los principios fundamentales para estar organizacion veamos algunas tácticas específicas y estrategias que puedes utilizar para ser más productivo,

Organizar el correo

Mayormente tienes tus programas de correo establecidos para que los mails te lleguen autom√°ticamente o chequear cada minutos.

Básicamente tienes establecido un escenario donde eres interrumpido sistemáticamente cientos de veces por día.Esto hace estragos en tu atencion, causando que pierdas tu preciosa energía en cambiar tareas, 

Por el contrario:

  • Chequea el correo dos o tres veces por d√≠a en horarios predeterminados.
  • Incluso mejor para mantener tu modo de mente curiosa,
  • Progr√°malo en tu calendario.

Organizar las Cosas

No importa cuán eficiente nos convirtamos al organizar y exteriorizar nuestros recuerdos a veces perdemos cosas. Es mejor crear planes de contingencia para cuando lo hacemos. 

Por ejemplo:

  • Esconde una llave de repuesto en tu jard√≠n;
  • Guarda una llave de repuesto de tu auto en el escritorio de tu trabajo;
  • Utiliza tu tel√©fono para tomar una foto de tu pasaporte, licencia de conducir, seguro de salud o ambos lados de tus tarjetas de cr√©dito.
  • Lleva una llave USB con tus registros m√©dicos en ella;
  • Cuando est√©s viajando, guarda un formulario de ID y algo de efectivo o una tarjeta de cr√©dito a parte en tu bolsillo y otras tarjetas para que no pierdas todo al mismo tiempo;
  • Lleva un sobre con los tickets de viaje cuando est√©s fuera de la ciudad.

Organizar tu mundo social.

Cuanto más exitoso seas, más grande será tu círculo social y más necesitarás ser capaz de mantener un orden en la vida social. 

Una estrategia que la gente más exitosa utiliza es guardar archivos de contactos con información contextual, como por ejemplo:

  • D√≥nde conocieron a alguien nuevo;
  • De lo que hablaron;
  • Qui√©n los present√≥.

Luego, agregan etiquetas o notas para ayudarlos a organizar aquellos registros en categorías que puedan fácilmente buscar y en momentos de nota:

  • Amigos de trabajo;
  • Amigos de colegio;
  • Amigos de la infancia;
  • Mejores amigos;
  • Conocidos;
  • Amigos de amigos;

Organizar nuestro Tiempo

Como líder, la mayoría de las cosas más importantes que necesitas que se hagan, requieren largos períodos de constante atención y pensamiento.

Por lo tanto, tiene sentido organizar tu día para cumplir con tus tareas y pendientes:

  • Separa bloques de tiempo al menos una hora por vez para realizar tu trabajo m√°s importante.
  • Tambi√©n, dedica 5 o 10 minutos antes de aquella sesi√≥n con un ejercicio de aclaracion de mente.
  • Escribe todo lo que est√° en tu mente antes de aquella sesi√≥n para que puedas dedicar tu mente completa al trabajo focalizado que necesitas hacer.¬†
  • Aseg√ļrate de programar recreos en tu trabajo tambi√©n.
No importa que hayas despejado el camino para el trabajo focalizado, te cansar√°s y tu modo de mente curiosa comenzar√° a escabullirse
Si comienzas a sentir que te molesta chequear tu correo ver que est√° sucediendo en el facebook de tus amigos, o actualizarte con las noticias que chequeaste una hora atr√°s, es una se√Īal que es hora de tomarte un descanso.¬†

La gente más exitosa en el mundo trabaja de este modo y no solo logran más, sino que también están menos cansados y neuro químicamente menos agotados luego de realizarlo. 

Duerme bien

Debes dormir bien, lo necesitas, no sólo porque:

  • Te permite tener mejor claridad y atenci√≥n durante tu trabajo m√°s importante,
  • Sino que tu cerebro procesa informaci√≥n en tres modos diferente mientras duermes,

Primero:  Hay unitarización

Es la combinación de elementos o fragmentos discretos de una experiencia en un concepto unificado.

Por ejemplo:

  • M√ļsicos y actores que est√°n aprendiendo una nueva pieza,
  • Pueden practicar una frase por vez: el sue√Īo combina esto en un todo.

Segundo: Hay asimilación

El cerebro integra nueva información en la estructura de red existente de otras cosas que ya sabes:

  • Al aprender nuevas palabras, tu cerebro funciona de manera inconsciente,
  • Para construir oraciones de ejemplo con ellas,
  • Experimentado como encajan en tu conocimiento preexistente,¬†

Tercero: Hay Abstracción

Es donde las reglas ocultas son descubiertas y luego ingresadas en la memoria.

El sue√Īo ha demostrado que:

  • Eriquece la formaci√≥n y comprensi√≥n de relaciones abstractas,
  • De manera que la gente con frecuencia se despierte,
  • Teniendo solucionado un problema que no pod√≠a resolver la noche anterior.¬†

Conclusión

Existen muchos argumentos para tener un lugar para todo y guardar todo en su lugar.

Lo más importante es que permitirá a tu mente, la herramienta más poderosa que tienes a tu disposición, focalizarse en el trabajo que es lo más importante para tu éxito a largo plazo.  


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