¿Vale la pena utilizar un Sistema de Factura Digital? -

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A las empresas modernas, sin importar su tamaño o la dimensión de su alcance, les resulta cada vez más difícil ignorar la creciente importancia de incorporar la tecnología en sus prácticas. Esto es especialmente cierto para las pequeñas y futuras empresas que tienen mucho en juego.

Los riesgos de fingir ignorancia o complacencia acerca de la implementación de tecnología de punta en el ámbito de la facturación son simplemente demasiados para ignorar. Resolver los problemas de facturación es el nuevo mantra.

Atrás han quedado los días en que las empresas con visión comercial podían darse el lujo de soportar las limitaciones de la facturación en papel, perder horas y horas en manipular documentos, muestras y números para preparar un formato medio decente. Los ejecutivos de las empresas se dan cuenta de que su éxito radica en hacer "más con menos" a la hora de resolver problemas.

 

Inconvenientes de la facturación en papel

La facturación manual presenta numerosos problemas que pueden disminuir la eficacia de las operaciones financieras de la entidad.

Estos incluyen:

  • Menor productividad
  • Elevados costos de procesamiento
  • Tendencia a demoras, e inclusive  a perder facturas
  • Tediosos ciclos de procesamiento
  • Falta de una dirección coherente
  • Susceptibilidad a perder descuentos y muchas otras oportunidades
  • Problemas en el manejo de las solicitudes de materiales

 

Además de las limitaciones mencionadas anteriormente, también existe el riesgo de afectar a tu cadena de suministro a través de mecanismos obsoletos. Incluso en los casos en que las empresas han adoptado métodos tecnológicos, esta situación de mantener una cadena de suministro sólida sigue siendo evidente.

¿Cuál es entonces el camino a seguir?

 

Facturación digital: Solucionar el procesamiento de facturas incluyendo todo tu negocio

La respuesta es muy simple, realmente la facturación digital permite conseguir más haciendo menos.

El método de Facturación digital no está sólo repleto de todas las herramientas que son necesarias para la racionalización de los procedimientos de facturación, sino que también puede ofrecer todas sus facturas electrónicamente prácticamente en un día.

La Facturación digital elimina el tedio de la introducción manual y el re-chequeo constante, lo que básicamente significa que podrás decir adiós a tu antiguo hábito de luchar con documentos de texto y hojas de cálculo complejas.

La mayoría de los programas modernos de facturación digital, necesitan que hagas lo siguiente:

  • Seleccionar el cliente para el envío de la factura
  • Ingresar correctamente los detalles
  • Imprimir y enviar la factura o simplemente enviarla por email.  También podrías usar un específico formato pre-diseñado.

 

Es esta simplicidad de las operaciones lo que explica la creciente popularidad del sistema digital que trasciende la escala de una entidad comercial (o incluso una sin fines de lucro).

 

Ventajas a nivel macro

 1. Simplifica el seguimiento de ventas

Muchas pequeñas empresas trabajan todos los días para sus clientes, pero les facturan mensual o bimensualmente. La facturación digital aquí es una gran ventaja ya que el programa permite a los contadores supervisar cuidadosamente el flujo de trabajo de la empresa (horas o días que han invertido y / o el número de artículos vendidos en un plazo determinado).

En el momento de la facturación, ellos sólo tienen que seleccionar un cliente y presionar un botón (hacer clic en un botón) para generar los cargos vencidos.

 

2. Escaneo de cotización oportuna y presentación de informes

La presentación de cotizaciones a tiempo es imprescindible para todas las empresas que están buscando mantener su negocio. La facturación digital hace un trabajo brillante aquí para orientarte con un asistente de configuración del procesamiento fácil de entender le ayudará a comenzar en muy poco tiempo.

Mejor aún, ciertos sistemas de facturación digital también te proporcionan la libertad de acción para modificar las cláusulas/directrices para diferentes cotizaciones en caso de que lo consideres conveniente.

Introduce las cotizaciones, guarda el documento, y simplemente impórtalo /expórtalo y ya está. Mientras tanto el programa de facturación digital también ayuda en la preparación de informes que se pueden imprimir o exportar de manera apropiada.

 

3. La captura y personalización de documentos

Presentar una imagen profesional y con clase de tu empresa es fundamental para tu éxito a largo plazo, algo en que las facturas digitales pueden fácilmente ayudarte.

En otras palabras, tienes la posibilidad de seleccionar personalmente las imágenes para presupuesto/factura de tu elección y hacer cambios interesantes mientras colocas el logotipo de tu marca. Pequeños matices como estos pueden aumentar la eficacia del sistema financiero de una empresa.

 

4. El análisis de los ingresos y gastos por pagar

Dada la naturaleza dinámica de la competencia que mantiene a las empresas alerta, tiene mucho sentido mantener unregistrosobre tus gastos fijos /variables, detalles de proyectos específicos, y tus ingresos.

El sistema te permite obtener un corte de tus ingresos para su posterior análisis. Esto te dice exactamente cuánto ganasy a través de cuales fuentes.

El beneficio a largo plazo también se extiende al ámbito de la supervisión de los gastos. Ya no tendrás que preguntarte cómo medir el kilometraje de los vehículos o derivar los costos atribuidos a los empleados improductivos.

Al final, tú estarás en mejores condiciones de saber cuánto dinero está siendo gastado por cada quién y hacia dónde va. Obviamente, esto permitirá preparar un plan sobre cómo hacer para tomar medidas correctivas.

 

5. Red de seguridad

La facturación digital también disipa tus temores de perder datos importantes a través de las averías del ordenador portátil, la corrupción en el disco duro o pen drives perdidos. A la mayoría de los nuevos programas como ampliar la solución de procesamiento de facturas almacena los datos confidenciales en servidores totalmente encriptados de los fabricantes.

Además, copias de seguridad regulares se toman de los datos, tales como el flujo de trabajo de la factura a pagar para garantizar la seguridad adecuada.

 

Ventajas a nivel micro

1. Elimina los errores más comunes al permitir que el mecanismo automáticamente extraiga y clasifique contablemente los datos de la factura y valide la misma contra las fuentes creíbles

2. Una fácil y perfecta integración en un entorno ERP de tu elección

3. Reduce el tiempo necesario para entrar y ver las consultas

4. Beneficios de la interfaz de clase mundial para los sistemas ERP

5. Ayuda en la automatización de flujo de trabajo de la factura a pagar, comocon el escaneo de la factura

 

 

Elementos esenciales de un buen sistema de facturación digital

Aquí están algunas cosas que deben ser consideradas por los empresarios y sus contadores durante la implementación de la factura digital.

 

Seguridad de los datos

La pérdida de datos, incluso en sistemasavanzados sigue siendo una amenaza real, por lo que las empresas deben asegurarse de que la compañía de softwaretenga capacidad para una segura copia de seguridad en línea, incluso si esto significa pagar una tarifa más alta. Todas las facturas digitales, incluidas los de menor importancia, deben estar respaldadas en otro lugar (no en la red).

 

Organización

A veces, las facturas digitales también pueden ser difíciles de seguirles la pista. Es por eso que los contadores harían bien en mantener un número de identificación específica y distinta a dicho archivo. Dos facturas no deben tener el mismo número.

 

Guardar y compartir

Estos dos aspectos son dos caras de la misma moneda. Asegúrate de guardar la factura en formatos fácil de abrir como Microsoft Excel y PDF, los cuales pueden ser abiertos por todos. Es una buena idea consultar con tu contador y saber que opinan acerca de la factura en PDF.

Cuando se guarda el archivo, este tiene que ser compartido. Tú puedes querer típicamente encomendar a sólo una persona (o un grupo muy unido) la responsabilidad de mantener los registros. Asegúrate de que sólo quién recibe la facturatiene la capacidad de realizar cambios en los archivos o extraerlos.

Alternativamente, también puedes establecer un protocolo de facturas en toda la compañía que abarque la participación de directivos, especialistas en impuestos, contadores, y el departamento de facturación.

 

Al final, las ventajas de la utilización de facturas digitales son demasiados para ignorarlas. Cuando se usan con prudencia e inteligentemente, ellas pueden mejorar no sólo las operaciones financieras de una empresa, sino también enriquecer sus funciones estructurales de muchas maneras.

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