Gestión de Stock

EGA Futura provee Software ERP para PyMEs

Si tu empresa necesita una nueva solución administrativa, te invitamos a que conozcas nuestras herramientas

¿Qué es la Gestión de Stock?

El stock refleja las existencias de una empresa o comercio que están en depósito o reserva, disponibles para la venta. 

Quienes inician una actividad comercial esperan que su negocio sea próspero y exitoso. Claro, a medida que aumenta el volumen de artículos o productos, crece la complejidad en la administración del inventario.

Un correcto sistema de control de inventario te brinda un control absoluto y ahorro de tiempo y dinero
Un correcto sistema de control de inventario te brinda un control absoluto y ahorro de tiempo y dinero

Usar un programa de gestión para la administración de stock previene faltantes de mercadería por no haber advertido la venta de las últimas existencias, o desapariciones por haber sido sustraídas por manos desconocidas.

También, previene conservar mercadería ociosa en el depósito o excesiva cantidad de algún producto por repetidas compras innecesarias.

Administra tu Stock de manera simple y sin complicaciones

Nuestro software de gestión de stock te evita esas preocupaciones.

Sistema de administración de inventario de EGA Futura
Sistema de administración de inventario de EGA Futura

Además te permite hacer un completo control de stock:

  • Individualizando todas las variantes posibles de un mismo producto, 
  • La totalidad de existencia de cada uno, 
  • Alertas de existencia insuficiente con posibilidad de efectuar pedidos automáticos a los proveedores, 
  • Registro de los movimientos de mercadería con lujo de detalle.

Con nuestro Software la Gestión del Stock es Fácil

Además podrás obtener resultados estadísticos de dichas variaciones de stock, para saber qué discontinuar, dónde aumentar la inversión, cuáles son las fluctuaciones estacionales de cada producto y cómo evaluar el comportamiento de tus clientes en respuesta a las promociones.

Los beneficios son innumerables, ya que la funcionalidad de nuestro sistema de gestión y facturación abarca esto y aún más, de una forma sorprendentemente simple y fácil de usar.

Características de un producto

Un producto posee una cantidad de cualidades que al combinarse, le dan una individualidad que lo define.

No vamos a exagerar diciendo que tiene personalidad como se ha dicho alguna vez en referencia a un buen vino, pero podemos afirmar que, por los aspectos que lo caracterizan, es él y no otro el elegido por el cliente.

¿Que es un producto?
Un producto es mucho más que una mercadería para vender

¿Por qué entonces un producto no sería registrado como se merece en un software de gestión comercial?

Para clasificar un producto, lo primero que le vamos a asignar es el nombre que lo describe, que puede ser la denominación de origen o un apodo, un código que sea solamente de él, además de códigos de barras.

También debe ser posible modificar su descripción, en algunos casos, al momento de la facturación.

El tipo de producto puede variar, los hay tipo Estándar, tipo Servicio, tipo Matriz, tipo Kit. Cada uno merece un trato diferente.

Un Servicio, por ejemplo, incluye la especificación de su alcance, detalles del contrato, sujetos involucrados, material incluido, exclusiones, etc.

Una Matriz es un mismo producto que tiene diversas presentaciones, que varían en tamaño, color, etc.

Un Kit está compuesto por varios artículos que se venden en conjunto, o es un producto que para su producción requiere diversos componentes con un solo precio de producción y de venta.

Asimismo, puede pertenecer a una familia de productos, y estar relacionado con un Proveedor en particular.

Base de datos de productos
Base de datos de productos

Cada producto tiene una existencia, una cantidad máxima que se puede establecer y una cantidad mínima que, una vez alcanzada, nos alerte para efectuar una nueva compra.

Asimismo, tiene diferentes precios, según corresponda, asignados directamente o que surjan de un cálculo en base al costo considerando un porcentaje de utilidad. Además, puede estar gravado por impuestos generales y particulares, y tener sus fechas de promoción, a un precio especial en ese tiempo en el que logrará ser el protagonista.

En cuanto a cualidades específicas, debe tener la posibilidad de ser clasificado de acuerdo a ellas, con un campo de nombre específico para cada una, editable según la necesidad.

También merece un número de serie que lo hace único, una fecha de vencimiento que lo mantiene fresco, y un esquema de comisión para vendedores que lo haga más tentador aún.

El producto tiene derecho a tener registrada la ubicación que le fue asignada, donde sabe que siempre podrán encontrarlo.

Y por supuesto, no puede faltar su foto, o muchas fotos, todas las imágenes necesarias que lo muestren tal como es.

También es indispensable un gran campo de observaciones, que podrá contener indicaciones de uso, productos que combinen con él y sean aprovechados como ventas adicionales, y todas las características que se quiera agregar para facilitarle la venta al personal y saciar la curiosidad o necesidad de información del cliente, que, después de todo, es quien lo llevará consigo.

Y, como todas las estrellas, a veces necesita tener un Producto Sustituto, que lo reemplace en caso de pasar una temporada fuera de stock.

No olvides que el éxito de tu negocio se basa en la venta de productos, por eso, debes darle a cada uno de ellos el protagonismo que se merecen con el Software de Gestión Comercial apropiado donde poder existir.

Debes evitar la excesiva cantidad de un producto por repetidas compras innecesarias
‍Debes evitar la excesiva cantidad de un producto por repetidas compras innecesarias

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Te invitamos a descargar gratuitamente nuestro sistema de gestión de inventario para Windows.

Sistema de administración de productos de EGA Futura
Sistema de administración de productos de EGA Futura

El control de Inventario, en términos literales, se refiere a la actividad de chequear las existencias del almacén de vez en cuando. 

Dado que puede llevar tiempo y ser un proceso problemático, se convirtió en una necesidad inmediata utilizar un software de control de inventario simple y fácil de usar.

Este sistema es básicamente una herramienta eficiente que está configurada para desarrollar una variedad de rutinas e inquietudes que tienen lugar durante la gestión de inventario de una empresa de negocios. Los diversos asuntos que están cubiertos bajo este programa dependen en gran medida del tipo de negocio, así como el propósito que tiene para su público.

Algunos de estos asuntos pueden incluir el reconocimiento de los clientes cuando ingresan, así como cuando salen del comercio, organizar y categorizar los productos disponibles en el negocio, decidir el número de productos que deben mantenerse en la plataforma, garantizar la entrega a tiempo y, por supuesto, la optimización del nivel de satisfacción del cliente.

Entre otras cosas, un sistema de control de stock te permite organizar y categorizar los productos de tu PyME
‍Entre otras cosas, un sistema de control de stock te permite organizar y categorizar los productos de tu PyME

 

Alcance del Sistema de Control de Stock

Para cualquier tipo de negocio, el control de inventario es un aspecto muy crucial. Desempeña el papel más importante en las actividades diarias de la empresa. En este punto, existencias de productos se refiere al inventario general de que es parte cualquier tienda o negocio de la empresa. Un buen programa de control de inventario se asegurará de que haya significativo límite en tu administración, así como en los gastos de mantenimiento, para que tu negocio sea eficiente y exitoso a largo plazo. ¿Qué más quiere uno, verdad?

Aparte de esto, cada vez más clientes serán cautivados a ingresar en tu negocio debido al fácil, eficiente y bajo consumo de tiempo en tu patrón de trabajo. En pocas palabras, este software en la nube de alto grado sin duda resultará ser una bendición para tu empresa. Este programa también es capaz de asegurar una mejor tasa de rotación de existencias para tu negocio.

Con la evolución de este programa, ha habido sin duda un cambio de paradigma en la forma en que las existencias se organizan, así como en el funcionamiento de las empresas comerciales. Un software de control de inventario eficiente se asegurará de que exista un flujo constante de mercancías de entrada así como de salida a través del negocio. También evitará el apilamiento de existencias en la tienda, en el caso de que haya escasez de clientes para un conjunto definido de entidades. Este software asegura que la relación demanda-suministro se mantenga constante en todos y cada uno de los puntos de operación en el negocio.

 

Características elementales

El software es un programa que es capaz de resolver todas las ambigüedades relacionadas con un problema específico o situación hipotética. Correspondientemente hay una serie de elementos que hacen que el software sea impenetrable y eficiente en eso. 

Algunos de los principales componentes de un programa de control de inventario gratuito son la impresora de código de barras, el escáner de código de barras, el programa de existencias, la etiqueta de código de barras y muchos más. Todos estos elementos básicos influyen en aportar soluciones óptimas a problemas tales como venta, compra, transporte, entrega y gestión de inventarios, entre algunos otros.

Tu sistema de administración de stock, debe integrarse con tecnología de códigos de barras
‍Tu sistema de administración de stock, debe integrarse con tecnología de códigos de barras

 

Programa de control de inventario gratuito para las pequeñas empresas

Este software de control de inventario es muy adaptable para las pequeñas y medianas empresas. Una característica adicional de este programa es que tiene un límite en el número de registros que se pueden almacenar en la base de datos. 

Además, este software es portátil y puede ser fácilmente instalado y operado en cualquier plataforma.

Un sistema de software te ayudará a evitar compras innecesarias
‍Un sistema de software te ayudará a evitar compras innecesarias

 

¿Por qué del programa de control de inventario gratuito?

  1. Control de compras: Una característica eficiente, así como apropiada, de este software es que ayuda en el control de las compras que tienen lugar dentro del negocio.
  2. Gestión de inventario: En ocasiones, el mantenimiento de niveles de existencias adecuados puede ser un reto de enormes proporciones para los profesionales que trabajan en un negocio. Si este desequilibrio no es tratado apropiadamente toda la tienda puede sufrir la pérdida de algunos de sus clientes, así como los gastos adicionales debido a la venidera existencia. En tales situaciones, este software viene al rescate mediante la reducción del costo y el trabajo adicional haciendo la gestión del inventario por sí mismo. La conclusión es que un software de control de inventario eficiente tiene la capacidad de traer un cambio consistente y factible en distintas operaciones, como la gestión de las materias primas, la entrega de productos terminados, relaciones de ventas y compras y mucho más.
Un software de control de inventario eficiente tiene la capacidad de traer un cambio consistente en la gestión de las materias primas, la entrega de productos terminados, y relaciones de ventas y compras
‍Un software de control de inventario eficiente tiene la capacidad de traer un cambio consistente en la gestión de las materias primas, la entrega de productos terminados, y relaciones de ventas y compras

La selección de un software de control de inventario adecuado

Hay ciertos conceptos que deben tenerse en cuenta antes de invertir en cualquier software de control de inventario. Se debe comprar de los desarrolladores profesionales en lugar de crear uno por su cuenta. Si el software adecuado se elige la primera vez, entonces definitivamente es una inversión de única ocasión y traerá resultados fructíferos en el futuro.

Además de esto, otro beneficio de la compra de software es que lo puedes poner en práctica tan pronto como se compra. No hay necesidad de esperar a que el software pase por las fases de depuración y prueba. Aparte de esto, los manuales de documentación y de usuario estarán disponibles en todo momento, lo cual mejorará tu experiencia de trabajo con el software. Sin embargo, también es cierto que la compra de software en el mercado no es una opción fácil, ya que hay una innumerable cantidad de opciones disponibles.

Ventajas y desventajas del uso de un sistema de control de stock

El Software de control de inventario es sin duda una cosa de futuro y está aquí para quedarse debido a las siguientes ventajas:

Una gestión de stock eficiente te permite responder en forma inmediata y permanente a las demandas de tus clientes
Una gestión de stock eficiente te permite responder en forma inmediata y permanente a las demandas de tus clientes
  1. Actualización de datos
  2. Ahorro en el costo
  3. Aumento de la eficiencia
  4. Organización del almacén
  5. Seguridad de los datos
  6. Adecuado enfoque a las nuevas tendencias

Ningún software es perfecto en sí mismo y las desventajas de este software pueden ser:

  1. Operaciones complejas
  2. Aumento de los gastos

Propósito del Programa de Control de Inventario

Principalmente, este software es utilizado por las organizaciones empresariales con el fin de reducir sus gastos. Es muy útil en el seguimiento de los procesos que tienen lugar dentro de la empresa. Se utiliza para mantener un equilibrio entre las existencias necesarias y las que están disponibles dentro de la empresa. El envío, el embalaje y la entrega son algunos de los asuntos atendidos por este software.

Conclusión: Mirando las ventajas de este software y después de haber leído este artículo, no hay nada más que decir en su favor. Este software de control de inventario es definitivamente imprescindible para todas las empresas de negocios.

‍El principal objetivo de hacer un control de stock mediante software, es bajar tus costos
‍El principal objetivo de hacer un control de stock mediante software, es bajar tus costos

¿Qué es el Software de Gestión de Stock?

Un software de gestión de inventario es, básicamente, un sistema informático que se utiliza principalmente para el propósito de seguir los niveles de inventario, ventas, entregas y pedidos.

Con este proceso se puede supervisar con eficacia el flujo constante de las unidades que entran y salen de un inventario actualmente existente. Esto tiende a controlar la transferencia de las unidades para chequear que el inventario suba o baje a tal nivel que pueda poner en peligro el funcionamiento de la empresa.

Sin embargo, con el fin de equilibrar las diversas tareas de gestión de stock es necesario prestar atención a los aspectos claves de un inventario. El primer aspecto se refiere al tiempo. Seguidamente, también es necesario calcular las unidades de existencia complementaria máxima por encima del número mínimo requerido para el mantenimiento de los niveles de producción. Por último, también incorpora el aspecto de mantener la exactitud de los registros de los bienes terminados que están listos para su envío.

Un exceso de inventario sin vender representa una pérdida en los ingresos y la capacidad financiera de una empresa
Un exceso de inventario sin vender representa una pérdida en los ingresos y la capacidad financiera de una empresa

Componentes de un Sistema de Gestión de Inventario

  • Lector de código de barras
  • : Es un dispositivo electrónico para la lectura de códigos de barras impresos.
  • Computadora móvil: 
  • La informática móvil está tomando la computadora y todos los archivos y programas necesarios al campo.
  • Software de Inventario: 
  • Se utiliza para el control y seguimiento del inventario del almacén o del punto de venta.
  • Impresora de Código de barras: 
  • Se trata de un equipo periférico utilizado para la impresión de las etiquetas de códigos de barras o etiquetas que se pueden adherir a los objetos físicos.
  • Etiqueta de código de barras: 
  • Es un material con respaldo adhesivo que tiene un código de barras impreso en el frente.

Características de un Sistema de Administración de Stock

El software diseñado para la gestión de pedidos se compone de varios elementos. Todos los componentes funcionan juntos para proporcionar un inventario coherente para los sistemas de la organización. Estas características incluyen:

  • Gestión de pedidos: 
  • Una vez que el inventario alcanza un cierto límite, el sistema de gestión de inventario de una empresa puede ser programado para decirle a los gerentes que reordenen ese producto. Esto se hace básicamente para evitar que las empresas se queden sin productos o se vinculen a un despilfarro de capital en inventario.
  • Seguimiento de activos: 
  • Cuando un producto está en el almacén, se puede seguir a través de su código de barras o usando algún otro criterio de seguimiento, tales como el número de serie, el número de revisión o el número de lote.
El control de inventarios es un tema crítico para toda empresa, desde las micro empresas hasta las grandes corporaciones
El control de inventarios es un tema crítico para toda empresa, desde las micro empresas hasta las grandes corporaciones
  • Gestión de Servicios: 
  • El software de gestión de inventario puede ser usado para rastrear el costo de los materiales utilizados para prestar los servicios, en el caso de las industrias orientadas a servicios. Un precio especial se une al servicio ofrecido, lo que refleja el costo de la ejecución de ellos.
  • Identificación del producto:
  • Los códigos de barras sirven como el medio con el cual los datos sobre los productos y diversas órdenes son ingresados en el software de gestión de inventarios a través del uso de lectores de códigos de barras.

Propósito

El objetivo principal para el uso de un sistema de gestión de stock es reducir los costos. Otros propósitos incluyen el mantenimiento del equilibrio entre demasiado o muy poco inventario, recepción de elementos en un almacén o en algún otro lugar, hacer el seguimiento de la venta del producto y los niveles de inventario, seguimiento de inventario durante su etapa de transporte, reducir el deterioro y la recolección del producto, el embalaje o el envío de artículos desde el propio almacén.

Por otro lado, los fabricantes utilizan software de gestión de inventario con el propósito de crear órdenes de trabajo y las facturas de los materiales con el fin de facilitar el proceso de fabricación.

Tipos de Sistemas de Gestión de Inventario

  • Manual: 
  • Este tipo se utiliza sobre todo en los casos de las empresas pequeñas, sobre todo si la empresa tiene muy pocos productos. La forma más sencilla de realizar la gestión de inventario de forma manual es mediante el uso de hojas de cálculo. El sistema manual permite a los dueños de pequeñas empresas manejar su inventario de manera económica con muy poca inversión. Sin embargo, un error de entrada o fórmulas equivocadas pueden dar lugar a inexactitudes en la salida.
Un mal control de existencias de mercadería hace perder grandes oportunidades de negocios
Un mal control de existencias de mercadería hace perder grandes oportunidades de negocios
  • Código de barras: 
  • El uso de código de barran aumenta la precisión y eficiencia de la gestión. Hoy en día, observamos que todos los grandes minoristas utilizan la tecnología de código de barras. Los códigos de barras también se utilizan para manejar los niveles y facilitar el movimiento de inventario en un almacén.
  • Identificación por Radio Frecuencia (RFID): 
  • Las empresas que utilizan RFID mueven miles de piezas de inventario a través de sus puertas. RFID incorpora el uso de dos tipos de tecnología para manejar estos movimientos masivos: tecnología pasiva (utiliza los lectores manuales para comprobar los movimientos de inventario) y activa (utiliza lectores de etiquetas fijas asignadas a lo largo de un almacén).

Pros y Contras del uso de sistemas de administración de inventarios en un entorno empresarial

Las ventajas incluyen: economización en los costos incurridos por la empresa, aumento de la eficiencia, organización sistemática del almacén, actualización de datos con el factor de seguridad en los datos, visión de las tendencias actuales de dónde se almacena el producto, su tiempo de duración y de cuales proveedores viene.

La principal desventaja del software de gestión de inventario reside en su costo y complejidad. El gasto incurrido puede ser un gran inconveniente ya que las pequeñas empresas tienen dificultades para pagarlo. 

Una empresa eficiente debe resoibder a todas las necesidades en tiempo y forma de sus clientes
Una empresa eficiente debe resoibder a todas las necesidades en tiempo y forma de sus clientes

Gestión de Almacenes o Depósitos de mercaderías

Descubre el mejor tipo de almacén para tu actividad comercial

Una de las maneras más prácticas de optimizar los procesos de inventario y distribución, disminuir los costos y aumentar la productividad es elegir el almacen más adecuado para el tipo de actividad comercial que realiza la empresa y su flujo de trabajo específico.

Los almacenes se pueden clasificar de varias maneras. Entre las categorías más fáciles para distinguirlos se encuentran la ubicación, las características especiales de almacenamiento, o la cantidad de tiempo durante el cual los productos estarán almacenados.

Según ubicación

Almacenes de puerto: cuando la distribución se realiza por vía marítima, una excelente manera de disminuir costos de inventario y distribución es disponer de almacenes en los puertos. De esta manera, la disposición de la mercancía requerirá de una logística menos complicada.

Almacenes de transporte por tierra: generalmente ubicados cerca de una estación de tren o vía de tren, son perfectos para la mercancía que debe ser trasladada hacia una ciudad específica luego de llegar al país por vía marítima. Permite la distribución de las cargas hacia los diferentes destinos.

Según las características del almacenaje

Almacenes de refrigeración: utilizados para la conservación de productos perecederos en espera de despacho en camiones igualmente refrigerados. Permiten la máxima conservación de estos artículos.

Almacenes para largo plazo: sus condiciones especiales permiten la conservación de artículos importantes como documentos y otros que no serán constantemente manejados. Poseen una cuidadosa clasificación que permite encontrar algo específico fácilmente.

Según la propiedad

Privados: son propiedad de la compañía que los utiliza o alquilados por un ente privado.

Gubernamentales: pertenecen al gobierno y por lo general son utilizados para el almacenaje de alimentos y derivados de la actividad agrícola.

Es de vital importancia buscar un almacén de inventario acorde a las actvidades de tu empresa
Es de vital importancia buscar un almacén de inventario acorde a las actvidades de tu empresa

Según procedimientos

Almacenes de consolidación: reciben productos en diferentes cantidades, desde diferentes proveedores, y los concentran para su posterior distribución en paquetes mixtos que serán enviados a los puntos de venta.

Almacenes de distribución: aunque reciben mercancía de diferentes proveedores, no hay un proceso de reempacado involucrado, simplemente un nuevo proceso de distribución.

Almacenes de valor agregado: estas instalaciones están preparadas para realizar modificaciones o agregados al producto antes de ser enviado a su próximo destino.

Cada tipo de almacén está estrechamente vinculado a la actividad comercial, por lo que es fundamental determinar las necesidades de la empresa para decidir la mejor manera de almacenar el inventario.

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  • Gestión de productos e inventarios

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  • Múltiples listas de precios

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  • Soporte para lectores de códigos de barra

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  • Precios en diferentes monedas (multi-monetario)

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  • Actualizaciones de precios por diferentes factores

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    factores

  • Gestión de productos compuestos

    Gestión de productos compuestos

  • Gestión de Combos y  Fabricación (Kits)

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     Fabricación (Kits)

  • Administración de Talle y  Color

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     Color

  • Importación y actualización de precios desde Excel

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    Excel

  • Gestión de rubros y familias de productos

    Gestión de rubros y familias de productos

  • Fechas de Vencimiento y Números de Serie

    Fechas de Vencimiento y Números de Serie

  • Administración de ofertas y promociones

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  • Facturación por Kilos, Litros y otras unidades de medida

    Facturación por Kilos, Litros y otras unidades de medida

  • Alquileres y préstamos de stock

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