Administración de Inventarios

EGA Futura provee Software ERP para PyMEs

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¿Tu PyME necesita resolver el problema de la administración de productos y stock?

Si necesitas pegar un salto en tu administración y automatizar todos los procesos de tu empresa relacionados a tu inventario, te recomendamos implementar nuestro sistema.

Sistema de administración de inventarios de EGA Futura

¿Qué es la Administración de Inventarios?

Un inventario es el registro documental, preciso y ordenado de bienes a la venta en una actividad comercial, o que pueden ser consumidos durante la producción de bienes o servicios a ser comercializados.

También pueden figurar en el inventario elementos que podrán ser alquilados o prestados.

Mantener ordenado el inventario permite un seguimiento minucioso del movimiento de cada uno de sus componentes.

Cada producto del inventario puede tener diferentes destinos
Cada producto del inventario puede tener diferentes destinos

Puede tratarse de un producto que ingresa luego de una compra al proveedor (generando operaciones y comprobantes de compra), ingreso de mercadería, movimiento en las cuentas corrientes con el proveedor, aumento de existencia en stock y en la ubicación específica para ese artículo (por ejemplo: depósito, góndola, estantería, etc).

Puede ser igualmente, un producto que sale del inventario porque fue vendido, originando:

También puede implicar la generación de órdenes de compra automáticas, activación de alertas de cantidad insuficiente en stock y asignación de comisiones a vendedores.

Incluso puede ser un producto alquilado, dado en concesión, consigna, guarda o préstamo, generando un movimiento de inventario de un artículo que volverá a incorporarse en el futuro.

Las Empresas con una mejor administración de inventarios, tienen una ventaja competitiva
Ventaja competitiva de la gestión de stock

Más allá de guardar registro de todos los movimientos mencionados anteriormente, a lo que un empresario inteligente debe aspirar es a que ese registro sea hecho en forma automática, disminuyendo al mínimo errores humanos que al final ocasionan una pérdida de dinero.

La necesidad de una un software de gestión de stock crece a medida que lo hace tu empresa. 

Llevar un control y registro para prevenir pérdidas, es más complicado mientras más personas están involucradas en los procesos y más aumentan las dimensiones del inventario.

Nuestro software de gestión de inventarios te invita a probar una nueva manera de administrar tu stock. 

Mínimo esfuerzo, fácil de usar, automatizado y con múltiples funcionalidades.

Simple y versátil, te ahorrará el tiempo que solías invertir en organizar controles y registros para que puedas disfrutarlo en lo que más desees, darle impulso a tu emprendimiento, practicar deportes o compartir con tu familia.

Nuestro software, te devuelve tu tiempo.
‍Nuestro software, te devuelve tu tiempo

¿Qué es un Sistema de Gestión de Inventarios?

Con un adecuado manejo de inventario, las ganancias de tu empresa pueden dispararse. 

Procesar de manera correcta la información para saber que productos comprar, cuales compras pueden retrasarse y cuales acelerarse, garantiza la inversión de los recursos de la manera más productiva.

Las más efectivas

La clave para todas las técnicas es determinar cuanto inventario debe salir de stock para que se genere una nueva orden de compra.

Cantidades fijas

Se utiliza cuando el producto es vendido en lotes preestablecidos, caso en el que la cantidad a reemplazar debe establecerse basada en la medida de las cantidades que se pueden adquirir.

Intervalos fijos

Se establece cuando la producción o las ventas requieren que haya una cantidad fija de producto al cumplimiento de un lapso determinado.

Períodos preestablecidos

Es la técnica más utilizada cuando se manejan productos perecederos. Los lapsos se establecen según la cantidad de tiempo que se pueden almacenar y utilizar los productos antes de la caducidad.

Modelos personalizados

Aunque estos modelos son básicos, comprobados y funcionales, cada compañía deberá diseñar las metodologías de inventario que funcionen mejor para su dinámica, tipo de producto y flujo de trabajo.

La selección incorrecta del método a aplicar es una fuente constante de pérdidas económicas para la empresa.

De la adaptación de estos modelos, también surge la necesidad de contar con un software que permita una amplia personalización, ya que las necesidades de cada empresa son únicas.

Funciones

Los métodos de manejo de inventario se utilizan para garantizar la existencia de los productos necesarios, minimizar los lapsos de espera y costo de la reposición y mantener un flujo equilibrado entre las compras y las ventas.

Igualmente, es importante mantener los costos de inventario bajo control: evitar tener stock excesivo de productos que no se están vendiendo, que generan pérdidas a la empresa.

El escenario ideal es aquel en el que la reposición de inventario se realiza a buen tiempo y al menor costo posible.

es importante mantener los costos de inventario bajo control
Es importante mantener los costos de inventario bajo control

¿Necesitas realizar un control del stock de productos de tu empresa?

Si estás buscando un sistema de administración de inventario para tu PyME, te recomendamos descargar nuestro software desde aquí.

Sistema de control de stock de EGA Futura
Sistema de control de stock de EGA Futura

¿Cuáles son los métodos de Control de Inventario?

Existen diversos métodos para controlar el inventario de tu empresa, disminuir los gastos y maximizar las ganancias.

El conocimiento de los diversos métodos disponibles es indispensable para poder realizar una posterior adaptación de acuerdo con las necesidades particulares de tu negocio.

La finalidad siempre debe ser disminuir la cantidad de material desechado, las compras innecesarias y los gastos excesivos de almacenaje mientras a la vez se mantiene un buen flujo de compras y ventas.

El objetivo de una eficiente administración de stock, es disminuir los gastos y maximizar las ganancias
‍El objetivo de una eficiente administración de stock, es disminuir los gastos y maximizar las ganancias

Máximos y mínimos

La persona a cargo del control de inventario deberá establecer cantidades mínimas de stock que generen la necesidad de una adquisición y cantidades máximas que imposibiliten una nueva compra.

La principal ventaja es que se evita el exceso de inventario. Sin embargo, entre las desventajas se cuenta que, al poseer un máximo de inventario, se dificulta el aprovechamiento de caídas en los precios de la mercancía o materia prima.

Establecer una cantidad máxima de stock, previene el exceso de inventario
‍Establecer una cantidad máxima de stock, previene el exceso de inventario

Método ABC o análisis de Pareto

El inventario se divide en tres secciones denominadas A, B y C. En la sección A se encuentran los elementos más costosos del inventario.

La sección B comprende productos no muy costosos cuyas cantidades no son abundantes. En la sección C estarán los productos de mayor volumen y menor valor monetario.

Cada sección tendrá sus propios parámetros de reposición y almacenamiento, haciendo más efectivos los análisis de costos.

Revisión por intervalos

Con este sistema, se establecen lapsos en los cuales se debe realizar una revisión de inventario. 

Los productos a reponer serán aquellos cuya existencia actual no rinda hasta la próxima fecha de revisión.

Doble stock

El inventario es dividido en dos porciones. La primera y más larga se utiliza desde que se recibe la orden hasta que se coloca una nueva orden. La segunda se utiliza desde que se coloca la nueva orden hasta que ésta es recibida en los almacenes. 

Este método garantiza contar siempre con una contingencia ante demoras en el despacho, productos defectuosos o dañados y otros contratiempos a surgir.

La selección del método o la combinación de varios para distintos tipos de mercancía dependerá de la dinámica de la empresa y del tipo de productos que se manejan. 

Posterior a la selección del método, vendrá la selección y adaptación del software de gestión, indispensable para la optimización de procesos, disminución de errores y, por lo tanto, aumento de las ganancias.

La correcta elección del software, es vital para la optimización de procesos
‍La correcta elección del software, es vital para la optimización de procesos

¿Cuales son los métodos de Control de Inventario?

Si bien el inventario es uno de los aspectos más importantes de una empresa, también puede ser el que genere más dolores de cabeza y gastos innecesarios.

El adecuado manejo del inventario garantiza tener siempre disponible el producto que se necesita sin gastar en almacenamiento de otros productos de difícil venta.

Para el manejo más efectivo de este procedimiento, existe un método llamado Justo A Tiempo (JAT) que permite un manejo eficiente y a menor costo.

Este sistema, nacido en Japón y atribuido a grandes fábricas automotrices como Toyota, implica la adquisición de productos sólo bajo pedidos reales y no basándose en suposiciones o proyecciones.

De esta manera, al tener únicamente lo que es necesario para la producción inminente, no hay gastos innecesarios de inventario. En el caso de los productos terminados, se reducen los gastos de almacenamiento despachando al cliente final en cuanto se recibe el pedido.

¿Cómo aplicarlo?

Para poder utilizar eficientemente este sistema es necesario conocer con exactitud la cantidad de material que se necesita para producir un determinado bien. 

De lo contrario, se corre el riesgo de caer en exceso de inventario o de tener una carencia y paralizar la producción.

Ventajas y desventajas

Como todo método, el JAT depende del tipo de empresa y su dinámica de producción.

Entre las ventajas más evidentes se encuentra la reducción de los costos de inventario, con el correspondiente aumento de las ganancias de la empresa.

Igualmente, debido a que este método implica la determinación de la cantidad exacta de productos necesitados para determinada producción y la puesta en práctica de la misma, se minimizan los errores en el proceso.

Por ello, para empresas de producción con una rutina fija y un stock limitado de productos, esta alternativa de inventario resulta práctica y optimiza los procesos.

Sin embargo, entre las desventajas se encuentra la posibilidad de paralizar la producción si el material encargado tiene defectos, no es de buena calidad o resulta dañado durante el transporte. Al no haber un excedente de inventario para compensar la falta, la producción se detendría hasta que llegue la reposición.

Igualmente, este método no permite tomar ventaja ante una caída de los precios de la materia prima, ya que implica no tener en inventario más producto del necesario.

¿Para qué sirve una valorización de stock?

Si el cliente no encuentra disponible el producto en el momento en que lo desea, simplemente recurrirá a otro proveedor.

Como resultado, no sólo se pierde la venta de ese momento sino que potencialmente, también se pierden ventas futuras

El cliente conoce a otro proveedor y tiene un mal antecedente con la empresa, por lo que preferirá acudir a esta nueva opción para las próximas compras.

El correcto manejo de inventario es fundamental para una empresa.
‍El correcto manejo de inventario es fundamental para una empresa

Por ello, es necesario conocer y poner en práctica los mejores métodos de valuación de inventario, para mantener permanentemente en stock lo que más se necesita, no gastar innecesariamente en lo que menos se vende y mantenerse en los mejores términos posibles para operar correctamente.

Existen tres métodos básicos y conocidos para la valuación de inventario:

  1. Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): los artículos adquiridos primero tienen prioridad de uso en las ventas y/o la producción. De esta manera, quedan en inventario los últimos artículos comprados.
  2. Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): los artículos que se adquirieron más recientemente son los que primero se utilizan para producción y/o ventas. Opuesto al anterior, implica un nuevo método de costo de producción o costo de venta.
  3. Costo promedio: en este caso, se calcula el costo promedio del artículo, por lo que el costo de producción o de venta no se asocia inmediatamente al costo de adquisición de los primeros o los últimos artículos, sino al promedio de ambos.

 

¿Qué método conviene a mi empresa o negocio?

Para determinar el método más conveniente, se debe analizar la naturaleza del producto, la dinámica de las ventas, entre otros factores.

Si los productos a vender o utilizar en la cadena de producción son perecederos, el método PEPS es el más conveniente, ya que evita la caducidad del artículo.

En el caso de las ventas por retail, el método UEPS es más efectivo porque se facilita el despacho, siempre y cuando no se trate de artículos perecederos.

La clave de las decisiones importantes

Una correcta valuación de inventario es fundamental para tomar ciertas decisiones gerenciales. 

El correcto manejo de los datos permite determinar si es necesario invertir más en determinados productos, descontinuar otros o variar las presentaciones en las que algunos de ellos son ofrecidos al cliente para mejorar las ventas.

Esta información también permite determinar si se deben hacer cambios en los precios, implementar promociones o hacer ventas en combo de ciertos productos para impulsar sus ventas.

¿Deseas que las operaciones de tu empresa se mantengan funcionales y sin trabas?

Entonces, debes darle una gran importancia al cálculo de rotación de inventarios.

Si bien el manejo de inventario en general es fundamental para la correcta operación de la empresa, este aspecto es el que permite medir su eficiencia.

Un alto promedio de rotación de inventario indica que la empresa es altamente eficiente. 

En el caso de proveedores de productos finales, esto demuestra que las ventas son fluidas y abundantes, ya que el inventario es utilizado rápidamente.

En el caso de proveedores de productos procesados, la rotación de inventario también tiene una relación directa con la demanda, aunque el proceso intermedio de producción aporta más datos al análisis.

¿Cómo se calcula la rotación de stock?

Para la rotación de inventario se toma en cuenta un año fiscal, y la cantidad equivalente al inventario promedio del período analizado.

La fórmula específica implica el cálculo del costo de los bienes vendidos o utilizados en el período dividido entre el inventario promedio.
‍La fórmula específica implica el cálculo del costo de los bienes vendidos o utilizados en el período dividido entre el inventario promedio

Este último se obtiene al sumar el inventario del principio del período mas el del fin del período y dividirlo entre 2.

Una baja rotación de inventario implica que la empresa gasta en exceso en costos de almacenamiento y manejo de productos, y tiene mayores riesgos de perder dinero al no lograr vender el producto.

Mientras más tiempo permanezca un producto en inventario, más dinero pierde la empresa.

Cómo mejorar

Las principales deficiencias asociadas a una baja rotación de inventario se dan al no procesar correctamente la información cruzada de compras, ventas e inventario. 

La compra excesiva de inventario que no se necesita, debido a un mal análisis y proyección de las ventas es uno de los errores más frecuentes.

No sólo se trata de la demanda de un producto, también influyen factores como las temporadas, que afectan directamente las ventas y la conducta del consumidor. 

No tener en cuenta estos factores a la hora de manejar el inventario puede conducir a un bajo índice de rotación y a un alto riesgo de pérdidas asociadas a este hecho.

Si tu empresa tiene un alto promedio de rotación de inventarios, es altamente eficiente
‍Si tu empresa tiene un alto promedio de rotación de inventarios, es altamente eficiente

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