Software de Gestión del Conocimiento -

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El conocimiento no sólo es poder, sino que también equivale a una mayor flexibilidad, una productividad mejorada y una mejor viabilidad comercial a través de todos los dominios de TI y otros negocios. 

En el contexto de TI, el papel de la creación del conocimiento se le confía al software de gestión de conocimiento, lo cual constituye un elemento clave en la configuración y la influencia de los objetivos a largo plazo de cualquier empresa.

Para los clientes, un acceso más suave a lo que verdaderamente puede ser descrito como conocimiento implica mejores resultados, un sentido de autonomía y soluciones expeditas a sus retos perennes. 

Para los proveedores de soluciones de negocio, el conocimiento les proporciona una eficaz plataforma para direccionar las preocupaciones de sus clientes, tiempos de respuesta más rápidos, una mejor reputación, menos problemas técnicos y la capacidad de impartir nuevas habilidades. 

Compartir el conocimiento: La clave del éxito

El conocimiento es de poco valor práctico si no se difunde a las personas adecuadas en el momento adecuado o si se limita a unos pocos.

Es con razón que se dice que un empeño de GC exitoso debe encapsular la información tácita interna en conocimiento explícito para que pueda ser compartida entre todos. Por la misma razón, el proceso también debe dejar que la gente interiorice esta información y la analice con criterio para contribuir a su equipo.

La benevolencia del software de gestión de conocimiento es mejor transmutada cuando una empresa obtiene el control sobre él y luego lo comparte generosamente con el grupo adecuado de personas con el cual está tratando. Ya se refiera a una configuración de equipo local o la colaboración de proyectos a gran escala, una delegación adecuada de conocimiento en todos los aspectos de un ámbito operacional adquiere gran importancia.

Dependiendo de tus necesidades de organización y el nivel de sofisticación que deseas, las opciones de software de gestión de conocimiento adecuados están en abundancia.

Categorías

Los sistemas de gestión de conocimiento han recorrido un largo camino desde sus humildes orígenes en la década de los 90 con el lanzamiento de las páginas amarillas en línea que actuaron como un mecanismo de recuperación de información basado en la ubicación. Los sistemas de gestión de documentos siguieron su ejemplo, lo que allanó el camino para la aparición de una serie de tecnologías de aprendizaje electrónico colaborativas para ayudar a las empresas de TI a aprovechar un aspecto inexplorado de la expansión de los negocios.

Evaluándolos de manera amplia, los sistemas de gestión de conocimiento se pueden clasificar en:

  • Sistemas de gestión de documentos
  • Software de trabajo en grupo (Groupware)
  • Las redes semánticas
  • Inteligencia Artificial
  • Los sistemas expertos
  • OOD (base de datos orientada a objetos)
  • Base de datos relacional
  • La informática social (blogs, marcadores, etc.)

Además, la gestión de conocimiento implica seis pasos clave- la creación, la captura, el análisis, la indexación, el almacenamiento y la difusión.

Importancia de un Software eficaz de Gestión de Conocimiento

A nivel cotidiano, todos somos víctimas de enormes cantidades de datos confusos y a veces contradictorios; sea ​​a través de los periódicos, el internet, los libros, y la televisión o cualquier otra cosa. No es sorprendente que los gerentes de empresas multinacionales (o incluso de pequeña escala) tampoco son inmunes a este fenómeno.

La tendencia a la sobrecarga de datos dispersos requiere un mecanismo que te ayude a darle sentido a partir de un punto de vista tecnológico.

Allí es exactamente donde se magnifica el papel del sistema de gestión de conocimiento, ya que toma en cuenta todos los factores que una entidad deja pasar o puede dejar pasar por alto lo cual potencialmente podría afectar su imagen, sus ingresos o línea de fondo, en el largo plazo. Seamos realistas; docenas de los de la lista de Fortune 500 pierden miles de millones a causa de su incapacidad u oposición a compartir conocimiento de manera apropiada.

En un nivel práctico, el software de gestión de conocimiento hace lo siguiente.

1) Imparte la cultura del aprendizaje verdadero

El aprendizaje no se limita a la adquisición de nuevas piezas de información y su aplicación al azar. Se trata esencialmente de pausar por un momento, mirar hacia atrás y evaluar las cosas que has hecho en el pasado. De hecho, se trata de revisitar tu pasado con el fin de evitar cometer los mismos errores y aplicar las lecciones aprendidas. Ya no se debe volver a inventar la rueda una y otra vez. 

El software de gestión de conocimiento es una herramienta muy útil en este sentido, ya que le proporciona a los equipos de gestión de nivel medio-superior con un punto de referencia en el cual apoyarse. Basándose en la evaluación y las características analíticas de estos sistemas, puedes motivar a tu equipo para que evalúen constantemente su desempeño, observen sus deficiencias y busquen soluciones inteligentes para superar los mismos con un espíritu de aprendizaje genuino y crecimiento integral.

Con esta estrategia, las empresas pueden literalmente 'aprender' de sus experiencias y aprovechar un sistema robusto para mejorar sus operaciones estructurales.

2) Acelera las decisiones

Una cosa es recoger grandes cantidades de datos, pero otra muy distinta es sintetizarlo adecuadamente para el beneficio de una organización. Mediante la implementación de un sistema eficaz de gestión de conocimiento, las empresas pueden animar a sus equipos operativos para que bloqueen el ruido y tomen lo que es relevante para sus objetivos a largo plazo.

Los sistemas de gestión de conocimiento ofrecen tecnologías de búsqueda y visualización inteligentes que permiten una mejor comprensión de las tendencias, los patrones y las estadísticas.

Aunque la sobrecarga de información desde varios sectores puede debilitar su tarea de racionalizar la información viable, realmente depende de los gestores de conocimiento que utilicen un sistema técnicamente sólido para tomar mejores decisiones, no sólo para ellos, sino para toda la empresa.

Esta es la razón por la que muchas sedes corporativas optan por realizar seminarios cortos y conferencias para agilizar las técnicas de intercambio de conocimientos, fomentar las mejores prácticas y eliminar los obstáculos comunes.

3) Intercambio de ideas creativas

Cuando los sistemas de gestión de conocimiento están siendo utilizados y compartidos efectivamente por todos los grupos interesados, inevitablemente admite un flujo ininterrumpido de ideas innovadoras de todos los participantes.

A través de un diálogo abierto, sesiones de reflexión, reuniones de equipo informales y talleres de desarrollo de la innovación; mucha afluencia creativa puede ser canalizada para el cumplimiento de sus objetivos organizacionales.

Esta práctica, a su vez, les permite a los administradores reconocer el espíritu saludable de transformación cultural a través del intercambio de ideas y el enfoque creativo a los problemas de larga data.

4) Atención al cliente

Si nos ponemos a pensar de manera desapasionada, todo lo que los clientes quieren es un producto/servicio sin problemas y un buen personal de apoyo. Si tienen que pasar mucho trabajo con el fin de llegar a los expertos, la percepción de tu nivel de calidad ya habrá recibido una pesada paliza a los ojos de los que más importan.

Es por eso que es muy importante inculcar el espíritu de la GC en todos los miembros del equipo, haciéndolos conocedores. El software GC puede ser de gran ayuda en este sentido traduciéndolo en respuestas más rápidas y fomentando soluciones a largo plazo y una buena comunicación.

Un robusto sistema de GC es frecuentemente desplegado por soporte técnico y otros equipos para direccionar las cuestiones técnicas y funcionales que enfrentan sus clientes. Además, también proporcionan retroalimentación relevante para prevenir y/o gestionar estos problemas. Los sistemas de GC hacen uso de características modernas como la ontología para resolver problemas específicos en una forma personalizada.

Aunque es un modelo de resolución de problemas basado ​​en la GC, las preguntas se dirigen a la persona más adecuada para lograr la satisfacción del cliente sin compromisos.

Conclusión

En conclusión, las empresas pueden implementar sistemas de GC de forma pro-activa para lograr ese evasivo cambio que ellos tan fervientemente desean experimentar.

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