Gestión de Gastos (eProcurement) -

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Casi todas las empresas se esfuerzan muy duro para llevar a cabo las medidas de reducción de costos , por razones obvias.

Si bien hay una serie de métodos orgánicos e inorgánicos para lograr ese objetivo , no hay nada como ejercer un mayor control sobre sus gastos, ya sea en la adquisición de equipos, ampliación de capital, el reclutamiento o la comercialización.

Más fácil decirlo que hacerlo, sin embargo, debido a que es precisamente donde la mayoría de las entidades fallan debido a la gran complejidad de los procesos, así como la intrusión de varios factores externos.

Necesitas una aplicación financiera sólida que no sólo es fácil de configurar y entender, pero también catapultas eficiencia , la visibilidad , el cumplimiento y la productividad. Usted necesita algo que todo el mundo en la empresa sería encantará usar para ahorrar dinero sin esforzarse demasiado.

 Independientemente de si usted ofrece una suite de plataformas basadas en la nube o no ( que es aún más importante que lo hacen), la respuesta es bastante simple: se necesita un software inteligente de gestión de gastos.

Software de gestión de gastos: Ya no es un lujo

Como ocurre con casi todo lo relacionado con su negocio, es posible que desee utilizar la tecnología para su beneficio mediante la simplificación de las tareas realmente desconcertantes como la gestión de gastos de empleados y las clasificaciones de los costes.

Empresas de E -Procurement están llevando a cabo cada vez más medidas preventivas para agilizar el proceso de compra y venta para lograr la eficiencia operativa y eliminar los gastos evitables . A tal efecto , se dan cuenta de que es de vital importancia utilizar la contratación electrónica moderna y las soluciones de gestión de gastos .

A través de una serie de funciones, como compras automatizadas , facturación inteligente, requisa, y los informes dinámicos , las funciones de compras centrales terminan siendo perfectamente automatizado.

¿Por qué muchos de los sistemas de contratación electrónica más planas de engañar?

  • A pesar del hecho de que el software / soluciones eProcurement han existido por más de 20 años y pico , a menudo no logran alcanzar los objetivos deseados debido a las siguientes razones:
  • La mayoría de las soluciones son demasiado caros y fuera del alcance de las pequeñas empresas.
  • La ejecución es largo y complicado .
  • El software no es fácil de usar , con respecto a la aplicación . Esto significa que el usuario lego encargado de la tarea de gestión de gastos , simplemente no puede utilizar el software correctamente o tenga que depender de la asistencia técnica de sus proveedores.

Garantizar el cumplimiento de la política de mantenerse a flote

  • Uno de los mayores desafíos que enfrentan muchas empresas , es asegurarse de que sus procedimientos de gestión de gastos se ajustan a las políticas corporativas predefinidas , así como las regulaciones gubernamentales .
  • Sin embargo , esto sigue siendo inevitablemente un objetivo difícil de alcanzar debido a varias razones. Estos incluyen:
  • El control inadecuado en la asignación de gastos.
  • Obstáculos de procedimiento .
  • Ausencia de recogida y análisis de datos adecuada.
  • La escalada de los costos administrativos .

Soluciones de eProcurement modernos: los efectos prácticos

software de contratación electrónica sirve para múltiples propósitos . A diferencia de el tedioso proceso de manual de procesamiento de facturas , auditoría y evaluación de los gastos, que le permiten procesar de forma automática para traer drásticamente el tiempo de aprobación . Estas son las tareas llevadas a cabo por estas soluciones para aumentar la eficiencia :

  1. Elaboración del informe : Ayudarle a preparar miles de informes complejos con facilidad.
  2. Compra Solicitudes : requisiciones cualquier compra de cualquier vendedor y ponerlo para su aprobación.
  3. Independiente de la plataforma de compras : Esto significa que usted puede comprar cualquier producto de cualquier lugar que desee .
  4. Gestión de Aprobación: Acelerar el proceso de aprobación del uso de metodologías de vanguardia como dos clics de correo electrónico. Además , compleja, de múltiples niveles y de políticas relacionadas con las reglas de aprobación pueden ser fácilmente configurados por los administradores de negocios sin tener que depender de los profesionales de TI .
  5. Compras Pragmático : Muchas empresas compran fuera de contrato , ya que son incapaces de encontrar lo que necesitan . Esto aumenta los gastos , reduce la confianza , y afecta el cumplimiento. Soluciones como Coupa permiten a los usuarios introducir un término genérico (como comentarios , los códigos ) para encontrar los productos , formularios web, etc

Otras ventajas incluyen

  • Google - como experiencia.
  • Flujos de trabajo personalizables .
  • 3 -way coincidencia factura.
  • Los gastos , asignación presupuestaria , y proveedor tableros .
  • Alertas en tiempo real .
  • Contraseña de seguridad SSL y avanzado.
  • Divisas mundiales / tipo de cambio.
  • URL personalizable.
  • Benchmarking sobre 18 indicadores clave de rendimiento .
  • La integración del sistema a través de APIs abiertas .

Además , el software también le permite aprovechar la reducción de costos en la forma de mejorar la eficiencia , la delegación oportuna y temprana ofertas especiales de pago. 

En tercer lugar , sirven al propósito más básico de todos , ayudar a preparar muchas más facturas y otras declaraciones que previamente lo haría, catapultando así la productividad de su equipo .

Beneficios del Software de Gestión de Gastos

Software de gestión de gastos , como un programa independiente , ofrece una serie de beneficios a los dueños de negocios y otras personas :

Flexibilidad: Como ejemplo práctico , se puede programar el software para aceptar / denegar elementos que no entran en la categoría de gastos aceptables , con el consiguiente ahorro de dinero. Del mismo modo, una serie de otras restricciones o desencadenantes puede ser impuesta por diferentes elementos, como alojamiento, transporte y servicios públicos. Despliegue de software puede ayudarle a determinar exactamente dónde se está gastando su dinero duramente ganado.

Ahorro de tiempo y conveniencia : software de gestión de gastos también se puede utilizar para preparar recibos de gastos en tiempo real en cualquier momento . Posteriormente , estos informes se pueden adaptar para hacer frente a sus necesidades de negocio específicas y pueden ser utilizadas por los departamentos de finanzas para procesar la información.

Compatibilidad con otros programas ERP: El software es perfectamente viable con los sistemas de nómina y ERP existentes , lo que evita la necesidad de volver a comprobar el pago y los gastos cada vez que se ejecuta en la máquina.

Intercambio de información : software de gestión de gastos es también muy útil, ya que proporciona muchas maneras por comprobar hacia fuera los gastos en su empresa.

Esto significa que ya no es posible un seguimiento de la cantidad exacta gastado en ese dudoso vendedor o incluso el gasto de cualquier miembro del personal que trabaja en cualquier departamento de la entidad .

El principal beneficio de una solución automatizada es que le da valor para hacer informes personalizados que ofrecen ideas inteligentes. Un ejemplo de ello es que el software destaca el más pequeño de los errores u omisiones.

Conversión de moneda : si el contador está molesto por las diversas conversiones y las complejidades relacionadas subsiguientes viajes al extranjero , aquí es una razón más por la cual debe abarcar una solución de gestión de gastos .

El software puede convertir fácilmente y luego calcula las tasas de cambio para ayudarle a hacer los informes de imagen.

La afirmación de que las empresas realmente pueden lograr ahorros de costos no es algo que es un concepto teórico que se burló de todo por académicos e intelectuales .

En consecuencia, una lista de las empresas encuestadas por la prestigiosa Aberdeen Group, el uso de este software empujó informe procesamiento gastos en un 63 %. Del mismo modo , los encuestados (que incluye profesionales a tiempo completo ) señalaron que sus gastos de administración también se redujeron en un 79 %.

Por lo tanto , se puede concluir que el uso de la contratación electrónica y el software de gestión de gastos que puede traer más que su parte de los beneficios prácticos para su empresa.

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