Potencia tu trabajo en equipo

Unidad
1
Objetivos de aprendizaje
Despu茅s de completar esta unidad, podr谩s:

Potencia y mejora tu trabajo en equipo utilizando grupos

Los grupos son el principal espacio de colaboraci贸n en Chatter.

Un grupo es un conjunto de personas dentro de una empresa, unidas por un proyecto una causa o un inter茅s com煤n, un 谩rea funcional, personas de varias 谩reas que se agrupan por alg煤n motivo.

Para qu茅 deber铆amos crear un grupo?

El objetivo de la creaci贸n de un grupo de Chatter es ofrecer a las personas un espacio para conversar sobre un asunto espec铆fico, con otras que tambi茅n est茅n interesadas o implicadas en el tema.

En un grupo se ofrece adem谩s de la posibilidad de conversar, la de compartir material y vincular, en las publicaciones y comentarios, otros elementos de la Plataforma.

Se pueden crear grupos de colaboraci贸n vinculando personas de distintos sectores que deben llevar adelante unas actividades, desarrollar un tema en conjunto o trabajar en equipo.

Cada grupo debe ser creado para un prop贸sito espec铆fico.

Veamos algunos ejemplos de grupos:

  • Grupo de Marketing: Para la creaci贸n de gr谩ficos para producci贸n gr谩fica
  • Grupo de Marketing y Publicidad: Para definir estrategias de comunicaci贸n
  • Grupo de Ventas: Ventas mayoristas estrategias
  • Grupo t茅cnico
  • Grupo para una campa帽a: Que vinculen a diversos departamentos, por ejemplo, Gr谩ficos y Marketing.

Qu茅 son los grupos t茅cnicos?

Grupos t茅cnicos: es habitual que se creen Grupos t茅cnicos para agrupar preguntas y respuestas t茅cnicas sobre cada 谩rea o tema t茅cnico en particular para la construcci贸n de conocimiento dentro de la organizaci贸n.

Por ejemplo: Grupos t茅cnicos del 谩rea contable, del 谩rea administrativa, de legales, de maquinarias, etc.

Cu谩l ser铆a el objetivo de crear un grupo t茅cnico?

Cada grupo debe ser creado para un prop贸sito espec铆fico y especialmente en un grupo t茅cnico, todos los miembros deben aportar en cada intervenci贸n, su t茅cnica, su saber y su talento a dicho objetivo, evitando desviarse del objetivo original.

Con estas indicaciones se podremos aprovechar la herramienta como una base de conocimiento, que luego ser谩 una nutrida fuente de conocimiento que beneficiar谩 a toda la organizaci贸n.

Podemos crear grupos que no sean t茅cnicos?

Por supuesto que s铆.

Tambi茅n es necesario agruparse para fines de entretenimiento o decisiones de conjunto.

Siempre es bueno organizarse para preparar un festejo, una salida o alg煤n plan.

La condici贸n sugerida para la creaci贸n de un grupo es que tenga un objetivo o prop贸sito claro, para que toda la informaci贸n y publicaciones que se compartan vayan en ese sentido.

Hay alguna cantidad m谩xima de grupos que podemos crear?

Se pueden crear ilimitada cantidad de grupos en la plataforma.

Lo conveniente es acotar a la cantidad de grupo que permita ser m谩s productivos en la organizaci贸n.

Hay una cantidad limitante de participantes de un grupo?

Lo interesante es que los grupos tengan m谩s de 4 personas para que tengan una actividad interesante y nutrida.

Por otro lado los grupos extremadamente numerosos podr铆an volverse ca贸ticos e improductivos, adem谩s suelen perder el foco del objetivo que se persigui贸 con la creaci贸n del grupo.

Qu茅 tipos de grupos podemos crear?

Podemos crear grupos de diversos tipos, con funcionalidad diferente, orientados a usuarios, integrados con clientes, grupos secretos o visibles.

A continuaci贸n vamos a hablar de cada uno de ellos.

Tipos de grupos

P煤blicos:

  • Todos en la organizaci贸n pueden ver la existencia del grupo, pueden unirse y pueden participar.
  • Cualquiera puede sumarse como usuario participante al grupo, publicar, compartir material y comentar publicaciones.

Privados:

  • S贸lo pueden interactuar los miembros del grupo.
  • ingresar en ellos se requiere una invitaci贸n
  • Aparece en las b煤squedas, es decir, su existencia est谩 a la vista de toda la organizaci贸n.
  • Los grupos privados tambi茅n pueden incluir clientes.

Invisibles:

  • Tambi茅n son conocidos como Grupos sin registrar.
  • Son grupos privados.
  • Para ingresar en ellos se requiere una invitaci贸n.
  • Estos grupos no aparecen en las b煤squedas.
  • S贸lo pueden verlo los miembros del grupo.
  • Se crean por motivos de confidencialidad.
  • Los grupos invisibles tambi茅n pueden incluir clientes.

Grupos de Noticias:

  • Se identifican tambi茅n como Grupos de s贸lo difusi贸n.
  • Son como canales de informaci贸n, es decir, las publicaciones fluyen en un solo sentido, desde el emisor que en este caso son los propietarios de grupos y gestores, hacia los miembros del grupo.
  • Los miembros del grupo, en este tipo de grupo son como espectadores que no pueden crear publicaciones pero s铆 pueden comentar.

Grupos con Clientes:

  • Se denominan clientes a personas que no pertenecen a nuestra organizaci贸n y estos pueden ser: Clientes, proveedores, socios estrat茅gicos y otras categor铆as de personas externas a la empresa.
  • Desde el Portal de clientes, podr谩n participar con nuestra empresa a trav茅s del grupo y ser谩 la forma de que esas interacciones queden registradas en la Plataforma EGA Futura.
  • Para activar la posibilidad de agregar clientes al grupo hay que seleccionar la casilla Permitir clientes.

Cu谩l es el sector de Noticias en Tiempo real de Chatter?

Veremos las noticias en tiempo real de la siguiente manera:

  1. Accediendo a Chatter
  2. Yendo al sector izquierdo de la interfaz de usuario denominado: Noticias en tiempo real, donde veremos una lista de categor铆as de noticias, por ejemplo: Elementos que sigo, Transmisiones, Grupos recientes.

D贸nde vemos las publicaciones y actualizaciones de un grupo?

Cada grupo tiene sus propias noticias en tiempo real donde los miembros colaboran con el fin para el que el grupo ha sido creado.

En Noticias en tiempo real de grupos, las personas comparten informaci贸n, publican actualizaciones y formulan preguntas.

En la ficha Chatter, en el sector Noticias en tiempo real, podemos ver v铆nculos de hasta cinco de los grupos visitados recientemente.

Estos v铆nculos nos dan acceso r谩pido a nuestros grupos m谩s activos de forma r谩pida.

Encuentra los Grupos de Chatter recientes en Noticias en tiempo real
Encontramos acceso a los Grupos de Chatter visitados recientemente en Noticias en tiempo real

Qu茅 tipo de publicaciones podemos hacer en un grupo?

Podemos publicar seg煤n todas las opciones que nos brinda Chatter:

Preguntas

Preguntemos a los expertos del equipo para conseguir las mejores respuestas y aumentar nuestra base del conocimiento

Sondeos

Realicemos encuestas o votaciones usando Sondeos de Chatter para conseguir opiniones de forma r谩pida.

Publicaciones

Compartamos noticias, material, conocimiento haciendo las tradicionales publicaciones de Chatter para darle actividad al grupo.

Anuncios

Esta es una publicaci贸n exclusiva para grupos. Tienen algunas caracter铆sticas especiales, una de ellas es: La fecha de caducidad del anuncio, la cual debe especificarse antes de compartir el anuncio.

Qu茅 caracter铆sticas especiales tiene un Anuncio?

El anuncio es un tipo de publicaci贸n especial para Grupos de Chatter.

Se usa un anuncio para destacar una noticia de gran importancia para todos los miembros del grupo.

Tiene algunas caracter铆sticas especiales:

  • Cuando compartimos un Anuncio, se ubicar谩 en la cabecera del grupo, es decir, quedar谩 fijado en el sector superior por encima de toda la actividad reciente del grupo.
  • Tiene una fecha de caducidad en la cual desaparecer谩 como publicaci贸n destacada en la cabecera del grupo.
  • Cuando el anuncio es publicado tambi茅n se ubica cronol贸gicamente en el sector de publicaciones del grupo de la misma forma que las publicaciones de otra categor铆a, pudiendo en esta ubicaci贸n, recibir comentarios e interacciones de los miembros del grupo y personas habilitadas para interactuar con el grupo.

C贸mo crear un grupo nuevo dentro de EGA Futura Habitat?

Para crear un grupo debemos ir a la pesta帽a Grupos en la barra de navegaci贸n.

Si no encontramos la pesta帽a, vayamos a dar clic al Waffle o Iniciador de aplicaci贸n y luego debemos escrolear hacia abajo hasta que veamos, debajo de las tarjetas de aplicaciones, la palabra Grupos con un v铆nculo embebido que nos llevar谩 directo a Grupos. La alternativa es ir al buscador del iniciador de aplicaci贸n y escribir: grupos.

En este video te mostramos paso a paso c贸mo crear un grupo dentro de Habitat:

Si necesitas m谩s informaci贸n sobre c贸mo armar un grupo, instrucciones detalladas y lo que significa cada campo, sigue este link para encontrar m谩s material.

En la siguiente imagen veremos la ventana para crear un grupo nuevo. Los tres primeros son campos de texto es decir, de escritura libre:

Ventana para crear nuevo grupo de Chatter
En esta imagen vemos los tres primeros campos de creaci贸n de nuevo Grupo de Chatter

Mencionemos algunos campos interesantes:

Nombre:

  • Campo de texto. Debemos escribir el nombre del grupo tratando de ser claros y descriptivos pero breves.

Descripci贸n:

  • Campo de texto.
  • Podemos escribir informaci贸n que ayude a comprender el motivo de la creaci贸n del grupo y el objetivo para el cual este grupo fue creado.

Informaci贸n:

  • Campo de texto enriquecido.
  • Podemos escribir, las normas del grupo, resaltar el objetivo que se persigue, brindar instrucciones de participaci贸n material necesario y agregar todas las aclaraciones necesarias que los integrantes del grupo deban conocer.
  • Tambi茅n podremos compartir archivos y vincular personas, grupos o registros.

Propietario o gestor del grupo:

  • Campo para agregar usuarios de la Plataforma.
  • Admite m谩s de un administrador o gestor.
  • El gestor o es el que tiene privilegios para modificar el grupo.

Desactivar archivado autom谩tico:

  • Es una casilla de chequeo.
  • Seleccionarla sirve para desactivar una funci贸n de mantenimiento de la Plataforma que hace una limpieza de grupos que no han mostrado actividad durante un tiempo considerable. Los inactiva y desaparecen.
  • Si el grupo es para crear base de conocimiento o sobre alg煤n tema que no queremos que sea archivado por inactividad, es necesario seleccionar esta casilla para evitar el archivo.
De ser necesario tambi茅n podemos desarchivar un grupo, es decir, volver a darle actividad luego de que hab铆a sido archivado de forma autom谩tica.

Tipo de acceso:

  • Es un men煤 desplegable para seleccionar una opci贸n.
  • Es el campo donde se define el Tipo de Grupo.
  • Puede ser: P煤blico, Privado o Invisible (Sin registrar). Debemos seleccionar una de las opciones del men煤.
  • Las opciones del men煤 estar谩n disponibles seg煤n la configuraci贸n solicitada por cada organizaci贸n a EGA Futura.

Permitir Clientes:

  • Es una casilla de chequeo.
  • Seleccionarla sirve para relacionar al grupo con Clientes del Portal de Clientes, esto funciona para las organizaciones que tengan esta funcionalidad activa.

S贸lo Difusi贸n:

  • Es una casilla de chequeo.
  • Es la que convierte al grupo en un canal de noticias.

En la siguiente imagen veremos los campos de creaci贸n de nuevo grupo que no son de escritura. En ellos debemos seleccionar personas, elegir opciones de men煤 o seleccionar casilla de chequeo o checkboxes:

Campos de ventana de creacion de nuevo grupo en Chatter
Los restantes campos para crear un Grupo nuevo de Chatter son para seleccionar o chequear

Podemos modificar un grupo que hemos creado?

S铆. Modificar un grupo, luego de que ha sido creado, es posible.

Suele haber un bot贸n en el sector derecho del grupo llamado Modificar grupo.

Si no aparece el bot贸n por el dise帽o de la interfaz sigue estas indicaciones:

En el sector superior derecho de la interfaz de usuario en la vista del grupo, hay una bot贸n con una flecha hacia abajo, presionando se despliega un men煤.

En ese men煤 vamos a encontrar, entre otras, la opci贸n:

  • Modificar grupo: nos permite editar todas las caracter铆sticas y descripciones del grupo que hemos creado. (1)

Cu谩les otras opciones ofrece el men煤 desplegable en Grupos?

Si dentro de un grupo que tenemos autorizaci贸n para modificar, desplegamos el men煤 que encontramos en el sector superior derecho de la interfaz de usuario, vamos a encontrar tambi茅n estas opciones:

  • Gestionar miembros: nos habilita el motor de b煤squeda para buscar personas y agregarlas al grupo. Desde esta opci贸n es posible agregar administradores al grupo tambi茅n llamados gestores de grupo. (2)
  • Eliminar grupo: sirve para borrar definitivamente al grupo. (3)
  • Gesti贸n de notificaciones: Permite definir el esquema de notificaciones hay varias posibilidades: Una notificaci贸n por cada publicaci贸n, una notificaci贸n por d铆a, Una notificaci贸n por semana con un resumen semanal de actividad o Notificaci贸n limitada: 脡sta es la opci贸n recomendada. (4)

En la siguiente imagen vemos las opciones del men煤 de Grupos se帽aladas con los mismos n煤meros que fueron indicados en la explicaci贸n que dimos reci茅n:

Modificar grupos de Chatter
Vemos se帽aladas las distintas opciones de edici贸n de un grupo de Chatter

Qu茅 diferencia hay entre un miembro de grupo y un gestor de grupo?

Un gestor de grupo tiene los mismos derechos y privilegios del propietario del grupo.

En un mismo grupo puede haber varios gestores de grupo.

Los gestores pueden compartir la administraci贸n y gesti贸n de un grupo.

Reglas generales del uso de la red social empresarial de EGA聽Futura

Sugerimos una serie de recomendaciones para optimizar las interacciones en Chatter y que el resultado de las mismas sea potenciar el uso de la Plataforma para beneficio de toda la organizaci贸n.

Todos los S铆

Podemos participar preguntando, respondiendo, y compartiendo informaci贸n:

  • Es necesario que solamente hagamos publicaciones relacionadas con el trabajo
  • Es fundamental que seamos breves en publicaciones como en comentarios
  • Notaremos r谩pidamente los beneficios de utilizar Chatter en reemplazo del email
  • Utilicemos Chatter para llegar a m谩s personas (y obtener feedback) gracias a los grupos y @menciones entre otra funcionalidad.
  • Usemos grupos en lugar de WhatsApp o emails en cadena, de esta forma, entre otros beneficios, nunca se eliminar谩n mensajes, im谩genes, archivos ni historial.
  • Las publicaciones tienen la capacidad de segmentar al p煤blico que puede acceder e interactuar con ellas. (Recuerda quien puede ver tus publicaciones -cualquier seguidor de personas o registros puede ver)

Todos los No

Estos consejos son claves para agilizar la comunicaci贸n y obtener las mejores interacciones en nuestras publicaciones:

  • No escribamos mensajes muy largos
  • No utilicemos Chatter para reemplazar conversaciones en persona
  • No publiquemos informaci贸n confidencial en grupos p煤blicos o en perfiles
  • No publiquemos lo mismo a diferentes personas, es decir, no hacer spam. Sugerencia: una sola publicaci贸n y @mencionar a todos los involucrados.
Trabaja en equipo de manera eficiente utilizando grupos, y eligiendo la estrategia de implementaci贸n adecuada para tu empresa
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