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Los grupos son el principal espacio de colaboración en Chatter.
Un grupo es un conjunto de personas dentro de una empresa, unidas por un proyecto una causa o un interés común, un área funcional, personas de varias áreas que se agrupan por algún motivo.
Esta es la unidad del curso de Habitat donde explicamos todo sobre la funcionalidad de grupos de Chatter.
El objetivo de la creación de un grupo de Chatter es ofrecer a las personas un espacio para conversar sobre un asunto específico, con otras que también estén interesadas o implicadas en el tema.
En un grupo se ofrece además de la posibilidad de conversar, la de compartir material y vincular, en las publicaciones y comentarios, otros elementos de la Plataforma.
Se pueden crear grupos de colaboración vinculando personas de distintos sectores que deben llevar adelante unas actividades, desarrollar un tema en conjunto o trabajar en equipo.
Cada grupo debe ser creado para un propósito específico.
Veamos algunos ejemplos de grupos:
Grupos técnicos: es habitual que se creen Grupos técnicos para agrupar preguntas y respuestas técnicas sobre cada área o tema técnico en particular para la construcción de conocimiento dentro de la organización.
Por ejemplo: Grupos técnicos del área contable, del área administrativa, de legales, de maquinarias, etc.
Cada grupo debe ser creado para un propósito específico y especialmente en un grupo técnico, todos los miembros deben aportar en cada intervención, su técnica, su saber y su talento a dicho objetivo, evitando desviarse del objetivo original.
Con estas indicaciones se podremos aprovechar la herramienta como una base de conocimiento, que luego será una nutrida fuente de conocimiento que beneficiará a toda la organización.
Por supuesto que sí.
También es necesario agruparse para fines de entretenimiento o decisiones de conjunto.
Siempre es bueno organizarse para preparar un festejo, una salida o algún plan.
La condición sugerida para la creación de un grupo es que tenga un objetivo o propósito claro, para que toda la información y publicaciones que se compartan vayan en ese sentido.
Se pueden crear ilimitada cantidad de grupos en la plataforma.
Lo conveniente es acotar a la cantidad de grupo que permita ser más productivos en la organización.
Lo interesante es que los grupos tengan más de 4 personas para que tengan una actividad interesante y nutrida.
Por otro lado los grupos extremadamente numerosos podrían volverse caóticos e improductivos, además suelen perder el foco del objetivo que se persiguió con la creación del grupo.
Podemos crear grupos de diversos tipos, con funcionalidad diferente, orientados a usuarios, integrados con clientes, grupos secretos o visibles.
A continuación vamos a hablar de cada uno de ellos.
Públicos:
Privados:
Invisibles:
Grupos de Noticias:
Grupos con Clientes:
Veremos las noticias en tiempo real de la siguiente manera:
Cada grupo tiene sus propias noticias en tiempo real donde los miembros colaboran con el fin para el que el grupo ha sido creado.
En Noticias en tiempo real de grupos, las personas comparten información, publican actualizaciones y formulan preguntas.
En la ficha Chatter, en el sector Noticias en tiempo real, podemos ver vínculos de hasta cinco de los grupos visitados recientemente.
Estos vínculos nos dan acceso rápido a nuestros grupos más activos de forma rápida.
Podemos publicar según todas las opciones que nos brinda Chatter:
Preguntemos a los expertos del equipo para conseguir las mejores respuestas y aumentar nuestra base del conocimiento. Preguntas de Chatter.
Cómo publicar una pregunta en Chatter.
Realicemos encuestas o votaciones usando Sondeos de Chatter para conseguir opiniones de forma rápida.
Compartamos noticias, material, conocimiento haciendo las tradicionales publicaciones de Chatter para darle actividad al grupo.
El anuncio es una publicación exclusiva para grupos. Tienen algunas características especiales, una de ellas es: La fecha de caducidad del anuncio, la cual debe especificarse antes de compartir el anuncio.
Cómo publicar un anuncio en Chatter.
El anuncio es un tipo de publicación especial para Grupos de Chatter.
Se usa un anuncio para destacar una noticia de gran importancia para todos los miembros del grupo.
Tiene algunas características especiales:
Para crear un grupo debemos ir a la pestaña Grupos en la barra de navegación.
Si no encontramos la pestaña, vayamos a dar clic al Waffle o Iniciador de aplicación y luego debemos escrolear hacia abajo hasta que veamos, debajo de las tarjetas de aplicaciones, la palabra Grupos con un vínculo embebido que nos llevará directo a Grupos. La alternativa es ir al buscador del iniciador de aplicación y escribir: grupos.
En este video te mostramos paso a paso cómo crear un grupo dentro de Habitat:
Si necesitas más información sobre cómo armar un grupo, instrucciones detalladas y lo que significa cada campo, sigue este link para encontrar más material.
En la siguiente imagen veremos la ventana para crear un grupo nuevo. Los tres primeros son campos de texto es decir, de escritura libre:
Nombre:
Descripción:
Información:
Propietario o gestor del grupo:
Desactivar archivado automático:
De ser necesario también podemos desarchivar un grupo, es decir, volver a darle actividad luego de que había sido archivado de forma automática.
Tipo de acceso:
Permitir Clientes:
Sólo Difusión:
En la siguiente imagen veremos los campos de creación de nuevo grupo que no son de escritura. En ellos debemos seleccionar personas, elegir opciones de menú o seleccionar casilla de chequeo o checkboxes:
Sí. Modificar un grupo, luego de que ha sido creado, es posible.
Suele haber un botón en el sector derecho del grupo llamado Modificar grupo.
Si no aparece el botón por el diseño de la interfaz sigue estas indicaciones:
En el sector superior derecho de la interfaz de usuario en la vista del grupo, hay una botón con una flecha hacia abajo, presionando se despliega un menú.
En ese menú vamos a encontrar, entre otras, la opción:
Si dentro de un grupo que tenemos autorización para modificar, desplegamos el menú que encontramos en el sector superior derecho de la interfaz de usuario, vamos a encontrar también estas opciones:
En la siguiente imagen vemos las opciones del menú de Grupos señaladas con los mismos números que fueron indicados en la explicación que dimos recién:
Un gestor de grupo tiene los mismos derechos y privilegios del propietario del grupo.
En un mismo grupo puede haber varios gestores de grupo.
Los gestores pueden compartir la administración y gestión de un grupo.
Sugerimos una serie de recomendaciones para optimizar las interacciones en Chatter y que el resultado de las mismas sea potenciar el uso de la Plataforma para beneficio de toda la organización.
Podemos participar preguntando, respondiendo, y compartiendo información:
Estos consejos son claves para agilizar la comunicación y obtener las mejores interacciones en nuestras publicaciones:
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Aclaramos las dudas que aparecen al elegir el tipo de grupo, completar sus campos y administrarlo en el día a día de tu empresa.
En ambos hace falta una invitación para ingresar y solo interactúan los miembros. El grupo privado aparece en las búsquedas y su existencia está a la vista de toda la organización, mientras que el invisible o sin registrar no aparece en las búsquedas y solo lo ven sus miembros.
No. En los grupos de sólo difusión las publicaciones fluyen en un solo sentido, desde los propietarios y gestores hacia los miembros, que no pueden crear publicaciones pero sí pueden comentar.
La plataforma tiene una función de mantenimiento que inactiva los grupos sin actividad durante un tiempo considerable y los hace desaparecer. Para evitarlo seleccionamos la casilla Desactivar archivado automático, y si el grupo ya fue archivado podemos desarchivarlo.
Seleccionamos la casilla Permitir clientes, que relaciona al grupo con clientes del Portal de clientes. Esto funciona en las organizaciones que tengan esa funcionalidad activa.
Sí. El campo Propietario o gestor del grupo admite más de un administrador, y también podemos agregar gestores desde la opción Gestionar miembros del menú desplegable.
Gestión de notificaciones ofrece una notificación por cada publicación, una por día, una por semana con un resumen semanal de actividad o Notificación limitada. Esta última es la opción recomendada.
Creamos un grupo de trabajo en equipo dentro de EGA Futura Habitat, y definimos quiénes lo integran y cómo se conversa ahí adentro.
Recorremos EGA Futura Habitat, su interfaz y las funciones utilizadas para colaborar mediante publicaciones, grupos y conversaciones con contexto empresarial.
Recorremos cómo se organiza la Plataforma EGA Futura: sus aplicaciones, la navegación, los registros, la búsqueda y los controles de acceso.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
