Identifica casos de uso dentro de tu empresa

Unidad
3
Objetivos de aprendizaje
Despu茅s de completar esta unidad, podr谩s:

Identifica los principales casos de uso

Cuando tenemos identificados varios casos de uso, la implementaci贸n se facilita.

Ilustrar con casos de uso favorecer谩 la adopci贸n, promover谩 que los usuarios aporten sus sugerencias y encuentren otros casos de uso propios de su sector.

Cuando se plasma el uso de la tecnolog铆a en un ejemplo que aporta una soluci贸n real para las comunicaciones y el trabajo colaborativo, aumenta el entusiasmo de los usuarios y se agiliza la adopci贸n.

Una reuni贸n inicial para presentar la Plataforma con la aplicaci贸n Habitat como elemento centralizador de las comunicaciones ser谩 de suma utilidad para poder identificar desde el principio los mejores casos de uso para ser brindados como ejemplo concreto de mejora de procesos.

Individualizar casos de uso adecuados, el involucramiento de los usuarios y la participaci贸n de los diversos sectores de la organizaci贸n en la planificaci贸n de la implementaci贸n, ayudar谩 a los equipos en la adopci贸n y aprovechamiento de Chatter al m谩ximo.

El patrocinador ejecutivo es la persona clave con quien debemos colaborar para identificar los mejores casos de uso.

A continuaci贸n enumeramos algunos ejemplos de casos de uso.

Equipos dispersos geogr谩ficamente o empleados remotos

Creando un grupo colaborativo en Chatter se pueden acercar virtualmente los talentos y recursos que se hallan dispersos geogr谩ficamente.

Aquellas fechas del calendario de la empresa que requieren la presentaci贸n de reportes, informes, rendici贸n de resultados, tambi茅n requieren el trabajo colaborativo de diversos integrantes que puede suceder que no tengan la misma locaci贸n geogr谩fica.

Chatter facilita todas las interacciones necesarias entre los responsables de las presentaciones y dem谩s integrantes del grupo.

Con Chatter se puedan organizar las tareas, compartir material, realizar aportes de forma remota, centralizar toda la colaboraci贸n, los comentarios necesarios y mantener en orden 聽los procedimientos.

Es de incalculable utilidad la posibilidad de tener equipos trabajando de forma colaborativa remotamente.

Esta flexibilidad que brinda Habitat aporta inmenso valor a la compa帽铆a eliminando barreras f铆sicas para el cumplimiento de los objetivos necesarios para su crecimiento y cumplimiento de las metas establecidas.

Impulsemos la innovaci贸n desde la gerencia

Es de utilidad probar desde la gerencia llevar a cabo algunas acciones rompiendo las jerarqu铆as.

Para activar la participaci贸n entusiasta lo mejor es que la gerencia publique preguntas en Chatter y anime a los empleados a que colaboren expresando sus opiniones, permitiendo que surjan nuevas ideas que podr铆an llegar a ser muy interesantes.

Otros frutos positivos de esta experiencia ser谩 descubrir nuevos talentos y valiosos contribuyentes dentro de toda la compa帽铆a independientemente de sus jerarqu铆as.

Incentivemos la cultura de la compa帽铆a

Ser谩 altamente positiva la creaci贸n de grupos de acuerdo a las afinidades de los empleados.

Con este concepto, no dudemos en abrir grupos de Chatter para tareas de voluntariado, para celebraciones especiales, grupos para organizar jornadas de juego y recreaci贸n, conversatorios sobre temas de candente inter茅s, comisiones de investigaci贸n sobre tecnolog铆as nuevas o de innovaci贸n en procesos.

Los grupos por afinidades van a facilitar que la participaci贸n de los empleados sea valorada como una colaboraci贸n constructiva para la cultura de la empresa y los talentos particulares tengan un nuevo espacio para manifestarse.

Sin duda, esta clase de intervenciones, los har谩 sentir parte de un proyecto que est谩 vivo y una organizaci贸n que crece gracias a los aportes personales de cada integrante.

Grupos privados entre l铆deres

Los l铆deres son quienes tienen la funci贸n de monitorear y motivar que el buen camino trazado desde la gerencia se conserve y se est茅 recorriendo de forma satisfactoria.

La creaci贸n de un grupo privado con los l铆deres de la organizaci贸n permitir谩 tener un espacio de colaboraci贸n permanente.

Este espacio podr谩 ser propicio para:

  • Poner las inquietudes en com煤n,
  • Encarar problemas urgentes,
  • Discutir estrategias de crecimiento,
  • Obtener soluciones colaborativas,
  • Difusi贸n de buenas pr谩cticas y
  • Promoci贸n de actividades de puesta a punto de los equipos,

Adem谩s la unificaci贸n de criterios los mantendr谩 en rumbo y brindar谩 a nuestros l铆deres mayor acompa帽amiento y confianza.

Ventas en equipo

Ser谩 de gran utilidad la creaci贸n de grupos de ventas armando equipos para procesos de ventas espec铆ficos, usando @menciones para vincular a los expertos en conversaciones clave, creando agendas de reuniones, estableciendo eventos, plazos y objetivos.

Colaboraci贸n con los clientes

Ser谩 de inmensa utilidad la creaci贸n de grupos con clientes donde por ejemplo podamos:

  • Compartir propuestas,
  • Responder r谩pidamente sus preguntas,
  • Acompa帽arlos en el proceso de venta,
  • Crear agendas de reuniones o de entregas,
  • Compartiendo material o documentaci贸n,
  • Mantener el contacto permanente
  • Escuchando las ideas y sugerencias
  • Estrechando una relaci贸n de habitualidad con los referentes de esas empresas
  • Eliminando barreras e intermediarios en la comunicaci贸n
  • Permitiendo optimizar los tiempos de todos los recursos mediante la comunicaci贸n asincr贸nica que posibilita Chatter.

Mantengamos las ofertas actualizadas en tiempo real

Con Habitat vamos a lograr mantener en tiempo real el seguimiento de las oportunidades de alto valor para la compa帽铆a.

Con las conversaciones de alta relevancia para el negocio, se podr谩n comunicar las aprobaciones en noticias en tiempo real y recibir las actualizaciones de forma instant谩nea en un dispositivo m贸vil.

Las interacciones cr铆ticas no ser谩n dependientes de nuestra presencia en la compa帽铆a y las decisiones podr谩n ser comunicadas desde cualquier dispositivo conectado.

Fomentemos la sana competencia

Publiquemos felicitaciones por los logros de ventas y celebremos las grandes victorias.

Dar un reconocimiento a los mejores es una motivaci贸n vital para mantener la lozan铆a de los equipos de ventas.

Por la naturaleza competitiva de estos colaboradores, una excelente idea es la publicaci贸n de una tabla de clasificaci贸n en Noticias en tiempo real para dar dinamismo al equipo de ventas.

Grupos de entrenamiento

Dos casos que reportan alt铆simo grado de 茅xito es la creaci贸n de grupos de entrenamiento para las nuevas contrataciones y postulantes, como para la formaci贸n de nuevos l铆deres. Demos unas ideas para cada caso.

Grupo externo para nuevas contrataciones:

  • Permitiremos que los reci茅n incorporados tengan acceso a toda la informaci贸n necesaria que los oriente en la integraci贸n.
  • Podr谩n recibir capacitaci贸n en las normas y procesos habituales de la compa帽铆a.
  • Podremos sugerirles una lista de personas de la compa帽铆a a qui茅n seguir en Chatter para poder beneficiarse de ver y aprender de sus publicaciones e inspirarse.
  • La utilidad de esta puesta en red es que sirva para su integraci贸n con la cultura de la empresa.
El objetivo de estos grupos externos es que su trayectoria de ingreso sea en el marco de una red donde pueda interactuar con otros reci茅n ingresados, comiencen a identificar a sus l铆deres a quienes tendr谩n acceso de forma simple y descontracturada.

Grupos privados para la formaci贸n de l铆deres:

Podemos crear grupos privados para peque帽os equipos 谩giles, donde podamos colaborar y facilitar el entrenamiento posterior a la capacitaci贸n.

En estos grupos de entrenamiento a buen ritmo, se privilegiar谩 la excelencia, que ser谩 destacada y reconocida, aparecer谩n expertos, surgir谩n los talentos y en la diversidad, destacar谩n los liderazgos.

En estos grupos se encaminar谩 a los expertos para que logren desplegar su potencial.

Lo fundamental que se persigue en la actividad de estos grupos es conectar a las personas con lo esencial de su rol.

Mantener una base del conocimiento

Un buen uso de Chatter nos permite la centralizaci贸n de la informaci贸n y del conocimiento almacenados en conversaciones dentro de grupos as铆 como mantener todas las versiones de archivos publicados en la Plataforma.

Es posible recuperar esta informaci贸n guardada en cualquier momento.

La informaci贸n importante podr谩 ser marcada con un #tema o #Hashtag y mediante el uso de esa etiqueta quedar谩 agrupada para facilitar la b煤squeda posterior.

Creemos un #Tema o Hashtag para promocionar objetivos clave

Qu茅 煤til e inspirador a la vez resulta que en las publicaciones cotidianas encontremos un hashtag que nos recuerde que nuestra participaci贸n es clave para el crecimiento de nuestra organizaci贸n!

La utilizaci贸n de #Temas para agrupar publicaciones es de gran ayuda para motivar y para agrupar la colaboraci贸n de los participantes.

Los objetivos corporativos expresan los prop贸sitos de la compa帽铆a, resultados globales que involucran a toda la organizaci贸n y son el marco de referencia para los objetivos funcionales.

Los objetivos corporativos deben alcanzar todas las 谩reas que integran la empresa deben ser divulgados, publicados y mantenidos en alto para lograr la deseada colaboraci贸n para el cumplimiento de la misi贸n de la organizaci贸n.

  1. Entonces si creamos el tema: #Objetivos Corporativos e
  2. incentivamos a que las personas de nuestra organizaci贸n publiquen sus aportes con el Hashtag #colaborando
  3. Lograremos que se compartan y conozcan todas las formas en que los empleados est谩n contribuyendo al logro de esos objetivos Corporativos.

Sin dudas ser谩 un motivo de entusiasmo tanto la participaci贸n como el seguimiento de los nuevos aportes.

Gracias a la creaci贸n de #Temas damos la visibilidad que necesitamos a todas esas publicaciones, comentarios y por sobre todo, a los objetivos de la organizaci贸n.

Encuestas r谩pidas

Cuando queremos conseguir una respuesta r谩pida de una considerable cantidad de usuarios por ejemplo para opinar sobre la mejora de un producto antes de lanzarlo a la venta.

Cuando necesitemos recopilar esta clase de opiniones r谩pidas y realizar este proceso de forma repetida durante el ciclo de desarrollo o mejora de un producto

Entonces realizar un Sondeo de una sola pregunta en Chatter es una soluci贸n para recibir la colaboraci贸n de la mayor cantidad de participantes posible.

La respuestas no se har谩n esperar.

Para dar visibilidad a la encuesta simplemente podemos agregar @menciones de personas o de grupos a nuestro sondeo.

Grupo de inteligencia competitiva

Juntando a los mejores jugadores del negocio en la organizaci贸n, crearemos un grupo para inteligencia de negocios.

C贸mo podemos vigorizar el grupo?

Usemos hashtags como #MejoresPracticas y #ExitoCompetitivo

C贸mo podemos vitalizar la actividad?

Usemos Preguntas de Chatter para enriquecer la base del conocimiento y promover la investigaci贸n

C贸mo podemos involucrar a los talentos?

@mencionando personas y grupos de expertos vamos a lograr participaciones de calidad y subir谩 el nivel de inter茅s y motivaci贸n.

C贸mo podemos aumentar la colaboraci贸n?

Compartiendo material: archivos, documentos, art铆culos, informes, reportes y estad铆sticas en las publicaciones.

Esta es s贸lo una peque帽a muestra de la lista de beneficios que ir谩n apareciendo para enriquecer la ingenier铆a de negocio y propulsar谩n el crecimiento de la compa帽铆a:

  • Detecci贸n de ventajas competitivas,
  • Descubrimiento de nichos de mercado desatendidos,
  • Observatorio de la competencia,
  • An谩lisis de oportunidades comerciales,
  • Divulgaci贸n de estrategias exitosas,
  • Ejercicio de replicaci贸n de t谩cticas para la victoria de otras compa帽铆as,
  • Establecimiento y actualizaci贸n de las mejores pr谩cticas,
  • Conversatorio de visi贸n de la competencia,
  • Listado de recomendaciones,
  • Obtenci贸n de las respuestas de los expertos.
  • Puesta en com煤n de archivos y material cr铆tico.

Grupo para planificaci贸n de eventos

Para organizar un evento de la empresa resulta ideal que creemos un grupo dedicado a tal evento, donde todos los responsables puedan colaborar con material, planificar, proponer, comentar y hacer su aporte.

Ya no har谩n falta m煤ltiples reuniones f铆sicas para ajustar detalles ni inoportunos llamados telef贸nicos.

Toda la colaboraci贸n puede ser coordinada desde el grupo de Chatter:

  • Establecimiento del temario y estructura,
  • Programaci贸n de las intervenciones de los disertantes,
  • Publicaci贸n de los detalles de la agenda,
  • Inclusi贸n de proveedores externos de suministros e insumos para el evento como comida, bebida o equipos.
Usando Chatter se terminaron los malentendidos, la falta de previsi贸n, la responsabilidad reca铆da toda sobre una sola persona y los desajustes e imprecisiones en las comunicaciones

C贸mo conseguimos nuestros casos de uso?

Vamos a seguir estos pasos sugeridos para poder tener nuestros propios casos de uso.

Recopilar

Compartamos la lista de ejemplos que vimos en esta unidad con los colaboradores que van a participar en la implementaci贸n y a partir de ella pidamos que recopilen casos de uso adecuados para Chatter.

Identificar

Brindemos nuestra colaboraci贸n al patrocinador ejecutivo para identificar casos de uso en toda nuestra organizaci贸n en los que el uso de Chatter pueda aportar la soluci贸n definitiva.

Elaborar

Con el equipo de implementaci贸n y con cada departamento participemos en la elaboraci贸n de nuestra propia lista de casos de uso en los que la colaboraci贸n social y el trabajo en conjunto pueda ser de utilidad.

Priorizar

Establezcamos prioridades para nuestros casos de uso que hemos recopilado y elijamos comenzar con los casos de mayor repercusi贸n y de f谩cil implementaci贸n.

Involucrar

  • En la identificaci贸n de los casos de uso apropiados para la implementaci贸n debemos involucrar a todos nuestros equipos. Tambi茅n vamos a solicitar su participaci贸n en la planificaci贸n del lanzamiento.
  • Esta colaboraci贸n desde el principio facilitar谩 el camino de la adopci贸n de Chatter.
  • Ayudar y participar en la implementaci贸n har谩 que nuestros equipos puedan obtener los beneficios de Chatter con mayor rapidez y excelentes resultados.
Trabaja en equipo de manera eficiente utilizando grupos, y eligiendo la estrategia de implementaci贸n adecuada para tu empresa
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