Identifica casos de uso dentro de tu empresa

Identifica los principales casos de uso

Cuando tenemos identificados varios casos de uso, la implementación se facilita.

Ilustrar con casos de uso favorecerá la adopción, promoverá que los usuarios aporten sus sugerencias y encuentren otros casos de uso propios de su sector.

Cuando se plasma el uso de la tecnología en un ejemplo que aporta una solución real para las comunicaciones y el trabajo colaborativo, aumenta el entusiasmo de los usuarios y se agiliza la adopción.

Una reunión inicial para presentar la Plataforma con la aplicación Habitat como elemento centralizador de las comunicaciones será de suma utilidad para poder identificar desde el principio los mejores casos de uso para ser brindados como ejemplo concreto de mejora de procesos.

Individualizar casos de uso adecuados, el involucramiento de los usuarios y la participación de los diversos sectores de la organización en la planificación de la implementación, ayudará a los equipos en la adopción y aprovechamiento de Chatter al máximo.

El patrocinador ejecutivo es la persona clave con quien debemos colaborar para identificar los mejores casos de uso.

A continuación enumeramos algunos ejemplos de casos de uso.

Equipos dispersos geográficamente o empleados remotos

Creando un grupo colaborativo en Chatter se pueden acercar virtualmente los talentos y recursos que se hallan dispersos geográficamente.

Aquellas fechas del calendario de la empresa que requieren la presentación de reportes, informes, rendición de resultados, también requieren el trabajo colaborativo de diversos integrantes que puede suceder que no tengan la misma locación geográfica.

Chatter facilita todas las interacciones necesarias entre los responsables de las presentaciones y demás integrantes del grupo.

Con Chatter se puedan organizar las tareas, compartir material, realizar aportes de forma remota, centralizar toda la colaboración, los comentarios necesarios y mantener en orden  los procedimientos.

Es de incalculable utilidad la posibilidad de tener equipos trabajando de forma colaborativa remotamente.

Esta flexibilidad que brinda Habitat aporta inmenso valor a la compañía eliminando barreras físicas para el cumplimiento de los objetivos necesarios para su crecimiento y cumplimiento de las metas establecidas.

Impulsemos la innovación desde la gerencia

Es de utilidad probar desde la gerencia llevar a cabo algunas acciones rompiendo las jerarquías.

Para activar la participación entusiasta lo mejor es que la gerencia publique preguntas en Chatter y anime a los empleados a que colaboren expresando sus opiniones, permitiendo que surjan nuevas ideas que podrían llegar a ser muy interesantes.

Otros frutos positivos de esta experiencia será descubrir nuevos talentos y valiosos contribuyentes dentro de toda la compañía independientemente de sus jerarquías.

Incentivemos la cultura de la compañía

Será altamente positiva la creación de grupos de acuerdo a las afinidades de los empleados.

Con este concepto, no dudemos en abrir grupos de Chatter para tareas de voluntariado, para celebraciones especiales, grupos para organizar jornadas de juego y recreación, conversatorios sobre temas de candente interés, comisiones de investigación sobre tecnologías nuevas o de innovación en procesos.

Los grupos por afinidades van a facilitar que la participación de los empleados sea valorada como una colaboración constructiva para la cultura de la empresa y los talentos particulares tengan un nuevo espacio para manifestarse.

Sin duda, esta clase de intervenciones, los hará sentir parte de un proyecto que está vivo y una organización que crece gracias a los aportes personales de cada integrante.

Grupos privados entre líderes

Los líderes son quienes tienen la función de monitorear y motivar que el buen camino trazado desde la gerencia se conserve y se esté recorriendo de forma satisfactoria.

La creación de un grupo privado con los líderes de la organización permitirá tener un espacio de colaboración permanente.

Este espacio podrá ser propicio para:

• Poner las inquietudes en común,
• Encarar problemas urgentes,
• Discutir estrategias de crecimiento,
• Obtener soluciones colaborativas,
• Difusión de buenas prácticas y
• Promoción de actividades de puesta a punto de los equipos,

Además la unificación de criterios los mantendrá en rumbo y brindará a nuestros líderes mayor acompañamiento y confianza.

Ventas en equipo

Será de gran utilidad la creación de grupos de ventas armando equipos para procesos de ventas específicos, usando @menciones para vincular a los expertos en conversaciones clave, creando agendas de reuniones, estableciendo eventos, plazos y objetivos.

Colaboración con los clientes

Será de inmensa utilidad la creación de grupos con clientes donde por ejemplo podamos:

• Compartir propuestas,
• Responder rápidamente sus preguntas,
• Acompañarlos en el proceso de venta,
• Crear agendas de reuniones o de entregas,
• Compartiendo material o documentación,
• Mantener el contacto permanente
• Escuchando las ideas y sugerencias
• Estrechando una relación de habitualidad con los referentes de esas empresas
• Eliminando barreras e intermediarios en la comunicación
• Permitiendo optimizar los tiempos de todos los recursos mediante la comunicación asincrónica que posibilita Chatter.

Mantengamos las ofertas actualizadas en tiempo real

Con Habitat vamos a lograr mantener en tiempo real el seguimiento de las oportunidades de alto valor para la compañía.

Con las conversaciones de alta relevancia para el negocio, se podrán comunicar las aprobaciones en noticias en tiempo real y recibir las actualizaciones de forma instantánea en un dispositivo móvil.

Las interacciones críticas no serán dependientes de nuestra presencia en la compañía y las decisiones podrán ser comunicadas desde cualquier dispositivo conectado.

Fomentemos la sana competencia

Publiquemos felicitaciones por los logros de ventas y celebremos las grandes victorias.

Dar un reconocimiento a los mejores es una motivación vital para mantener la lozanía de los equipos de ventas.

Por la naturaleza competitiva de estos colaboradores, una excelente idea es la publicación de una tabla de clasificación en Noticias en tiempo real para dar dinamismo al equipo de ventas.

Grupos de entrenamiento

Dos casos que reportan altísimo grado de éxito es la creación de grupos de entrenamiento para las nuevas contrataciones y postulantes, como para la formación de nuevos líderes. Demos unas ideas para cada caso.

Grupo externo para nuevas contrataciones:

• Permitiremos que los recién incorporados tengan acceso a toda la información necesaria que los oriente en la integración.
• Podrán recibir capacitación en las normas y procesos habituales de la compañía.
• Podremos sugerirles una lista de personas de la compañía a quién seguir en Chatter para poder beneficiarse de ver y aprender de sus publicaciones e inspirarse.
• La utilidad de esta puesta en red es que sirva para su integración con la cultura de la empresa.

El objetivo de estos grupos externos es que su trayectoria de ingreso sea en el marco de una red donde pueda interactuar con otros recién ingresados, comiencen a identificar a sus líderes a quienes tendrán acceso de forma simple y descontracturada.

Grupos privados para la formación de líderes:

Podemos crear grupos privados para pequeños equipos ágiles, donde podamos colaborar y facilitar el entrenamiento posterior a la capacitación.

En estos grupos de entrenamiento a buen ritmo, se privilegiará la excelencia, que será destacada y reconocida, aparecerán expertos, surgirán los talentos y en la diversidad, destacarán los liderazgos.

En estos grupos se encaminará a los expertos para que logren desplegar su potencial.

Lo fundamental que se persigue en la actividad de estos grupos es conectar a las personas con lo esencial de su rol.

Mantener una base del conocimiento

Un buen uso de Chatter nos permite la centralización de la información y del conocimiento almacenados en conversaciones dentro de grupos así como mantener todas las versiones de archivos publicados en la Plataforma.

Es posible recuperar esta información guardada en cualquier momento.

La información importante podrá ser marcada con un #tema o #Hashtag y mediante el uso de esa etiqueta quedará agrupada para facilitar la búsqueda posterior.

Creemos un #Tema o Hashtag para promocionar objetivos clave

Qué útil e inspirador a la vez resulta que en las publicaciones cotidianas encontremos un hashtag que nos recuerde que nuestra participación es clave para el crecimiento de nuestra organización!

La utilización de #Temas para agrupar publicaciones es de gran ayuda para motivar y para agrupar la colaboración de los participantes.

Los objetivos corporativos expresan los propósitos de la compañía, resultados globales que involucran a toda la organización y son el marco de referencia para los objetivos funcionales.

Los objetivos corporativos deben alcanzar todas las áreas que integran la empresa deben ser divulgados, publicados y mantenidos en alto para lograr la deseada colaboración para el cumplimiento de la misión de la organización.

1. Entonces si creamos el tema: #Objetivos Corporativos e
2. incentivamos a que las personas de nuestra organización publiquen sus aportes con el Hashtag #colaborando
3. Lograremos que se compartan y conozcan todas las formas en que los empleados están contribuyendo al logro de esos objetivos Corporativos.

Sin dudas será un motivo de entusiasmo tanto la participación como el seguimiento de los nuevos aportes.

Gracias a la creación de #Temas damos la visibilidad que necesitamos a todas esas publicaciones, comentarios y por sobre todo, a los objetivos de la organización.

Encuestas rápidas

Cuando queremos conseguir una respuesta rápida de una considerable cantidad de usuarios por ejemplo para opinar sobre la mejora de un producto antes de lanzarlo a la venta.

Cuando necesitemos recopilar esta clase de opiniones rápidas y realizar este proceso de forma repetida durante el ciclo de desarrollo o mejora de un producto

Entonces realizar un Sondeo de una sola pregunta en Chatter es una solución para recibir la colaboración de la mayor cantidad de participantes posible.

La respuestas no se harán esperar.

Para dar visibilidad a la encuesta simplemente podemos agregar @menciones de personas o de grupos a nuestro sondeo.

Grupo de inteligencia competitiva

Juntando a los mejores jugadores del negocio en la organización, crearemos un grupo para inteligencia de negocios.

‍Cómo podemos vigorizar el grupo?

Usemos hashtags como #MejoresPracticas y #ExitoCompetitivo

‍Cómo podemos vitalizar la actividad?

Usemos Preguntas de Chatter para enriquecer la base del conocimiento y promover la investigación

‍Cómo podemos involucrar a los talentos?

‍@mencionando personas y grupos de expertos vamos a lograr participaciones de calidad y subirá el nivel de interés y motivación.

Cómo podemos aumentar la colaboración?

‍Compartiendo material: archivos, documentos, artículos, informes, reportes y estadísticas en las publicaciones.

Esta es sólo una pequeña muestra de la lista de beneficios que irán apareciendo para enriquecer la ingeniería de negocio y propulsarán el crecimiento de la compañía:

• Detección de ventajas competitivas,
• Descubrimiento de nichos de mercado desatendidos,
• Observatorio de la competencia,
• Análisis de oportunidades comerciales,
• Divulgación de estrategias exitosas,
• Ejercicio de replicación de tácticas para la victoria de otras compañías,
• Establecimiento y actualización de las mejores prácticas,
• Conversatorio de visión de la competencia,
• Listado de recomendaciones,
• Obtención de las respuestas de los expertos.
• Puesta en común de archivos y material crítico.

Grupo para planificación de eventos

Para organizar un evento de la empresa resulta ideal que creemos un grupo dedicado a tal evento, donde todos los responsables puedan colaborar con material, planificar, proponer, comentar y hacer su aporte.

Ya no harán falta múltiples reuniones físicas para ajustar detalles ni inoportunos llamados telefónicos.

Toda la colaboración puede ser coordinada desde el grupo de Chatter:

• Establecimiento del temario y estructura,
• Programación de las intervenciones de los disertantes,
• Publicación de los detalles de la agenda,
• Inclusión de proveedores externos de suministros e insumos para el evento como comida, bebida o equipos.

Usando Chatter se terminaron los malentendidos, la falta de previsión, la responsabilidad recaída toda sobre una sola persona y los desajustes e imprecisiones en las comunicaciones

Cómo conseguimos nuestros casos de uso?

Vamos a seguir estos pasos sugeridos para poder tener nuestros propios casos de uso.

Recopilar

Compartamos la lista de ejemplos que vimos en esta unidad con los colaboradores que van a participar en la implementación y a partir de ella pidamos que recopilen casos de uso adecuados para Chatter.

Identificar

Brindemos nuestra colaboración al patrocinador ejecutivo para identificar casos de uso en toda nuestra organización en los que el uso de Chatter pueda aportar la solución definitiva.

Elaborar

Con el equipo de implementación y con cada departamento participemos en la elaboración de nuestra propia lista de casos de uso en los que la colaboración social y el trabajo en conjunto pueda ser de utilidad.

Priorizar

Establezcamos prioridades para nuestros casos de uso que hemos recopilado y elijamos comenzar con los casos de mayor repercusión y de fácil implementación.

Involucrar

• En la identificación de los casos de uso apropiados para la implementación debemos involucrar a todos nuestros equipos. También vamos a solicitar su participación en la planificación del lanzamiento.
• Esta colaboración desde el principio facilitará el camino de la adopción de Chatter.
• Ayudar y participar en la implementación hará que nuestros equipos puedan obtener los beneficios de Chatter con mayor rapidez y excelentes resultados.