Estrategias para elevar el nivel de adopción de Habitat

🎓 Unidad
2
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrás:

Diseña tu estrategia de implementación de Chatter

Es muy importante desplegar una estrategia de implementación de Chatter.

En esta unidad vamos a descubrir de qué se trata un desarrollo de estrategia.

Para esos fines vamos a aprender todo lo necesario sobre diseño de estrategia y luego podremos:

  • Establecer las áreas y situaciones de máxima prioridad para la implementación de Chatter.
  • Idear un plan de implementación es decir, el avance por sectores de la organización y por etapas en la adopción de la herramienta.
  • Decidir si habilitaremos Chatter para todos los usuarios de la compañía o haremos una instalación de Chatter basada en perfiles.

Empecemos por recordar que Chatter es el componente vital de EGA Futura Habitat y de toda la Plataforma para hacer del trabajo colaborativo la base para el éxito a la hora de conquistar las metas de toda la organización.

EGA Futura Habitat puede lograr que nuestra organización funcione como una orquesta sinfónica

EGA Futura Habitat es la red social de la plataforma EGA Futura y cuenta con múltiples herramientas.

Estas herramientas son como instrumentos musicales que trabajan comunicándose eficientemente y así brindan la funcionalidad necesaria para que una organización sobresalga como una orquesta sinfónica dirigida magistralmente.

EGA Futura Habitat hace la comunicación más eficiente

Orquesta que para sonar de forma excelente debe ser dirigida:

  • armonizando las complejidades,
  • prestigiando cada rol,
  • jerarquizando las responsabilidades,
  • acompasando la diversidad,
  • dando el merecido protagonismo a cada instrumento.

Dirigir la orquesta es un trabajo reservado para la alta gerencia y requiere de un alto nivel de compromiso en la etapa inicial del diseño de la estrategia.

Los equipos más exitosos delinean sus metas en respuesta a una demanda u oportunidad que aparece en el camino, generalmente a instancias de la gerencia de mayor rango. (Jon R. Katzenbach. )

Una vez conquistado este desafío se simplificará al máximo el día a día cuando toda la organización esté comprometida sabiendo que la música que logran trabajando en equipo es lo más elevado en su género.

De qué se trata el diseño de estrategia de implementación de Chatter?

Chatter es la herramienta que le da vida y vincula la funcionalidad de toda la red haciendo del trabajo colaborativo, la forma habitual de manejarse a través de todas las aplicaciones de la Plataforma EGA Futura.

Esta nueva forma de comunicarse que incluye niveles y ámbitos de colaboración, necesita ser pensada desde el principio.

El diseño inicial es la base para poder desplegar una estrategia de comunicación para lograr máxima productividad de las interacciones y mayor beneficio para la organización.

Ninguna dificultad en el uso

La funcionalidad de Chatter es muy intuitiva, esta facilidad de uso es un alivio a la hora de aumentar la tasa de adopción de la herramienta.

Por el mismo motivo no hará falta convocar sesiones de capacitación para usuarios, entonces esta necesidad afortunadamente es un pendiente menos y no hará falta tenerlo en cuenta en el diseño de la estrategia de implementación.

Uso similar a una red social

Para usuarios habituales de redes sociales seguramente será natural adoptar la funcionalidad de Chatter.

Si hasta el momento no hemos usado herramienta de colaboración social en la compañía, deberemos invertir algún tiempo en preparar a los integrantes de la organización para iniciar una nueva forma de comunicación.

En algunos casos incorporar un nuevo estilo de interacción como el que aporta Chatter puede representar un cambio cultural y será necesario contar con campeones de EGA Futura Habitat en todos los niveles de la organización para garantizar el éxito de la implementación.

Qué es un campeón de Habitat?

Los campeones son superusuarios, a nivel manejo de las herramientas son ágiles, atentos, ingeniosos, especializados y sobre todas las cualidades son personas entusiasmadas con EGA Futura Habitat.

Qué es un campeón de Habitat?
Un campeón de Habitat es un colaborador ágil ingenioso y entusiasta

Los Campeones de Habitat ofrecen habitual y regularmente sus recomendaciones para mejorar la aplicación y sus herramientas.

Tipos de campeones

Hay tres tipos de campeones, cada uno desempeñará un rol específico.

Estos tres roles forman el equipo de campeones.

Dependiendo del tamaño de la organización, cada área donde se implemente Habitat tendrá su propio equipo de campeones.

Los tres roles son necesarios y son:

  • Patrocinador Ejecutivo: es uno de los ejecutivos que promueva el uso de las herramientas y demuestre el entusiasmo con su ejemplo.
  • Evangelizador: Es aquella persona movediza que siempre está dispuesta a acudir al llamado de todos quienes necesiten un apoyo concreto en el uso de la herramienta y mejores prácticas.
  • Community Manager: es quien va a liderar la calidad del contenido y seleccionar contenido de calidad para compartir. También va a promover la actividad de toda la comunidad.
Según el tamaño de nuestra compañía también una sola persona puede desempeñar las funciones de los tres roles.

Desarrollaremos las características de cada uno de estos tres roles luego de que conozcamos:

  1. Las cualidades que deben presentar nuestros campeones para ser seleccionados,
  2. Cómo capacitarlos y acompañarlos,
  3. Cómo ponerlos manos a la obra
  4. Cómo debemos aprovechar ese feedback de primera mano que nos brindarán y que será de gran utilidad en el desarrollo de la estrategia de implementación.

Todo esto que mencionamos es justo lo que vamos a aprender a continuación.

Estamos listos para un cambio cultural en la forma de trabajo?

En el caso de muchas compañías, Chatter representa un cambio cultural y se necesitan campeones en todos los niveles de la organización para garantizar el éxito.

Debemos contar con campeones a todos los niveles de la organización

La creación y ejecución de un plan de implementación es clave para la adopción.

Independientemente de lo que hagamos, no podemos omitir estos pasos.

  • Identificar a los campeones.
  • Identificar nuestros casos de uso de Chatter.
  • Crear nuestro plan de comunicación.
  • Comunicar las reglas de participación (El protocolo de nuestra organización para el uso de Chatter).
  • Medir nuestros resultados.

Desarrollemos cada uno de estos pasos.

Comencemos con entusiasmo

Identificar a los campeones

Recordemos que necesitamos elegir un campeón para cada uno de los tres roles.

Vamos a describir cómo seleccionar a los mejores y la forma de trabajo que vamos desarrollar con cada campeón.

Cómo lo seleccionamos?

Paso a paso:

  1. Identifiquemos a la persona de la compañía que va a ser el campeón de Habitat y pidamos su colaboración.
  2. Si no aparece alguno claramente, seleccionemos alguien con vocación de mejorar los procesos de negocio o aquel quien siempre es el primero en adoptar nuevas tecnologías.
  3. Brindemos a nuestro campeón acceso a la plataforma.
  4. Debemos crear un conjunto de permisos de Usuario y asignárselos a nuestro campeón.

Cómo debemos capacitar a nuestro campeón?

Paso a paso:

  1. Debemos emplear un tiempo para hacerle conocer a nuestro campeón el entorno y la potencia de Habitat y sus herramientas.
  2. Es necesario que lo acompañemos en sus primeros pasos ayudando y respondiendo cada pregunta.
  3. Es fundamental resolver sus inquietudes rápidamente para hacer un buen uso del tiempo de nuestro campeón.
Capacitar a nuestro campeón de Habitat es un paso clave

Luego de las capacitaciones llega la hora de dejarlo hacer

Paso a paso:

  1. Permitamos a nuestro campeón hacer las cosas por su cuenta dándole la oportunidad realizar su trabajo por una semana.
  2. Nunca cesemos de acompañar la adaptación de nuestro campeón a las nuevas herramientas.
  3. Pidámosle que registre experiencias y recomendaciones acerca de cómo satisfacer mejor necesidades de negocio.

El momento del feedback

Paso a paso:

  1. Tengamos una conversación con nuestro campeón sobre la experiencia.
  2. Charlemos sobre la facilidad de uso, pidamos ideas de implementación, escuchemos sobre la utilidad de las distintas funcionalidades, esto nos devolverá la información necesaria para que luego podamos planificar.
  3. Obtengamos sus comentarios, los que nos ayudarán a definir etapas y los mejores momentos para implementar una a una.

Revisar nuestro plan de implementación

Junto con la información aportada por nuestro campeón debemos revisar nuestro plan de implementación original.

Deberemos decidir las etapas y sectores por donde conviene comenzar dependiendo de las prioridades.

Siempre es mejor comenzar e ir cosechando sugerencias para mejoras que podrán ser implementadas en las siguientes etapas.

Entonces no necesitamos demorar la implementación si algunas funciones no se manejan a la perfección.

Lanzarse al juego y escuchar sugerencias

Cuáles son los roles de los campeones en nuestro plan de implementación?

Como estuvimos viendo con anterioridad vamos a necesitar tres roles.

Dependiendo del tamaño de nuestra compañía:

  • Los tres roles podrán ser llevados adelante por una sola persona o
  • Habrá varios equipos de tres campeones distribuidos en las diferentes áreas sectores o departamentos de nuestra organización.

Los roles son:

Patrocinador Ejecutivo, Evangelizador y Community Manager.

Veamos en la siguiente imagen cómo se relacionan los tres roles de campeones:

Identificar a las personas clave forma parte del éxito de tu estrategia
Identificar a las personas clave forma parte del éxito de tu estrategia

Patrocinador ejecutivo

En cada organización necesitaremos como mínimo un ejecutivo identificado como el patrocinador.

El patrocinador debe estar totalmente convencido del poder de la colaboración social a través de la participación en la red social de la empresa.

Quien asuma este rol debe estar dispuesto a invertir parte de su tiempo para convertir la colaboración de Chatter en un éxito.

Nuestro patrocinador ejecutivo deberá publicar activamente en Habitat, para que de esta forma otros sigan su ejemplo.

Pero tal como suponemos, seguramente nuestro ejecutivo suela tener su agenda completa.

Entonces la sugerencia para el patrocinador ejecutivo es que realice una publicación al día.

Esta frecuencia que proponemos es un objetivo alcanzable y un excelente ejemplo para que sigan todos los demás en la compañía.

Evangelizador

Chatter es la herramienta ideal para aquellas personas que necesitarían estar en varios lugares al mismo tiempo, teniendo una comunicación con uno y con otro para llevar el trabajo adelante de la mejor forma.

Ahora con Chatter solamente hay que realizar una publicación de una forma acertada para comunicarse efectivamente con las personas deseadas, conseguir feedback esperado y los resultados que necesitamos.

Los evangelizadores serán esas personas de nuestra organización que además de contar con conocimientos destacados para manejar herramientas tecnológicas también tienen facilidad para la colaboración social y se sienten muy cómodos en ese rol.

El rol tiene que estar asignado de forma específica para que todos en la compañía sepan quiénes son estos colaboradores que estarán al servicio de los compañeros para incorporar el uso de Chatter a la vida cotidiana.

Los evangelizadores son quienes ayudan a los demás compañeros:

  • Respondiendo preguntas,
  • Animando a otros usuarios que aún no se atreven a publicar,
  • Creando y gestionando grupos, y
  • Organizando los contenidos.

Debemos solicitar claramente la colaboración de los evangelizadores en todo lo que implica ese rol para garantizar el éxito de la implementación de Chatter.

Community Manager

Este rol también debe ser ocupado por un campeón, el trabajo que debe desempeñar es el de gestor de la comunidad.

Qué significa ser el Gestor de la comunidad?

Para asegurarnos el éxito en la implementación de Chatter, necesitamos que los contenidos sean excelentes.

Para que la herramienta funcione tal como fue pensada para optimizar tiempo, recursos y logre mejorar el rendimiento de toda la organización desplegando la cultura del trabajo colaborativo debemos ser conscientes del valor inmenso de la comunidad.

Para alcanzar estos fines necesitamos a un Community Manager que seleccione y organice contenido de calidad en las publicaciones.

El gestor de la comunidad también debe promover la participación de los usuarios.

Para dar solamente algunos ejemplos de contenido relevante podemos mencionar:

  • Archivos que sean de utilidad,
  • Vínculos a artículos de  actualización
  • Enlaces a noticias interesantes o
  • Videos de nuestra industria que sirvan para capacitar a determinadas áreas,
  • Publicaciones sobre eventos y
  • Novedades que nos impliquen y anuncios de gran interés para nuestra organización.

El community manager tendrá que desarrollar también las siguientes tareas:

  • Dirigir de forma estratégica las comunicaciones a los sectores involucrados, a los miembros de la comunidad interesados y a quienes necesiten conocer las distintas publicaciones.
  • Medir los resultados y
  • Trabajar en conjunto con los Evangelizadores para implementar programas de adopción para que el alcance de Chatter se prolongue mucho después de la implementación.

Demos a conocer a nuestro equipo de campeones

Para que los roles sean funcionales necesitamos que los campeones sean reconocidos públicamente.

Es de vital importancia ya que, con la presentación formal del equipo, se dará la valor a su categoría de liderazgo colaborativo tan necesario.

De la misma manera se darán a conocer sus funciones según cada rol.

Una idea para promocionar la visibilidad es crear para los campeones fotos de perfil especiales con algún icono o marca de colaboración social o destacando su rol para ser reconocidos.

Si creamos fotos para el Patrocinador ejecutivo, Community Manager Gestor de comunidad y Evangelizadores todos sabrán reconocer mirando su foto de perfil quiénes pertenecen al equipo de adopción de Chatter.

EGA Futura Habitat vs. WhatsApp

En la siguiente ilustración podemos apreciar cómo se centralizan las comunicaciones de forma que, entre otros múltiples beneficios, ya no se eliminarán por accidente archivos ni historiales, y todas las referencias necesarias estarán vinculadas a los diversos elementos y usuarios de la Plataforma.

EGA Futura Habitat vs WhatsApp
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