Estrategias para elevar el nivel de adopci贸n de Habitat

Unidad
2
Objetivos de aprendizaje
Despu茅s de completar esta unidad, podr谩s:

Dise帽a tu estrategia de implementaci贸n de Chatter

Es muy importante desplegar una estrategia de implementaci贸n de Chatter.

En esta unidad vamos a descubrir de qu茅 se trata un desarrollo de estrategia.

Para esos fines vamos a aprender todo lo necesario sobre dise帽o de estrategia y luego podremos:

  • Establecer las 谩reas y situaciones de m谩xima prioridad para la implementaci贸n de Chatter.
  • Idear un plan de implementaci贸n es decir, el avance por sectores de la organizaci贸n y por etapas en la adopci贸n de la herramienta.
  • Decidir si habilitaremos Chatter para todos los usuarios de la compa帽铆a o haremos una instalaci贸n de Chatter basada en perfiles.

Empecemos por recordar que Chatter es el componente vital de EGA Futura Habitat y de toda la Plataforma para hacer del trabajo colaborativo la base para el 茅xito a la hora de conquistar las metas de toda la organizaci贸n.

EGA聽Futura Habitat puede lograr que nuestra organizaci贸n funcione como una orquesta sinf贸nica

EGA Futura Habitat es la red social de la plataforma EGA Futura y cuenta con m煤ltiples herramientas.

Estas herramientas son como instrumentos musicales que trabajan comunic谩ndose eficientemente y as铆 brindan la funcionalidad necesaria para que una organizaci贸n sobresalga como una orquesta sinf贸nica dirigida magistralmente.

EGA Futura Habitat hace la comunicaci贸n m谩s eficiente

Orquesta que para sonar de forma excelente debe ser dirigida:

  • armonizando las complejidades,
  • prestigiando cada rol,
  • jerarquizando las responsabilidades,
  • acompasando la diversidad,
  • dando el merecido protagonismo a cada instrumento.

Dirigir la orquesta es un trabajo reservado para la alta gerencia y requiere de un alto nivel de compromiso en la etapa inicial del dise帽o de la estrategia.

Los equipos m谩s exitosos delinean sus metas en respuesta a una demanda u oportunidad que aparece en el camino, generalmente a instancias de la gerencia de mayor rango. (Jon R. Katzenbach. )

Una vez conquistado este desaf铆o se simplificar谩 al m谩ximo el d铆a a d铆a cuando toda la organizaci贸n est茅 comprometida sabiendo que la m煤sica que logran trabajando en equipo es lo m谩s elevado en su g茅nero.

De qu茅 se trata el dise帽o de estrategia de implementaci贸n de Chatter?

Chatter es la herramienta que le da vida y vincula la funcionalidad de toda la red haciendo del trabajo colaborativo, la forma habitual de manejarse a trav茅s de todas las aplicaciones de la Plataforma EGA Futura.

Esta nueva forma de comunicarse que incluye niveles y 谩mbitos de colaboraci贸n, necesita ser pensada desde el principio.

El dise帽o inicial es la base para poder desplegar una estrategia de comunicaci贸n para lograr m谩xima productividad de las interacciones y mayor beneficio para la organizaci贸n.

Ninguna dificultad en el uso

La funcionalidad de Chatter es muy intuitiva, esta facilidad de uso es un alivio a la hora de aumentar la tasa de adopci贸n de la herramienta.

Por el mismo motivo no har谩 falta convocar sesiones de capacitaci贸n para usuarios, entonces esta necesidad afortunadamente es un pendiente menos y no har谩 falta tenerlo en cuenta en el dise帽o de la estrategia de implementaci贸n.

Uso similar a una red social

Para usuarios habituales de redes sociales seguramente ser谩 natural adoptar la funcionalidad de Chatter.

Si hasta el momento no hemos usado herramienta de colaboraci贸n social en la compa帽铆a, deberemos invertir alg煤n tiempo en preparar a los integrantes de la organizaci贸n para iniciar una nueva forma de comunicaci贸n.

En algunos casos incorporar un nuevo estilo de interacci贸n como el que aporta Chatter puede representar un cambio cultural y ser谩 necesario contar con campeones de EGA Futura Habitat en todos los niveles de la organizaci贸n para garantizar el 茅xito de la implementaci贸n.

Qu茅 es un campe贸n de Habitat?

Los campeones son superusuarios, a nivel manejo de las herramientas son 谩giles, atentos, ingeniosos, especializados y sobre todas las cualidades son personas entusiasmadas con EGA Futura Habitat.

Qu茅 es un campe贸n de Habitat?
Un campe贸n de Habitat es un colaborador 谩gil ingenioso y entusiasta

Los Campeones de Habitat ofrecen habitual y regularmente sus recomendaciones para mejorar la aplicaci贸n y sus herramientas.

Tipos de campeones

Hay tres tipos de campeones, cada uno desempe帽ar谩 un rol espec铆fico.

Estos tres roles forman el equipo de campeones.

Dependiendo del tama帽o de la organizaci贸n, cada 谩rea donde se implemente Habitat tendr谩 su propio equipo de campeones.

Los tres roles son necesarios y son:

  • Patrocinador Ejecutivo: es uno de los ejecutivos que promueva el uso de las herramientas y demuestre el entusiasmo con su ejemplo.
  • Evangelizador: Es aquella persona movediza que siempre est谩 dispuesta a acudir al llamado de todos quienes necesiten un apoyo concreto en el uso de la herramienta y mejores pr谩cticas.
  • Community Manager: es quien va a liderar la calidad del contenido y seleccionar contenido de calidad para compartir. Tambi茅n va a promover la actividad de toda la comunidad.
Seg煤n el tama帽o de nuestra compa帽铆a tambi茅n una sola persona puede desempe帽ar las funciones de los tres roles.

Desarrollaremos las caracter铆sticas de cada uno de estos tres roles luego de que conozcamos:

  1. Las cualidades que deben presentar nuestros campeones para ser seleccionados,
  2. C贸mo capacitarlos y acompa帽arlos,
  3. C贸mo ponerlos manos a la obra
  4. C贸mo debemos aprovechar ese feedback de primera mano que nos brindar谩n y que ser谩 de gran utilidad en el desarrollo de la estrategia de implementaci贸n.

Todo esto que mencionamos es justo lo que vamos a aprender a continuaci贸n.

Estamos listos para un cambio cultural en la forma de trabajo?

En el caso de muchas compa帽铆as, Chatter representa un cambio cultural y se necesitan campeones en todos los niveles de la organizaci贸n para garantizar el 茅xito.

Debemos contar con campeones a todos los niveles de la organizaci贸n

La creaci贸n y ejecuci贸n de un plan de implementaci贸n es clave para la adopci贸n.

Independientemente de lo que hagamos, no podemos omitir estos pasos.

  • Identificar a los campeones.
  • Identificar nuestros casos de uso de Chatter.
  • Crear nuestro plan de comunicaci贸n.
  • Comunicar las reglas de participaci贸n (El protocolo de nuestra organizaci贸n para el uso de Chatter).
  • Medir nuestros resultados.

Desarrollemos cada uno de estos pasos.

Comencemos con entusiasmo

Identificar a los campeones

Recordemos que necesitamos elegir un campe贸n para cada uno de los tres roles.

Vamos a describir c贸mo seleccionar a los mejores y la forma de trabajo que vamos desarrollar con cada campe贸n.

C贸mo lo seleccionamos?

Paso a paso:

  1. Identifiquemos a la persona de la compa帽铆a que va a ser el campe贸n de Habitat y pidamos su colaboraci贸n.
  2. Si no aparece alguno claramente, seleccionemos alguien con vocaci贸n de mejorar los procesos de negocio o aquel quien siempre es el primero en adoptar nuevas tecnolog铆as.
  3. Brindemos a nuestro campe贸n acceso a la plataforma.
  4. Debemos crear un conjunto de permisos de Usuario y asign谩rselos a nuestro campe贸n.

C贸mo debemos capacitar a nuestro campe贸n?

Paso a paso:

  1. Debemos emplear un tiempo para hacerle conocer a nuestro campe贸n el entorno y la potencia de Habitat y sus herramientas.
  2. Es necesario que lo acompa帽emos en sus primeros pasos ayudando y respondiendo cada pregunta.
  3. Es fundamental resolver sus inquietudes r谩pidamente para hacer un buen uso del tiempo de nuestro campe贸n.
Capacitar a nuestro campe贸n de Habitat es un paso clave

Luego de las capacitaciones llega la hora de dejarlo hacer

Paso a paso:

  1. Permitamos a nuestro campe贸n hacer las cosas por su cuenta d谩ndole la oportunidad realizar su trabajo por una semana.
  2. Nunca cesemos de acompa帽ar la adaptaci贸n de nuestro campe贸n a las nuevas herramientas.
  3. Pid谩mosle que registre experiencias y recomendaciones acerca de c贸mo satisfacer mejor necesidades de negocio.

El momento del feedback

Paso a paso:

  1. Tengamos una conversaci贸n con nuestro campe贸n sobre la experiencia.
  2. Charlemos sobre la facilidad de uso, pidamos ideas de implementaci贸n, escuchemos sobre la utilidad de las distintas funcionalidades, esto nos devolver谩 la informaci贸n necesaria para que luego podamos planificar.
  3. Obtengamos sus comentarios, los que nos ayudar谩n a definir etapas y los mejores momentos para implementar una a una.

Revisar nuestro plan de implementaci贸n

Junto con la informaci贸n aportada por nuestro campe贸n debemos revisar nuestro plan de implementaci贸n original.

Deberemos decidir las etapas y sectores por donde conviene comenzar dependiendo de las prioridades.

Siempre es mejor comenzar e ir cosechando sugerencias para mejoras que podr谩n ser implementadas en las siguientes etapas.

Entonces no necesitamos demorar la implementaci贸n si algunas funciones no se manejan a la perfecci贸n.

Lanzarse al juego y escuchar sugerencias

Cu谩les son los roles de los campeones en nuestro plan de implementaci贸n?

Como estuvimos viendo con anterioridad vamos a necesitar tres roles.

Dependiendo del tama帽o de nuestra compa帽铆a:

  • Los tres roles podr谩n ser llevados adelante por una sola persona o
  • Habr谩 varios equipos de tres campeones distribuidos en las diferentes 谩reas sectores o departamentos de nuestra organizaci贸n.

Los roles son:

Patrocinador Ejecutivo, Evangelizador y Community Manager.

Veamos en la siguiente imagen c贸mo se relacionan los tres roles de campeones:

Identificar a las personas clave forma parte del 茅xito de tu estrategia
Identificar a las personas clave forma parte del 茅xito de tu estrategia

Patrocinador ejecutivo

En cada organizaci贸n necesitaremos como m铆nimo un ejecutivo identificado como el patrocinador.

El patrocinador debe estar totalmente convencido del poder de la colaboraci贸n social a trav茅s de la participaci贸n en la red social de la empresa.

Quien asuma este rol debe estar dispuesto a invertir parte de su tiempo para convertir la colaboraci贸n de Chatter en un 茅xito.

Nuestro patrocinador ejecutivo deber谩 publicar activamente en Habitat, para que de esta forma otros sigan su ejemplo.

Pero tal como suponemos, seguramente nuestro ejecutivo suela tener su agenda completa.

Entonces la sugerencia para el patrocinador ejecutivo es que realice una publicaci贸n al d铆a.

Esta frecuencia que proponemos es un objetivo alcanzable y un excelente ejemplo para que sigan todos los dem谩s en la compa帽铆a.

Evangelizador

Chatter es la herramienta ideal para aquellas personas que necesitar铆an estar en varios lugares al mismo tiempo, teniendo una comunicaci贸n con uno y con otro para llevar el trabajo adelante de la mejor forma.

Ahora con Chatter solamente hay que realizar una publicaci贸n de una forma acertada para comunicarse efectivamente con las personas deseadas, conseguir feedback esperado y los resultados que necesitamos.

Los evangelizadores ser谩n esas personas de nuestra organizaci贸n que adem谩s de contar con conocimientos destacados para manejar herramientas tecnol贸gicas tambi茅n tienen facilidad para la colaboraci贸n social y se sienten muy c贸modos en ese rol.

El rol tiene que estar asignado de forma espec铆fica para que todos en la compa帽铆a sepan qui茅nes son estos colaboradores que estar谩n al servicio de los compa帽eros para incorporar el uso de Chatter a la vida cotidiana.

Los evangelizadores son quienes ayudan a los dem谩s compa帽eros:

  • Respondiendo preguntas,
  • Animando a otros usuarios que a煤n no se atreven a publicar,
  • Creando y gestionando grupos, y
  • Organizando los contenidos.

Debemos solicitar claramente la colaboraci贸n de los evangelizadores en todo lo que implica ese rol para garantizar el 茅xito de la implementaci贸n de Chatter.

Community Manager

Este rol tambi茅n debe ser ocupado por un campe贸n, el trabajo que debe desempe帽ar es el de gestor de la comunidad.

Qu茅 significa ser el Gestor de la comunidad?

Para asegurarnos el 茅xito en la implementaci贸n de Chatter, necesitamos que los contenidos sean excelentes.

Para que la herramienta funcione tal como fue pensada para optimizar tiempo, recursos y logre mejorar el rendimiento de toda la organizaci贸n desplegando la cultura del trabajo colaborativo debemos ser conscientes del valor inmenso de la comunidad.

Para alcanzar estos fines necesitamos a un Community Manager que seleccione y organice contenido de calidad en las publicaciones.

El gestor de la comunidad tambi茅n debe promover la participaci贸n de los usuarios.

Para dar solamente algunos ejemplos de contenido relevante podemos mencionar:

  • Archivos que sean de utilidad,
  • V铆nculos a art铆culos de 聽actualizaci贸n
  • Enlaces a noticias interesantes o
  • Videos de nuestra industria que sirvan para capacitar a determinadas 谩reas,
  • Publicaciones sobre eventos y
  • Novedades que nos impliquen y anuncios de gran inter茅s para nuestra organizaci贸n.

El community manager tendr谩 que desarrollar tambi茅n las siguientes tareas:

  • Dirigir de forma estrat茅gica las comunicaciones a los sectores involucrados, a los miembros de la comunidad interesados y a quienes necesiten conocer las distintas publicaciones.
  • Medir los resultados y
  • Trabajar en conjunto con los Evangelizadores para implementar programas de adopci贸n para que el alcance de Chatter se prolongue mucho despu茅s de la implementaci贸n.

Demos a conocer a nuestro equipo de campeones

Para que los roles sean funcionales necesitamos que los campeones sean reconocidos p煤blicamente.

Es de vital importancia ya que, con la presentaci贸n formal del equipo, se dar谩 la valor a su categor铆a de liderazgo colaborativo tan necesario.

De la misma manera se dar谩n a conocer sus funciones seg煤n cada rol.

Una idea para promocionar la visibilidad es crear para los campeones fotos de perfil especiales con alg煤n icono o marca de colaboraci贸n social o destacando su rol para ser reconocidos.

Si creamos fotos para el Patrocinador ejecutivo, Community Manager Gestor de comunidad y Evangelizadores todos sabr谩n reconocer mirando su foto de perfil qui茅nes pertenecen al equipo de adopci贸n de Chatter.

EGA Futura Habitat vs. WhatsApp

En la siguiente ilustraci贸n podemos apreciar c贸mo se centralizan las comunicaciones de forma que, entre otros m煤ltiples beneficios, ya no se eliminar谩n por accidente archivos ni historiales, y todas las referencias necesarias estar谩n vinculadas a los diversos elementos y usuarios de la Plataforma.

EGA Futura Habitat vs WhatsApp
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