Dise帽emos un plan de comunicaci贸n

Para que la implementaci贸n de la red social empresarial de EGA聽Futura sea una experiencia motivadora y exitosa necesitamos desarrollar un plan de comunicaci贸n consistente.

Para que los usuarios de la Plataforma sientan el entusiasmo de participar deben visualizar los beneficios del uso de la herramienta.

Armemos un plan con variadas estrategias para animar a nuestros usuarios a que conozcan Chatter y se interesen por los avances de la implementaci贸n.

Creando contenido de marketing

Sin duda debemos realizar una comunicaci贸n rimbombante sobre el lanzamiento de Habitat.

Ser谩 motivo de gran alegr铆a si decoramos el sal贸n con guirnaldas y globos para destacar el clima de festejo y como tal no podr谩n faltar algunas delicias y bebidas para compartir.

Si convertimos el lanzamiento de Habitat en un acontecimiento para nuestra organizaci贸n vamos a lograr que el entusiasmo y el clima festivo creen grandes expectativas en todos los miembros de la compa帽铆a.

Es un acontecimiento relevante!

  • C贸mo podemos hacer que se propague la noticia?
  • C贸mo debemos comunic谩rselo a las personas?
  • Cu谩les son los puntos cr铆ticos a mencionar para la difusi贸n sea un 茅xito?

Conozcamos algunos m茅todos.

Email

Es el m茅todo m谩s veloz, barato y eficaz.

Llega a todos est茅n donde est茅n.

Puede contener v铆nculos a recursos que permitan adicionar informaci贸n.

Puede contener un video.

Promocionemos el lanzamiento de Chatter mediante el env铆o de correos electr贸nicos con videos con material como un trailer de pel铆cula que muestre con atractivo despliegue visual los avances de lo que ser谩 la implementaci贸n de la nueva herramienta en nuestra compa帽铆a.

Video

Es una forma convincente de generar inter茅s.

Un video donde un ejecutivo nos invite a usar las nuevas herramientas, dar谩 una confirmaci贸n a nuestros nuevos usuarios que el incentivo para la adopci贸n y la puesta en marcha viene directo de los altos mandos de la compa帽铆a.

Recibir un mensaje de apoyo directo de la gerencia aporta un plus de entusiasmo!

Evento en Vivo

Demos una fiesta en la oficina,

Incluyamos el anuncio en una reuni贸n de la compa帽铆a, ya sea por videoconferencia o en persona.

Si logramos sincronizarlo con un evento importante de la organizaci贸n, como cuando se realiza el lanzamiento de la temporada de ventas, podremos beneficiarnos de ese inter茅s generado para fomentar la adopci贸n y promocionando exitosos casos de uso.

Ideas divertidas

Podemos facilitar la promoci贸n y explicaci贸n de Chatter a nuestros usuarios de una forma l煤dica.

Por ejemplo podemos realizar la instalaci贸n de un peque帽o escenario o rinc贸n tem谩tico decorado referente al lanzamiento de Habitat.

Agreguemos una barra de refrescos tambi茅n decorada.

Pongamos unas guirnaldas, banderines, cartelitos con iconos de la aplicaci贸n, collares de flores, gorras con leyendas y personajes de Habitat, Chatter, de nuestro Waffle iniciador de aplicaci贸n.

Y ahora s铆, jugando jugando demos la bienvenida al d铆a de la fotograf铆a!

Toda la escena que hemos preparado para la sesi贸n fotogr谩fica brindar谩 momentos de entretenimiento durante todo un d铆a para que los empleados se diviertan, tomen sus fotos y luego puedan compartir sus im谩genes.

Una sugerencia genial es animar a los participantes a que usen la mejor de sus fotograf铆as como foto de perfil de usuario en la plataforma.

Qu茅 informaci贸n deber铆amos incluir en estas comunicaciones?

El anuncio de lo que se viene

Indiquemos con toda claridad a nuestros usuarios que nuestra compa帽铆a empezar谩 a desplegar sus actividades en la Plataforma EGA Futura.

Expliquemos a todos los usuarios de nuestra organizaci贸n con un lenguaje sencillo y concreto, de qu茅 se trata la plataforma, las aplicaciones que incluye y para qu茅 sirven.

Para esas explicaciones podremos valernos de la documentaci贸n que provee EGA Futura para la comunicaci贸n inicial.

La comunicaci贸n no debe contener ning煤n lenguaje de jerga, siglas, terminolog铆a acad茅mica ni tecnol贸gica que puedan representar una barrera para la comprensi贸n de la herramienta.

Las encuestas informan que gran parte de los ejecutivos de cuentas o representantes de ventas no conocen el t茅rmino CRM aun habiendo usado un sistema CRM con anterioridad.

Por ejemplo, en simples palabras, la descripci贸n de la plataforma podr铆a ser: Es un sistema que mantiene centralizada la informaci贸n de nuestros clientes, de tal forma que en la empresa podamos gestionar el contacto con nuestros clientes teniendo a la vista el historial completo de actividades y comunicaciones realizada con cada uno de ellos. 聽

Mencionemos los beneficios concretos de usar el sistema

En qu茅 nos va a ayudar la Plataforma EGA Futura para ser mejores en el trabajo cotidiano?

Sin dudarlo debemos enumerar una buena lista de beneficios.

Brindemos acceso a la capacitaci贸n

Promocionemos las capacitaciones en vivo, con lugar, d铆a y hora de asistencia.

Habilitemos simple acceso a todo el material documentado.

Brindemos inmediatamente los v铆nculos a los recursos disponibles.

Material escrito, cursos, videos todo debe ser plenamente accesible desde cualquier dispositivo m贸vil y los links deben estar al alcance de la mano ahora mismo.

Pidamos un incentivo de los ejecutivos

Tal como hemos mencionado ser谩 de gran impacto recibir un mensaje de apoyo en video de alg煤n referente delos l铆deres dela compa帽铆a.

La entusiasta motivaci贸n directa del responsable de la gerencia de ventas o de alg煤n director, va a poner los motores en marcha.

Una nota del gerente general destacando la importancia del uso de la Plataforma y la confianza que toda la organizaci贸n tiene depositada en la implementaci贸n exitosa de Habitat y todas las herramientas y aplicaciones de EGA Futura ser谩 un incentivo irresistible.

Comuniquemos casos de 茅xito

Todos los colaboradores, los campeones de cada rol, han detectado durante los per铆odos de capacitaci贸n inicial los beneficios concretos de usar las herramientas de la plataforma para solucionar problemas reales del trabajo cotidiano.

Es importante que cada uno de estos integrantes de los diversos equipos, comuniquen y compartan los casos de uso que han identificado.

Ser谩 mucho m谩s agradable escuchar historias reales de nuestra compa帽铆a y ser谩 m谩s f谩cil comprender los beneficios cuando se usan ejemplos concretos de problema y su soluci贸n, que otras explicaciones t茅cnicas.

Elijamos la fecha de lanzamiento estrat茅gicamente

Debemos elegir la fecha m谩s conveniente para el lanzamiento y para todas las comunicaciones:

  • Evitemos hacerlo en temporada alta es decir, 茅pocas de de mayor actividad en la empresa.
  • No pensemos realizar anuncios ni dar novedades el 煤ltimo d铆a del mes o en d铆a de cierre de ventas.
  • Consideremos no realizar acciones de comunicaci贸n en per铆odos de vacaciones o cercan铆as de feriados.
  • Los viernes tampoco son una buena opci贸n para atraer la atenci贸n a novedades.

Debemos hacer una comunicaci贸n escalonada, es decir por etapas.

Todas las etapas deben estar planificadas de antemano.

La fecha del lanzamiento debe estar establecida ya partir de all铆, debemos estructurar la programaci贸n del calendario para la comunicaci贸n escalonada previa al lanzamiento.

Podr铆a ser une muy buena pr谩ctica al principio activar Chatter luego del horario de trabajo para iniciar las interacciones de per铆odo inicial.

Establezcamos mejores pr谩cticas de comunicaci贸n:

Protocolo para el uso de Chatter

Chatter es una herramienta totalmente intuitiva para todo usuario de redes sociales.

Habitualmente requiere m铆nima capacitaci贸n para ser un usuario activo.

Establecer el protocolo para el uso de Chatter ayudar谩 a nuestros usuarios a mantenerse al d铆a y maximizar el valor de Chatter.

Ser谩 imprescindible que establezcamos desde el principio una serie de buenas pr谩cticas para el uso de Habitat,tema que nos vamos a encargar de desarrollar en detalle en otros cap铆tulos m谩s adelante en esta capacitaci贸n.

El protocolo debe contener desde las normas b谩sicas de comportamiento, reglas que parecer谩n muy obvias tal vez pero no por eso deben dejar de ser mencionadas para la buena convivencia en la red social.

Publiquemos una lista de Buenas Pr谩cticas

Si bien la intuici贸n y el uso diario de redes sociales pueden ayudarnos a manejarnos bien en Chatter, no debemos omitir detalles.

Si elaboramos un listado de buenas pr谩cticas para conseguir la eficiencia en la comunicaci贸n ser谩 de gran utilidad tanto para el que reci茅n inicia como para el usuario experto.

Publiquemos la lista en una ubicaci贸n p煤blica como por ejemplo en un grupo p煤blico para toda la empresa.

Compartamos la lista con todos los usuarios.

A modo de ejemplo vamos a considerar las siguientes buenas pr谩cticas referentes a la @menciones en Chatter

Pongamos las @menciones en los comentarios

Por qu茅 poner menciones en un comentario y no en la publicaci贸n principal es una buena pr谩ctica?

Esto evita que personas o alg煤n grupo mencionados reciban notificaciones reiteradas cada vez que se producen interacciones en la publicaci贸n.

Cuando compartimos una publicaci贸n, la publicaci贸n se comparte, pero los comentarios no.

No tengamos miedo de volvernos una molestia para los mencionados ya que, si ponemos @menciones solamente en los comentarios no se env铆an notificaciones indeseadas a ellos cuando compartimos la publicaci贸n.

Utilicemos las @menciones cuidadosamente.

Si bien podemos mencionar cada vez que lo deseemos o convertir cada nombre que escribamos en una publicaci贸n en una menci贸n tengamos en cuenta lo siguiente:

  • Es vital tener en cuenta que si cada vez que mencionamos se va a desencadenar una notificaci贸n a esa persona o grupo, lo mejor es ser prudentes.
  • Si llenamos nuestras publicaciones y comentarios de menciones, tambi茅n estaremos colmando de notificaciones a esos mencionados, lo que lograr谩 que dejen de prestar importancia a nuestras publicaciones o silencien las publicaciones.
  • Es mucho mejor ser precisos y mencionar cuando es estrictamente necesario o cuando buscamos una repercusi贸n positiva.

Tengamos en cuenta estas reglas para que nuestras menciones sean accesibles:

No todos los que @mencionemos en una publicaci贸n o comentario podr谩n visualizar la misma.

Y tampoco las @menciones quedar谩n restringidas exclusivamente a los mencionados o a los due帽os del perfil o del grupo.

Si publicamos en el perfil de una persona:

  • Podremos mencionar a cualquiera que tenga acceso al perfil de dicha persona.

Si publicamos en un grupo p煤blico:

  • Podremos mencionar a cualquiera que tenga acceso a ese grupo p煤blico.

Si publicamos en un grupo privado o un grupo invisible o sin registrar:

  • Podremos mencionar a los miembros de ese grupo solamente pero debemos saber que las personas que cuentan con privilegios suficientes para acceder a ese grupo, como son quienes tienen derechos de modificaci贸n o de administraci贸n de grupos invisibles o sin registrar, tambi茅n podr谩n ver esas publicaciones o comentarios.

Si publicamos en la p谩gina de detalles de un registro:

  • Podremos mencionar a cualquiera que tenga acceso a ese registro.

Aprenderemos muchas buenas pr谩cticas y sugerencias a lo largo de las unidades de capacitaci贸n de Habitat.

Animemos a los patrocinadores ejecutivos y a los directivos de la organizaci贸n a dar el buen ejemplo como usuarios pioneros.

No descuidemos los detalles, pidamos al community manager o gestor de la comunidad que identifique a los usuarios que necesitan asesoramiento personalizado.

Trabaja en equipo de manera eficiente utilizando grupos, y eligiendo la estrategia de implementaci贸n adecuada para tu empresa
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