Búsquedas frecuentes
Tutoriales actualizados
Un correo electrónico de lista es un envío que toma un mismo texto y genera con él un mensaje independiente para cada destinatario de una Vista de lista. Cada persona recibe un email individual en su bandeja de entrada, nadie ve a los demás destinatarios y el contenido llega personalizado con los datos que ese contacto tiene en la base de datos.
En la unidad anterior escribimos un correo a un contacto por vez. El correo electrónico de lista resuelve el caso contrario: tenemos que decirle lo mismo a un grupo de contactos o de clientes potenciales y queremos que cada uno lo reciba como si se lo hubiéramos escrito a él.
Su terreno es la comunicación comercial uno a uno a escala: un aviso de precios a los clientes de una zona, una invitación a un evento o un seguimiento a los prospectos de una feria. No reemplaza a la aplicación de correo de tu empresa ni a una herramienta de campañas de marketing masivo.
Todo empieza en una Vista de lista del objeto Contactos que ya tenga los filtros que agrupan a las personas que queremos incluir. Si esa vista no existe, la creamos antes: en el tutorial cómo crear una vista de lista vemos el procedimiento.
Con la vista abierta en formato de tabla, marcamos la casilla de verificación del sector superior de la lista. Esa casilla selecciona todos los contactos de la vista de una vez. Si queremos dejar a alguien afuera de este envío, desmarcamos su casilla en forma individual.
Con los contactos seleccionados presionamos el botón Enviar correo electrónico de lista, que está en la barra de acciones de la Vista de lista. Se abre la ventana de edición del envío.
En el campo Destinatarios aparece el grupo de contactos que acabamos de seleccionar. Ahí mismo podemos sumar otras Vistas de lista al mismo envío: escribimos el nombre de la vista y la elegimos entre las sugerencias que aparecen mientras tipeamos.
Debajo de los destinatarios están los campos Asunto y Contenido. Tenemos dos caminos: escribir el correo en ese momento o usar una plantilla de correo electrónico que alguien de tu empresa redactó antes y guardó para reutilizarla.
Para usar una plantilla presionamos el botón Insertar plantilla de correo electrónico. El menú que se despliega permite abrir la ventana con todas las plantillas disponibles, elegir una de las que usamos recientemente, o guardar el texto que acabamos de escribir como una plantilla nueva.
Al insertar la plantilla se completan el asunto y el contenido. En el texto vemos palabras encerradas entre llaves: son los campos de combinación, etiquetas que en el momento del envío se reemplazan por el dato que cada contacto tiene en ese campo de la base de datos. Gracias a ellos el correo dice el nombre de cada destinatario y lleva la firma de quien lo envía sin que escribamos nada a mano.
Aunque partamos de una plantilla, el contenido se puede editar y modificar antes de enviarlo. En la unidad plantillas de correo aprendemos a crearlas y a insertar campos de combinación.
Sí. El botón de adjuntar permite agregar archivos al envío. Los destinatarios no reciben el archivo pegado al correo sino un enlace que los lleva a una página desde donde pueden verlo o descargarlo. Por eso un archivo grande no hace que el mensaje supere el tamaño máximo permitido.
Cuando terminamos de editar pasamos a la pestaña Revisar. A la izquierda vemos la lista de destinatarios y a la derecha el correo tal como lo va a recibir cada uno. Recorremos la lista haciendo clic en cada nombre y comprobamos que los campos de combinación se reemplazaron con los datos correctos de ese contacto.
Si algo hay que corregir, volvemos a la pestaña Contenido, hacemos el cambio y regresamos a Revisar. Esta comprobación es la que evita que un contacto reciba un saludo vacío porque su registro no tiene cargado el nombre.
En el sector inferior de la ventana encontramos cuatro botones. Eliminar descarta el envío completo. Guardar como borrador conserva el trabajo tal como está para retomarlo en otro momento, con la posibilidad de cambiar destinatarios, asunto y contenido. Enviar lo manda en ese mismo instante.
Enviar más tarde abre una ventana para elegir el día y la hora en que el envío se hará de forma automática. Presionamos Guardar, comprobamos que la programación quedó asentada y confirmamos con Enviar más tarde. Es útil cuando terminamos de preparar el envío un viernes a la tarde y preferimos que llegue el lunes a la mañana, cuando el correo no compite con todo lo que se acumuló durante el fin de semana.
Vemos el procedimiento completo, desde la Vista de lista hasta la programación, en este video:
Cada contacto recibe un correo personal, y del lado de tu empresa el envío y su contenido quedan registrados en la Cronología de actividades de los contactos y de las cuentas relacionadas. Así cualquier persona del equipo puede ver qué se le mandó a un cliente y cuándo, sin revisar la casilla de quien lo envió.
Desde una Vista de lista se pueden seleccionar a mano hasta 200 contactos o clientes potenciales, y en el campo Destinatarios se pueden agregar hasta 10 Vistas de lista. El cuerpo admite hasta 32.000 caracteres y el asunto hasta 3.000, contando el marcado del texto. El tamaño máximo del mensaje es de 35 MB, incluyendo encabezado, asunto, cuerpo y adjuntos.
Los correos de lista cuentan para el límite diario de envío masivo de la organización, que normalmente es de 5.000 destinatarios por día. Si tu empresa necesita más volumen o campañas de marketing, la herramienta indicada es otra.
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas son las dudas que aparecen cuando preparamos el primer envío a un grupo de contactos. Las respuestas cortas están acá y el paso a paso queda en los videos de la unidad.
No. Cada persona recibe un correo individual dirigido solo a ella, con sus propios datos en los campos de combinación. No es un envío con muchas direcciones en copia.
Sí. El envío se arma sobre una Vista de lista de contactos o de clientes potenciales, y la selección se hace de la misma forma en los dos objetos.
En su correo ese lugar queda en blanco. Por eso conviene recorrer la pestaña Revisar contacto por contacto antes de enviar y completar los datos que falten en la base.
Sí. Al retomar un borrador podemos modificar los destinatarios, el asunto y el contenido antes de enviarlo o programarlo.
El envío y su contenido quedan registrados en la Cronología de actividades de cada contacto y de las cuentas relacionadas, a la vista de cualquier usuario con acceso a esos registros.
Sí. El botón Enviar más tarde abre una ventana para elegir fecha y hora, y el envío se hace de forma automática en ese momento.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
Quiero llevar mi Empresa a la Nube
