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Un Informe es una consulta guardada sobre la base de datos: trae los registros que cumplen ciertas condiciones y los muestra en filas y columnas, agrupados y totalizados. La pregunta se define una sola vez y la respuesta se recalcula cada vez que abrimos el informe, con los datos del momento.
Eso lo separa de una planilla exportada, que envejece en el instante en que se descarga. Si cada lunes alguien de tu empresa arma a mano el cuadro de ventas por vendedor, ese cuadro es un informe que todavía no se guardó.
Las dos herramientas muestran registros en filas y columnas, y por eso se confunden. La diferencia cabe en una frase: la Vista de lista muestra, el informe calcula.
Una Vista de lista solo trae registros del objeto en el que estamos trabajando, y sirve para operar sobre ellos: abrirlos, editarlos, enviarles un correo. Un informe puede cruzar datos de objetos relacionados en una misma pantalla, y sobre todo agrupa y totaliza, algo que la lista no hace.
La pregunta de cuáles son los pedidos abiertos se resuelve con una Vista de lista. La pregunta de cuánto se facturó por vendedor y por mes necesita un informe.
Filtrar decide qué registros entran. Un Filtro combina un campo, un operador y un valor, por ejemplo Fecha de pedido, es mayor que, 1 de enero. Es lo que evita mirar la base entera.
Agrupar decide cómo se ordenan esos registros en bloques: por vendedor, por mes, por sucursal o por estado. Cada bloque tiene su encabezado y su subtotal.
Totalizar decide qué número aparece al pie de cada bloque: una suma, un promedio, una cuenta de registros o un máximo. Las tres operaciones juntas convierten una lista larga en una respuesta corta.
Todos los informes de tu empresa están en la página de Informes, a la que llegamos desde la pestaña Informes de la Barra de navegación o escribiendo la palabra informe en el buscador del Iniciador de aplicación (Waffle).
La barra lateral izquierda de esa página agrupa los informes. Reciente muestra los que visitamos últimamente, Creado por mí los nuestros y Todos los informes la lista completa. Debajo están las carpetas: Todas las carpetas, Carpetas creadas por mí y Carpetas compartidas conmigo. Los que usamos todos los días se pueden marcar como Favoritos.
Las carpetas no son solo orden: definen quién puede ver y quién puede modificar cada informe. En el tutorial cómo ordenar informes y paneles en carpetas vemos cómo se arman y se comparten.
La Plataforma viene con informes listos para cada aplicación, guardados en carpetas con el nombre de la aplicación: EGA Futura Ventas, EGA Futura Inventory, EGA Futura People, EGA Futura Project, EGA Futura Gastos o EGA Futura Activos, entre otras. Cada uno responde una pregunta concreta que figura en su descripción, por ejemplo cuáles son los pedidos asociados a cada canal de ventas o cuáles son las cantidades de cada producto en cada almacén.
Tomemos el informe Pedidos por Canal de ventas, de la carpeta EGA Futura Ventas. Al abrirlo vemos, de arriba hacia abajo, las mismas piezas que tiene cualquier informe de la Plataforma.
Arriba está el nombre del informe y, a su lado, el tipo de informe: la fuente de datos de la que sale. Este usa Pedidos con Canal de venta, así que puede mostrar campos de los dos objetos. El tipo de informe define qué objetos y qué campos están disponibles; no se cambia después de creado.
Debajo, o en el panel lateral de filtros, están las condiciones. En este caso el filtro es el rango de la fecha de inicio del pedido. Al cambiar el rango el informe se recalcula.
El cuerpo es una tabla. Las filas están agrupadas en tres niveles: primero por canal de venta, dentro de cada canal por estado del pedido y dentro de cada estado por cuenta. Cada grupo tiene su encabezado y, al pie, la suma del importe y la cantidad de registros. Las columnas muestran los datos de cada pedido: número, fecha de inicio, importe, lista de precios, empleado de ventas y propietario.
Al final de la tabla está el total general, y arriba de todo un gráfico de anillo que reparte el importe total entre los canales de venta. El gráfico no es decorativo: al hacer clic en uno de sus segmentos la tabla se filtra al instante para mostrar solo ese canal, y con otro clic volvemos al total. Así pasamos del número al detalle sin editar el informe.
Un informe tabular es una lista plana de registros con sus columnas, sin agrupaciones ni subtotales. Sirve para exportar o para imprimir un listado. Un informe de resumen agrupa las filas por uno o más campos y muestra subtotales por grupo; es el formato de casi todos los informes que trae la Plataforma y el que permite agregar un gráfico.
Cada informe tiene su propia dirección web, así que alcanza con enviar el enlace a alguien que tenga acceso a la carpeta donde está guardado. También se puede exportar el contenido a un archivo para quienes no entran a la Plataforma, y puede alimentar un Panel de información, que vemos en la tercera unidad de este curso.
En la unidad siguiente creamos nuestro primer informe desde cero.
Si tu empresa está evaluando EGA Futura ERP para reemplazar las planillas y los sistemas sueltos con una sola base de datos, agenda una demo: dura 30 a 45 minutos, es sin compromiso y la da una persona del equipo.
Estas son las dudas que aparecen apenas abrimos los primeros informes y tratamos de entender qué estamos mirando.
No. Guarda la pregunta: el tipo de informe, los filtros, las columnas y las agrupaciones. Los datos se leen de la base cada vez que lo abrimos, por eso el resultado siempre está al día.
Depende de la pregunta. Si necesitamos ver y operar registros de un solo objeto, la Vista de lista alcanza. Si hay que agrupar, sumar o cruzar objetos relacionados, hace falta un informe.
Es la fuente de datos del informe: define qué objetos y qué campos podemos usar en él. Se elige al crearlo y no se cambia después, así que si necesitamos otra fuente creamos otro informe.
Lo más común es que esté en una carpeta a la que no tenemos acceso. Los permisos se definen por carpeta, y el administrador de tu empresa puede ajustarlos.
Sí. Al hacer clic en un segmento del gráfico la tabla se filtra para mostrar solo ese grupo, y con otro clic volvemos al total. No modifica el informe guardado.
El tabular es una lista plana de registros, sin agrupar. El de resumen agrupa las filas por uno o más campos, muestra subtotales por grupo y admite un gráfico.
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