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En la unidad anterior aprendimos a leer un informe. Ahora armamos uno desde cero. Un informe organiza datos para responder una pregunta de negocio, así que el diseño empieza por la decisión que tiene que apoyar y no por el gráfico.
Antes de tocar la Plataforma dejamos claras cinco cosas: quién va a leer el informe, qué pregunta tiene que responder, de qué objetos salen los datos, qué período abarca y con qué ejemplo conocido vamos a comprobar que el resultado es correcto.
También revisamos los informes que ya existen. La Plataforma trae uno listo para muchas preguntas frecuentes, y clonarlo suele ser más rápido y más seguro que empezar de cero. Si vamos a experimentar sobre un informe compartido, primero guardamos una copia: así no cambiamos lo que otras personas del equipo usan.
Paso 1. Abrimos Informes. Entramos a la pestaña Informes de la Barra de navegación, vamos a Todos los informes y presionamos Nuevo informe.
Paso 2. Elegimos el tipo de informe. Es la fuente de datos: seleccionamos la que contiene el objeto principal y las relaciones que la pregunta necesita, por ejemplo Pedidos, o Pedidos con Productos. El tipo no se cambia después, así que si dudamos entre dos conviene probar cada uno antes de seguir.
Paso 3. Agregamos columnas. Mostramos los campos que aportan a la pregunta y retiramos los que hacen ruido. Un informe con quince columnas no se lee; con cinco o seis, sí.
Paso 4. Configuramos filtros. Definimos el alcance: el rango de fechas, los estados que entran y cualquier otra condición. Lo vemos en detalle más abajo.
Paso 5. Agrupamos y resumimos. Elegimos el campo por el que se ordenan los bloques, por ejemplo vendedor o canal de venta, y el número que aparece al pie de cada bloque: suma, promedio, cuenta o máximo. Un segundo nivel de agrupación, como el estado dentro de cada vendedor, responde una pregunta más fina.
Paso 6. Agregamos un gráfico. Elegimos una visualización compatible con la relación que queremos mostrar: anillo o torta para repartir un total entre grupos, barras para comparar grupos entre sí, línea para ver la evolución en el tiempo. El tipo de gráfico se cambia sin rehacer nada.
Paso 7. Guardamos, ejecutamos y validamos. Asignamos nombre, escribimos en la descripción la pregunta que responde y elegimos la carpeta. Después comparamos el resultado con el caso conocido que definimos al principio.
Vemos los siete pasos en la Plataforma en este video:
Un Filtro limita los registros que entran al informe según una o más condiciones, sin borrar nada de la base de datos. Cada condición combina tres cosas: un campo, un operador y un valor. La precisión del resultado depende de elegir los tres de acuerdo con el tipo de dato del campo.
Paso 1. Abrimos el panel de filtros del generador de informes y elegimos Agregar filtro.
Paso 2. Localizamos el campo. Puede ser del objeto principal o de un objeto relacionado que el tipo de informe incluya.
Paso 3. Seleccionamos el operador: igual, distinto, contiene, mayor que, menor que u otra opción compatible con el tipo de campo. Un campo de fecha admite mayor y menor; un campo de texto admite contiene.
Paso 4. Ingresamos el valor con el formato que el campo espera. Para las listas de selección lo elegimos entre las opciones; para las fechas conviene usar los rangos relativos que ofrece la Plataforma, como este mes o este trimestre, para que el informe siga vigente sin editarlo.
Paso 5. Combinamos condiciones. Agregamos solo los filtros necesarios y revisamos cómo se relacionan entre sí: dos condiciones sobre el mismo campo pueden anularse mutuamente y dejar el informe vacío.
Paso 6. Aplicamos y validamos. Guardamos, actualizamos y comprobamos con un registro que debería aparecer y con otro que debería quedar afuera.
Vemos la aplicación de filtros paso a paso en este video:
La lógica es la misma: campo, operador y valor. Lo que cambia es el propósito. Una Vista de lista organiza trabajo operativo, por eso sus filtros suelen responder a qué tengo que atender hoy. Un informe analiza y agrupa, por eso sus filtros definen el alcance de una pregunta: qué período, qué estados, qué sucursales.
Si mantenemos en tu empresa una vista y un informe sobre el mismo tema, conviene que las condiciones representen el mismo criterio de negocio, y revisarlas juntas cuando cambian los estados o los valores disponibles.
Confirmamos los totales contra el caso conocido, revisamos que el período y los filtros sean los que definimos, y comprobamos que la carpeta elegida dé acceso a las personas que van a leer el informe y a nadie más.
Una práctica que ahorra discusiones: antes de compartirlo, le pedimos a alguien de la audiencia que explique el resultado con sus propias palabras. Las diferencias entre lo que dice y lo que quisimos mostrar revelan etiquetas o alcances ambiguos.
Crear un informe duplicado en lugar de reutilizar uno existente. Mezclar en un mismo informe períodos o niveles de detalle incompatibles. Agregar condiciones sin entenderlas hasta que el resultado se parezca a lo que esperábamos. Filtrar campos de fecha o de estado con valores ambiguos. Y mostrar un gráfico sin decir qué pregunta responde.
En la unidad siguiente reunimos varios informes en un Panel de información.
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Estas son las dudas que aparecen al armar un informe desde cero y al acotar el conjunto de registros que muestra.
Sí. Clonar un informe existente y ajustarlo suele ser más rápido y más seguro que crear uno nuevo, sobre todo si es un informe compartido que otras personas usan.
No. El filtro solo cambia el conjunto de registros que el informe muestra. La base de datos queda intacta.
Casi siempre hay condiciones incompatibles entre sí, un valor escrito con un formato que el campo no espera, o falta de permisos sobre los registros. Conviene quitar los filtros de a uno hasta encontrar el que anula el resultado.
Sí. Cuando el campo y la interfaz lo permiten, rangos como este mes o este trimestre mantienen el informe vigente sin tener que editar la fecha cada vez.
No, salvo que seamos responsables de mantenerlo. Guardamos una copia y trabajamos sobre ella, así el original que usa el equipo no cambia.
Comparamos con un caso conocido, por ejemplo la facturación de un cliente que tenemos a mano, y cuando es posible con una fuente independiente.
Ventas, compras, inventario, finanzas y equipo, con la información al día y disponible desde cualquier dispositivo. Funciona en la nube, así que no hay servidores que mantener.
Quiero llevar mi Empresa a la Nube
