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Un Panel de información es un tablero que reúne varios gráficos e indicadores en una sola pantalla para responder una pregunta: cómo va la empresa en este momento. En lugar de abrir diez consultas distintas, los números que importan están juntos y a la vista.
Su valor no está en los gráficos sino en el ahorro de recorrido. Lo que no se ve de un vistazo termina no mirándose, y un panel bien armado es lo que hace que el equipo de tu empresa mire los mismos números todas las semanas.
Este es el punto que más vale entender antes de armar el primero. Un panel no consulta la base de datos por su cuenta: cada elemento que muestra viene de un informe que existe por separado. Cada uno de esos elementos se llama componente.
La consecuencia es directa: un panel es tan bueno como los informes que lo sostienen, y ninguna elección de colores arregla un informe mal filtrado. Por eso el orden de trabajo es primero armar y verificar los informes, como hicimos en la unidad anterior, y después montar el tablero encima.
Desde cualquier componente se puede saltar al informe que lo origina. Esa es la manera de pasar del número al detalle: el panel muestra que los reclamos abiertos subieron, y el informe dice cuáles son.
Un componente puede ser un gráfico de anillo o de torta, uno de barras o de columnas, un embudo, una tabla, un indicador o una medición suelta. Cada componente toma un informe fuente, una agrupación de ese informe y una medida: la cantidad de registros o la suma de un campo numérico.
Un mismo panel admite hasta 20 componentes, un límite que en la práctica rara vez conviene agotar. Veinte números en una pantalla dejan de ser un tablero y pasan a ser ruido. Cada gráfico debe responder una pregunta y tener una persona responsable de mantenerlo.
La Plataforma trae un panel llamado Panel con métricas principales, en la carpeta Paneles de la organización, que responde cuáles son los indicadores más importantes de la empresa. Está armado con 17 componentes en tres columnas, y cada uno toma uno de los informes listos que vienen con las aplicaciones.
Hay anillos que reparten un total entre categorías: cuentas clasificadas por tipo, empleados por estado, artículos de conocimiento por tipo, decisiones por estado o tareas de proyecto por usuario y por supervisor. Hay barras apiladas que comparan grupos: activos fijos por estado y tipo, órdenes de mantenimiento por estado y tipo, gastos por área funcional. Un embudo muestra los proyectos y sus tareas por estado. Y un anillo cuenta cuántos informes hay en cada carpeta de la Plataforma.
Mirarlo un rato enseña más que cualquier teoría: cada componente tiene un título que dice qué muestra, una sola agrupación y una sola medida, y el tipo de gráfico está elegido según la relación que quiere mostrar.
Antes de empezar definimos la audiencia, las decisiones que el panel tiene que apoyar, los indicadores, los informes fuente, el período y los permisos. Confirmamos que los informes estén validados.
Paso 1. Abrimos Paneles. Entramos a la pestaña Paneles de la Barra de navegación, o buscamos la palabra panel en el Iniciador de aplicación (Waffle), y elegimos una carpeta autorizada.
Paso 2. Creamos un panel nuevo o abrimos una copia de uno existente. Le asignamos nombre y descripción. Evitamos modificar un panel compartido sin coordinarlo con quien lo mantiene.
Paso 3. Agregamos un componente. Seleccionamos el informe fuente y el tipo de visualización adecuado.
Paso 4. Configuramos medidas y agrupaciones. Elegimos el valor que se muestra, las etiquetas, los colores y los límites, de forma coherente entre todos los componentes.
Paso 5. Organizamos el diseño. Ponemos primero los indicadores que más importan, reducimos el ruido y cuidamos que la lectura sea clara.
Paso 6. Guardamos y ejecutamos. Revisamos los resultados con datos conocidos.
Paso 7. Compartimos con permisos. Ubicamos el panel en una carpeta y definimos quién lo mantiene.
Vemos la construcción de un panel en este video:
Un panel se puede filtrar, lo que permite mirar el mismo tablero por sucursal o por período sin armar una copia por cada caso. Se puede seguir como cualquier registro, para enterarnos cuando cambia. Y se guarda en una carpeta, que es lo que en definitiva decide quién lo ve: en el tutorial cómo ordenar informes y paneles en carpetas vemos cómo se arman y se comparten.
La función más subestimada es la suscripción por correo: el panel envía un resumen cada cierto tiempo a las personas que elijamos. Cambia el modelo de consulta, porque en vez de que alguien se acuerde de entrar a mirar, el número llega solo.
Vemos cómo se ordenan y se comparten los informes y los paneles en carpetas en este video:
La dirección de tu empresa quiere una revisión comercial semanal que no dependa de que nadie arme una presentación. Se preparan cuatro informes: ventas del mes, embudo por etapa, clientes nuevos y reclamos abiertos. Con esos cuatro se arma un panel de cuatro componentes y se lo deja en una carpeta compartida con el equipo. Una suscripción semanal lo envía cada lunes a la mañana, y la reunión arranca discutiendo los números en lugar de buscándolos.
Comparamos los totales del panel con los de los informes fuente, revisamos los filtros y comprobamos el acceso con la audiencia real. Documentamos la definición, la frecuencia y el propietario de cada indicador, y cuando cambia un informe fuente revisamos los componentes que dependen de él.
No elegimos gráficos por apariencia, no mezclamos períodos incompatibles en un mismo tablero y no compartimos indicadores sin explicar su alcance.
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Estas son las dudas que aparecen al armar el primer tablero de indicadores y al compartirlo con el equipo.
No. Cada componente muestra el resultado de un informe que existe por separado. Si el informe cambia o se filtra mal, el panel lo refleja.
Hasta 20. En la práctica conviene usar bastantes menos, porque veinte números en una pantalla dejan de ser un tablero y pasan a ser ruido.
Sí, si tenemos permisos sobre su carpeta. Trabajar sobre una copia reduce el riesgo de cambiar lo que el equipo ya usa.
Desde cualquier componente se puede saltar al informe que lo origina, y ahí están los registros que explican ese número.
Puede haber cambiado el informe fuente, sus filtros, los permisos de quien mira o los datos. Conviene abrir el informe desde el componente y comparar.
Sí. La suscripción envía un resumen del panel cada cierto tiempo a las personas que elijamos, sin que nadie tenga que entrar a mirarlo.
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