Conozcamos las partes de un proyecto

Ordenemos el escritorio para arrancar con el proyecto

El punto de partida para un trabajo eficiente es tener todos los elementos a la vista y ordenados.

Tal como si fuera un tablero de arquitecto o un escritorio de carpintero la organización y la practicidad se complementan para dar agilidad a los movimientos.

EGA Futura Project hace que el acceso a la información esté centralizado y sea muy intuitivo y por si le falta un retoque de simplicidad, también puede ser configurable.

Cómo se organiza la información de un proyecto?

De acuerdo a la configuración solicitada por cada compañía, la información de un proyecto se ordenará en su página de inicio de una manera organizada, para la visualización más cómoda.

Cuáles son los componentes habituales de un proyecto?

Los elementos básicos para administrar un proyecto permiten que no quede aspecto sin abarcar.

EGA Futura Project integra toda la información contenida en la plataforma y permite la interrelación y comunicación con todos los usuarios involucrados en el proyecto.

Vamos a mencionar los componentes mínimos de un proyecto.

Detalles del proyecto

Los datos informativos del proyecto se agrupan en el sector de detalles.

La información se distribuye en diversos campos cuya cantidad, configuración y funcionalidad pueden ser ajustados dependendiendo de las necesidades de cada proyecto y de cada compañía.

Veamos el sector detalles en la página de inicio de un Proyecto:

 Relaciones con Objetos y Personas de la plataforma

Cuando diseñamos un proyecto debemos integrarlo con todos los elementos y personas que colaboren para la prosecución del mismo.

Toda la información contenida en la Plataforma EGA Futura puede interrelacionarse y estar presente en una misma página de proyecto.

Para esos fines la Plataforma EGA Futura cuenta con campos de relación con información contenida en otras aplicaciones de la plataforma y acceso a esos registros pertenecientes a otros Objetos como por ejemplo:

• Cuentas y Contactos (EGA Futura 365). 
• Activos. 
• Documentos (Clarity). 
• Gastos, Colaboradores (Usuarios). 
• Inventario (Inventory), etc.

Vemos en la siguiente imagen un ejemplo de campos de relación:

Chatter

Como en toda la Plataforma EGA Futura contamos con Chatter para interactuar con todos los usuarios colaboradores del proyecto y conservar el historial completo de interacciones entre personas.

Para interactuar con otras personas tenemos el Publicador donde vamos a escribir las actualizaciones y luego presionaremos el botón Compartir.

En cada publicación es posible vincular registros de todo tipo que existan en la plataforma, para vincularlos es necesario ingresar la barra invertida y luego el nombre del registro.

Las publicaciones y noticias pueden ser compartidas con formato de texto enriquecido y pueden contener emojis, URLs e imágenes. también se pueden mencionar personas.

Las mejores prácticas sugieren:

1. Que la publicación contenga la novedad que se necesita compartir y 
2. Que las menciones a las diversas personas se realicen una en cada comentario. 

Mencionar recién en el comentario hace que la persona mencionada sea notificada solamente cuando se realizan interacciones sobre el comentario que lo involucra dentro de esa publicación.

Si lo mencionamos en la publicación principal recibirá notificaciones por cada comentario o interacción.

Veamos el publicador de Chatter en la página de inicio del proyecto:

En Chatter también contamos con la siguiente funcionalidad:

• Un botón ordenador de la cronología para cambiar el orden en el que se muestran las publicaciones.
• Un campo de búsqueda de noticias y publicaciones para agilizar el acceso a la información necesaria que haya sido publicada en el marco del proyecto.
• Un campo comentarios para poder comentar las publicaciones.
• Vínculo para señalar me gusta la publicación o comentario.
• y como vemos en las siguientes imágenes, contamos con la funcionalidad completa de Chatter.

Podemos realizar encuestas o sondeos entre los integrantes del proyecto:

Podemos hacer preguntas para conseguir la mejor respuesta entre todos los que respondan y de esa manera aumentar nuestra base del conocimiento de la plataforma:

Tareas de proyecto

Cada proyecto está integrado por diversas tareas, cada una de las cuales cuenta con una información particular para su correcta realización.

En EGA Futura Project, las tareas que integran un proyecto se llaman Tareas de proyecto.

Toda la información que puede contener cada una de ellas la veremos en el curso dedicado a tareas de proyecto.

A modo de anticipo vamos a señalar que una tarea de proyecto está compuesta por:

• Una descripción. 
• Una prioridad. 
• Un responsable asignado. 
• Un supervisor. 
• Una fecha de inicio. 
• Una fecha de final.

Las tareas de proyecto pueden relacionarse con objetos y personas de la plataforma y con otros elementos.

Tareas de proyecto es un objeto en sí mismo dentro de la plataforma y por eso también cuenta con toda la funcionalidad asociada que la integra con toda la información y con los usuarios.

Se sugiere que una tarea de proyecto tenga una duración de no más de 8 horas. 

La tarea de proyecto puede realizarse por partes en diversos momentos por eso también las tareas de proyecto cuentan con un campo de Estado de progreso de la tarea.

Vamos a comentar las mejores prácticas en el curso dedicado a tareas de proyectos.

En la página de inicio de un proyecto vemos las tareas de proyectos agrupadas en un sector exclusivo que puede lucir como se muestra en la imagen:

Presionando el vínculo Ver todos se abrirá una página nueva con una lista que contiene todas las Tareas de proyecto incluidas en dicho proyecto.

Esa lista de tareas estará ordenada según la columna que seleccionemos.

En cada columna se agrupan los datos correspondientes a los detalles de la tarea.

A dicha lista se le pueden aplicar Filtros rápidos para acceder a la información de manera más ajustada según nuestra preferencia.

En la lista de Tareas de proyecto de la siguiente imagen vemos que el proyecto está integrado solamente por dos tareas y a la derecha vemos el panel de filtros rápidos: