Software de Servicio al Cliente -

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El servicio al cliente nunca ha sido un campo más prominente que en el que se ha convertido en los últimos años. Con las tecnologías actuales y las más grandes expectativas de los clientes, se ha convertido en un verdadero reto mantener a un cliente feliz y satisfecho con tu servicio.

 

Entonces, ¿Qué se puede hacer diferente para ganar la confianza de nuestros clientes cuando el mundo entero parece estar corriendo en busca de un millón de maneras de hacer exactamente lo mismo?

Aquí está el saber cómo. En este artículo, se puede aprender acerca de las cinco maneras diferentes y únicas para hacer que tus clientes regresen por tus servicios.

 

1. Diseñar el sistema correcto para las necesidades

A la hora de diseñar un software de servicio al cliente, la mejor manera de abordarlo es sacando los requisitos clave del sector. Estos son algunos de los factores que deben ser considerados antes de empezar a diseñar del sistema:

  1. ¿Cuál es el sector que va a utilizar el software?
  2. ¿Cuáles son las características esenciales y herramientas necesarias?
  3. ¿Cuáles características son únicas de este sector y necesitan ser atendidas?
  4. ¿Qué tipo de base de datos es necesaria para manejar el sistema?
  5. ¿Cuáles son los detalles que necesitan ser almacenados y clasificados en la base de datos?
  6. ¿Qué características esenciales puede ser necesario añadirle al software en los próximos 5-10 años?

 

Una vez que éstos se han resuelto, el diseño del software de servicio al cliente es fácil. Es importante tener un margen de mejora en el software.

Mientras se diseña el software, es fundamental tener en cuenta que las necesidades de los sistemas van a cambiar en los próximos años, así que lo mejor es tener una amplia cantidad de espacio para un posterior desarrollo en el sistema.

 

2. Obtener retroalimentación de los clientes y mejorar el primer software

Esta es una excelente manera de empezar a utilizar el software de servicio al cliente. Una vez que el software ha sido diseñado y puesto en marcha, es una buena idea hacer que la gente lo use y lo revise; observando su experiencia y mejorando el sistema al mismo tiempo.

Esto no sólo te prepara para mejorar el sistema, sino que te da una idea clara de cómo va a ser cuando se utilice por los clientes en tiempo real y, por tanto, los problemas probables que podrían enfrentar.

La productividad del software depende mucho de su uso, y hacer el seguimiento del uso puede ayudarlo a uno a descubrir las áreas problemáticas y resolverlas. Es mejor si puedes encontrar a personas que pertenecen a culturas diferentes y hacer que ellos lo utilicen y lo revisen por ti; porque entonces te dan un verdadero sentido del alcance del software y la facilidad de su uso.

A veces, la mejora puede ser tan fácil como cambiar un par de códigos para hacer que las características funcionen correctamente; a veces uno puede necesitar rediseñar sus pantallas con el fin de minimizar el número de cambios de pantalla que un usuario tiene que hacer. Uno puede hacer que la navegación de pantalla sea más fácil de utilizar para poder resolver un montón de problemas directamente.

Se ahorra mucho tiempo si toda la información necesaria se presenta en pantallas de fácil navegación en el flujo y secuencia necesaria, de manera que el cliente no tiene que esforzarse mucho para encontrar algo que se necesita durante cualquier proceso en particular.

 

3. Arreglar todo en doble sentido

Nada es más frustrante que tomar demasiado tiempo para solucionar un problema que afecta a un cliente. En tal caso, es fácil y preferible hacerlo de dos formas: Una, la solución fácil y temporal; la otra es la solución permanente.

La solución inmediata es resolver el problema del cliente al instante, por lo que el cliente se alivia inmediatamente. Y luego, continúa con el siguiente paso que se ocupa del problema concreto de forma permanente.

Esto incluye el uso del soporte técnico y hacer que el software sea capaz de detectar y resolver problemas similares, incluyendo una lista de los casos raros en la configuración del programa existente para que él pueda detectar las anomalías cada vez que ocurran en el futuro.

 

4. Hacer que el sistema sea fácil y rápido para acceder a la información

Cuando se trabaja en un software de servicio al cliente, es muy esencial que el sistema sea fácil para acceder a la información.

Hoy en día, usar las herramientas de ventas y comercialización correcta, puede ayudarle a uno a lograr ese acceso rápido a la información almacenada en la base de datos.

El fácil acceso a la información ha sido un problema con el software de servicio al cliente desde hace mucho tiempo y las mejoras se han hecho a través del tiempo para que el sistema esté a la par con las exigencias de los clientes. Así que cuando se diseña un sistema, es importante asegurarse de que uno no necesite mantener a los clientes en espera mientras ellos acceden a la base de datos.

 

5. Productividad de CRM

Un sistema/software de gestión de clientes eficiente tiene una gran cantidad de información que tiene que ser usada efectivamente.

Desarrollar el sistema con el fin de utilizar la información efectivamente es clave para un buen software de servicio al cliente.

Al diseñar el flujo de trabajo, hay que asegurarse de que las herramientas y los elementos utilizados en el software permitan la aplicación de la información efectivamente a lo largo de todo el sistema.

Siguiendo estas simples cinco técnicas, se puede garantizar que todo funcione sin problemas para el cliente mientras este intenta obtener un servicio.

Cada sector tiene un conjunto diferente de clientes y por lo tanto, mantener en cuenta sus necesidades es de gran ayuda al diseñar el sistema correcto que pueda funcionar a la par con sus expectativas.

Además, tener la posibilidad de mejorar el sistema para las necesidades adicionales en el futuro hace que el sistema sea flexible y abierto.

La clave definitiva para diseñar un buen software de servicio al cliente es asegurarse de que el sistema todavía sea válido y bueno para usar después de una década en el negocio. Tener un margen de mejora y la erradicación de los problemas no deseados ayuda a darle forma a un sistema eficiente.

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