Qué es un Sistema ERP?

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¿Qué es y para qué sirve un ERP?

Un sistema ERP o un sistema de planificación de recursos empresariales, es un tipo de software de gestión financiera y contable que integra la información relativa financieros, fabricación, ventas, servicio, gestión de relaciones con los clientes, y otras actividades comerciales que afectan los ingresos o deudas en un solo paquete. 

Por lo general, estas aplicaciones se basan en gran medida en bases de datos para almacenar y recuperar grandes cantidades de datos. En un principio, este tipo de software es muy popular entre los fabricantes, que se basó en la planificación de recursos de fabricación o software de MRP.

‍Un ERP es un conjunto de aplicaciones focalizadas en la gestión de tu Empresa
‍Un ERP es un conjunto de aplicaciones focalizadas en la gestión de tu Empresa

Hoy en día, los paquetes de software se han desarrollado con el fin de abarcar las actividades realizadas fuera del sector manufacturero, y en general tratan de abordar todas las funciones principales financieros de una empresa.

Los sistemas ERP son utilizados por las agencias del gobierno, empresas y organizaciones sin fines de lucro con el fin de gestionar sus necesidades contables.

Es bueno nutrirse de casos exitosos para entender cómo otras personas transitaron el camino que estas a punto de recorrer
Es bueno nutrirse de casos exitosos para entender cómo otras personas transitaron el camino que estas a punto de recorrer

La mayoría de los sistemas ERP se centran en gran medida en los procesos de negocio que se realizan en "back office" departamentos - los departamentos que son esenciales para la gestión de la organización, pero no interactuar con el público. Hoy en día, los sistemas ERP son cada vez más hacia el exterior que representan procesos de cara, sin embargo.

Funciones de un ERP

En su mayor parte, los sistemas ERP se puede dividir en muchas funciones diferentes, cada uno de los cuales pueden o no pueden ser utilizados por una empresa en particular. Estas áreas funcionales son:

  • La contabilidad financiera
  • Gestión contable
  • Recursos humanos
  • Fabricación
  • Gestión de la cadena
  • Gestión de proyectos
  • Gestión de las relaciones
  • Los servicios de datos
  • Control de acceso

Suites ERP suelen integrar lo que se conoce en el mundo de los negocios como "mejores prácticas" - Metodología cualquier empresa en particular para completar los procesos en la "mejor" manera posible. 

Un emprendedor renueva su desafío constantemente
Un emprendedor renueva su desafío constantemente

Como tal, los sistemas ERP mucho ser bastante flexible, y permitir a sus usuarios finales modificar los pasos de los procesos que se destine el software ERP para automatizar. Esto permite una más fácil el cumplimiento de las normas como IFRS, Sarbanes-Oxley, y mucho más. Además, los sistemas ERP pueden ayudar a garantizar que las empresas se adhieran a los estándares del sector cada vez que interactúan con las empresas y las personas ajenas a la organización.

La elección de un correcto sistema de gestión puede traerle a la empresa ganancias interminables
La elección de un correcto sistema de gestión puede traerle a la empresa ganancias interminables

Algunas suites ERP son modulares, es decir, que permiten a sus usuarios seleccionar y elegir los componentes de software que serán necesarios para sus procesos de negocio. En algunos casos, esto no afecta el precio de un paquete de software ERP. En otros casos, cada módulo (es decir, un módulo que se encarga de todos los asuntos relacionados con la fabricación, incluidas las inversiones de capital, inventarios, etc) le costará al usuario una tarifa adicional.

Integracion de sistemas ERP en la nube
‍Un sistema ERP puede integrarse con el software de otras Empresas

La característica más vendido de muchos ERPs es la capacidad para que el sistema ERP para integrar directamente con los sistemas de información de las empresas a otras. Por lo general, los espacios entre un sistema ERP y otros sistemas de la organización - es decir, el inventario y equipos de almacenaje, fabricación y montaje de equipos de línea, etc - será salvado por profesionales de la tecnología conocida como integradores de sistemas, que a menudo se utilizan las soluciones personalizadas de software y hardware para asegurar que varios sistemas de tecnología de la empresa puede pasar datos utilizables en el sistema ERP.

El proceso de implementación de un ERP en la nube te llevará a encontrar nuevas formas de manejar tu negocio
El proceso de implementación de un ERP en la nube te llevará a encontrar nuevas formas de manejar tu negocio

La implementación de un sistema ERP se basa en gran medida en el conocimiento de los profesionales de alto nivel que trabajan en una empresa. Si una empresa pretende implementar un sistema ERP sin tener un conocimiento detallado y complejo de los procesos que sirven para formar el núcleo del negocio, la implementación de un sistema ERP suele estar plagado de contratiempos y errores, ya que el personal suele encontrar que el sistema sale de los pasos clave o información necesaria durante un proceso en particular. 

Antes de la implementación de sistemas ERP, o mejora de los sistemas ERP, es esencial que una empresa funciona con un analista de procesos de negocio con el fin de codificar (y tal vez optimizar) las prácticas empresariales existentes, de manera que las prácticas pueden ser apoyadas adecuadamente cada vez que el sistema ERP se toma línea. 

Un buen sistema ERP tiene la flexibilidad necesaria para adaptarse a cualquier tipo de empresa
Un buen sistema ERP tiene la flexibilidad necesaria para adaptarse a cualquier tipo de empresa

Implementación de sistemas ERP

La implementación de sistemas ERP pueden ser particularmente doloroso para las organizaciones con grupos altamente distribuidos, es decir, las empresas que se ejecutan en un modelo de franquicia, o donde las oficinas regionales tienen un alto grado de independencia de gestión. Implantación de un sistema ERP en toda la compañía a menudo puede resultar en forzar a muchas de estas oficinas para hacer cambios en los procedimientos que se irritan y / o confundir a los empleados o directivos en diversas ramas. 

Para un mejor funcionamiento empresarial, los sistemas ERP se dividen en módulos funcionales
Para un mejor funcionamiento empresarial, los sistemas ERP se dividen en módulos funcionales

En algunos casos, esto puede significar que una oficina regional en particular se ve obligado a adaptar los procedimientos innecesarios que no aportan ningún valor a la rentabilidad de su rama en particular, por lo que en cierta forma, la implementación de un sistema ERP puede hacer daño al departamento o rentabilidad de las sucursales, o impedir su ventaja competitiva.

Aunque los sistemas ERP están diseñadas para aspirar a un conjunto ideal de "mejores prácticas" dentro de diversas industrias, los clientes inevitablemente tendrá que hacer personalizaciones. Casi todos los sistemas ERP son susceptibles de personalización. 

En general, la personalización es bueno porque permite obtener ventajas competitivas frente a las empresas que utilizan sólo las prácticas estándar de ERP, y también puede ser usado para crear un sistema ERP que los empleados se sienten más cómodos con. Sin embargo, la personalización requiere una inversión adicional a fin de facilitar y mantener, y en realidad pueden impedir la transferencia de datos sin problemas entre una empresa y otra empresa cuyo sistema ERP no es compatible con funciones personalizadas. Además, utilizando la personalización excesiva en un sistema ERP derrota el propósito entero de los sistemas ERP: para estandarizar las prácticas.

Los sistemas ERP se adaptan a los criterios internacionales de mejores prácticas empresariales
Los sistemas ERP se adaptan a los criterios internacionales de mejores prácticas empresariales

La mayoría de los sistemas ERP permiten software de terceros para interactuar con el sistema ERP. Por ejemplo, los dispositivos de captura de datos (escáneres de código de barras, lectores RFID, etc) se puede utilizar para iniciar el movimiento de inventario, o para registrar las transacciones. Utilidades de terceros son de uso frecuente para realizar copias de seguridad de datos. Además, muchas empresas dependen de programas de terceros para proporcionar apoyo analítico, y para realizar análisis de datos y generar informes. 

Otras aplicaciones de terceros podrían centrarse en las proyecciones y las cuestiones de programación, o facilitar una mejor gestión en tiempo real de los recursos. Para la mayoría de los sistemas ERP, el cielo es el límite en términos de plugins de terceros o aplicaciones que se basan en bases de datos de ERP, a condición de que su empresa tiene el capital para invertir en una solución de software personalizada.

Para las empresas que van más allá del alcance de las empresas muy pequeñas, los sistemas ERP están convirtiendo rápidamente en las partes esenciales del entorno de oficina. 

No sólo son los empleados más jóvenes capacitados para hacer frente a tales sistemas, pero están entrenados para esperar. Teniendo en cuenta que los ERP son ahora más o menos un estándar del sector entre las empresas medianas y grandes empresas, en su defecto implementar un sistema ERP es un error imperdonable.

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¿Qué es un Programa ERP o sistema de Planificación de Recursos Empresariales?

Una visión general del sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) integra la acumulación interna y externa de los datos en toda la organización incluyendo las finanzas, la contabilidad, la fabricación, las ventas, los servicios, la gestión de relaciones con los clientes, etc.

El programa ERP automatiza las actividades de la gestión con respecto a la información con la ayuda de la aplicación del software integrado.

Un ERP conecta los sistemas de software de la PyME con bases de datos externas
‍Un ERP no sólo agiliza el flujo de información entre las distintas áreas de la empresa, sino que también se encarga de las conexiones con sistemas externos

El excelente y fácil de usar software de contabilidad empresarial es una de las muchas industrias de miles de millones de dólares que produce una gama de componentes para apoyar a las empresas.

El sistema empresarial alcanza un muy complejo paquete de programas que ofrece la capacidad para la integración de los datos y los procesos a través de las funciones de la empresa. Inicialmente, las versiones anteriores del sistema ERP se enfocaron en gran medida en las grandes empresas de multinivel, ahora se han dado cuenta que incluso las empresas de mediana escala han empezado a desplegar tales sistemas inclusivos.

Las organizaciones consideran los sistemas ERP como una herramienta increíblemente vital para su organización, ya que juegan un papel clave en la racionalización de las operaciones, así como en la producción, sin ningún tipo de defectos.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales pueden trabajar con una serie de equipos informáticos y configuraciones de red utilizando una base de datos para el depósito de información.

 

Expansión

Los destinatarios del software ERP experimentaron un rápido y fuerte crecimiento durante la década de 1990. Esto se debe a que a partir del año 2000, la introducción de euros así como el surgimiento de IT convirtieron en un obstáculo los sistemas antiguos. Gran cantidad de empresas tomó esta oportunidad para la integración de ERP e hicieron implementaciones oportunas con gran resultado.

El enfoque inicial del sistema ERP estaba en la automatización de las funciones de trastienda de la oficina (BackOffice), que realmente no afectan a los clientes directamente.

Mientras tanto, las funciones como el Manejo de Relaciones con los Clientes (CRM) que tratan a los clientes de manera directa, o de un sistema de comercio electrónico, gobierno electrónico, telecomunicaciones electrónicas o financiamiento electrónico, e incluso el Manejo de la Relación con el Proveedor (SRM) hace la relación directa con el cliente más fácil ya que Internet ha simplificado el proceso de comunicación tremendamente.

 

El lanzamiento de nuevas versiones

El segundo tipo de ERP se introdujo a principios del año 2000. Se trata de un programa con base en la Web que puede proporcionar a los empleados, así como a sus participantes (tales como los proveedores y también los clientes) acceso en tiempo real al sistema ERP.

Un ERP en la Nube, puede ser accedido desde cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier lugar del mundo
‍Un ERP en la Nube, puede ser accedido desde cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier lugar del mundo

La función del ERP en la Nube expande la optimización de los recursos del tradicional ERP con el procesamiento de transacciones. En lugar de sólo la gestión, compra y venta, el segundo ERP aprovecha la información interna de los recursos que se encuentran bajo el dominio de la gerencia de alto nivel. Unos años después, se encontró que el producto también fue beneficioso permitiendo que la empresa incursionara en alianzas estratégicas de colaboración. El segundo ERP  fue mucho más flexible que el ERP de primera generación.

En lugar de confinar las capacidades del ERP dentro de una organización, fue más allá del ámbito de las normas corporativas convencionales para interactuar con los otros sistemas y plataformas. El conjunto de aplicaciones empresariales es un sustituto para este robusto sistema.

 

Áreas funcionales

El sistema ERP cubre las siguientes áreas funcionales. En varios sistemas ERP, estas áreas funcionales son conocidas y agrupadas como módulos ERP:

  1. Contabilidad Financiera: Libro Mayor General, recuento (se puede parar y hacer un seguimiento del registro ERP con la ayuda del ERP Tally), activos fijos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, manejo de efectivo, consolidación financiera.
  2. Contabilidad Gerencial: Para presupuestar con un muy buen cálculo de costos.
  3. Recursos Humanos: Reclutamiento, formación, evaluación, 401k, nómina, gestión de HR, la deserción y la separación.
  4. Fabricación: Ingeniería, listas de materiales, órdenes de trabajo, programación, gestión del flujo de trabajo, la capacidad, el control de calidad, el proceso de fabricación, los proyectos de fabricación, el flujo de fabricación, manejo del ciclo de vida del producto.
  5. Gestión de la cadena de suministro: La planificación de la cadena de suministro, planificación del proveedor, desde el pedido hasta el pago, compras, inventario, configuración de productos, el procesamiento de reclamos.
  6. Gestión de proyectos: Planificación de proyectos, planificación de recursos, costo del proyecto, estructura de desglose de trabajo, facturación, tiempo, gastos, unidades de rendimiento, manejo de actividades.
  7. Manejo de Relaciones con los Clientes: Ventas, marketing, servicios, comisiones, contactos con los clientes, centro de llamadas de apoyo.
  8. Servicios de datos: Distintas interfaces de autoservicio para los clientes, empleados, etc.

 

Implementación

El alcance del ERP generalmente implica un cambio importante en los procesos de cómo funciona el personal. Por lo general, hay tres tipos de servicios que están disponibles para la ejecución de cambios-consultas, soporte y personalización. 

En la implementación, el tiempo depende del tamaño de la empresa, módulos, y el alcance de los cambios en el proceso, la personalización y la disposición del cliente por tomar posesión. Los sistemas ERP modulares pueden ser implementados en distintas etapas. El proyecto para una empresa de gran escala tarda aproximadamente catorce meses, y necesita aproximadamente ciento cincuenta consultores.

Un sistema ERP puede integrarse con el software de otras Empresas
‍Un sistema ERP puede integrarse con el software de otras Empresas

Proyectos ERP más pequeños pueden requerir un par de meses, aunque las empresas multinacionales, así como algunos sectores gubernamentales pueden tomar varios años para ponerlos en práctica. La personalización puede aumentar considerablemente el tiempo de implementación.

Aparte de eso, el procesamiento de la información tiene realmente un efecto muy dominante en el número de funciones que lleva cualquier negocio; debido a los diversos competidores, tomar el control de la logística es efectivamente bastante significativo para los fabricantes. Por lo tanto, las empresas a gran escala, como Wal-Mart, usan un sistema de inventario “justo a tiempo”.

Por otra parte, las empresas se han dado cuenta que la importancia de la participación en el mercado requiere de sus sensibilizaciones hacia los mercados y en consecuencia hacer ajustes.

Una gran cantidad de aplicaciones en tiempo real ayudan a procesar la información que satisface tales requisitos. ERP socava todas las unidades esenciales de las funciones operacionales en una empresa, incluyendo financiamiento, contabilidad, y adquisiciones, ventas y mercadeo.

El procesamiento de información a través del ERP crea un puente entre las diversas y aisladas unidades de funciones el cual comparte y actualiza los datos en tiempo real para permitirles a los gerentes revisar continuamente sus estrategias.

Sin embargo, estas herramientas tales como ERP son muy costosas y también no lo suficientemente prácticas para el procesamiento de la información específicamente para las empresas a pequeña escala.

Conclusión: En conclusión, las perspectivas de los ERP, independientemente del nivel de evolución y los incesantes y continuos cambios, batallan con dos predicamentos que pueden ser una bendición disfrazada- conveniencia y simplicidad. El usuario final espera que los servicios sean de calidad y los súper-usuarios realmente no se preocupan mucho por la plataforma utilizada.

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